制作ppt简报技巧

1、简 报 技 巧谢宝暖国立台湾大学图书信息学系 副教授 HYPERLINK mailto:電子郵件：pnhsieh.tw 电子邮件：pnhsieh.tw个人网站：.tw/pnhsieh/这篇稿子原是90年7月在政治大学研究方法研习营信息搜集与信息组织的教材，是个人的心得，挂上网是希望大伙儿能给我建议和指教，文章是永久没有写完的时候，网页的好处是我有了新的学习或体验，或接到顾客的赐教，我都能够随时将内容加进来。一、前言我们不明白看过多少人做演示文稿，听过多少场演讲，相信大伙儿也都做过演示文稿，被邀请演讲许多次！演示文稿，多么容易的一件事！往常我不这么认为，现在依旧无法这么告诉自己。 演示文稿的目的

2、在传达讯息，因此有演讲者将整页的文字稿直接影印成投影片；有演讲者深怕遗漏重要讯息，照着投影片的内容逐字宣读；有演讲者预备的投影片花俏得让我觉得他仿佛是在教演示文稿软件；也曾经有过经验，听完一场演讲回来，我竟不明白演讲者长什么模样，因为他始终和我们一样看着屏幕自讲自话，我只能看到他的背景。 到底一场成功的演讲该注意那些细节，一直希望有机会将演示文稿技巧的理论与PowerPoint实务结合，借着这次研习的机会，将初步的汇整结果与大伙儿分享，也请大伙儿不吝指正。二、演示文稿成功的关键演示文稿成功的关键能够归纳为内容、态度/形象、和声音三部份。请您猜猜看那项是演示文稿成功的关键呢？想想我们每次为了演示

3、文稿搜索枯肠地找资料写脚本，答案因此是内容啰！错，我们辛辛苦苦预备的内容只占7；演示文稿成功最要紧的关键是能度/形象，占了58；其次是声音，占35。回想一下所谓的名嘴，那么这层道理也就不讲自明了。小记：还记得有一次去听一场智能财产权的演讲，因为初初接触那个领域，这演讲者的身份背景都不是专门清晰，只是觉得题目专门有兴趣就walk in，结果那位演讲者真是令我惊奇，他是穿了西装，但是皮带有一大截在外头晃，衬衫我不明白他是要扎到里面去依旧放出来，要是我如此妈妈和所有能够念我的人都会叫我把衣服扎好，我开始怀疑，我要不要听他的演讲？理智告诉我不能够以貌取人，因此我依旧坐下来了，没错，他的演讲正和他的穿著

4、一样的sloppy，投影片有做的讲不细讲，讲的讲没有做投影片。演示文稿是讲服的艺术，要讲服观众同意我们的观点，首先要抓住观众的注意力，然后关心观众清晰地了解我们要传达的讯息，引导观众同意我们的观点，最后建立共识。做为信息时代的演讲者，能够运用信息科技来关心我们建构讯息，優質的內容，難不倒我們，然而真正能夠說服觀眾的不是資訊科技，也只是豐富的內容，而是我們誠懇的態度、專業的形象。因此，下回再有簡報機會時，讓我們多花些精神來準備佔成功簡報93的態度、形象和聲音！态度 我能做好演示文稿我的内容专门有价值我的观众专门重要（顾客焦点）我要让观众专门有收获形象 情绪 我专门快乐来做演示文稿我要用热情感染我

5、的观众衣着 我专门专业我专门有精神男：西装（深色）兄衬衫（白）女：套装裙子包鞋(最好有点高度，如此能够让自己时时保持抬头挺胸)声音 运用声调技巧 停顿感情目光接触节奏快慢加强三、成功演示文稿七步骤（一）观众假如能够事先明白观众的差不多信息，那么在设计演示文稿讯息时，就能够将观众的特性融入演示文稿中。观众什么缘故会来听我们演讲，想从我们的演讲中得到什么？我们的演示文稿内容能不能符合观众的需求？观众的人数有多少？观众对主题的熟悉程度如何？所有人都专门熟悉，依旧只有部分人熟悉？观众的背景、教育程度、工作性质等同构型有多高？假如我们的观众对我们所要讲的主题差不多专门熟悉，我们还讲众人皆知的差不多观念，

6、是会让人专门厌烦的；反之，假如我们的观众对主题一点也不熟悉，而我们一下子就切入核心，让观众一头雾水，或者满口听不明白的专有名词、英文简称，让观众充满挫折，那么观众也可不能赞美我们的。因此，依照观众分析来预备演示文稿内容，需要为观众建立背景知识时，请大方地加以解释，再把焦点拉回主题，让所有观众都能同步。因此，也不要在中途塞给观众太多的参考资料，如此观众会分心，还跟不上进度，请把因此补充资料全部放在最后面，甚至另外制作附录，让观众带回去参考。（二）讯息演示文稿最要紧的目的是传达讯息，因此的内容都应该辅助讯息的传达，与此目标无关的，都不应该在演示文稿中出现。演示文稿设计的原则是KISS (Keep

7、It Simple and Stupid)。事实上预备演示文稿内容和写文章是一样的，订好题目后，先列出大纲，把重要的观念和关键词的关连性架构出来，接下来再加上创意，以数据、图表、动画等视觉工具来辅助讲明。文字的使用善用PowerPoint的演示文稿设计模板，能够省去我们配色定字型的时刻。切记演示文稿是辅助我们传达讯息，真正在传达讯息，讲服观众的是我们，因此不要将投影片设计成小抄或脚本，照本宣科。我们能够从行销的角度来看，假如我们只是照念的话，那么同样的内容，以后可能确实是下面听讲的人来念，而不是我们了，因此每场演讲都应该建立我们的无可取代的优势，传达不是演示文稿投影片就好了，要有我们演讲才成功

8、。再从智能财产权的角度来讲，假如投影片的内容是满篇文字，信息就完全揭露了，下次再讲就缺少了新颖性，就得追求进步性；君不见闻名的演讲者，一套投影片走天下，场场瀑满，没有人嫌投影片一样，因为诠释不同。因此制作投影片请掌握Magic Seven原则，每张投影片传达5个概念效果最好，7个概念人脑恰恰好能够处厘，超过9个概念负担太重了，请重新组织。（7士259）字体大小投影片的字体要大、行数要少，什么缘故，请看下图便知分晓： 记住：我们是来演讲，不是来做视力检查！字体大，行数自然就少，因此就符合Magic Seven原则！我的建议是：大标题至少要用44点以上的字，假如会场专门大、专门深的话，点数最好再提

9、高。还有，千万不忘了，投影片的大小标题，请尽量用粗体，不要讲我在计算机屏幕上看专门清晰啊！我们是要投影出来给观众出来给观众看，而不是请观众一个一个来计算机屏幕上看的。另外，除非是自备notebook，否则请不要选用细明体和标楷体以外的字型设计，因为会场的计算机可能无法支持，千万不要冒那个险！标题的使用标题是每张投影片的主轴，请简洁有力地传达每张投影片的重点，最好是以59个字来讲明，因为再多字一行就挤不到里面去了，就算挤得进投影片，也挤不进观众的脑中，而后者显然是比较重要的。因为标题只能取59个字，因此冗赘之字就无须出现，例如：的图形（难到我们画得让观众看不出来是图吗？）百分比分析（由表中不就看

10、出来了。事实上每张投影片确实是大小标题的组合，也确实是概念的串连，除非是要引述一段文字，或是名言，否则是可不能出现超过两、三行的文字的，确实是是要引用一段文字，或者是名言，也应该帮观众掌握讯息，以不同颜色或是画线标示重点。勿用标点符号既然投影片确实是大小标题的组合，那么就不需要出现标点符号，尤其是冒号和句点，更是能够直接省略。投影片上的讯息都差不多分类串连好了，也都以项目符号、字型字体等加以分段组织，因此大部份的标点符号差不多上多余的。至于括号，也尽量少用，特不是在标题上若加上括号就仿佛在大庭广众咬耳朵一样，假如在大标题中确实觉得有加括号的必要，那就把它放到次层标题中，如此能够让我们的标题简洁

11、有力。缩写的使用用英文缩写字能够让演示文稿内容更精简，更专业！那可不一定，缩写的效果只有对特不熟悉主题的人才有用，因此除非我们特不确定觏众的背景，否则依旧将全文拼出较佳。还好，演示文稿不像看书或文章，我们希望带着观众跟着演示文稿的进度走，因此不能期望观众在第二张投影片学会的缩写就能立即应用到后面，更不提有专门多人演讲是会迟到或神游的。数字的使用数字会讲话，因此善用数字来支持我们的观点或是论证，效果最好，因此，统计数字也是演示文稿常用的信息。在演示文稿中引用统计数字时，投影片中宜以精确数字呈现，但在口述时，不要太拘泥于精确数字，而应使用近似值，因为近似值容易经历容易联想，只有在专门目的的时候，才

12、需要使用精确数字。关联信息的使用信息透过时刻和空间的关联，更具意义，因此流程图、组织图、时刻表、timelines，都能够让信息更为生动，Visio是专门好的辅助工具。图表的使用表胜于文，图胜于表，因此图表自己就能讲故事，换句话讲，图表只须标题，请勿再加上文字解释图表内容。诠释这种智能型的工作，千万不要让计算机做，要让睿智的我们来发挥。假如怕到时紧张遗漏了重要的信息，请把要讲的内容打在备忘稿中。动画的使用我们经常利用大饼图、柱形图等来呈现统计数字，现在我们也能够多点创意，以动画来呈现市场占有率，或业绩成长，更令人印象深刻。信息来源演示文稿也应该尊重智能财产权，注明资料来源一来表示我们所引用信息

13、的权威性，二来也彰显我们的专业。在演示文稿中能够建立自己的风格，将信息来源固定安排在投影片的固定地点，如此一来，我们演讲的时候不用再花宝贵的时刻去交待信息来源，观众就会自己在投影片的适当位置取得所需信息。投影片中的信息来源也应该采纳标准书目格式，以免挂一漏万。例：放在每张投影片的最下方（三）组织投影片的内容要如何安排呢？事实上一场演示文稿确实是在讲一个故事。首先自我介绍，然后告诉观众将要听到一个什么样的故事，接下来把故事讲给听众听，再强调一下故事的意涵，然后帮观众回忆一下今天聪到了一个如何样的故事，最后因此是感谢观众的参与啰！开场白（Introduction）好的开始是成功的一半！第一张投影片

14、要充份彰显占演示文稿成功关键58的态度和形象，要表现我们专门快乐来演讲而且尊重顾客，因此投影片的最上方要标明主办单位或是会议名称；接下来要表现我有资格来做这场演讲，因此要标明姓名、职称和服务单位或是专长。演讲是无形的，未免船过水无痕，通常主办单位都会印制讲义发给与会者参考，我们是不是曾经拿出一份讲义觉得专门有参考价值，但是却忘了是如何拿到的，我甚至还有拿过讲义第一页只有题目几个大字而已，如何想都想不起来是主讲人是谁。千万不要让如此的情况发生在我们身上，请检查一下，第一张投影片中是否提供下列完整的信息：会议名称演讲主题演讲者、职称、服务单位、连络方式日期有了上述完整信息，不管我们的讲义流落何方，

15、拿到讲义的人永久有足够的背景信息明白我们是在何时何地做这场演讲，甚至听讲的对象也都意涵其中；更重要的是，当有人要引用讲义中的内容时，也有足够的书目信息，就没有理由不把credit归给我们；再从行销的角度来看，有人拿到这份讲义觉得内容专门精彩，不用打听立即就有足够的信息与我们连络了。例：预告（Preview）：告诉听众我们接下来要讲什么预备一张投影片标示内容大纲，因此假如能以图标更念人印象深刻。因此假如是研究成果发表，能够研究流程做Preview，假如是两、三个小时的演讲，能够此preview投影片串场，关心观众掌握进度。例： 讲明要紧的和次要的概念讲给听众听。观众是来听演讲或报告的，因此我们要

16、用讲的，就像是讲故事一样，从专门久专门久往常.开始，然后.，后此王子与公主过着幸福欢乐的生活。让观众能够专门轻松地听完整场演讲，因此我们要关心观众把核心概念凸显出来，让观众不费吹灰之力就捉住重点。 这些概念对听众有什么意义（利益） 回忆：告诉听众我们讲过了什么 结论：听众现在该明白什么或做什么 不忘了讲：感谢！（四）练习演讲都有时刻限制，好的演讲者要能操纵时刻。切记，千万不要拖延时刻，就确实是前一位演讲者暂用了我们的时刻，我们依旧要尽可能地准时结束，尤其是当我们是最后一位演讲者时，因为观众可不能记住之前谁拖延时刻，只会记得我们暂用他们的宝贵时刻。要能有效操纵时刻需要练习，而且要明白每张投影片所

17、花费的时刻。PowerPoint有排练的功能，只要按一下 投影片放映菜单上的排练时刻即可。接下来仿真演讲实况，PowerPoint就会自动记录每张投影片所花费的时閜。使用排练对话框中的不同按钮暂停放映投影片、重新播放投影片、以及换到下一张投影片。 PowerPoint 会记录每一张投影片出现的时刻，并据以设定放映的时刻。当完成排练之后，能够同意该项时刻设定或重新试一次。大概没有多少人会确实如此照表操课，然而至少照着讲稿演练一遍，能够可能一场演示文稿约花费多少时刻。（五）讲义 演讲是无形的服务，因此要加以有形化，最具体的有形化确实是提供讲义。讲义通常是将投影片的内容印出来给观众，通常投影片差不多

18、上彩色的，然而讲义却只能印黑白的，因此在印制投影片之前请先以灰阶预览的功能检视一遍，看看有没有黑白无法显示的内容，有的话应补全。另外，若有演讲效果的设计，则打印投影片时，应将相关投影片隐藏起来，如穿插的笑话或互动的问题与解答。至于讲义该在演讲前发或是演讲后发呢？大部份差不多上演讲前发，然而有时考虑演讲效果，也能够在演讲后才发，让观众用心听演讲，尤其是交互式、参与式的演讲。讲义是要加深观众的印象，因此以清晰易读为原则，尽管PowerPoint有一页打印六张投影片的功能，然而印出来每张投影片都看不清晰，那又为必提供讲义呢，只是徒具形式而已！因此原则上是以每页打印两张较为清晰，有些投影片有精巧的图表时，应一张打印一张投影片。小记：我们能够把一件情况做完，也能够把一件事做好；让我们试着把每一件事都做好，相信世界会更美好。（六）开讲终于上场的时刻到了！第一原则，请提早到透明片事实上是专门棒的演示文稿工具，能够面对观众演示文稿，能够不用太多科技能力，把全付精力放在观众和内容上。遇有状况，时刻缩短，能够立即调整投影片，可不能手忙脚乱。踓然投影片我们都用过了专门多次，然而每个场地的屏幕架设方式不同，然而依旧以横式投影为多，因此投影片请制做横式。投影片的更换是手动，要自然而平稳，就必须用点心，首先要把每张投影片正反面、顺序都排好，加上护套以防静电作用；在演讲前试放，找到放置的