会计学基础第05章账簿

1、第五章 账 簿 第一节 会计账簿的意义和种类 第二节 会计账簿的设置和登记 第三节 结账、对账和错账更正方法本章小结第一节 会计账簿的意义和种类 一、会计账簿的意义 会计账簿（简称账簿）是指由一定格式账页组成的，以会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。设置和登记账簿，是编制会计报表的基础，是联结会计凭证与会计报表的中间环节，在经济管理中发挥着重要作用。 （一）通过账簿记录能全面、系统、连续地反映各项经济业务及其引起资金运动情况。 （二）通过账簿记录可以正确地计算费用、成本和利润。（三）账簿记录是编制会计报表的主要依据。 （四）账簿记录是会计检查和会计分析的重要依据。 二、会

2、计账簿的种类 （一）按其用途分类 1. 序时账簿。它是指按照经济业务发生和完成的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿，又称为日记账。 2. 分类账簿。它是指按照总分类账户和明细分类账户分类记录经济业务的账簿。 3. 联合账簿。它是指兼有序时账簿和分类账簿两种用途的账簿。 4. 备查账簿。它是指对某些在序时账簿和分类账簿中未记录或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿。(二)按外表形式分类 1. 订本式账簿，又称订本账。它是指在启用前就把编有序号的若干账页，固定装订成册的账簿。 2. 活页式账簿，又称活页账。它是指账页数量不固定、可随时取放、放置于账夹之内的账簿。 3. 卡片式账簿，又称卡片账。它

3、是指以专门格式、不装订的卡片作为账页所组成的账簿。 （三）按账页格式分类 1. 三栏式账簿。它是指由设置三个金额栏的账页组成的账簿。 2. 数量金额式账簿，亦称三大栏式账簿。它是指在每一大栏内，又设置由数量、单价、金额等小栏目的账页组成的账簿。 3. 多栏式账簿。它是指由三个以上金额栏的账页所组成的账簿。 4. 横线登记式账簿。它是指利用平等式账页，将同一经济业务的若干内容在同一横行进行详细登记的账簿。 返回第二节 会计账簿的设置和登记 一、账簿设置的原则 第一，账簿设置应能保证全面、系统地反映和监督经济活动情况，为经营管理提供系统和分类的会计核算资料。第二，账簿体系要组织严密、层次分明，账簿

4、与账簿之间要相互衔接、相互补充、相互制约，既要便于登记，又要便于检查核对。第三，应结合各单位的经济活动特点，按所记录的经济业务内容和所提供的核算指标的要求设置会计账簿，使之有利于会计分工，并在满足实际需要的前提下，力求简明实用。 二、会计账簿的基本内容 （一）封面。写明账簿名称和记账单位名称。（二）扉页。填列账簿的启用日期、截止日期、页数、册次，经管人员一览表和签章，会计主管人员签章，账户目录等。扉页的一般格式如表5-1、表5-2所示。（三）账页。账页是构成账簿的主要部分，格式因记录和反映的经济业务内容不同而有很大的区别，但均应具备下列基本内容：1.账户名称，包括一级、二级或三级科目；2.日期

5、栏；3.凭证种类和号数栏；4.摘要栏；5.金额栏，包括借、贷方发生额及相应的余额栏；6.总页数和分户页次。 三、会计账簿的启用和登记规则 （一）账簿的启用规则为了保证账簿记录的合法性，明确记账规则，每本账簿启用时，应在账簿的扉页填列账簿启用及交接表（活页式账簿和卡片式账簿应在装订成册后填列），详细载明：单位名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数、启用日期、经管人员情况，并加盖经管人员签章和单位公章。调换记账人员时，应办理交接手续，在表内注明交接日期、交出人员、接管人员和监交人员的姓名，并由双方签字或盖章。“账簿启用及交接表”格式，如表5-2所示。 （二）帐簿的登记规则 1. 登记账簿必须以审核无误

6、的会计凭证为依据。 2. 记账时，必须使用蓝黑墨水书写，不得使用铅笔或圆珠笔（银行的复写账簿除外），红色墨水只能在结账划线、改错和冲账时使用。 3. 各种账簿必须按编定的页数连续登记，不得隔页跳行，如遇空页、空行，应以红色笔划斜线注销，加注“作废”字样。4. 摘要栏要力求简明扼要。金额数字要清楚，易辩认，字体大小以占格三分之二为宜，以便改错时重写，账簿记录发生错误时应按规定的方法更正，不得任意涂抹、刮擦。5. 每张账页登记完毕，应在末行结出本页的发生额合计数和余额，并在摘要栏注明“过次页”字样；同时在下页首行摘要栏注明“承前页”字样。将前页末行的发生额合计和余额如数记入，然后再登记新发生的经济

7、业务。 四、会计账簿的登记方法 （一）日记账的登记实际工作中被广泛采用的日记账，主要有现金日记账和银行存款日记账簿。应用现金日记账和银行存款日记账，能够逐日反映库存现金和银行存款收入的来源、支出的方向或用途以及每日结存余额，有利于对货币资金的管理，使用以及现金管理制度的执行情况进行严格的日常监督。因此，每一个会计核算单位都必须设置现金日记账和银行存款日记账。 1.三栏式现金日记账三栏式现金日记账是按照现金、支出和结余在日记账中分别设置借方栏、贷方栏和余额栏。其格式和登记方法如表5-3所示。三栏式日记账的优点不仅在于解决了分工记账的问题，而且把大量重复发生的同类经济业务（如上例的现金收、付业务）

8、都集中在一本账中予以序时地反映。这样就可以全面监督这些经济业务的发生或完成情况，这对加强某些业务的管理是十分有益的。其不足之处是不能把对应账户分类汇总地加以反映。 2.多栏式现金日记账为了克服三栏式日记账的缺点。会计工作又进一步发展出多栏日记账。多栏式现金日记账是按照与现金收入相对应的贷方账户和与现金支出相对应的借方账户分别设置专栏，用以序时地、分类地反映与现金收支有关的经济业务。其格式，如表5-4所示。 （二）总分类账的登记总分类账是按照总分类账户来分类登记各项经济业务的账簿，应用总分类账能够全面地、总括地反映经济活动和财务收支情况，并可为编制会计报表提供所需的资料，因此任何单位都要设置总分

9、类账。总分类账中，应按照会计科目的编码顺序分设账户，为每个总分类账预留若干账页。总分类账账页的一般格式是：把金额分为借方发生额，贷方发生额和余额三栏，简称三栏式总账，有的设“对方科目”栏。目的是便于了解经济业务内容，也便于查对账目。总分类账的一般格式如表5-5所示。在这里，我们以生产成本账户为例，说明其登记方法。 （三）明细分类账的登记明细分类账是按照二级科目或明细科目开设账户，用来分类，连续地记录和反映有关资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润的明细情况的账簿，应用明细分类账对于加强监督财产的收发和保管，资金的使用和管理，往来款项的结算，收入的取得以及费用的开支等，都起着重要的作用。因此，

10、每个企业单位在按照一级科目设置总分类账的基础上，必须按照明细科目设置固定资产、材料、商品、债权债务、业务收入、费用开支以及其他各种必要的明细分类账。1. 三栏式明细分类账。这种格式适用于“应收账款”、“应付账款”等结算类科目的明细分类核算，其格式和登记方法如表5-6所示。 2. 数量金额式明细分类账。这种格式用于“原材料”、“产成品”等，盘存类科目的明细分类核算，由于这些科目的明细分类核算既要核算金额，又要核算数量，所以在这种格式明细分类账的“借方”、“贷方”、“结存”三栏中，除须登记金额外，还须登记数量。此外，在这种格式账页的上端，还应根据实际需要，设置和登记一些必要的项目，如产品、材料物资

11、的类别、名称和规格、计量单位、计划单价、最高和最低储备量等。根据这种格式的明细账的记录，应能取得关于各种产品，材料物资的管理，使用进行日常监督。数量金额或明细分类账的格式以及登记方法，如表5-7所示。 3. 多栏式明细分类账，这种格式适用于“材料采购”、“生产成本”、“制造费用”等账户的明细分类核算。采用多栏式明细分类账，对于属于同一一级科目或二级科目的明细账户可以合并在一张账页上进行登记，即在这种格式的“借方发生额”“贷方发生额”下分别设置若干金额栏，分栏登记各个明细科目的数额，在实际工作中“材料采购”、“生产成本”、“制造费用“等科目的明细分类账可以只按借方发生额设置账户，贷方发生额由于每

12、月只发生一笔或几笔，可以在有关栏内用红字登记，表示属从借方发生额中冲减。多栏式明细账的格式和登记方法，如表5-8所示。 （二）备查账簿的登记备查账簿又称辅助账簿或辅助登记簿，属临时登记，用以备查性质。备查账簿没有固定的格式，各单位可根据实际需要自行设计其内容、格式和登记方法。 返回第三节 结账、对账和错账更正方法 一、结账结账是把一定时期内发生的经济业务，在全部登记入账的基础上，结算出各账户本期发生额和余额，并将其余额结转下期或转入新账簿内的账务工作。通过结账，可以了解各个会计期间（月、季、年）的经济活动及其结果，并为编制会计报表及时提供资料。结账工作包括月结、季结和年结三种。 （一）结账前的

13、准备工作办理结账前，应做好如下工作：1. 查明在这个时期内所发生的经济业务是否都已全部取得凭证，并记入有关的账簿。所有已经发生的债权、债务；已经生产完工的产成品的成本；通过财产清查而发现的财产物资的盘盈盘亏等，都应当在结账前全部登记入账。2. 对于采用权责发生制的单位，为了正确计算当期的成本，考核经营成果，应检查是否已将所发生的全部收入、费用作了账项调整并登记入账，如待摊费用是否已经摊销，应预提的费用是否已预提等。3. 检查各种收入、费用、成本账户的余额是否都已在有关账户之间进行了结转，如将“制造费用”账户的借方余额转入“生产成本”账户；将损益类账户的余额转入“本年利润”账户等。 （二）结账的

14、内容。结账工作通常包括两项内容：1. 结算收入、费用类账户。对于收入和费用两类账户，会计期末应将其余额结平，据以计算确定本期的利润或亏损，将经营成果在账面上揭示出来，为编制利润表提供有关依据。2. 结算资产、负债和所有者权益类账户。对于资产、负债和所有者权益三类账户，会计期末应分别结出其总分类账户和明细账户的本期发生额及期末余额，并将期末余额结转为下期的期初余额，为编制资产负债表提供有关依据。 （三）结账的主要程序1. 检查本期内所发生的所有经济业务是否已经全部根据会计凭证记入有关账簿。不能为赶编会计报表而提前结账，也不能先编制会计报表后结账。2. 调整账项。对于应由本期负担的待摊费用，应按规

15、定的标准摊入本期费用；对于应由本期负担尚未支付的费用，应按规定的标准预提记入本期费用；对于属于本期的应收收入和预收收入，也应按规定标准确认，记入本期收入。3. 本期发生的收入、费用类账户余额，期末结转“本年利润”账户，以计算和确定企业单位最终的财务成果。 4. 计算资产、负债和所有者权益类账户的本期发生额和期末余额，以反映企业单位本期的财务状况。 （四）结账的方法1. 月结。月末要在各账户的最后一笔记录下计算并记录当月发生额和月未余额，在摘要栏内写明“本月合计”字样，并在“借或贷”栏注明“借”或“贷”，以表明余额方向。如果账户没有余额，则在“借或贷”栏写“平”字，并在余额栏的元位上以“0”表示

16、。然后在“本月合计”的上端和下端各划一道通栏红线。对月份未发生数额变化的账户，不进行月结。需要结出累计发生额，还应逐月计算自年初起至本月止的累计发生额登记在月份发生额的下一行，在摘要栏注明“累计”字样，并在下面划一条通栏红线，十二月份的“累计”下面，应划双红线，表示封账，不能继续使用。2. 季结。季结的结账方法与月结相同，但在摘要栏注明“本季合计”或“本季发生额和余额”字样。 3. 年结。年终要将各账户的年未余额结转下一年度，结转时，在“本年累计”行的下行摘要栏内，注明“结转下年”字样，并将余额记入该行相反向的金额栏，即借方余额记入贷方金额栏，贷方余额记入借方金额栏，然后在该行下端划一通栏红线

17、，并结算出借、贷方合计，再在其中划两道通栏红线以示该账户已在本年底结束平衡。当下一年初开立新户时，在账页道行摘要栏说明“上年结转”字样，并记入余额。上年借方余额，结算至下年仍为借方余额；贷方余额也是同样。 二、对账 对账是指在一定会计期间（年、月、日）终了时进行的账证、账账、账实和账表核对，以保证账簿记录的完整、正确。 （一）账证核对账证核对是指各种账簿（总分类账、明细分类账以及日记账等）的记录同记账凭证的核对。这是保证账账相符，账物相符的基础，通过对账，应达到账证相符。（二）账账核对账账核对是指各种账簿之间有关记录的相互核对，主要包括：1. 总分类账中各账户期末借方余额合计数应该同期末贷方余

18、额合计平衡相等。2. 各总分类账户的期末余额应该与其所属各明细分类账户的期末余额合计数核对相符。3. 现金日记账和银行存款日记账的期末余额，应该同总分类账中各该账户期末的余额核对相符。4. 会计部门各种财产物资明细分类账的期末余额应该同财产物资保管或使用部门的有关财产物资明细账卡的余额核对相符。 （三）账实核对账实核对是指各种财产物资的账面余额同财产物资的实存数额相核对。主要包括：1. 现金日记账的账面余额应同实际现金库存数额核对相符。2. 银行存款日记账的账面余额应同银行对账单核对相符。3. 各种财产、物资明细分类账的余额应同各有关债务人和债权人的账同核对相符。4. 各种债权债务明细分类账的

19、余额应同各有关债务人和债权人的账目核对相符。5. 账实核对要通过财产清查的方法进行。（四）账表核对账表核对是指财务报表中的相关指标与账簿记录相核对。 三、查错与错账更正方法 （一）查错 1. 除二法是根据求得的差数除以二，按取得的商数，在有关的账户和会计凭证中查找，有无这个数额的方法，错账差数能用二除尽，则错账很可能是一笔分录记错了借贷方向如3 456元，用2除以后，商数为1 728元可先查有无1 728元这个数字的经济业务，记入账户和借贷方向有无错误。除二法适用查找记错借贷方向的错误，因为应记入借方的数额误记入贷方，或应记入贷方数额误记入借方，就必然使一方的合计数恰比错记数多出一倍，所以“除

20、二法“是一种寻找错记借贷方向差错的最简便方法。 2. 除九法是根据求得的差数除以九，按取得的商数，去分析和查找错账的方法，如果差数除以9后，能够除尽，则其错误原因可能有两种：一是大小数错误，就是记账时把数字记错位数，如“100”误记为“10”或“15”误记为“150”，这种数位错误，不论是大错小，或者小错大，其差数总是较小数的9倍。如上述前者相差90（10010）后者相差135（15015），它们都可以用9除尽，并可用其商数10（909）、15（1359）去寻查是否由于这个数的记错位所造成。二是邻位数颠倒，就是记账时把前后数字记颠倒，如把“45”误记为“54”，把“419”误记为“491”等。

21、这种邻位数颠倒，也称为“前后数”错误，如上述误记，前者相差9（5445），后者相72（491419）其差数可用9除尽，这就可能是由于数字中邻近的两位数字颠倒所造成。参见表5-10。 （二）错账更正方法 1. 划线更正法在结账之前，如果发现账簿中所记文字或数字有笔误或计算错误，以及过账上错误应采用这一方法更正。更正时，先将错处划一红线，以示注销。注意，数字发生错误应全部划销而不能只划个别或部分，使原有字迹仍可辨认，然后在红线上面空白处填写正确的文字或数字，并由记账人员盖章。 2. 红字更正法在完账以后，如果发现记账上应借、应贷科目或金额错误，并且已经登记入账，应采用红字更正法更正。这种更正法分两个步骤进行。第一步先填制一张内容与原错误记账凭证是完全相同的红字的记账凭证，并据以登记入账，以冲销原有的错误记录；第二步，再用蓝字填制正确的记账凭证据以登记入账，并在两张记账凭证摘要栏内写明“更正号凭证错误”字样。 例5-1 某企业基本生产车间领用一批原材料用于制造产品，计5 000元。填制记账凭证时，误作成如下会计分录，并已登记入账。借：制造费用 5 000 贷：原材料 5 000当发现这种错误时，应先