涉密公文管理流程

1、涉密公文管理流程1目的本文件规定了 XX农村银行（以下简称“本行”）涉密公文管理的流程及控制要 点，旨在促进本行机关密件管理工作规范化、制度化、科学化，确保本行安全、稳 健运行。2适用范围本文件适用于本行涉密公文管理活动。3定义、缩写与分类定义1）公文：是指本行在经营管理过程中形成的，具有法定效力和规范体式的文书， 是依法经营和进行公务活动的重要工具。2）涉密公文：是指涉及国家和本行秘密的公文。缩写无分类涉密公文分为：1）绝密公文：是指内容涉及国家和本行最重要的秘密，泄露会使国家和本行的 安全和利益遭受特别严重损害的公文。2）机密公文：是指内容涉及国家和本行重要秘密，泄露会使国家和本行的安全

2、和利益遭受严重损害的公文。3）秘密公文：是指内容涉及国家和本行一般秘密，泄露会使国家和本行的安全 和利益遭受损害的公文。4职责与权限部门/岗位职责与权限不相容职责主管领导1）审核、签发密件，确定密级、保密期限、紧急程度和限定发放范围；2）审签密件收文处理意见。部门/岗位职责与权限不相容职责综合办公部门/主任岗1）审核相关部门提交的密件内容、密级、保密期限、紧急程度和限定发放范围是否正确；2）拟定密件收文的处理意见。综合办公部门/机要岗1）密件排版套红、份数控制、用印、密件封发及归档；2）签收密件、送办、督办、归档、清退。综合办公部门/文秘岗审核密件提交稿是否符合公文处理程序和公文格式的规定，以

3、及密级确定是否符合规定，紧急程度是否合理。各部门/负责人1）审核拟稿人提交的密件初稿；2）根据密件收文内容，安排具体工作人员处理。各部门/相关岗1）草拟涉及国家及本行密秘的文件，草拟结束时应拟定密级、保密期 限、紧急程度和限定发放范围等；2）对密件进行全面校对，检查有无错字、格式是否规范，发文手续是 否完备；3）根据收到的密件办结时限要求及时办结，交综合办公部门机要岗存 档。5原则与基本规定 原则1）突出重点原则。涉密公文的保密工作，要围绕日常经营管理工作，突出重点 业务、重点领域及涉及的重点人员。2）分层负责原则。分管综合办公部门的主管领导是本行涉密公文保密工作的第 一责任人，各部门、分支机

4、构负责人是本部门、分支机构涉密公文保密工作的第一 责任人，综合办公部门机要岗及阅知涉密公文的相关人员是直接责任人。3）积极防范原则。涉密公文保密工作坚持积极防范、确保安全、便利工作的方 针。基本规定1）本行产生的企业秘密，必须对照定密依据，依法及时、准确地确定密级，并在载体上标明密级和保密期限2）传递秘密载体，应详细登记、密封包装，信封上标明密级、编号和收件单 位名称；传递中每个环节必须严格履行交接签字手续；严禁通过普通邮政传递秘 密载体；在市内传递绝密级载体，必须双人同行直接送达，不得通过公文交换站 交换。3）收到秘密载体，由综合办公部门机要岗拆封、清点核对，其他人员不得拆 封。4）参加涉密

5、会议带回的秘密载体，应及时送交本行综合办公部门机要岗登记 处理。5）绝密级文件资料和密码电报不允许复印；复印机密、秘密级文件资料须经 本行领导批准，复印件视同原件管理。秘密文件资料必须在内部印制或者在经保 密局批准的定点单位印制，严禁将秘密载体委托非定点单位印制。6）严禁携带秘密载体参与社交活动或中途办理其他事项。7）未经审查批准以及办理相关手续，任何部门和个人不得向外提供本行秘 密；严禁向新闻出版单位提供或公开报道秘密信息。8）本行应指定计算机设备处理涉密业务，并登记造册。用于储存、传输和处理 秘密信息的计算机及其网络系统不得直接或间接与国际互联网或其他公共信息网络 相连接。9）保存秘密载体

6、的场所须安装铁门、铁窗，配备保险柜，办公场所无人时， 应将秘密载体放入文件保密柜。10）销毁秘密载体应认真清点、登记，并经本行主管领导审核批准；密件复制 过程中产生的残、次页和废品，必须及时销毁；销毁数量少的，应使用碎纸机销 毁，销毁数量大的，应双人押送至定点销毁单位销毁；销毁后，要确保秘密载体 无法还原；按规定应当清退的秘密载体，应按期如数清退，不得自行销毁。11）禁止将秘密载体当作废品出售或委托他人代为销毁。12）综合办公部门机岗位变动时，应与接任人员办理密件交接手续6流程描述与控制要求阶段环节风险点拟稿环节名称：拟稿适用部门：相关部门； 适用岗位：相关岗； 职责要求：草拟密件操作规范：1

7、）拟稿人员在草拟涉及国家及本行密秘的文 件时，应注意保密，草拟时应回避无关人员 介入。2）密件内容应观点明确，表述准确，结构严 谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅 简短。草拟结束应拟定密级、保密期限、紧 急程度和限定发放范围等，并报本部门负责 人审核。审核环节名称：审核适用部门：相关部门；适用岗位：负责人；职责要求：密件审核操作规范：审核密件是否符合公文处理规 定，是否全面、准确反映决策意图，行文关 系是否明确，内容、数据是否真实性和准确 等。同时，应审核密级、保密期限、紧急程 度和限定发放范围是否正确。环节名称：核稿适用部门：综合办公部门；适用岗位：文秘岗；职责要求：核稿操作规范：审核密

8、件是否符合公文处理程序 和公文格式的规定，密级确定是否符合规 定，紧急程度是否合理。环节名称：审核适用部门：综合办公部门；适用岗位：主任岗；职责要求：密件审核操作规范：审核密件是否符合公文处理规 定，是否全面、准确反映决策意图，行文关 系是否明确，内容、数据是否真实性和准确 等。同时应审核密级、保密期限、紧急程度 和限定发放范围是否正确。环节名称：审签适用部门：行长；适用岗位：主管领导；职责要求：审签、签发操作规范：审核密件，确定密级、保密期限、紧急程度 和限定发放范围是否止确，签署是否同意发 文的明确意见。印制环节名称：编号排版套红适用部门：综合办公部门；适用岗位：机要岗；职责要求：编号排版

9、套红操作规范：审核是否已经领导签发，主题词是否正确， 公文格式是否正确，选择文种并在密件印 发登记簿（附件一）上详细编号登记。密 件应当按照规定标明密级和保密期限。环节名称：校对适用部门：相关部门；适用岗位：相关岗；职责要求：校对密件操作规范：对密件全面核对，检查有无错字、格式是否 规范，发文手续是否完备。风险描述：未认真履行校对职责，文件存在格式和排版上 的错误，可能造成公文失效和错误，影响公文 执行。风险等级：高风险控制措施：1）加强岗责培训，提高工作人员责 任心；2）部门负责人加强密件核对情况的 监督检查。控制部门：相关部门；控制冈位：负责人；环节名称：文印、控制份数适用部门：综合办公部

10、门；适用岗位：机要岗；职责要求：文印、控制份数操作规范：按密件限制发放范围控制印制份数。秘密文 件资料必须在内部印制或在经保密局批准的 定点单位印制，严禁将秘密文件委托非定点 单位印制。环节名称：用印适用部门：综合办公部门；适用岗位：机要岗；职责要求：机要岗用印操作规范：核对密件份数，加盖公章。用印程序详见 印章管理操作流程。封发环节名称：封发适用部门：综合办公部门；适用岗位：机要岗；职责要求：密件封发操作规范：检查印章是否与文件头一致，是否漏发、错 发，发放范围是否与密件规定一致。封发秘 件，应详细登记、密封包装，信封上标明密 级、编号和收件单位名称；封发过程中每个风险描述：未正确履行岗位职

11、责，封发错误，出现错发、 漏发，造成密件发送范围出现错误，可能产生 不良影响。风险等级：高风险控制措施：1）加强岗责控制，提高履职能力；2）加强岗责考核，对工作不尽职的进行处 罚。控制部门：综合办公部门；环节必须严格履行交接签字手续；严禁通过 普通邮件传递秘密文件。控制岗位：主任岗；归档环节名称：归档适用部门：综合办公部门；适用岗位：机要岗；职责要求：密件归档操作规范：整理发文底稿，留存两份正式密件备查，编 号登记归档。归档程序详见档案管理流 程。阶段环节风险点签收拆 封环节名称：签收拆封适用部门：综合办公部门； 适用岗位：机要岗； 职责要求：密件签收拆封 操作规范：1）收到涉密文件，由综合办

12、公部门机要岗拆 封、清点核对，其他人员不得拆封。收到涉 密文件，综合办公部门机要岗应及时对来文 机关、收到时间、标题、字号、密级、份 数、序号等作出登记，贴上公文处理标签提 交主任岗确定阅读或传达范围，并在密件 收文登记簿（附件二）上详细登记。2）相关人员参加涉密会议带回的涉密文件， 应及时送交本行综合办公部门机要岗登记处 理。阅处环节名称：拟处理意见适用部门：综合办公部门；适用岗位：主任岗；职责要求：拟处理意见操作规范：综合办公室主任根据文件的秘密等级、缓急 程度、办结时限，提出拟处理意见和阅处范 围，并提交主管领导审批。风险描述：未认真履行岗位职责，拟处理意见不正确，扩 大了秘密文件的阅读

13、范围，形成泄密风险，影 响本行工作顺利推进。风险等级：中等风险控制措施：1）加强保密工作培训，提高履职意识；2）加强涉密工作的监督检查，提高防范意识。控制部门：行长；控制岗位：主管领导；环节名称：审批适用部门：行长；适用岗位：主管领导；职责要求：审批操作规范：根据文件的秘密等级、缓急程度、办结时 限，批示处理意见。环节名称：送办适用部门：综合办公部门；适用岗位：机要岗；职责要求：密件送办操作规范：根据领导批示送承办部门，应严格限制阅读 范围。机密、秘密级文件需在办公场所阅 读，阅后及时收回；绝密件应在机要室阅 读。环节名称：阅办适用部门：相关部门；适用岗位：负责人；职责要求：密件阅办操作规范：

14、根据密件内容，安排具体工作人员处理。绝 密级文件和密码电报不允许复印，其他密件 复印须经领导批准，复印件视同原件管理。环节名称：承办适用部门：相关部门；适用岗位：相关岗；职责要求：承办密件操作规范：根据密件要求及时办结。绝密级文件资料不 允许复印；复印机密、秘密级文件资料须经 本行领导批准，复印件视同原件管理。借用 秘密级和机密级文件须办理登记手续，并限 期归还；绝密级载体不得借用。严禁携带涉 密文件参与社交活动或中途办理其他事项。 未经审查批准以及办理相关手续，任何部门 和个人不得向外提供国家及本行秘密；严禁 向新闻出版单位提供或公开报道国家及本行 秘密信息。风险描述：工作效率低下，承办密件

15、不及时或遗漏应承办 事项，密件规定的事项未在规定时间内办结， 影响工作顺利推进。风险等级：中等风险控制措施：加强岗责控制，实施有效的督查督 办。控制部门：相关部门；控制冈位：负责人；环节名称：督办适用部门：综合办公部门；适用岗位：机要岗；职责要求：密件督办操作规范：督促密件在规定时限内办理完毕，并详细登 记密件督办登记簿（附件三）。督办工 作详细督办管理流程。归档清 退环节名称：归档、清退适用部门：综合办公部门； 适用岗位：机要岗；职责要求：密件归档、清退操作规范：1）由综合办公部门机要岗登记密件收回情 况，并立卷归档。归档程序详见档案管理 流程。密件归档还应做到以下几点：a）无关人员未经允许不得进入机要室；b）机要人员不得在机要室接待客人、闲谈；c）机要人员离开机要室，要随手锁门，下班 时要认真检查保密柜是否上锁，门窗是否关 好，防止文件的丢失和泄密；d）绝密义件、密码电报要及时收进保密柜并 单独存放。其他密级文电，要经常检查，妥 善保管；e）文件、电报和资料，未经领导同意，不得 对外提供；f）因工作需要进入机要室的人员，不得乱 翻、乱看、乱拿，防止泄密；g）机要室按照保密规定配置“三铁一器”保 密设施，专人管理，其他人员不得乱用；h）应加强对保密设备的管理和维护，保证安 全，做到力尢,失。2）办结后