秘书事务管理22临时交办事项和文字记录

1、绪论事务01事务02事务03事务04事务05事务06事务07事务08事务09事务10事务11事务12事务13事务14事务15事务16事务17事务18事务19事务20事务21事务22事务23事务24事务25事务26事务27事务28事务29事务30事务31事务32事务33事务34事务35事务36事务37事务38 事务39 事务22 临时交办事项和 文字记录学习目标学习内容课后练习学习目标了解上司临时交办事项的特点和办理原则，掌握文字记录的方法和技巧，能够圆满完成上司临时交办事项和文字记录工作。学习内容一、完成上司临时交办事项二、文字记录工作一、完成上司临时交办事项 （一）上司临时交办事项的特点 （

2、二）上司临时交办事项的范围 （三）办理上司临时交办事项的原则 （四）办好上司临时交办事项的技巧 （五）办理上司交办事项应注意的问题（一）上司临时交办事项的特点上司临时交办事项是指上司临时交代秘书办理的具体事宜。一般来说，这种事项具有以下几个特点： 1.广泛性 2.临时性 3.具体性 4.紧迫性1.广泛性既有比较重要的事项，又有鸡毛蒜皮的小事；既有公务活动事项，又有私人生活事项；既有决策服务事项，又有应酬接待事项；既有公开交代事项，又有秘密委托事项无论上司交给秘书什么事项，只要不违反原则，秘书都应当积极办理，努力完成任务，没有份内份外之分。2.临时性上司临时交办事项往往是上司临时想到或者遇到的、

3、需要马上办理和落实的事项，一旦办理完毕，这项工作就宣告结束。这就要求秘书人员要不怕麻烦，随时准备接受和完成上司交办的各种事项，而且要抓紧办理、尽快落实，否则，很容易发生忘记、延误等问题，影响上司工作的顺利开展。3.具体性上司交办事项一般都很具体、琐碎，比如查询一个典故、通知一件事情、接待一位客人、安排一顿便饭等，都需要秘书亲自去动手或跑腿。这就要求秘书人员腿要勤、心要细、路要熟，只有这样，才能避免出现差、错、漏、忘等现象。4.紧迫性上司交办事项，大都是不能拖延、必须马上落实的事项，比如上司有急事临时决定外出，要秘书马上派一台车来，秘书就必须立刻打电话落实，耽误几分钟，都可能引起上司的不满。这就

4、要求秘书人员必须具有敏捷快速的作风，对上司交办的事项马上办、抓紧办，以最快的速度完成任务。（二）上司临时交办事项的范围上司临时交办事项非常广泛，很难划定一个确切的范围。一般而言，主要包括以下几项：1.文书工作事项2.会务工作事项3.信访工作事项4.信息工作事项5.调研工作事项6.督查工作事项7.联络工作事项8.协调工作事项9.接待工作事项10.其他交办事项1.文书工作事项如查阅文件、递送文件、承办文件、传达文件、清退文件等。2.会务工作事项如通知开会、收集议题、准备会议室、会议记录、整理会议纪要、会后催办等。3.信访工作事项如代写回信、代为接待来访者、安排来访者食宿、代买车票、代上司看望友人等

5、。4.信息工作事项如搜集某一信息、核实某一信息、报送某一信息、传达某一信息、发布某一信息等。5.调研工作事项如临时做一个市场调查、了解一个情况、查阅一个资料、统计一个数字等。6.督查工作事项如通过电话、信函或上门等多种途径，督促和检查上司某一批示的落实情况、某项决策的执行情况、某项任务的完成情况、某项任务的完成情况、某项工作的进展情况，并向上司及时报告等。7.联络工作事项如通过各种途径与有关部门和人员取得联系，并且建立密切的关系，为开展工作奠定良好的基础。8.协调工作事项如代为召开协调会议，或从中穿针引线，协商解决某个问题，特别是那些涉及几个部门、容易发生推诿、扯皮等的事项。9.接待工作事项如

6、接站，安排客人食宿，陪同参观游览，组织宴请活动，购买返程车、船、机票及送行等。（三）办理上司临时交办事项的原则1.积极主动，千方百计2.既要符合政策，又要灵活变通3.件件有着落，事事有回音1.积极主动，千方百计上司配备秘书的主要目的就是协助上司处理各种事务，减轻上司的事务工作负担，以便集中精力处理重大问题。因此，秘书必须把完成上司交办事项作为自己义不容辞的职责，以积极主动的态度，想方设法去完成，做到“不以事小而不为，不以难办而不办”。要通过办理上司交办事项，努力提高自己的办事能力。2.既要符合政策，又要灵活变通上司交办的事项，有些是比较好办的，有些则是比较难办的。办理难办的事项，秘书既不能因为

7、是给上司办事而违反政策规定，又不能因为政策规定不明确而不去办理，消极等待。正确的方法是既要符合现行政策规定，又要注意灵活变通，在符合政策精神的前提下，从实际出发，变通解决问题，做到原则性与灵活性的辩证统一。【阅读材料】灵活变通【阅读材料】灵活变通3.件件有着落，事事有回音上司最反感的就是秘书不把他交代的事当回事。所以，秘书对上司交办的事项，无论事情大小，都必须认真对待，每办完一件事情，就要马上向上司报告办理结果。即使有些事情办理所需的时间较长，也应在中间向上司汇报办理情况，使上司随时了解办理进度，并求得上司的指示。（四）办理上司临时交办事项的技巧1.接受任务弄清“三要素”2.方案选择做好“三比

8、较”3.操作路径认准“三形式”4.检验效率把握“三标准”5.事后复命谨记“三注意”1.接受任务弄清“三要素”上司交办工作任务，大体都包括三个要素：一是内容，即办什么事；二是时限，即什么时间完成；三是要求，即工作质量、注意事项等。秘书人员在接受上司交办任务时，一定要把“三要素”搞清楚，为把事情办好创造前提条件。2.优化成果做好“三比较”办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是一个趋利避弊、兴利抑弊的过程。优化办事成果，要进行3各方面的比较，这就是“利利相较取其大，利弊相较取其利，弊弊相较取其小”。3.操作路径认准“三形式”办事通常可能出现三种形式：一是单一办事，即在

9、同一时间内仅完成一项工作任务；二是交叉办事，即同时受领两项工作任务，在同一时段内交叉办理；三是穿插办事，即三项以上工作任务穿插在同一时间段内进行。在完成上司交办事项的时候，要根据工作任务选择适当的办事形式。4.检验效率把握“三标准”秘书人员完成上司交办的工作任务之后，要进行工作效率自我检验，检验标准为：（1）工作质量是否达到了上司的要求，有无潜在问题和漏洞。（2）工作效率是否达标，有没有超过上司规定的工作时限。（3）社会影响如何，办事的全过程有没有对社会对群众造成不良影响。5.事后复命谨记“三注意”工作任务全部结束，或告一段落，应向安排任务的上司复命，汇报完成任务的有关情况。复命时要注意三点：

10、（1）不失真。对完成任务情况不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。（2）不邀功。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。（3）不请赏。不因为完成了上司交办的工作而向上司要好处，提要求。（五）办理上司交办事项应注意的问题1.要态度和蔼，不要狐假虎威2.要坚持原则，不要违法乱纪3.要一视同仁，不要看人办事1.要态度和蔼，不要狐假虎威秘书在办理上司交办事项时，要尽量与有关部门和人员平等协商，既要转达上司的意图，又要尊重各部门和有关人员的意见。既要把事情办成，又要给有关部门和人员留下一个好印象。千万不能打着上司的旗号发号施令，为所欲为，否则，不仅损害秘书自身形象，而且严重损害上司的形象和威信。2.要坚持原

11、则，不要违法乱纪秘书人员为领导办事必须坚持原则，按章办事，决不能超越原则，违法乱纪，更不能假借领导人的名义到处伸手，否则会严重损害党群关系和干群关系。因此，秘书人员一定要从维护党的形象和领导人形象的高度来认识这个问题，不要给领导人帮倒忙，甚至将领导人也推向犯罪的道路。3.要一视同仁，不要看人办事一般情况下，秘书在办理领导交办事项的时候，要尽量一视同仁，不管是哪位领导交办的事项，都以积极的态度认真去办，决不能对主管领导人交办的事项完成积极，对副职领导人交办的事项就不积极；对资历深的领导人交办的事项完成积极，对资历浅的领导人交办的事项就不积极这不仅仅是一个为人处事的原则问题，而且反映出一个秘书的思

12、想作风和道德水准。二、文字记录工作（一）文字记录的常用方法（二）文字记录的要求（三）文字记录的工作程序（四）领导讲话的记录（五）日常工作部署的记录（六）文字记录的整理（一）文字记录的常用方法1.要点记录法2.详细记录法3.笔记与录音并用法1.要点记录法要点记录法就是把发言者讲话的主要内容，用较少的文字简明扼要地记录下来。这种方法大多用于说话内容简单，或内容无关紧要的记录，如一般的电话记录、来访纪录和会议记录。要点记录法要求秘书边听边分析，哪些是说话的重点，哪些是说话的陪衬，从中予以筛选和取舍。2.详细记录法详细记录法就是把发言者讲话的内容全面、完整地记录下来。这种方法大多用于上司的重要讲话、发

13、言和插话，重要会议的讨论情况、决定和决议，重要来访者反映的问题、意见和建议，重要社会问题的调查等等。详细记录法要求秘书听力敏锐，思维敏捷，记录迅速，做到记得准、记得全、记得快。3.笔记与录音并用法笔记与录音并用法就是在记载有声语言时，同时使用笔记与录音机，以达到相互补充的目的。这种方法，大多是在允许录音或便于录音的情况下被采用。采用笔记与录音并用法，有利也有弊。有利之处是灵活、便捷，能够优势互补；不利之处是费时、费事，分散注意力，如果机器出现故障，还会造成漏录。（二）文字记录的要求1.认真核对。对记录中的任何疑惑之处都应与口授者或上司进行核对。2.细致整理。每一份文字记录，事后都要进行重新整理

14、。整理时，要对每一个词语、标点符号、段落划分进行认真斟酌，力求稿件简要、通顺、优美、严谨。3.打印使用。不管是下发还是存档，每一份文字记录稿都应在整理后打印出来，而且要确保打印出来的稿子准确无误。（三）文字记录的工作程序1.准备好笔和纸2.认真倾听，快速记录3.及时整理1.准备好笔和纸记录用笔：一般应使用灌注蓝黑色或者碳素墨水的自来水笔，如果使用圆珠笔，应使用国家档案局和轻工业部推荐的灌注322黑色油墨或424纯蓝油墨的带有“DA”标志的笔芯，因为用这两种油墨书写的文件，具有不怕高温、阳光和水泡的优点。记录用纸：使用专门的记录用纸，以及统一制发的保密记录本。记录专用纸2.认真倾听，快速记录记录

15、的本质就是听话者把发话者的口语变为文字。因此，记录是从“听”开始的，学会倾听是秘书做好记录的第一要务。所谓学会倾听，首先就是能听懂发话者说话的内容，其次就是能听出发话者说话的言外之意。同文字记录的速度相比，说话的速度相当之高，秘书若要精确地记录发话者的说话内容，就必须学会多种记录方法，特别是快速记录的方法。3.及时整理即使是采用速记方法记录，也难以把发话者所说的内容全部记录下来，何况有些发话者语速过快，吐字不清。因此，秘书要根据工作需要和上司要求，结合记忆及时对记录进行整理，使之成为完整的记录稿，以备拟稿或办事之需。（四）领导讲话的记录上司在出席各种重要会议、洽谈和商务约见，以及外出考察和调研时，常常要讲话、发言或插话。对此，不论上司是否备有讲稿，秘书都要加以记录，只是详略有所不同而已。如果上司是按讲稿讲话或发言，可记录要点，但对于讲稿之外的补充或发挥部分，则要详加记录；如果上司是即兴讲话或发言，秘书则要有言必录，哪怕是动作表情和语气等。（五）日常工作部署的记录当上司口授工作部署时，秘书要立即停止其他事项的办理，随手带上笔和本，迅速走到上司身旁，边听边记。记录时，要注意聆听口授内容，不要插嘴，遇有不明之处随手标示，口授结束后再行询问。对于重要工作