我国企业档案管理的信息化建设探讨

1、我国企业档案管理的信息化建立讨论我国企业档案管理的信息化建立讨论1.前言档案信息化管理是档案工作适应社会信息化开展的必然要求，是全面提升档案工作为社会效劳才能的必然选择。加强档案管理信息化建立是档案工作的重中之重，是实现档案工作标准化、标准化的重要根底，是做好档案工作的关键。2.我国企业档案管理信息化建立的现状2.1档案管理信息化建立的开展概况20世纪90年代中期以来，中国企业的信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开场建立使用办公自动化a系统、erp系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建立使得企业在各项消费、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的

2、是电子文件。而传统的档案实体管理形式无法有效地搜集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失。曾经发生企业员工离任时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。2.2档案管理信息化形式实效不高一些企业档案机构和人员面对信息化浪潮，也开场积极行动起来，他们一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体档案进展数字化处理。然后，借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或阅读。但是，不少企业档案机构只是盲目地进展档案信息化建立，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建立的根本目的没有深入的认识，重藏轻用，重视

3、档案管理系统的建立而无视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建立效益低下。2.3档案管理信息化标准、标准工作缺乏早在1971年国际上就开场讨论电子档案的管理形式，然而中国档案界直至1996年第十三届国际档案大会在北京召开之后，才开场关注电子文件管理理论。有效的电子文件管理理论那么更晚。档案信息管理工作标准尚不完善，这制约了企业档案信息工作的进程。2.4档案信息管理人员的素质有待进步档案信息电子化就需要现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术，不能只满足于计算机简单操作。2.5企业归档方式的现状2001年1月1日施行的?国家行政机关公文处理方法?规定：公文发文处理应遵循草拟、审

4、核、签发、复核、缮英用英登记、分发等程序；收文处理应遵循签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。这能系统地表达档案工作流程，但是随着政务信息化建立步伐的加快，电子邮件等形式的无纸公文使得网上办公变成现实，假如运用网上办公，一个文件可同时发送多个主送单位，一个单位也可以接收各级部门的电子文件。这样，?国家行政机关公文处理方法?所规定的收文与发文程序将发生变化，公文处理更为直接快捷。收文中的签收、登记程序，发文中的缮英用印以及分发程序将由键盘和鼠标来完成。以传统的纸质材料为载体的档案工作要应对多样化的文书工作，必将由单一的归档方式向多样化转变。3.加强企业档案管理的信息化建立3.1加强企业

5、档案管理信息化的好处1大多数基层档案室，计算机的应用单一，有的仅用于档案目录的录入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。档案信息化就可充分利用和发挥现有计算机的潜能，进步利用率。2档案信息化管理使利用者可直接利用机读文件的档案，缩短了二次文献信息的加工时间，进步档案信息的时效性。3档案信息化，是一次投入，屡次产出的，这样改变了信息加工受经费限制的场面。4档案信息化，信息成果可进展多份拷贝，这样就拓宽了效劳范围，扩大了社会影响。5档案信息化有效减少了纸质档案保管时所遇到的库房面积的压力。3.2加强企业档案管理信息化的根底设施建立针对企业传统档案管理

6、问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理形式，随着信息技术的开展和计算机技术的进步以及企业现代化管理和信息化建立的新型高效企业管理形式，企业应建立担纲管理的信息化形式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理形式。3.3实现传统档案的电子化和信息化企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建立的根本设备的根底之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化根底设施建立建立了企业档案管理信息化建立的管理平台。信息化的档案管理建立建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的搜集整体、挑选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们

7、的使用。3.4实现企业信息档案的网络化企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理形式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，进步企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用形式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建立和共享形式，其共享性和效劳性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享形式，从更大程度上减少了电子档案的重复建立，从而建立高效的企业档案管理形式。3.5要树立文档一体化意识我们认为文档一体化的本质

8、是：把现代文秘工作和档案工作从组织制度到详细程序交融在一起，加强对文本管理的超前控制，使文档工作流程科学化、合理化。档案是人们社会理论的历史记录与凭证。文书工作是档案工作的源头，搞好档案工作必须从文书工作抓起。文档一体化的根底性工作是文书工作，文书工作人员由于直接参与公文的收发，比拟完好地把握工作流程，对于文件的历史与现实价值有深入认识，文书工作人员必须具有较强的档案意识，每一个文秘人员不仅仅只是为当前工作效劳，更要站在对历史负责的高度，按文档一体化的要求，强化文书工作即档案工作的理念，在文书流转的过程中及时保存、上缴各种文本。档案工作人员也要经常性对文书工作人员进展档案业务指导，使其明确归档

9、范围。4.加强档案管理体制的创新4.1档案管理机制创新主要在于精简任何企业，精干是必然趋势，企业档案管理也要跟上企业管理的脚步，档案管理的方法要创新，要扩大档案工作的外延，深化档案工作内涵，将单一的档案管理扩大成信息集中的企业档案管理。通过计算机网络将各种信息资源集合，形成资源共享，使档案管理成为一个集团化的信息综合体，这样才能高效率、自主地、灵敏地进展档案管理。4.2档案管理的机制创新的关键是高效企业就是要创利润，无论经济体制改革、转换机制，都是为了经济利益和社会效益。档案管理也应该是以此为目的的，从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换，进步办事效率,让档案资源成为企业科技创新、技术改造的保障之一。5.结语总之，为了