档案信息资源开发与开放策略

1、 档案信息资源开发与开放策略提要本文通过引入档案信息资源开发与开放理论，有针对性地提出促进档案信息资源开发与开放的策略。 关键词：档案；信息资源；开发；开放 档案信息资源开放与开发利用，直接关系到档案馆开展信息服务方式的选择与档案信息化建设的优劣成败。适时开展档案信息资源开放与开发利用研究，对于加大档案信息资源开发的力度，更好地履行档案工作为党和政府的决策服务、为社会企业、民营企业、资产重组企业、境外企业、破产企业、私人家族所形成的档案；增加成分。在收集档案时，既要收集党政机关的档案，也要收集事业及基层单位的档案；既要收集国有企业的档案，也要收集民营企业的档案；既要收集公务档案，也要收集私人及

2、家族档案；既要收集行政管理的档案，也要收集经济建设、科学研究的档案。 加强档案信息资源整合力度。档案信息资源整合就是指档案信息的整理与组合，如何加强档案信息资源整合力度，就是从两方面着手：一是新时期对档案信息资源的整理，包括档案的基础性整理，即通过系统化和编目工作，保持档案在来源、时间、内容和形式上的固有联系；档案的研究性整理，即通过编纂加工，去伪存真，去粗取精，由表及里，使信息价值得到升值，从而在资政、育人、存史等方面发挥独到的作用；二是新时期对档案信息资源的组合，是指根据整合的目标，采取法律、行政、技术、舆论等方面的措施，使国家档案资源在结构上趋于合理，在配置上趋于优化。调整档案信息资源的

3、种类和成分，保证各级国家综合档案馆的馆藏优势，使各级国家综合档案馆在本区域形成1+1大于2的整体优势，以及档案事业对于区域综合竞争力的贡献率持续提高。lOCaLHOst 2、加快数字化进程。针对目前档案信息资源数字化程度较低、档案网站信息匮乏的现状，加快档案信息的数字化建设、丰富网上信息内容是档案信息资源开发的一个重要方面。 目录信息数字化。档案信息数字化，必须以目录信息数字化为前提，其实质就是建立档案目录数据库。做好该项工作的关键是严格规范档案信息的著录标引及其机读目录数据的录入工作，科学选定档案目录数据库结构。 档案全文数字化。档案全文数字化的技术实现分两种情况：如归档文件本身就是某种文本

4、或图像格式的电子文件，只需将这类数据按规定转换成规范格式，然后按一定的组织方式存入档案全文库，建立全文检索系统；如归档的文件是传统载体的文字或图像，这类文件在转化为数字化文件时可选择以扫描图像方式存储、以文本方式存储和以文本连接扫描图像方式存储三种模式。 数字化档案的采集。进行数字化档案的采集时，不仅要对档案信息的全文信息内容进行采集，还要对数字化档案的相关信息，如档案的元数据、背景信息、相关日志等都一并进行采集，并实施前端控制。 3、改善检索功能。档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件，改善检索功能主要包括两个方

5、面：增加新的检索功能。网络环境下，对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种改善，利用信息技术将档案著录与标引完成，在档案进行检索时，使档案信息的查找更加准确与便捷；利用先进的检索技术。目前普遍利用的先进检索技术主要有两个：全文信息检索技术与多媒体信息检索技术。 4、尽快建设档案门户网站。档案门户网站是一张巨大的网，其中可以包含中国各级各类的省级档案网站，当数字化的档案信息上传到网络上后，档案开发人员不仅可以通过档案门户网站查找档案，也可以通过这个网站来发布档案开发成果。不同地区、不同的档案开发人员都可以将自己的档案开发成果上传到网站，而利用者也可以不分地域、不分时间地利用档案成果，这不仅

6、简化了档案利用的手续，也可以通过点击率或下载次数，作为档案成果受公众的欢迎程度作以评价，加以比较，达到优胜劣汰的效果，以竞争促发展。 以开放促开发 1、制定可操作的开放规则。国家通过法律法规对开放档案的程度及方法做出了规定，但有些不大具体，对于细节问题还应深入探讨，全面制定规章和细则。 制定操作性强的档案开放规则。首先，应因档案的不同类型制定不同的档案开放年限，公文、经济、技术、军事的档案开放年限就不应该一概而论；其次，虽然在制定档案开放限度时，会因密级的不同而不同，应及时对限制开放的档案进行鉴定；再次，应该根据社会当前的发展形势、社会的热门趋势来确定档案的开放年限；最后，就是指规则的详细程度

7、，对于开放规则也要像法律一样，依不同情形制定出不同的实施办法，对每一类型的档案都要分得很清楚，并且要制定不同级别的档案工作人员审查不同级别的档案，将责任落实到人头。 2、对开放档案进行深层次开发。对已开放的档案进行深层次开发，主要有两个途径：挖掘开放档案的新价值。档案信息在对社会各行业开放的同时，也参与了各行业的社会活动，必然会推动该行业和社会产生新的价值，档案管理人员就应该积极将其挖掘出来，从而也体现了档案管理的社会价值的升华；扩大开放档案的信息功能。由于传统观念的影响，现行文件的提供对象一直局限于文件的形成者。改革开放以后，社会的民主化意识提高，人们对公共信息的需求进一步扩大。现行文件中包

8、含着与人们生活息息相关的法律法规、方针政策、房产经济、养老保险等公共信息，它必须向社会开放，而档案部门应该把这项工作作为档案信息开发工作的新内容加以重视，并承担起这项工作。 3、积极稳妥地进行网上传播。网络作为现今社会传递信息最为快捷的方式之一，逐渐被运用到档案信息的传递中来。但从目前来看，网络在档案信息传播中的运用，并不如传播其他信息那样普遍。在新时期，对档案信息传播要求快速、便宜，以适应社会的快速发展节奏，促进档案信息资源开发的快速进行，因此保证档案信息网上传播的快速及安全，是急需解决的问题。 多种开发方式相结合。档案的开发方式，是进行档案开放和深入开发档案信息的保证。开发的方式如何，直接

9、影响到档案开发人员的开发结果和利用者的利用率。 1、传统方式与现代方式结合。对于传统的、可以很方便或是易于数字化的档案，其中包括近现代形成的一些档案，例如以纸质、胶片、音像、磁带、光盘为载体的档案，可以依据相应的转化方法与转化格式，将其转化为pdf等电脑可以识别的模式，在这种模式下将档案进行现代化的档案信息开发、传输，最终能够上载到网络、或储存到数据库里提供利用。而对于一些年代较久远不可以运用现代开发方式对其进行开发的档案，如体积较大的实物档案、一些年代较久远的宣纸载体的档案等，提供利用的方式只能是进行实物展览等。因此，传统档案的开发模式将在相当长的一段时间内与现代档案开发方式并存，以互补的方

10、式存在。 2、公益性方式与商业性方式结合。档案信息是社会的公共记录，社会公众对档案具有很强的公共需求，并且提供公共服务是档案部门的义务，因此档案信息的开发应主要以公益性开发为主。在进行公益性开发的同时，还要进行商业性开发。因为档案所具有的知识价值、科技价值、文化价值、艺术价值以及在开发过程中附加劳动所形成的附加价值，使得一部分档案信息资源具有可欣赏性、可研究性、可收藏性、可增值性，从而形成了一定的市场和商业价值。 3、独立方式与合作方式结合。在目前，档案信息资源的开发方式多以独立的方式进行开发，独立的开发方式是指各个档案部门对档案的开发只局限于对于本档案馆或本档案室的档案进行开发。这种开发方式

11、有利也有弊，有利的一面是指档案开发人员对本档案馆的档案已经非常熟悉，对本馆的档案特色相对来说也很了解，开发时可以有针对性、系统性地对档案进行开发。而有弊的一面就是指档案开发的局限性，这种独立的开发方式限定了档案开发人员的思维模式，提起开发就想到要依据本馆档案的特点而开发，久而久之思想僵化；并且由于本馆档案数量的有限、结构内容的相对单一，使档案的开发成果不具有全面性与完整性，这种割裂式、各自为战的开发方式必然导致档案信息开发成果有缺陷。因此，档案的开发要以独立开发与合作开发方式相结合进行开发。 以利用促进开发。提供利用与信息开发工作虽然工作任务与内容不同，主动性不同，但活动宗旨是一致的，都是为了

12、发挥档案的作用，实现档案的使用价值，为社会创造财富。 1、以开发保障利用。档案管理部门进行档案信息开发工作时，会根据社会需要，采用专业方法和现代技术，从所收藏的档案中发掘有用的信息材料，进行选择编目或制成档案加工品，主动为社会各界及用户个人提供信息服务。良好的开发，必定会带来更好的利用。开发成果要适应时代要求，保持与社会所关注的热点问题的同步性。当社会出现一个新动向，或者是政府发布了一个新文件新公告等其他类似情况，或可以吸引公众或政府眼球的事件，那么档案的开发就要跟随这些事件的发生而开展；开发要保障利用的易得与畅通。档案信息开发出来并不是让它束之高阁，而是要将档案开发成果在社会上公布与流通，所

13、以就要通过各种传播手段，各种可以让利用者最容易得到档案信息开发成果的手段，将开发成果传递到利用者手中。在新时期，网络已经延伸到各个角落，那么在网上传播开发成果是最为高效的，也更能保障档案信息开发成果的利用。 2、开发时充分考虑利用者的需求。在开发的最初，档案的开发人员必定要根据利用者的需求来确定开发的范围及开发程度。如果利用者对此问题十分关注，那么开发成果就要更为详细与周全，开发所用的资料也要更为充分，如果利用者对开发的内容不是很认可与热心，那就要考虑这个开发的范围、程度与所用的时间，甚至应该考虑还应不应该继续下去。 在开发的过程中，社会也是在发展的利用者的需求也是在变化的，因此在开发中，要时刻保持与利用者的联系，并将开发的进度反映给利用者，调查利用者对所开发的内容是不是依旧关注，还需要做哪些改进，以便使开发更贴近利用者的需求。而开发成果与公众见面后，也要对反馈信息加以收集，建立专门的反馈信息处理机构，了解这项开发的优点与缺点，以便在下次开发中达到更好的效果，以利用来促进开发。 三