办公室事务管理(四)

1、办公室事务管理（4）江苏开放大学形成性考核作业学号姓名课程代码110072课程名称办公室事务管理评阅教师第四次任务共四次任务江苏开放大学第1页共3页办公室事务管理形成性考核作业 4任务内容：一、选择题1.会场的布置，气氛应该与会议内容相符，喜庆、热烈的氛围适 合（c）会议。a.代表大会、人大会议。b.商贸洽谈、探讨合作。c.庆 祝会、联谊会。d.日常工作会议。二、简答1、会议的基本要素有哪些。答。会议的构成要素可分为基本要素和选择要素两大类。会议基本要素会议基本要素即所有会议必有的要素。 包括会议目的、召开时间、 会议地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等。会议选择要素会议选择要素即

2、可供选择的、并非所有会议所共有的要素。包括会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、 各种消耗性材料等。2、如何选择合适的会议场所。答。根据需要选择会议的场所选择会议的场所，要考虑多种因素，以满足会议的多种需要。一要交通便利。会场应选择在距上司和与会者的工作地点均较 近，且交通便利的地方。二要大小适中。秘书应根据会议规模选择会 场，一般来说，人均拥有二至三米左右的活动空间较为适宜。如果会 议时间较长，场地可大一些；反之，场地则可小一些。三要设施齐全。现代会场除了要具备桌椅家具、照明电器、卫生 用具、安全通道、消防设施等会场基本设施以外，还应具备音响设备、 声像设备、办公设备、

3、通信设备、生活用品、文具纸张等备品。某些 会议还要求配有会议专用的、同声传译设备、电子表决设备、电子签 到机和计算机计票系统等。四要安静舒适。会场应尽量避开闹市区，避免受外界干扰。会场 内应该具有良好的隔音设备，场内尽量不要安装、使用电话等。五要方便停车。会议规模越大，会议用车越多。如果没有足够的 停车场所，也会影响会议的顺利进行。六要费用合理。盲目讲究排场，无论会议大小均选择在高级饭店 的会议厅召开，不考虑场地的租借成本，是错误的。3、会议经费预算应该包含哪几项目。答：会议经费预算应包含以下几个主要的项目：.会场费用：包括场地租金、设备租金、专业人员服务费、茶水饮料费等；.资料费用：包括购买

4、会议办公文具和印制会议文件、资料等费 用；.食宿费用：包括会议期间与会人员的餐饮费用和住宿费用（此 项一般为与会者自费，但往往需要会务组统筹安排）；.交通运输费用：包括会议期间多次接、送与会代表所使用的租 车费、燃油费、停车费、第2页共3页办公室事务管理形成性考核作业 4过桥费、司机劳务费等多项费用；.宣传联络费用：指用于会议宣传、新闻发布、联络通讯等方面 的费用；.其他杂费。诸如安排会议合照、会间活动、雇用会场翻译、会 场保安、礼仪小姐、购买礼品赠品、租（或买）会场布置用品等所需 的一切费用。预算的费用需经领导批准，按照财务管理制度预支、报 销。、简述庆典准备工作包括哪些环节。答。.做好典礼

5、的舆论宣传工作.准备开幕词、致答词3.拟定典礼程序4.做好来宾邀请工作5.发 放请柬.做好场地布置工作7.做好各种物质准备8.安排接待服务人员9. 做好礼品馈赠工作三、情境分析题:有人说。“与会人员离开会场后，办公室人员的会议工作就结束了。”请你运用所学的知识来评价这种观点。思考提示。首先要读题，回答隐藏的第一问，这样说法是否正确。然后再用你所学的知识来结合自己的认识评价这个观点。答：会议结束了，秘书人员的会务工作并没有完结，还要对会议 期间所提出的问题和建议进行归纳整理， 形成系统的文字材料，才能 把会议成果体现出来。主要事务如下：（一）会后事务.引导离场，清理会场.做好与会者离会的服务工作3.发布会议消息（二）拟写会议纪要（三）整理会议文件资料和归档（四）会议总结和催办1.会后总结2.催办和反馈完成日期：得分：评阅时间：课程名称：办公室事务管理第四次任务评阅教师：第3页共3页办公室事务管理形成性