现代会议管理知识讲义

1、会议管理一、会议概述二、会议的组织三、会议控制（数量、质量、进程、成本）四、成功会议的五大策略五、会议中的沟通与反馈技巧第一页，共三十一页。一、会议概述定义：会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程 群体活动、以一定的方式聚合在一起、要议事、组织有目标有规则有秩序有领导指导功能：实现信息的多向即时传递、有效聚集集体的智慧和力量作用：发扬民主、科学决策 沟通信息、交流经验 协调步骤、促进工作 宣传动员、联络感情 第二页，共三十一页。会议的种类按时间：定期、不定期按出席对象：联席会、内部会、代表会、群众会按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、动员性、纪念性按议题性质：专业性

2、、专题性、综合性按采用方式：常规会、广播会、电视会、电话会公安部门：公安会议、各级公安会议、部分地区会议（片会）、专业会议、表彰会议、电视电话会议、现场会议、机关内部会议第三页，共三十一页。会议要素会议基本要素目的、时间、会址、组织者、与会者、议题、信息、会议规则、会议的物质保障其他要素名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料第四页，共三十一页。二、会议的组织会议规则的制定会议组织的职责会前的组织工作会间的组织工作会后的组织工作会议组织工作的方法技巧第五页，共三十一页。会议规则的制定会议召开的条件关于会期与会人员（产生办法、资格条件、责任义务全力、资格审查办法）

3、有关机构（秘书机构、办事机构、服务机构、职责范围、组成人员）会议议程、讨论发言关于表决、有效决议的条件限制会议记录会议经费第六页，共三十一页。会议组织的职责主持人会议管理者会议秘书机构其他服务与办事机构 （安全保卫、医疗卫生、接待服务、后勤保障）第七页，共三十一页。会前的组织工作：充分、周密、安全确定会名、宗旨、会期、会址、出席范围、出席人数、名额分配方法编制并报请主管部门审批会议计划，填报预算表印发票证成立筹备机构并明确职责分工确定议程向与会者发出通知布置会场、编排座次准备各种文件材料、设备保障、保密保卫措施食宿、医疗、交通、文娱安排会前签到、文件分发第八页，共三十一页。会间的组织工作： 主

4、动、周到、有序、有效签到、应急处理、维持会场秩序会间服务、接待工作组织分组讨论分发会议文件、会议记录、编写会议简报、会间报道落实保卫安全措施第九页，共三十一页。会后的组织工作：迅速、妥善形成会议纪要按计划组织退场清退房间、收拾会场、归还借用设备做好财务结算总结经验教训、表彰、批评，会议小结会议文件归档、会议新闻报道向上级汇报第十页，共三十一页。会议组织工作的方法技巧会议通知的发送会址选择会场布置会议主席台座次的编排会议报到、签到会议接待（会前、会间、会后）第十一页，共三十一页。三、会议控制会议数量控制造成会议泛滥的原因领导水平不高，掌握的工作方式有限官僚主义作祟机关内部机构设置不合理会议自身质

5、量低劣，派生问题会风不正第十二页，共三十一页。控制的方法提高各级领导的领导水平合理设置机构，正确分割职能建立并严格实施会议审批标准和审批权高度集中的制度由综合部门统一协调安排各部门召开的会议全面控制会议质量，避免或减少连锁会议加强成本控制对例行会议作定期检查，合并例会第十三页，共三十一页。会议质量控制衡量会议质量标准：必要、端正、适时、适度、简短、有备、有序、有术、有效第十四页，共三十一页。会议质量管理措施严格执行会议审批制度建立健全并严格实施一整套会议制度与会者对会议的了解与准备保证议有决、决有行控制人数、保障充足日程紧凑、议题集中提高主持人控制会议进程的水平第十五页，共三十一页。会议进程控

6、制的特殊技巧政策研究会对策性会议协调性会议讨论会提案开发会发布会第十六页，共三十一页。会议成本控制国际流行公式： 会议成本=2A*B*TA:与会者的平均工资（以小时计）的3倍B:与会人数C:会议时间（小时）乘以2是由于开会要经常性的工作中断，造成损失。第十七页，共三十一页。成本控制方法制定会议成本计算公式送审会议计划时，上报成本，作为经费预算，上级拨付超过预算的要查究，从单位一年中的实拨经费中扣除超支时，一律由单位从其他正常开支总额酌扣或直接向上级机关缴纳“会议超支费”第十八页，共三十一页。四、成功会议的五大策略如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进程如何达成会议决策如何圆满结束会议第十九

7、页，共三十一页。如何做开场白开始3-5分钟，系统简洁，明确宗旨沟通开会目的、时间安排、议事方式、会议规范开场白程序：概括会议进行程序、提供跟讨论有关的资讯背景、规范会议的议程、指定会议记录者、征求对会议议程设计的意见第二十页，共三十一页。分配发言时间主持人发言20%，剩下的时间尽可能均等80%开会，15%沉默，5%抢着发言第二十一页，共三十一页。如何掌握议事进度主持人控场语言和非语言方式第二十二页，共三十一页。达成会议决策提出各种提案，讨论（优劣分析）主持人征求反对意见寻求参会者对各个提案的认同，可用举手表决确定议事结果跟踪，指定提案负责人、监督人、执行人第二十三页，共三十一页。1.决策的方式

8、权威决策少数服从多数共识决策无异议决策（100%通过）第二十四页，共三十一页。2.达成决策的方法头脑风暴法德尔非方法（专家决策、少数服从多数）易地思考法（换一种思维）思路转换法（提出相反思路）第二十五页，共三十一页。圆满结束会议结束前留5-7分钟，总结每个人的工作分配妥当保证准时结束会议第二十六页，共三十一页。五、会议中的沟通与反馈技巧沟通技巧沟通漏斗：你心里想的100% 你嘴里说的80% 别人听到的60% 别人听懂的40% 别人执行的20%沟通：为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者 群体之间传递并且达成协议的过程。沟通的金山角：换为思考沟通的冰山模式：5-20%工作层面在冰山上，80-

9、95%关 系层面在冰山下第二十七页，共三十一页。有效沟通的的原则有明确的沟通目标有明确的时间约束充分做好准备工作要重视每一个细节要积极努力的倾听双方努力达成目标第二十八页，共三十一页。造成沟通困难的因素信息和专业只是掌握不够重点强调不足或条理不清不会积极聆听，有偏见，有定式，先入为主，判断错误没有换为思考沟通时间过长（小于3小时）考虑不充分就发言语言不同，专业术语不理解记忆力不好第二十九页，共三十一页。沟通的基础是双方信任得到对方信任的技巧：找出双方共同点、适当展示能力和水平、适当暴露缺点、建立信任会议中的反馈技巧： 表扬、批评别人 批评三部曲（表扬特定的成绩、指出不 好的地方、以肯定和支持来结束）第三十页，共三十一页。内容总结会议管理。功能：实现信息的多向即时传递、有效聚集集体的智慧和力量。会前的组织工作：充分、周密、安全。准备各种文件材料、设备保障、保密保卫措施。会间的组织工作： 主动、周到、有序、有效。签到、应急处理、维持会场秩序。清退房间、收拾会场、归还借用设备。总结经验教训、表彰、批评，会议小结。会议