企业员工邮件规范管理

1、企业员工邮件规范管理建立邮件规范化管理，有利于提高日常工作协调沟通的有效性，促进工作质量和工作效率的提升。邮件开通及登陆新员工到公司办理入职手续后，由IT管理及人力资源模块负责帮助员工开通企业邮箱，针对有专项模块工作的人员对象针对性开通权限，权限的设定依据集团邮箱管理要求。登陆账号：中文名拼音代码（依据集团IT部门下发账号）登陆密码：首次登陆邮箱后，系统会提示重新设置密码，重新设置即可。邮件标题及内文一、标题规范邮件标题采用“【请XX】+主题”的格式，包括【请回复】、【请参考】、【请查阅】、【请审核】、【请转达】、【请反馈】等。 二、邮件内文（一）背景规范：商务往来邮件背景以默认白色为主，不使

2、用信纸。（二）邮件内容：一封完整的电子邮件内容应包括收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。（三）邮件字体：字体全文统一，大小在10-12号，不宜过大或过小，选用宋体字，字体颜色黑色为主，个别重点处可加黑或显著颜色。（四）邮件附件：如邮件有附件，应在邮件内容中说明。（五）邮件语言文字规范：语言表达清晰，简练，不能出现歧义；规范用语，尽量少用口头语；段落分明清晰。邮件落款及署名签名规范：个人签名应包括：姓名、公司及所属部门、座机号码、手机号码、邮箱、公司地址等，中文字体为12号宋体字（如下例）。 例：姓名（XXX）集团股份有限公司客户服务中心用户中心

3、座机：XXXXXX手机：XXXXXX地址：广东省XXXXX邮件使用注意事项 一、邮件性质及发送规范（一）性质：公司开通网络电子邮箱服务，目的是为了更好的促进员工工作的内外交流，公司内部的电子信息网络，无论是对外还是对内均不允许传递与本人工作无关的内容。（二）发送规范：1、邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人2、明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员。3、转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。4、连续回复，转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误。5、邮

4、件发送前，检查一遍，确认无误后再发送。6、邮件必须写明主题，文字尽量简练，主题不能有歧义。7、群发邮件只适用全员公告、通知等事项，除此类邮件不群发8、回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几人，不要群发回复。9、对重要沟通事项，在发送邮件后电话提醒对方引起关注，或请对方确认收到Email，重要会议通知会前向与会人员提醒开会时间。二、其他注意事项（一）公司邮件系统只能用于工作用途；不可以用作私人用途，收发大容量的与工作无关的邮件；（二）严禁使用邮件系统收发游戏、影音等附件；（三）严禁使用邮件系统收发违反国家法规公民、道德规范的信息；（四）严禁使用公司邮件系统收发有关政治、色情之信息；（五）严禁将公司提供的个人邮件地址在任何与工作无关的网站上注册或预订任何与工作无关的信息，以免公司邮件系统受到大量垃圾邮件的冲击；（六）若发现来历不明的邮件，必须及时删除，并通知IT管理模块；严禁打开来历不明的邮件附件，以免公司电脑系统遭受电脑病毒或黑客