企业办公自动化系统管理规范

1、企业办公自动化系统管理规范目 录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc64979685 1范围 PAGEREF _Toc64979685 h 3 HYPERLINK l _Toc64979686 2规范性引用文件 PAGEREF _Toc64979686 h 3 HYPERLINK l _Toc64979687 3术语和定义 PAGEREF _Toc64979687 h 3 HYPERLINK l _Toc64979688 4职责 PAGEREF _Toc64979688 h 3 HYPERLINK l _Toc64979689 5管理活动的内容与方法 PAGERE

2、F _Toc64979689 h 4 HYPERLINK l _Toc64979690 6报告和记录 PAGEREF _Toc64979690 h 10 HYPERLINK l _Toc64979691 7附录 PAGEREF _Toc64979691 h 101范围本标准规定了公司本部办公自动化系统管理的职责和权限、管理内容和方法、报告和记录。本标准适用于公司本部办公自动化系统管理。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，使用本标准的相关部门、单位及人员要研究是否可使用这些文件的

3、最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。1994.2.18中华人民共和国国务院令第147号 中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例GB 17859-1999 国家标准计算机信息系统安全保护等级划分准则Q/HD 212.042007 软件开发与维护管理标准3术语和定义下列术语和定义适用于本标准办公自动化办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。4职责4.1主管领导4.1.1 审批信息系统建设规划、管理方案及相应人、财、物等资源；4.1.2 对信息系统工作负全面领导

4、责任。4.2信息中心4.2.1办公自动化系统技术路线及方案的确定。4.2.2系统建设、功能完善、版本升级等维护改造工作。4.2.3办公自动化系统进行定期全备份。4.2.4及时完善和提高系统的功能。4.2.5确定系统管理员，负责对整个办公自动化系统进行系统级管理。4.2.6为系统应用人员提供技术支持。4.2.7办公自动化增值系统的实现。4.2.8收集各部门办公自动化意见。4.3总经理工作部4.3.1制定用户权限，负责提出办公自动化功能需求。4.3.2向系统应用人员反馈意见。4.3.3负责对各部门所提功能需求提出意见。4.4相关部门4.4.1参与本部门相关的新软件功能审定，配合调试并参与验收，监督

5、。4.4.2提出与本部门业务有关的办公自动化增值系统的流程设计方案。5管理活动的内容与方法5.1本标准依据的流程办公自动化系统管理流程（见附录A）。5.2测试新系统性能信息中心工作组就开发好的系统，对其功能、流程等进行一系列的测试。5.3检查、解决问题信息中心工作组及时检查、解决测试中发现的问题。5.4审批、投入运行信息中心工作组将测试结果上报公司分管领导审批。批准合格后，信息中心将系统正式投入运行。5.5提出申请5.5.1公司各部门提出信息系统需求（如申请办公自动化人员ID、修改办公自动化公文流程或提出计算机入网等），经部门主管领导审批后报信息中心。5.5.2各部门、单位上报申请人员名单、机

6、构设置表、用户职能等。5.6审核、审批公司信息中心根据办公自动化系统开发实际情况，审核用户资料的合理性,将用户清单上报公司分管领导审批。5.7确认、注册用户5.7.1相关计算机专工对申请入网的计算机进行安全检测。如果发现计算机存在病毒或其它不安全因素，则对计算机进行病毒的查杀工作直至确保计算机安全后才进行IP地址的划分、连接入网、分配办公自动化人员ID等工作。5.7.2计算机专工处理完毕后，及时进行记录并汇报给信息中心领导。5.7.3公司信息中心对审批通过的用户进行确认。5.7.4公司信息中心将用户注册到服务器。5.7.5公司信息中心依据注册用户资料生成数据库系统。5.8分配用户权限5.8.1

7、公司信息中心根据注册人员信息，合理分配用户的使用权限。5.8.2用户权限分为公司领导、三总师、部门领导、部门主管及其他一般工作人员、特殊岗位人员（含办公室秘书处）五级管理：a) 公司领导：公司领导可以查阅办公自动化系统中的任何信息，拥有公司发文的签发权限。b) 三总师：拥有公司发文、签报、会议纪要拟稿、审稿，在授权范围内签发有关文件，部门发文签发，收文拟办、阅办，部门会签等权限。c) 部门正副部长：拥有公司发文、签报、会议纪要拟稿，部门发文拟稿核稿，收文阅办，收文运转，收文阅办，部门会签等权限。d) 部门主管及其他人员：拥有公司发文、签报、会议纪要拟稿，部门发文拟稿，收文阅办等权限。e) 特殊

8、岗位人员除拥有部长级正常权限外，秘书处还拥有公司发文核稿，公司签报、收文的拟办，查阅办公自动化系统中的任何信息的权限。5.9用户帐号管理5.9.1用户帐号的建立由信息中心负责。5.9.2凡使用公文处理系统人员的用户注册名称一经确定，一般不再变更。5.9.3因工作调整（含人员职务变动、人员借调和调入、人员调出等情况），需要变更的，用户帐号申请按下列程序办理：5.9.3.1按照以下要求准备好软硬件环境。a) 操作系统：Win 98/Win Me/Win 2000/Win XP；b) 浏览器：IE6.0或以上版本；c) Office软件：Office 2000及以上版本。5.9.3.2本人填写“XX

9、公司本部办公自动化系统用户变更申请单”（由信息中心提供表格样式）。 5.9.3.3经本人所在部门审核，人事部核准后，由信息中心按照办公室核定的相应用户权限进行系统设定。5.9.3.4用户帐号与密码由信息中心负责通知。5.9.4业务主管、系统管理员及其他计算机操作员必须明确自己的操作权限，认真管理好自己的登录密码。登录密码更换周期不得超过一个月；机密级信息的口令（或密码）更换周期不得长于一周；绝密级信息不得上网。5.9.5OA用户离职前，须到信息中心办理电脑移交及OA注销手续后，方可办理离职手续。5.10填写用户清单信息中心根据所注册的用户，整理形成“办公自动化用户清单”。5.11系统日常维护和

10、管理5.11.1要定期进行系统备份。备份至少保持一式两套，并存放在温湿度适宜的磁介质库中（环境温度: 14- 24；相对湿度：45%-60%）。一套封存保管，一套供查阅使用。a) 采用的载体按优先级别分别为只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等，禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；b) 存储归档电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、时间、载体类型、密级、保管期限等。5.11.2对计算机设备、服务器要定期对其操作系统和文件进行检查，经常查杀病毒，保障设备正常运行。5.11.3严格控制无关人员对信息数据的访问。5.11.4当应用软件修改时，具体的功能修改、逻辑修改、

11、程序变动等，都应有相应的文档记录，以备查阅。5.11.5建立服务器的运行日志，并保存30天以上。月末填写“办公自动化系统运行月报”（由信息中心提供表格样式）。5.11.6管理好专网网络设备的通讯端口、网络地址及域名等配置信息。每天要检查所有通信端口的运行情况，发现问题要及时解决。所有配置信息要由专人保管，注意保密，以保证专网的安全。5.11.7服务器操作系统需要重新启动，其间隔时间不能超过 5min。如果服务器需要停机检修维护，并且停机时间超过 30min，以上的，应提前发布通告。 5.11.8一般软硬件故障的排除。故障处理时限：如不需要设备厂家解决，故障应在3个小时内解决。在规定时间不能解决

12、的，必须采取措施恢复系统运行，如需设备厂家解决，则按照设备厂家解决故障时限执行。5.11.9根据需要进行系统扩容和功能扩展。5.11.10为了避免网络建成后出现有“路”无“车”现象，应该大力组织网络共享资源的开发建设，充分发挥OA局域网系统的效能。5.11.11办公自动化系统安全a) 办公人员使用办公自动化系统应严格执行计算机信息网络保密规定，严禁越权操作；b) 办公人员应按照有关保密规定，严禁擅自拷贝、复印、打印或转给无关人员阅读；c) 办公人员必须爱护办公用计算机，不得擅自删除与系统有关的软件，更改有关设置；d) 人员调离必须将办公自动化系统中的业务和文档全部移交，由办公室和信息中心负责审

13、核；e) 办公人员应严格执行口令保护制度，避免应口令失窃给工作造成损失。口令应根据需要不定期更改。除因不在岗位时授权给他人权限外，不能将个人密码告诉他人，因密码保管不善而造成的问题由本人负责；f) 办公人员及时备份个人信息，防止意外造成数据丢失；g) 提高防范病毒意识，传输电子公文的计算机系统要配备必要的防病毒软件，发现病毒要及时报告信息中心及时清除；h) 不得故意输入计算机病毒，不得向他人提供含有计算机病毒的文件、软件、媒体。5.12提供技术支持5.12.1用户在使用OA系统过程中，发现疑问可向省公司信息中心工作组提出咨询。必要时填写“办公自动化需求（反馈）处理单”（由信息中心提供表格样式）

14、，执行5.19条款。5.12.2公司信息中心工作组就用户的咨询，进行详细解答。如果电话中不能解决疑问，要到用户处，进行上机演示操作指导。如果用户提出的疑问存在普遍性，可以考虑组织进行必要的培训，确保软件使用的规范性、畅通性。5.13故障处理5.13.1用户发现OA系统在运行过程中出现故障，及时上报信息中心工作组。电话中不能解决的，应派人到达现场指导，如果并非软件造成的，而是硬件设备出现问题，可报修。5.13.2公司信息中心工作组就上报的故障，进行故障处理，3日内将处理结果反馈给用户。5.14用户反馈故障处理结果用户对处理结果后运行情况，反馈给信息中心工作组。5.15制定整改方案公司信息中心根据

15、用户使用意见，进行整理分析，制定整改方案。如果软件自身存在缺陷，可联系销售商进行咨询。5.16整改方案审批信息中心工作组将改动比较大或涉及范围比较广的整改方案，上报公司分管领导审批。5.17实施整改方案信息中心工作组按照公司分管领导审批后的整改方案实施整改工作。5.18改进软件将在运行使用中不断地被维护，用户填写“办公自动化需求（反馈）处理单”（由信息中心提供表格样式），信息中心工作组会同总经理工作部（办公室）处理并及时反馈。信息中心根据用户新提出的需求进行必要而且可能的扩充和删改。如：相关部门提出与本部门业务有关的办公自动化增值系统的流程设计方案，信息中心经过可行性分析、投资、收益分析后，制定开发计划，内容详见Q/HD 212.042007软件开发与维护管理标