合同管理技巧

1、合同管理技巧在公司经营管理活动中，合同已经成为多种商业交易中常用的法 律文书，合同纠纷屡见不鲜。合同纠纷涉及在合同签订、履行等过程 中发生的多种争议。合同签订是当事人使用特定措施将彼此之间的权 利义务关系固定于一定形式之中的过程。合同签订遵循意思自治的原 则，即当事人通过平等协商，自愿签订。合同一旦生效，对合同当事 人具有约束力，必须严格遵守合同条款，否则就也许要承当违约责任。 一种完整的合同涉及：找到对的的对象、合适的体现形式、明确具体 的行为及对的的执行。一、找到对的的交易对象公司谨慎选择交易对象，是规避经营风险的重要手段之一。重要 注意交易对象的主体资格及授权状况、交易对象的资信审查及交

2、易方 式的选择。第一，对于交易对象的资格的审查。具体来说，交易对象是公司 的，应注意核算营业执照本年度与否进行工商年检；公司名称与否与 合同上所列的名称一致；合同商定的事项与否超过营业执照规定的经 营范畴；相对方的注册资本能否与承办的业务相匹配；相对方与否有 生产有关产品的资质证书，与否具有有关的生产或经营等方面的手 续；法定代表人的姓名；公司成立的时间；公司的地址。交易对象若 是个人（涉及自然人、个体工商户、个体独资公司）的，需要注意核 算身份证件、工作证明状况；核算营业执照、组织机构代码证以及业 务所需要的特许文献等事项。如果交易方委托别人办理的，还应当注意审查授权委托书，核算 代理人的身

3、份证明，并注意授权权限、授权事项及授权日期，必要的 应当与对方联系核算真实状况。第二，对于交易对象的资信审查。一般来说，交易对象是诚信合 法经营及履行能力、信誉方面都较强町经营风险相对要小些。具体 说来，应注意全面考察相对人的成立时间、经营状况、资产状况、信 誉状况对合同履行的影响，可通过与对方合伙过的单位或个人进行调 查理解或者规定相对方提供与第三人签订的合同原件。第三，对于交易方式的选择。选择恰当的交易方式，一方面有助于经营目的的迅速实现，一方 面有助于防备交易方违约补偿不能的风险。对于交易对象为自然人 的，建议实行钞票交易，除非交易对象乐意提供履行担保。对于交易 的对象为个体工商户、个人

4、独资公司的，如交易方对履约没有提供担 保建议实行钞票交易；如果提供了担保，则在合同履行中要密切注 意费用拖欠的状况，及时采用措施。对于交易对象为公司的，可以根 据该公司的履约状况来选择拟定相对较佳的交易方式。二、合适的体现形式。口头形式和书面形式是签订合同最重要的两种形式。公司在平常 经营活动中，多基于交易行为内容较为简朴，周期较短并且可以及时 履行，与交易方达到众多的口头合同。但是，由于口头合同中，交易 双方有关合同内容的意思表达仅仅是停留于口头，一般状况下，没有 其他有关合同权利义务的证据，加之口头签订的合同内容较为简朴， 对于合同履行中浮现的状况也许没有商定或商定不明。一旦交易双方 发生

5、纠纷，也许会面临商定状况不清、没有根据凭证等问题，主张权 利的一方在诉讼中也许面临很大的举证困难，甚至承当不利的法律后 果。因此建议公司平常经营活动中，尽量选择书面形式签订合同。双 方达到口头合同的，事后也应立即将口头合同以书面记载的形式固 定，并让交易对方盖章签字确认。合同签订书面形式的，一方面，对于由多页纸张构成的，应加盖 骑缝章，避免文献被歹意调换。另一方面，在交易中常常使用的提货 单、出库单、货运单、收据等运送、交接凭证，应有有关单位、负责 人的盖章签字。再次，法人的意思表达最有效的凭证是盖章，应注意 审查加盖的公章或合同专用章上的单位名称与营业执照上的单位名 称与否完全相似。最后，应

6、注意对合同原件的妥善保管，建立有效的 存档、提取、复印、查询、摘抄的合同文献管理制度。三、明确具体的行为。合同中一般涉及的条款有：当事人的名称或姓名和住所、标的、 数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决措 施，这些内容基本构建起交易双方之间的合同权利义务关系。第一，对于交易的标的物，应注意该标的物一方面应明确具体并 且是法律规定可以流通的，或虽是限制流通物但办理了有关手续的； 另一方面交易方应当具有对标的物的处分权，并且应当注意留存有权 处分标的物的有关证据；再次标的物的数量、质量、价款及履行期限、 履行地点、方式和履行费用应在合同中明确商定。第二，对于违约事项及责任的承当

7、，可以在合同中商定如果交易 方违背合同商定的义务，承当继续履行、采用补救措施、补偿损失等 违约责任。如果合同中商定定金条款的，应注意定金书写必须规范； 定金的金额不得超过合同金额的20%,超过部分是得不到法律支持 的；定金还应当具有实际给付的行为。对于损害补偿的费用，建议明 确列明涉及律师费、公证费及鉴定费，否则引起纠纷时，合同对这些 费用没有商定的也许得不到法院支持。如果因交易方违约，一方根据 合同商定单方解除合同的，行使解除权的权利时负有告知相对方的义 务，合同自告知达到对方时解除。第三，对于争议解决的方式，交易方可以选择协商、仲裁、诉讼 等方式解决。应当注意的是，选择仲裁机构必须明确具体

8、；提起合同 诉讼，原告住所地、被告住所地、合同履行地、合同签订地、标的物 所在地的法院均有管辖权，交易方可根据有助于起诉的原则在合同中 商定管辖法院。四、对的的执行。合同履行是合同法律关系中的债务人履行其合同义务，债权人的 债权因此得到实现的过程。合同通过签订而成立生效后，即进入履行 阶段，通过履行贯彻交易双方商定的权利和义务，从而使合同目的得 以实现。公司在合同履行过程中，应当注意防备商业秘密被泄露的风险； 交易方履行不能损失扩大的风险。第一，公司在平常经营活动及员工管理中，应注意对也许波及到 的商业秘密，如图纸、技术方案等采用必要的保密措施，对波及商业 秘密的材料要在明显处进行标注，并对该材料的使用、复制、提取、 归还等严格进行登记。第二，公司应时刻监测交易对方的履约状况，当浮现也许导致合 同履行目的不能或难以实现的情形时，应及时采用有利措施，避免损 失扩大。但应注意尽到告知交易方的义务，在交易方恢复履行能力后， 公司也应继续履行合同。第三，注意证据的保存，建立建立严格的资料使用审批、催还、 归档制度。保存的证据涉及但不限于如下4方面：1、证明合同成立并生效的证据。如合同书及有