办公自动化资料

1、 办公自动化系统8/25/20221提纲办公自动化发展趋势XMUOAS概况Lotus Notes 安装与升级Lotus Notes 配置XMUOAS 基本应用Lotus Notes 基本应用教育电子政务（电子校务）建设8/25/20222第一部分：办公自动化发展趋势8/25/20223第一代：以数据处理为核心基于单机或多用户结构基于文件或关系数据库系统面向个人或群组的事务处理特点：解决了数据（或文件）的输入、查询和基于数据的处理缺点：文档处理能力较差、群组协作能力较差、企业级信息集成能力较差8/25/20224第二代：以工作流自动化为核心基于网络基于文档数据库面向群组协作特点：解决了工作流自动

2、化应用，实现了收发文自动化，提高了群组的工作效率缺点：缺乏知识管理能力8/25/20225第三代：以知识管理为核心基于网络基于知识面向提高企业全员劳动效率，建立学习型、知识型企业特点：100% Intranet动态的内容和知识管理在协作中学习8/25/20226演变：继承、发展和提高处理对象：文件关系数据文档数据库（Notes） 知识处理方式：文件操纵事务处理工作流知识门户处理结果/系统目标：How to Know how，即将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡8/25/202278/25/202288/25/20229第二部分 XMUOAS概况8/25/2022102.

3、1 XMU电子政务应用状况与教育部电子公文和信息交换2002年，EDOAS与福建省教育厅电子公文和信息交换2003年，Zdsoft平台与省、市政府部门的电子公文和信息交换2004年，“数字福建” 专网连接厦门大学办公自动化系统2003年，XMUOAS8/25/2022112.2 XMUOAS特点基于IBM LOTUS DOMINO群件技术采用C/S模式嵌入Microsoft Word修改痕迹保留完善的安全机制跨平台支持8/25/2022122.3 系统功能待办事宜：通过电子邮件实现待办事务提醒公文发布：实现公文从拟稿到发布的管理事务处理：事务性审批文件的签批收文管理：外来公文的签转、办理会议日

4、程：每周会议安排和会议室预订电子论坛：提供交流和沟通平台通知公告：通知、公告的发布用户管理：部门、用户管理8/25/2022132002年4月，XMUOAS项目启动，由学校办公室和网络中心实施建设2002年10月，XMUOAS项目初步完成，组织部处和院系有关人员进行培训，邀请有关部门参与系统运行前的测试2003年3月，系统投入运行，改变了原有的手工传输、纸质分发的传统办公模式到目前止，共有70部门861人运用该系统进行行政办公，为提高办事效率、节约办公成本作出了积极的贡献2.4 建设与实施8/25/202214第三部分：Notes的安装与升级8/25/2022153.1 安装前准备硬件要求软件

5、要求Microsoft Windows XP/Windows 2000Microsfot Word 97/2000/XP/2003网络环境正常连接校园网络，Ping 10安装并设置TCP/IP协议获取Lotus Notes 6.5.1简体中文版22Incoming2IbmLotusLotus Notes 6.5.1Simp Chinese8/25/2022163.2 升级前的准备工作关闭防病毒软件要成功地安装、升级和使用 Lotus Notes 6，用户必须拥有对程序目录、数据目录以及所有相关联的子目录的“写入”和“修改”权限。如果在 Windows NT、2000 或 XP 计算机中升级 L

6、otus Notes，用户必须拥有系统管理员权限。要安装 Lotus Notes 6，Windows NT、2000 和 XP 用户应使用管理权限登录计算机。8/25/2022173.3 备份 Notes 客户机文件NOTES.INI，C:NOTESDATADESKTOP5.DSK ，C:NOTESDATA个人通讯录（NAMES.NSF），C:NOTESDATA用户标识符文件，（例如，范光胜.id），C:NOTESDATA本地数据库 (.NSF) ，C:NOTESDATA本地数据库目录链接 (.DIR) ，C:NOTESDATA定制的 Notes 数据库模板 (.NTF) ，C:NOTESDA

7、TA8/25/2022183.4 运行安装程序双击Setup.exe进行安装8/25/2022198/25/2022208/25/2022218/25/202222升级用户，可自动判断出旧版本的安装路径，如：c:lotusnotes8/25/2022238/25/202224使用Lotus Notes做为Internet邮件客户端，代替Outlook、Foxmail等8/25/2022258/25/2022268/25/202227第四部分 Lotus Notes 客户机配置8/25/2022284.1 配置前准备获取用户标识符文件，如：范光胜.id获取宿主主机名称及IP地址服务器名称：Aos

8、erverIP地址：10创建主机Hosts映象文件检查与宿主服务器的连接Ping Aoserver8/25/2022294.2 开始配置8/25/2022304.3 填写服务器网络信息8/25/2022314.4 填写用户信息Oaserver/Xmu填上用户姓名8/25/2022324.5 选择Notes 标识符文件用户标识符所在位置8/25/2022334.6 设置即时消息设置此处不选如将Lotus Notes作为Internet邮件客户端，则选中8/25/2022344.7 设置Internet 邮件8/25/2022354.7 设置Internet邮件8/25/2022364.8 欢迎界

9、面注意：从Lotus Notes 5.07升级的用户应将备份的文件拷贝到新的安装路径8/25/202237第五部分 XMUOAS基本应用8/25/2022385.1 打开“厦门大学网络办公系统”数据库8/25/2022395.2 设置为主页8/25/2022405.3 公文发布拟稿拟稿部门领导审稿并签署意见会签会稿部门领导签署会稿意见送校办审核校办主任审核并签署意见送校领导审批校领导签署意见校办发布并打印存档8/25/2022415.3.1 发文流程8/25/202242双击公文发布图标进入应用子系统8/25/2022435.3.2 新发公文8/25/2022445.3.3 拟稿8/25/20

10、22455.3.4 提交审核8/25/2022465.3.5 打开待办事宜8/25/2022475.3.6 秘书处理8/25/2022485.3.7 部门领导审核8/25/2022495.3.8 部门会稿8/25/2022505.3.9 痕迹保留8/25/2022515.3.10 签署会稿意见8/25/2022525.3.11 校办审核和校领导审批送交校领导审批8/25/2022535.3.12 校领导签署审批意见8/25/2022545.3.13 校办公文秘书整理整理8/25/2022555.3.14 查阅意见和流程跟踪8/25/2022565.3.15 查阅已发公文红色五角星标志的文档为未

11、读公文8/25/2022575.3.16 红头文8/25/2022585.4 通知公告查阅发布修改8/25/2022595.4.1 公告系统8/25/2022605.4.2 发布公告8/25/2022615.5 会议日程8/25/2022625.5.1 会议申请8/25/2022635.5.2 会议管理员审核8/25/2022645.5.3. 提交领导审批8/25/2022655.5.4 领导审批8/25/2022665.5.5 会议发布8/25/2022678/25/202268第六部分 Lotus Notes 应用介绍8/25/2022696.1 基本应用Notes元素个人场所设置用户邮件

12、日历个人通讯录待办事宜Internet邮箱设置Notes浏览Web8/25/2022706.2 Notes 元素获得帮助打开和定制欢迎界面书签工具栏状态椄主菜单Notes MinderNotes 工作台视图、文件夹和空格8/25/2022716.3 场所设置8/25/2022726.4 连接配置向导创建与服务器的连接代替Hosts主机文件产生连接文档写入个人通讯录的8/25/2022736.5 邮件和通讯录创新邮件打开邮件和读取邮件发送邮件管理和增强邮件归档邮件消息惯用选项管理通讯录替换设计8/25/2022746.6 日历和日程安排打开并查阅日历安排会议答复会议邀请创建群组日历打印日历8/2

13、5/2022756.7 待办事宜打开和查阅创新待办事宜编辑待办事宜删除标志已完成8/25/2022766.8 设置Internet邮箱创建POP3帐户创建SMTP帐户设置Internet场所接收Internet邮件8/25/2022776.9 惯用选项及安全用户惯用选项场所惯用选项客户机重新配置向导管理惯用选项工具栏惯用选项状态栏惯用选项安全设置用户安全锁定屏幕8/25/2022786.10 工作台、复制和Web浏览工作台复制使用Notes浏览Web8/25/202279第七部分 教育电子政务建设8/25/2022807.1 概况4月1日，电子签名法生效实施4月13日，列入教育部电子政务试点工

14、程建设单位7月，升级教育部Edoasoft软件9月，部署并运行Edoasoft校园信息化建设校园一卡通系统建设8/25/2022817.2 系统升级背景基于Lotus/Notes的旧版本存在的问题：功能比较单一；易用性差；培训、维护成本高；集成性、开放性差；灵活性、定制性差。用户需求的不断增加B/S模式、简便易用集成架构、信息整合功能全面、灵活定制基于浏览器的开发技术的日渐成熟XML数据标准J2EE架构标准8/25/2022827.3 方案框架应用集成公共信息服务信息发布管理行政办公业务教育行政办公数据信息共享数据管理分析认证与数据安全电子签章与数字签名互连互通办公信息交换数据交换信息报送8/

15、25/2022837.4 技术特点遵循J2EE规范、模块化设计；纯浏览器操作；文件信息交换标准化；开放性、集成性和可扩展性。跨平台，支持Windows/Unix/Linux等；采用XML作为数据交换标准；教育管理信息化标准。8/25/2022847.5系统架构J2EE标准三层构架设计，能够满足用户分布部署应用的需求，并具有良好的集成性和扩展性。客户端WEB服务器用户交互显示信息应用服务器数据库系统遗留系统HTTPHTTPSJDBC客户端层业务层EIS层产生表示逻辑接收回应用户请求Web层处理业务逻辑为业务服务提供接口提供信息服务与其它系统的连接点Edoasoft软件系统构架图JSPHTMLJS

16、PHTMLServletProxyHTMLsClientInterfaceJNDIRMI-IIOPSessionBeanEntityBeanInterface8/25/202285信息门户用户登录（CA安全用户登录）、外部信息展现统一用户管理外部系统集成接口行政办公系统（智能文档编辑器、电子签章、手写批注、短信提示）文件管理收文管理收文设置发文管理发文设置其它文件管理其它文件设置会议管理会议查询会议设置预定会议室会议安排视频会议安排档案管理文件资料管理借阅管理档案信息管理年报管理归档文件管理管室管理系统基础设置信息发布与管理系统网络公告网络公告设置信息发布信息设置信息查阅信息门户设置研讨管理研

17、讨设置教育部信息接收接口文件数据交换系统文件收发（信息报送、明传电报、函件、通知、文件）服务器控制台文件收发接口个人个性化工作台个性信息展现快捷菜单区多工作区事务处理待办事宜日程安排通讯录交流园地工作计划快速办理领导活动安排共享文件夹请假管理督办管理离线提示工具Edoas离线提示工具在线帮助在线帮助系统管理单位基本信息单位组织结构用户管理系统安全管理系统设置系统日志个性设置更改口令工作流设置备份管理签章管理7.6 功能结构8/25/202286数据管理与分析平台公文通知业务资料其它外部来文待办事宜处 理处 理通 道会议安排内部汇报同步教务人事通 道通 道信息安排数据办公与信息交换平台信息采编其它发 布教育部电子政务数据信息中心教育信息动态7.7 统一用户管理8/25/2022877.8 数据资源整合数据统计数据分析教务资产人事财务 信息公开 内部共享 领导 部门 个人基础数据管理与分析平台数据查询通道通道通道通道通道处 理处 理授 权处 理8/25/2022887.9 新增功能 C/SB/S 多工作区 工作流引擎