合同系统业务流程及设计概要

1、新合同系统设计概要在本系统中，主要的功能是通过客户签订的合同实现按一定的周期计算所产生的应收，并且跟据客户的应收产生催款、清欠、结账等相关业务。基本业务流程合同系统的主要业务流程是根据客户与百子湾公司签订的合同，由系统自动计算合同项次所产生的应收，再由业办人员根据系统打印的结算单向客户正式提交应收凭证， 客户随后的缴费将再次录入系统，系统会自动计算客户缴费后的剩余应收，这时可向客户实时出具催款凭证，一来是起到一个催款通知的作用，二来可以向客户及时的反应当前的欠款额发生的变化。当客户的应收款缴费完毕时，财务人员在可根据已经结清的款项为客户开具发票，发票一旦开具，一般来讲就不能再接受任何形式的调整

2、或退款。用一张图在解释一下业务流程下面将归纳一下本系统的业务流程业办人员和客户签订甲乙双方协商讨论的合同在合同中约定双方接受的费率和优惠政策确定合同的执行周期客户产生了明确的业务，其业务主要体现在仓储的出入库、仓租、房屋的租用、水电、网络资源的占用等。由于客户产生了具体的业务，占用了库内若干资源，那么根据签订的合同，客户必须要缴纳一定的费用，应收就这样产生了，起初，我们按照约定的合同计算出理论的应收金额，以一种正式的单据的形式 客户结算清单交与客户进行确认，结果，会出现两种情况：客户对客户结算清单上的应收给予肯定的态度，那么就进入到缴费、催款、结账等接下来的流程。客户对客户结算清单上的应收持否

3、定态度，那么这时应对双方产生歧义的应收项次进行讨论协商，具体产生歧义的原因可以是多种多样的有些可以抽象出来或是逐渐成为常态的原因，我们可以逐渐融入到系统中去，但是当时还是需要进行调整处理。其他的比如突发情况，需要进行常规的调整处理。在极端问题上，例如当时合同的签订就有问题，需要重新签订合 同，这时生成的结算单实际上已经没有意义，可以直接删除后，重新签订合同，重新生成客户结算清单。需要在此说明的是：流程 1-3 都是产生应收的过程，在产生应收过程中我们承认会出现这样那样的问题，经过调整，达到一个甲乙双方满意的结果，然后确认入账。但是不可避免的是，总会有极特殊的情况发生，既然有这种可能，那么我们就

4、要有一种流程来解决这些问题，但我们的原则保持不变：一旦结算清单入实际应收账， 则理论应收账和客户结算清单均不可能更改，那么特殊问题的方法就只能是在实际应收账中进行真正的调账处理，而且每一次调账的处理都是纪录理由的，是高权限的，是谨慎的。经过确认后的客户结算清单，就可以进入清欠的过程了将经过确认的客户结算清单进行入账处理，入实际应收账，一旦客户结算清单入实际应收账，那么第一，结算清单不接受任何形式的更改，第二，产生结算清单的理论应收账不接受任何形式的更改。由于不可避免的原因，应收金额在确认之后还会出现调整的情况，这时需要进行调账处理，调账方式有以下几种当本次应收的清欠未完全完成，新增一张调账单，

5、直接冲减本次的应收金额，并注明详细的调账理由。当本次应收的清欠已经完成，但账目状态处于未关闭情况下，则需同时进行应收的调整和实收的调整。当本次应收的清欠已经完成，并且账目已经关闭，则新增一张调账单，纪录在下次的实际应收账中，但实际生效时间由客户选择确认。客户可以以任何的形式缴纳应收款，例如：现金形式、支票形式、预付转实收形式， 有时候，客户的缴款不一定是全额缴款，为了体现应收与实收的实时变化，业办人员可以为客户提供催款凭证，使客户及时掌握清欠情况。当客户某种类型的应收已经清欠完毕的时候，财务就可以为客户开具发票，一旦开具发票的应收账，即变为关闭状态，不能再更改。其他分支流程的说明预付款的管理预

6、付款是客户预支的，为了定期划转至实收的一种现金账户。预付款一般来说是不允许开发票的，是可退的，双方一般是以收据的形式进行确认，预付款是在进行清欠的时候参与到业务流程中来的，在客户缴纳实收款时，可由预付款账户直接划转现金至实际应收账，并且当清欠结束后，这部分划转过来的现金可按正常情况开具发票。预付款的来源有几个渠道客户直接缴纳现金的由押金转账到预付款账户中的由定金转账到预付款账户中的因特殊事由退款，退回后，放入预付款中的已开发票的预付款已开发票的预付款是一种极为特殊的情况，这种预付款只可以分次划转到指定类型的实收中，并且已开发票的预付款不可退。押金账的管理押金一般情况下与主业务流程关系不太大，但

7、是具有一定的业务控制意义，我们可以通过押金的多少对一些业务的进行状态进行预警。当我们提供的服务和资源的价值接近或超过押金的价值时，可以提示业务管理人员，做出相应的判断。押金账中的现金可进可出，但押金账中的现金不开发票，以收据的形式进行确认。押金账中的现金一旦挪作他用，例如，当做实收来缴纳本月应收，则必须先转账到预付款账中，然后继续下面的流程。某些时候，查询统计押金账的操作，是对决策层面的一个参考。定金账的管理首先要明确一点，定金是出现在客户签订合同之前的产物，是对某种库内资源预占用的信用保证，当客户签订合同之后，定金就不应该继续存在，那么定金账中的现金，只有两种处理方式第一，全额退还至客户，第

8、二，经过与客户协商，将定金账中的现金转入预付款账中，这样可以以后划转到实收。在系统设计上，新合同系统主要分为两大模块合同项次定义模块概述合同项次定义模块，是对甲（客户）乙（百子湾公司）双方签订的，具有法律效力的纸质合同中的收费方法、计算公式、优惠政策及其有效期限等关键数据进行的提炼、公式化与量化，并将其通过数据库实体表进行表达和释义。在本系统中，主要包含如下几种合同类型，水电合同、网络服务合同、房租物业合同、仓储合同与合同相关的一些要素合同的区别前置收费合同的前置收费是指收费产生于使用资源或服务之前，适用于包月这种情况下，例如，房租物业类合同和网络服务类合同就是明显的包月合同，是在每次提供服务

9、之前就要先收费的。后置收费合同的后置收费是指收费必须由一些客户已经使用的基础资源的量产生的，例如，水费和电费，在当前时间点，我们是无法预知客户会使用多少量的，所以只能在某个时间点由专人收集这些使用的量，才能计算出实际应收的费用。类似地，仓储类费用也是典型的后置收费类型，因为必须要经过一定的时间，才会统计出客户的出、入、在库数量，才能计算出客户实际应缴费用。合同的有效周期一般来讲，合同的有效周期是一个时间段，从开始时间生效至结束时间失效，是定义了合同的履行期限。在此时间段内的合同条款是有效的，超出有效周期的合同条款我们认为是无效的，是不参与任何业务计算的。合同的结算周期在上面我们提到过，合同系统

10、的本质就是要据合同来计算客户在一定时间段内所产生的应收，那么这个时间段，就是合同的结算周期，合同的结算周期我们在这里有一个基本的约定就是，最小的合同结算周期不能小于一个月，可以是一个月的整数倍，例如，客户网络服务类合同的结算周期是一个月而房租物业合同的结算周期是五个月等等，这都是可以的。最关键的，合同的结算周期决定了应收产生的周期，结算周期是几个月， 那么产生应收的周期就是几个月，结算周期是产生应收的最小时间段，是不可拆分的，这些元素最终会体现到客户结算清单上。什么是结算点结算点，是一个时间点，指的是计算应收的那一时刻，结算点可以是任意时刻，是以其他时间要素无关的。合同与结算点之间的关系当一份

11、合同有了有效周期、结算周期，我们就可以依据合同中的项次条款来计算应收了，那么什么时候来触发这个业务的执行呢？无所谓，什么时候都可以，但是在现实中，为了能尽快的将应收结清，不太可能时间太长才产生应收，所以有一个不强制的约定就是每月的 21 日产生一次应收或是按自然月产生应收，这都没关系，是这些都是客户的一些习惯问题，那么也就是说，这个开始计算应收的时间点就是结算点，但要注意的是，两个结算点之间的结算周期不一定只有一个，当两个结算点跨度比较大的时候，出现多个结算周期都是很正常的。有几种情况结算点在合同有效期内从结算点向前计算到前一个已经计算过的结算点，包含有一个或多个合同结算周期，则计算合同结算周

12、期内的应收。从结算点向前计算到前一个已经计算过的结算点，没有包含结算周期，则没有应收。从结算点向前计算到前一个已经计算过的结算点，包含不完整的一个结算周期，不计算应收。从结算点向前计算到前一个已经计算过的结算点，包含多个完整结算周期，但又包含一个不完整结算周期，则计算完整结算周期的应收，不计算不完整结算周期的应收。结算点不在合同有效期内，不计算应收合同的变更合同在签订之后，会有一些特殊的情况进行调整，这些调整我们称之为合同的变更，合同的变更我们要始终坚持一个原则就是停止旧的合同，签订新合同，但是在结构上，我们需将两份合同的变更历史保留下来。合同的终止正常终止当系统时间运行到合同有效周期中的失效

13、时间时，且没有人为的干预，我们认为本合同是正常终止的。 虽然合同已经终止，但是实际上，客户的业务有可能没有终止，这样的话会产生有业务无合同的不合理情况，为了避免这种情况的出现，我们默认在客户正常终止合同后，自动拷贝并生效一份一模一样的合同，如果这时需要变更项次或费率，则使用提前终止合同业务即可解决。提前终止提前终止不续签有些时候，由于种种原因，合同不能再继续执行下去，必须马上将合同终止掉，这种情况被称为提前终止，提前终止的合同我们可以认为是将合同的有效周期中的失效时间提前到了现在，一旦提前终止了合同，其接下来的业务将停止。提前终止续签当我们终止了一份旧的合同，但是客户还想继续签订一份新合同时，

14、在结构上我们必须将新合同与老合同建立起先后历史的关 系，表明新合同是由于老合同的一些不合理或其他因素导致不能继续执行而提前终止并续签的。这种情况与合同的变更的业务其实是一样的。合同的作废在极端情况下，合同有可能会被完全作废，作废的概念不同于终止的概 念，作废是指在合同有效的这一段时间内所产生的业务、费用完全被否 定，那么由其产生的业务单据、账、费用等，我们需用冲减的方式加以调整。使其看起来像根本没有发生一样。现业务约定，当合同的结算周期只计算了一次，且本期客户结算清单还未进行确认，才可以将当期合同作废，连同客户结算清单、理论应收账、合同，可一并删除（物理删除）。其它情况下，我们视其为提前终止合

15、同， 将原合同提前终止，其产生的费用用冲减、调账的形式进行调整至0，然后新签订一份新的合同进行下面业务的开展。由业务约定的合同类型大致有如下几种：水电合同，是客户计算水电费用的依据，其合同没有文字文本类的说明， 在系统中是以客户绑定水、电表的表号实现的。客户与水电表绑定的业务处理如下：1. 在表 CR_METER_CONTRACT 中插入一条新纪录，字段CUSTOMER_ID 为当前客户，METER_ID 为当前选定的水表或电表，RATE 字段填写当前表的费率。网络服务合同，网络服务合同中可能含有类似于：带宽租用费、固定IP 占用费、停机保号费、初装费等收费项次。客户签订网络服务合同的业务处理

16、如下：在表 CR_NETWORK_RATE 中选定合适的网络服务项目并确定其费率。在表 CR_NETWORK_CONTRACT 中新增一条纪录，其中， ACCOUNT_NUMBER 字段是RADIUS 系统中的账户，与其一一对应CUSTOMER_ID 是当前要签订网络服务合同的客户STATUS 新 签 订 合 同 时 取 值 为 0， NETWORK_RATE_ID 为步骤 1 中选中的网络服务费率CR_NETWORK_RATE.ID，在此为外键引用HISTORY_NETWORK_ID 字段比较重要，它维护了网络合同在签订的时候的历史，分两种情况，第一，在新建网络合同时，是一份新合 同，并不是

17、其他合同变化而来，所以此字段留空即可。第二，本合同为其他合同变化而来，虽然本纪录为一份新的网络合同（例如停机保号），但有一份与其相关的合同作为参考，这时，需要向本字段写入参考合同的ID，其他均与新建一份网络服务合同无异ORG_NETWORK_ID 字段仅作为导入数据时使用，在导入原合同系统 时，将对应的网络合同ID 纪录在此字段中，有据可查，新系统在签订新合同时此字段留空即可房租物业合同，在实际业务中，客户在百子湾公司开展相应的业务，为了方便起见，会租用百子湾公司提供的办公房，百子湾公司则定期向客户收取一定的房屋租赁费用和物业维护费用，在新系统中，签订房租合同时， 其总费用、每个计费周期收取的

18、费用、每个计费周期的时长、合同生效的起止时间（总生效周期），都是独立签订的。客户签订房租物业合同的业务处理如下：1. 在表 CR_OFFICE_CONTRACT 中新建一条纪录其中字段，CONTRACT_CODE 的生成规则是：在表 CR_CONTRACT_RULES 中新建一条纪录，CONTRACT_TYPE 取值为：FZ，CUSTOMER_ID 取值为当前客户的ID，CONTRACT_MAX_CODE 为 ，所以，CR_OFFICE_CONTRACT. CONTRACT_CODE 取值为CUSTOMER_CODE+CONTRACT_TYPE+CONTRACT_MAX_CODE在签订房租物业

19、合同时，有四个关键的要素需要说明， 第一， 合同的总起止日期EFFECTIVE_START_DATETIME EFFECTIVE_END_DATETIME第二， 合同的总计费用OFFICE_PRICE PROPERTY_PRICE第三， 每个收费周期的应收费用OFFICE_ONCE_PRICE PROPERTY_ONCE_PRICE第四， 每个收费周期的起始和终止时间ONCE_STARTDATETIME ONCE_ENDDATETIME首先，这四个要素是签订合同缺一不可的，而且这四个要素互相间并无计算关系，其次，第四个要素决定了计算应收时的应收周期， 并且起始和终止时间最小单位为 1 个月。在

20、后面的应收计算中会详细说明第四个要素所起的作用。仓储合同，仓储合同是一种比较复杂的业务合同，是指客户在百子湾公司的货物进行入库、出库、存放等相关业务的时候所产生的费用，其分为如下几类入库项次，用于签订入库时所产生费用的费率。仓租项次，用于签订由吞吐所产生占用库房费用的费率。租库项次，用于签订类似集装箱或按面积计算费用的费率。劳务项次，用于签订产生人力、机械费用时的费率，其计算量通常是以入库吨数为主。客户签订仓储合同时的业务处理如下：在表 CR_STORAGE_CONTRACT 中新增一条纪录，其中字段的取值为CONTRACT_CODE， 同 房 租 物 业 合 同 号 取 值 方 法 CONT

21、RACT_TYPE，由于仓管系统的建账方式的不同，这里分为两类合同，取值 1：金属类合同，取值 2：建材类合同ORG_ID，字段仅作为导入数据时使用，在导入原合同系统时，将对应的仓储合同ID 纪录在此字段中，有据可查，新系统在签订新合同时此字段留空即可根据选择不同的合同项次可分为不同的处理方式金属类（金属类合同与建材类合同在同一客户中为互斥关系）金属入库项次在表 CR_STRG_METAL_IN 中新增纪录，其中字段STORAGE_CONTENT_ID 为步骤 1 中取得的仓储类合同总 ID， 为 外 键ORG_ID，字段仅作为导入数据时使用，在导入原合同系统时，将对应的仓储合同的金属入库项次

22、ID 纪录在此字段中，有据可查，新系统在签订新合同时此字段留空即可金属仓租项次在表 CR_STRG_METAL_RENT 中新增纪录，其中字段STORAGE_CONTENT_ID 为步骤 1 中取得的仓储类合同总 ID， 为 外 键ORG_ID，字段仅作为导入数据时使用，在导入原合同系统时，将对应的仓储合同的金属入库项次ID 纪录在此字段中，有据可查，新系统在签订新合同时此字段留空即可STORAGE_TYPE 字段只是一个注释性的字段，其取值对合同的执行、应收的计算不构成任何影响金属租库项次在表 CR_STRG_HIRE 中新增一条纪录，其中字段START_DATETIME 明确了租库项次应收

23、计算的开始时间END_DATETIME 明确了租库项次应收计算的结束时间开始时间和结束时间是将来计算应收时建账的依据金属劳务项次金属的劳务合同项次的数据库结构与金属入库的数据库结构完全一致，其原因是：现在的业务规定了金属劳务费用计算的量的来源是根据入库吨数来计算的建材类（建材类合同与金属类合同在同一客户中为互斥关系）建材入库项次在表 CR_STRG_BUILD_IN 中新增纪录，其中字段STORAGE_CONTENT_ID 为步骤 1 中取得的仓储类合同总 ID， 为 外 键ORG_ID，字段仅作为导入数据时使用，在导入原合同系统时，将对应的仓储合同的建材入库项次ID 纪应收计算及清欠处理模块

24、录在此字段中，有据可查，新系统在签订新合同时此字段留空即可建材仓租项次在表 CR_STRG_BUILD_RENT 中新增纪录，其中字段STORAGE_CONTENT_ID 为步骤 1 中取得的仓储类合同总 ID， 为 外 键ORG_ID，字段仅作为导入数据时使用，在导入原合同系统时，将对应的仓储合同的建材仓租项次ID 纪录在此字段中，有据可查，新系统在签订新合同时此字段留空即可STORAGE_TYPE 字段只是一个注释性的字段，其取值对合同的执行、应收的计算不构成任何影响建材租库项次在表 CR_STRG_HIRE 中新增一条纪录，其中字段START_DATETIME 明确了租库项次应收计算的开

25、始时间END_DATETIME 明确了租库项次应收计算的结束时间开始时间和结束时间是将来计算应收时建账的依据建材劳务项次在表 CR_STRG_BUILD_WORK 中新增纪录，建材的劳务合同项次的数据库结构与建材入库的数据库结构完全一致，其原因是：现在的业务规定了建材劳务费用计算的量的来源是根据入库吨数来计算的应收的处理是本系统的关键业务环节，也是相对原系统调整最大的部分，在本系统中对于金额的关注是随着时间变化而变化的，某一时刻所产生的应收、产生应收的单据、来源等都是恒定不会改变的，也就是引入了账的概念，记账就是最好体现时间+跟踪变化的量的过程。在确立了以账为核心的数据库结构设计后，将其细分为

26、两种账类型理论应收帐理论应收账是由客户合同中的费率与客户使用资源的量相计算得出的，是一个理论金额，其结果按照产生的依据来说是正确的，但是由于种种特殊原因，有可能与客户的期望产生出入，这时，我们需要对理论应收账进行调整。一般情况下，理论应收账的结账只有产生客户结算清单并确认才可以结账。生成理论应收帐的业务处理如下：先确定要生成理论应收帐的客户的ID，也就是CR_CUSTOMER.ID确定生成理论应收帐的结算点，这个结算点可以从表CR_REPORT_DETAIL 中进行查询，结算点的概念是指人为的约定的一个时间段，在这个时间段内，收集汇总客户的各个合同所产生的应收金额，客户的每个合同都有一个收费周

27、期，当约定的这个结算点包含了某个收费周期时，则这个收费周期的应收进计算在这个结算点内。另外要说明的是，大部分人为约定的结算点是以上月21 日到本月21 日为一个周期的，但也有部分客户是以自然月来进行计算的，即1 日到小于次月 1 日举例来讲，6 月 21 日至 7 月 21 日的结算周期与 7 月 1 日至 7 月 31 日的结算周期同属与 7 月结算周期，所以，在数据库结构上， CR_REPORT 表为主表，记录了年和月，CR_REPORT_DETAIL 为字表， 记录了具体的结算周期，但引用了CR_REPORT.ID 作为其外键，使得不同的结算周期可以认为是同一个月的结算单。综上所述，在生

28、成理论应收时，必须要选择本结算周期的开始和结束时间（CR_REPORT_DETAIL），得到CR_REPORT_DETAIL.ID理论应收的创建第一， 先将 CR_REPORT_DETAIL 中取得的结算点开始时间与结束时间与当前选定客户的合同进行比较，找出在这个时间段内还处于有效状态的合同，具体要到相关合同表中进行查询。第二， 如果有合适的合同，第三， 建立应收单据，在表CR_RECV_BILL_*中新建一条纪录， SUBJECT_ID， 分 类 科 目 的 ID， 字 典 表 CUSTOMER_ID， 当 前 客 户 的 ID EFFECT_AMOUNT，第二步计算出的应收金额STATUS

29、，1 为未入账、2 为已入账，默认地，在新建张的时候取值为 1RECORD_DATETIME，当时系统的时间ENUM_TYPE_ID，应收类型，枚举值*_CONTRACT_ID，此单据是从哪一份合同生成的，引用其ID第四， 将第二步中产生的应收金额建账，在CR_ACADEMIC_ACCOUNT 表中新建一条纪录， CUSTOMER_ID， 当 前 客 户 的 ID SUBJECT_ID，分类科目的ID，字典表EFFECT_AMOUNT，第二步中计算出的应收金额BALANCE_AMOUNT，新建账时默认为计算出的应收金额（ 同 字 段 EFFECT_AMOUNT 的 值 ） STATUS，新建账

30、，状态只能为 1，未确认状态ENUM_TYPE_ID，应收类型ID，字典表REPORT_DETAIL_ID，在第一步中取得的CR_REPORT_DETAIL.IDEFFECT_START_DATETIME，以合同签订的开始时间递增， 步长是一个月，直到本字段与EFFECT_END_DATETIME 字段 的 时 间 段 正 好 在 结 算 时 间 段 内 EFFECT_END_DATETIME，以合同签订的开始时间递增，步长是一个月，直到本字段与EFFECT_START_DATETIME 字段 的 时 间 段 正 好 在 结 算 时 间 段 内 RECORD_DATETIME，当前新增数据的系

31、统时间第五， 在 CR_ACADEMIC_ACCOUNT_DETAIL 中新增一条纪录，ACADEMIC_ACCOUNT_ID 的取值为第三步中的CR_ACADEMIC_ACCOUNT.IDTYPE 字段的取值，当新建账时取值为 1，只有在进行调账 时 ， 取 值 为 2 BILL_ID，这条应收账明细纪录的来源，是单据号，具体是 何 种 应 收 ， 可 根 据 CR_ACADEMIC_ACCOUNT. ENUM_TYPE_ID 得来。客户结算清单客户结算清单是理论应收账入实际应收账的唯一凭证，在数据库中，查询理论应收账后显示在画面上，就是可以和客户进行确认的单据客户结算清单，由于客户结算清单在数据库中没有对应的实体表，则确认理论应收账就是确认客户结算清单的过程，确认理论应收账时，要将其状态CR_ACADEMIC_ACCOUNT. STATUS=2实际应收账实际应收账是由理论应收账确认得来，实际应收账的建账依据（建账凭证）实际上就是理论应收账的账ID（CR_RECEIVABLE_ACCOUNT. ACADEMIC_ACCOUNT_ID，引用CR_ACADEMIC_ACCOUNT.ID），其期初建账金额，就是理论应收账的BANLANCE_AMOUNT。当实际应收账建立起来以后， 就意味着理论应收账已经被确认、关