2022年会议室管理细则

1、第PAGE16页共NUMPAGES16页2022年会议室管理细则第一章总则第一条目的为了使会议室的管理规范化、有序化，确保会议室的合理使用，特制定本细则。第二条使用范围会议室只供本公司内部举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用，原则上不向外单位开放。第二章管理职责与使用规定第三条管理职责地产集团会议室由总经办统一管理、各项目公司会议室由所属单位综合部统一管理。(一)负责会议室物品和设备的管理、登记、清点、调配等。(二)协调安排会议室的使用。(三)总经办(综合部)负责会议室各类设备的日常维护，条幅制作、各类物品配备等，并监督其他人员对会议室的使用及值班人员的卫生检查。第四条使用管理规定(一)会

2、议的安排1.需要使用会议室，必须提前一天将要求报至总经办(综合部)，在oa中进行会议室使用审批，由总经办(综合部)统一安排，以免造成场地冲突，确有冲突者，视情况给予合理安排。2.凡已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前_天报请总经办调整会议计划。未经总经办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。3.对于准备不充分、有重复性或无多大作用的会议，总经办有权拒绝安排。4.对于参加人员相同、内容接近、时间相临的几个会议，总经办有权安排合并召开。5.各部门会期必须服务从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开(与会人员不发生时间冲突除外)，应坚持小会服从

3、大会、局部服务整体的原则。(二)会议的准备1.所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作。如拟写签到表、会议议程、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品等。2.会前半个小时内，会议室使用部门人员到总经办负责人处可申请开启会议室，并与总经办进行交接；会议期间会议室的卫生、照明、空调等设备的使用及所有会务工作由使用部门负责，会议期间所用物品(如杯子、茶叶、面巾纸等)均由会议使用部门负责。(三)会议的要求1.开会期间与会人员不得影响会场秩序，手机必须设置在振动或静音状态，如有紧急来电应自行到会场外接听。2.若确实因故无法出席地产集团会议，应提前向总经办总

4、监请假并同时向总经办说明情况。3.相关负责人员做好会议文件的归档工作。会议文件由承担会议_工作的部门负责会议文件的整理归档工作。会议记录员做好会议记录，并将_按要求传达至相关人员。4.严格控制会议经费。会议经费开支既要保证和满足会议的需要，又要贯彻勤俭节约的原则。5.使用部门自觉维护会议室的环境卫生，禁止在会议室内进餐、吸烟、随地吐痰，乱丢垃圾，不能随处粘贴、乱涂乱画。6.会议结束后，使用部门负责清理卫生，整理好会议室所有物品(设施还原，切断电源，拉好门帘)。7.交钥匙时，总经办(综合部)进行检查验收，验收不合格，总经办(综合部)有权督促使用部门重新清扫、整理，直至验收合格为止。(四)处罚规定

5、1.对通知不准确、不及时或准备不充分，影响会议召开或会议效果者，或因会议控制不力，严重偏离会议主题，未达到会议预期效果者；2.损坏或丢失物品者；3.对于未按规定要求使用会议室的部门及人员；将依据天伦集团奖惩管理办法执行。第三章附则第五条本细则自发布之日起执行，原有相关制度、细则、办法等同时废止，相关事项以本细则为准。第六条本细则的解释权属于地产集团总经办。2022年会议室管理细则（二）一、会议室由综合管理部负责管理。二、公司各部门需要使用会议室时，需提前向综合管理部提出申请并填写会议室使用登记表，明确使用时间、参会人数、会议内容等，以便安排使用。三、公司各部门在使用会议室期间，要自觉爱护会议室

6、的设施，不得随意搬动、拿走或损坏室内桌椅、饮水机、茶具等物品设施，特殊情况需要搬动的，须经会议室负责人同意使用后归放原位。四、使用会议室部门，要爱护会议室的卫生，维持室内清洁。严禁在地面和桌面上丢弃垃圾和污物，使用完毕后及时打扫卫生，将移动的桌椅及时放回原位，清洗烟灰缸，整理会议桌，检查安全(电源)，关好门窗及空调等。五、如遇会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，公司层级的重要会议优先，部门之间会议由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。六、会议结束后，及时通知会议室负责人，如有发现设备故障和公物损坏请及时报于综合管理部，以便及时修理。七、如发现会议室物品损坏或丢失，由申请人负责

7、。会议室安全卫生管理细则为营造优美的工作环境，明确会议室安全卫生责任管理，保持正常的工作秩序、确保会议室财物、信息安全，根据我部门实际情况，特制定会议室安全卫生管理细则，请各位同仁及时阅览并认真遵守。具体内容如下：一、客服部全体人员应提高安全意识，加强安全防范，注意排查安全隐患，防止火灾、盗窃和一切危害室内财物安全的因素，防微杜渐，确保财物安全和正常的工作秩序；二、会议室使用后请关好门窗、空调及照明，关闭各种电器设备的电源，每次最后离开的人员应仔细检查后方可离开；二、会议室内各项物品摆放整齐、有序，使用后及时归位，不得随意变动室内设备、重要资料、物资的摆放位置，爱护室内设施；三、桌面物资摆放整

8、齐划一，重要文件资料及贵重物品请放置于抽屉内，手头工作做完后，所用物资、设备及时归位，不得乱涂乱画、保持桌面整洁无杂物、水渍、污渍；四、地面清洁、无明显垃圾、杂物，墙壁不得乱涂乱画，墙壁悬挂物、天花板、灯具无蛛网、污渍，会议室门窗玻璃干净、明亮、无污渍；五、重要文件、报刊杂志、书籍、工具包、积分制光盘等物品仅限内部人员使用，未经批准不得擅自查阅、外借等，以免造成信息泄漏、丢失；六、未经许可不得擅自挪用室内各项设施设备，在使用过程中发现设备问题，可及时与相关责任人取得联系，以便进行设备调整、故障排除及修复；七、工作期间不得在会议室内大声吵闹喧哗、嬉戏追逐；八、本细则未尽事宜报请管理层协商处理；九

9、、本细则自宣布之日起实施。会议室环境的优劣直接体现我部门乃至我公司全体员工的卫生意识及整体素质，我部门全体同仁应强化主人翁意识，自觉做好卫生工作，养成良好的卫生习惯，保持饱满的工作状态，展示出良好的精神风貌。客户服务部_年_月_日2022年会议室管理细则（三）一、会议室硬件设备及服务1、演讲台、投影仪、无线话筒、会议音响2、桌签、会标、横幅制作3、文件打印复印4、记者、摄像、多家媒体资源宣传报道(可选)5、饮水及其它所需二、会议室租用的方法1、请提前至少两天电话预约。2、提前至少一天签订租赁协议。三、取消预约费用1、如需取消预约，请提前二天告知，缴纳预付定金不予退还。2、关于详细请看会议室出租

10、协议。四、会议室出租注意事项1、会议室及走道内一律禁止吸烟。2、会议室内禁止大声喧哗和嬉戏打闹。3、请保持会议室卫生。4、爱护会议室设施设备，如有损坏或丢失按规定照价赔偿。5、严格按规定场所路线活动。五、会议室租用价格1、多功能厅会议室(_人左右)租用费用，全天(早上8：30下午17：30)_元，半天(上午8：3012：00或下午13：3017：30)_元。2、其它费用按需求实际产生费用结算。会议室租用协议书甲方：签订地点：乙方：签订时间：经双方协商一致，就使用会议室事宜达成以下协议。一、租用地点甲方为乙方提供位于的会议室，给乙方举行会议。二、使用期限年月日时至时止。三、使用费用：元整(￥元)

11、。四、使用费用支付方式1、乙方须在签订本协议的同时一次性付清使用费用。2、如发生超时费用，乙方须在会议结束后当日一次性付清超时费用。五、乙方责任1、乙方应保证会议室内财物的安全，注意防火、防盗，会议期间不影响甲方的正常办公。2、保持会议中安静，严禁在会议室内及公共场所大声喧哗、嬉戏打闹。3、保持使用场地的清洁卫生，严禁在会议室范围内乱吐痰、乱扔垃圾，未经甲方同意不能在使用场地内搭设棚架。4、不得损坏使用场地的墙体、地面、镶嵌物及其他物品等，如有损坏照价赔偿。5、签订本协议时，乙方须向甲方缴纳履约保证金人民币元整，该款在乙方完全按约履行，本协议期限届满后由甲方如数退还给乙方。6、乙方不得擅自将该

12、会议室转租、转让、转借给第三人，或和第三人交换使用。7、乙方需向甲方提供会议/活动方案、场地布置方案、营业执照和工商许可证。8、保持会议室的空气清新，严禁在会议室内或其它非吸烟区吸烟。9、请于使用前如实提供会议内容，不得在会议室内进行非法违纪活动，如经发现即停止服务并做报警处理。六、甲方责任1、甲方在双方议定的租用期限内向乙方提供场地，并提供照明等使用必备条件。2、乙方要求提供其他服务，甲方视具体情况尽力予以协助，并另行收取相关费用。3、乙方放置在甲方管辖范围内的物品，甲方不承担保管责任，如发生物品损坏或丢失由乙方自行责任。七、违约责任1、任何一方如需更改使用地点及使用日期，均须提前一天书面通

13、知对方，否则，违约方须向对方支付该场地一天的会议室使用费用作为违约金。2、如乙方从事违法行为，应向甲方支付违约金元，如违约金不足以弥补甲方损失的，乙方还应当承担全部赔偿责任。3、乙方发生违约行为，甲方有权直接从履约保证金中扣除违约金，不足部分由乙方另行支付。八、争议解决方式本协议在履行过程中发生争议，由双方当事人协商解决，也可以由有关部门调解；协商或调解不成，按主张权利方诉请人民法院裁判的方式解决。九、双方应严格执行协议，如有异议或未尽事宜双方协商解决。本协议书未作规定的按照_合同法规定执行。十、本协议自双方盖章或签字之日起生效。本协议一式二份，具有同等法律效力。甲方签章：乙方签章：经办人：日

14、期：经办人：日期：大会议室、小会议室管理规定为加强会议室管理，特作如下规定。1.保证会议室整洁，会议室管理员应每周打扫一次，大扫除每月进行一次，做到卫生无死角，桌面无灰尘，桌洞无垃圾。2.严格室内财物管理，做到账目清楚，无遗失。若有丢失，及时追查上报。3.严格会议室使用登记，及时检查使用情况，做好监督检查和追责工作。4.保管好会议室钥匙，不得随便外借，价请使用监管。5.在学校接待领导来宾时，提前进行整理卫生等，主动协助做好接待工作。6.管理员在请假前，必须和主管领导做好交接，防止管理出现空档。2022年会议室管理细则（四）为落实_转变作风“八项规定”，进一步贯彻局制定的_改进工作作风密切联系群

15、众五项规定，改进工作方法，提高工作效率，努力构建服务型、效能型、廉洁型和谐机关，经党工委研究，现制定精简会议和文件管理制度制度。一、精简各类会议1.严格控制会议数量。安排会议一律从严掌握,可开可不开的会议一律不开;工作内容相同或相近的会议应合并召开;参会人员相同或交叉的多个会议应套开或连续召开;能以文电、电话等方式部署的，不再召开会议。每年园区企业工作会议原则上不超过_次(因特殊工作急需召开的会议除外)。各局室业务工作部署会每年原则上不超过_次。与生产经营有关的座谈会因具体情况而定，提倡多会合并召开。2.有序安排企业参加县上会议。县委、政府及相关部门召开会议，需要企业参加的，要求具体企业参加的

16、，按要求通知通知参会;未明确企业的，按计划轮流安排企业参加。尽量减少同一企业参会次数。3.严格会议报批程序。各局室召集企业法人、负责人参加的会议，必须经局长同意;召集企业副职或其他人员参加的会议，需报党工委、管委会分管领导批准。4.会议通知程序。局领导召集的会议原则上由办公室负责通知并备案。涉及各局室的大型业务会议，由各局室负责通知，报办公室备案。5.切实提高会议质量。提倡开短会、讲短话。一般工作部署性会议，时间应控制在_小时以内。领导讲话一般控制在_分钟之内，发言控制在_分钟左右。会议要主题突出，具有指导性和针对性。会前要深入调研、充分准备，典型经验和参观现场真实并具有很强的示范性和推广性;

17、会议文件要指向鲜明、文字精炼，目标任务和政策措施具体、实在;会上要讲短话、讲实话、讲新话、讲管用的话。6.严格控制会议费用。加强统筹协调，确保会议节俭高效、规范有序。会议承办科室要提前做好会议安排，精心搞好会议准备和服务工作。各种会议要坚持就地就近原则，不准搞大规模参观，不准发放纪念品和各种实物。要认真做好会议经费预算，努力压缩各种不必要的开支。党工委、管委会召开的会议，原则上不安排就餐，特殊情况下如需用餐，需经党工委、管委会主要领导审批，由办公室按相关标准予以安排。严格控制会议规模，平时的重要工作部署，一律对口召开，从严控制会议数量。切实降低会议成本，会场一律不摆花草、不制作背景板、不使用瓶

18、装水。7.改进会议形式。尽量运用现代通信技术召开会议，降低会议成本。8.严肃会议纪律。严格会议请假制度。凡党工委、管委会召开的会议，明确参会对象的，原则上不得请假，确需请假的要及时报告事由，经有关领导批准;未经批准，不得擅自顶替参会。严格会议报到制度。不按会议要求报到又没及时说明原因的，按缺席会议处理。严格会场纪律。参会人员要按时到会，自觉维护会场秩序，不准在会场内吸烟、随意走动、交头接耳、接打手机。严格督查督办制度;承办会议的科室要对会风会纪情况、会议精神贯彻落实情况进行督查，将违反会议纪律的单位名单报市卫生局目标督查办公室进行通报批评。二、进一步精简文件1.严格行文规则。党工委、管委会对外

19、发文，严格执行相关的行文规则和发文程序，实行层层审核把关。制发文件应讲求实效，做到文字精练,用语简明,篇幅简短;力戒空话、套话，禁止低质文件。各类文件应符合法律政策、切合工作实际，主题鲜明、重点突出，措施可行、文字简练，不讲空话、套话，不照抄照搬，注重针对性和实效性。2.压缩发文数量。凡拟发文件的内容属相关政策法律法规已有明确规定的，一律不再发文;未经充分调查研究，没有拟定出切实可行的措施或办法，只有原则性意见的，不应仓促行文，避免一项工作多次行文;文件执行中情况未发生重大变化的，不再制发没有新内容的同类文件;会议已印发的领导讲话、决定、通知等，不再行文。3.严格发文程序。发文严格按拟稿、核稿

20、、分管领导审批、主要领导签发、登记文号、印刷的程序进行，办公室负责核稿、文号登记、印发、存档。4.规范文件管理。一是党务文件，由党工委书记签发，套用“中共工作委员_文件”红头，统一编文号。二是行政类重要文件，须报分管领导审批，局长签发，统一编文号，套用“管理委员_文件”红头。三是党务类、行政类一般文件，须报分管领导审批，套用党工委、管委会小函头，不编文号。5.控制文件的发放范围。不滥印滥发文件，除带有全局性的文件普发外，其他文件根据内容分别确定发文范围。专业性较强的文件，只发相关企业和局室，不作普发，严格控制下行文件。充分利用信息网平台发文，能通过局域网发文的，不再印发纸质文件，节省办公资源，

21、提高发文和办理效率。6.落实工作责任。要坚持少发文、发短文。领导同志要从自已做起，从分管的局室抓起，带头改进领导方式和工作作风，严格把好审批关和发文关，对不按程序送签的文件不予审签。企业向及各局室报送文件，要认真执行有关规定，按程序送综合办公室登记分发，不得直接送领导班子个人，严禁多头报送。2022年会议室管理细则（五）为加强公司职代_文件材料的收集、整理、归档，确保各类文件材料的完整，根据中华人民共和国档案法、机关档案工作业务建设规范等有关规定，制定本规定。一、归档范围_公司工会职代会、工会换届、办公会等会议的文件材料;(1)通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论

22、通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报及重要的照片、音像等文件材料;(2)贺信、贺电、讨论没有通过的文件材料;2.上级工委颁发的文件材料;3.典型材料、代表发言、简报、会议记录;4.原始记录;_公司工会_请示与上级工委的批复;_公司工会工作的总结、报告;_公司劳动模范、先进工作者等文件材料;_处理员工来信来访的文件材料;9.上级工委与公司工会签署的目标考核责任书;10.工会管理规章制度、实施计划、调研、报告、总结;二、归档时间1.文书档案每季度整理一次。2.每年的_月底前，由工会专责整理后，移交公司档案室。3.实物档案根据实际情况自收到实物之日起_个月内移交公司档案室。三、归档要求

23、1.归档文件材料应完整、准确、系统，手续完备。2.各种公文归档时，底稿应签发齐全，必须有相关公司领导签字、文件编号及用印。3.归档的各种公文、统计年报等底稿及领导审改、阅批、签发，应一律使用碳塑墨水或蓝黑墨水的钢笔、黑色签字笔书写。禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水和纯蓝墨水笔。4.归档的文件材料应字迹清晰、耐久，纸质应符合档案保存要求。5.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件等合并一件装订。6.归档文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他文件材料依其形成规律或特

24、点，按有关规定排列。7.归档的材料必须按规定的格式逐件填写文件归档目录，所有目录需录入计算机，整理完毕后将纸质目录及电子目录一同移交公司档案室。8.有关归档文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将归档人、审核人的姓名和时间填上，以示负责。备考表应放置盒内尾页。9.归档文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应托裱，书写材料不符合要求或字迹已扩散的应复制并与原件一并归档。归档材料应使用不锈钢钉装订或三孔一线的方法装订。10.荣誉档案、音像档案按照荣誉档案、音像档案归档要求执行。11.归档文件移交时，必须将对应的电子文件一同移交。12.归档时拟定移交清册，一式两份，分别在清册上签字或盖章。2022年会议室管理细则（六）为规范集团监事_文件、档案管理工作，充分