2022年公司企业文件和

1、XX化妆品有限公司文件编号： LC 受 控 号：程序文件修改日期：题目（ Subject ）：生效日期：批准之日起编 制/ 日文 件 和 资 料 管 理 规 程页数：审 核/ 日批 准/ 日期期期1. 目的 本规程对公司文件的分类、编写、更换、审核、批准、发放、作废、文件 编号的申请、 记录治理等进行了规定, 确保公司全部文件都受控, 各部门及各 岗位都使用文件的有效版本,并在实际工作中有效实施；2. 适用范畴 本规程适用于公司各部门及全部文件和资料的治理；3. 术语和定义 参见 ISO9000:2022 之规定；4. 职责 各部门按职能负责行使文件和资料的归口治理工作,总经理办公室负责对各部

2、门的文件治理进行指导和监督；各部门负责所起草文件和资料的统一标识、和谐、发放、回收、销毁等掌握工作；各部门按其主管业务范畴负责有关公司文件的编写 行批准发布的文件；各部门负责本部门记录表格的审核、批准和发放；/ 审核/ 批准,负责贯彻执各部门负责对本部门持有文件进行有效治理并保证其有效实施；各部门应亲密关注文件的执行情形和反馈信息并准时组织修改；全员执行过程中发觉文件存在问题时,应准时填写信息反馈表交其部门负责人批阅后,由其传送文件编制的责任部门；5. 工作程序 文件的分类 一级文件：质量手册；二级文件：程序文件；三级文件：作业指导书；记录表格 规范、标准 公司内部技术标准 a. 包装材料检验

3、标准（包括包装材料通用标准、包装物料产品标准等）；b. 化工原、辅料检验标准；c. 成品质量标准 / 产品内控标准；d. 已备案的企业标准；e. 工艺技术文件；引用国家、行业或其它标准,目前正作为公司产品的执行标准；f.g. 国家强制执行的有关标准；公司外部参考标准 （包括可收集到的国际、 国内先进标准, 同行企业标准等）；顾客供应的文件和资料（包括图样）法律、法规（包括产品质量法、消费者权益爱护法等）；公司内部各项治理规范、制度 公司内部各部门之间、与公司外部之间的发出公文；其中所描述的文件为受控文件；文件的编写、审核和批准 文件的编写 品质/ 技术部组织编写质量手册治理规程 、程序文件治理

4、规程 、作业指 导书治理规程、表格治理规程,对文件编写的格式、文件内容要求及表格 格式等进行规定, 并下发到各职能部门, 同时组织各部门指定的文件编写人员 学习以上文件；各部门根据质量手册治理规程 、程序文件治理规程 、作业指导书治理 规程、记录表格治理规程 及本规程的相关规定进行文件编写工作和表格的 设制,编写人员应熟识 ISO9001：2022 标准要求和本文件所规定的内容,对所 编写的文件的全面性、精确性、符合性、适用性和有效性负责；对所规定的公司内部技术标准由品质/ 技术部组织编写技术文件治理规程（或分别制定标准治理规程 、工艺治理规程、配方治理规程等技术文 件）,由品质 / 技术部根

5、据本规程进行相应文件的编写工作；各部门依据工作需要根据公司制定的模版,批准和传递工作；文件审核自行进行日常公文的起草、 审核、质量手册由治理者代表审核； 程序文件、治理规范由各责任部门经理审核；作业指导书由各部门业务负责人审核；公司内部技术标准由品质 / 技术部负责 人审核；审核人对所审定的文件（包括所涉及的表格）进行签名确认,同时要 签具审核日期；审核人对文件的有效性、适用性、系统性负责；当文件涉及多个部门执行时,由文件编写部门组织相关部门对文件内容进行会审,会审人员对审定通过的文件进行签名确认并签具会审日期；文件批准质量手册 由总经理批准； 程序文件、 治理规范由总经理 / 治理者代表批准

6、；作业指导书由各部门负责人批准； 公司内部技术标准由治理者代表或指定人员批准；表格随文件的类别所规定的权限进行批准,的表格就由总经理 / 治理者代表批准,以此类推；如涉及程序文件、 治理规范批准人对文件所涉及的资源配置需要增加赐予有效支持,对文件的可操作性及 有效性负责；公司全部质量体系文件必需根据的规定进行批准,然后到品质 / 技术部备案后 才能下发实施；全部文件经规定的权限批准时,批准人必需签署本人姓名和批准日期,否就视为无效文件,执行部门有权拒绝执行；文件标识文件标识的内容包括文件编号、受控状态及文件的有效性标识,以上全部标识对该文件而言都是唯独的；文件编号 公司内部通用标准和产品标准

7、编号格式为：Q/BB XXX-YYYY 其中：Q-企业内部标准代号 BB-公司代码：GLxx 化妆品有限公司（广州工厂）SLxx 化妆品有限公司（汕头工厂）LCxx 化妆品有限公司（广州工厂和汕头工厂）XXX-次序号（ 001-999）YYYY-年号（以自然年号为准）一般性技术标准、治理规范和制度 编号格式为 BBDDAAATTXXXVV 格式；修 正 号（VV）次序号（ XXX）部 门 下 一 级机 构（TT）部门代号（ AAA）文件类别（ DD）公司代码（ BB）其中： BB公司名称代号 : GL xx 化妆品有限公司（广州工厂） SL xx 化妆品有限公司（汕头工厂） LCxx 化妆品有

8、限公司（广州工厂和汕头工厂） DD文件类别（详见附表1：本公司一般性技术标准、治理规范和制度编号） AAA提出该作业指导书的部门0199 TT部门下一级机构的编号（如车间、科、室等）可以是从之间的任何数字 XXX 次序号,可以是从 000999 之间的任何数字 VV 修正号,如是新作业指导书,就定义 VV为 00,作业指导书每修正 一次, VV就递增 01,VV可以是从 0099 之间的任何数字；公文 FE字（ BBBB）XXX号 其中：F-部门英文缩写 MG-总经理办公室； PD-生产部； PMC-PMC部；HR-人力资源 / 行政部； MRK-销售 部；FIN- 财务部； QT-品质/ 技

9、术部E-公文种类简称,如：联络书简称为联；BBBB-公元年号 XXX-次序号 文件受控状态全部文件分为两种状态,即“ 受控” 和“ 非受控”；全部文件必需标识受控状态,盖蓝色“ 受控” 或蓝色“ 非受控” 章；印章格式如下：XX XX XX XX 文件治理专用章 文件治理专用章受控/ 生效 非受控全部受控文件只能为使用者在工作岗位上使用,一律不答应对外 （包括公司内与本岗位无关的人和公司外部） ；非受控文件可以对外,但必需有发放登记,领取人需办理相应的签领手续；文件有效性标识 全部文件必需到品质部备案, 并在文件封面加盖文件治理专用章、同时对文件 进行唯独编号方为有效；如为作废文件,由各部门回

10、收,文件治理员加盖红色“ 作废” 章；印章格式如 下：XX XX 文件治理专用章 作废文件发布、发放 全部质量体系文件必需经编写人、审核人、批准人签名确认,报品质 / 技术部 备案对文件进行标识后才能发布,否就视为无效文件；全部质量体系文件的发放由品质/ 技术部文件治理员按文件分发清单发放到各部门文件治理员, 各部门文件治理员按部门内部文件分发清单 再发放到相应的工作岗位人员手中；全部治理文件由各部门文件治理员按文件分发清单发放到相应部门文件治理员,再按部门内部文件分发清单再发放到相应的工作岗位人员手中；公司全部的文件治理员必需建立文件治理台帐,在治理台帐上完成签名及签署领取日期手续；发放文件

11、时, 要求文件领取人当文件、资料有严峻的损坏等不能正常使用时,使用部门应申请更换,经部 门负责人批准后交回破旧文件, 由原始文件发放部门文件治理员用原件复印并 完成标识后按和规定发放, 并在文件治理台帐上注明补发缘由；文件发放部门 的文件治理员对破旧文件加盖“ 作废” 章并妥当储存；当使用部门丢失文件,使用者必需说明缘由经部门负责人核实后提出补发申 请,然后按发放规定进行；文件更换 质量体系文件、 资料需更换、 更新时,应由文件更换提出人或文件更换提出部 门的负责人填写“ 文件更换申请单” 说明更换缘由,对重要的更换（如技术参 数）仍应附有充分的证据 , 将全部与文件更换相关的资料汇总,提交品

12、质 / 技术 部,再由品质 / 技术部将需更换的信息传达到文件的原编写部门,由编写部门 提出更换、更新看法并对原文件进行更换,同时按规定进行；治理文件需更换、更新时,应由文件更换提出人或文件更换提出部门的负责人填写“ 文件更换申请单”说明更换缘由, 将全部与文件更换相关的资料汇总,提交原编写部门, 由编写部门提出更换、 更新看法并对原文件进行更换,同时 按规定进行；文件、资料更换的审批应由原审批人或相应职权的人员进行,同时应获得原始 审批资料；文件、资料更换批准后, 才答应发布； 文件更换时注明更换标记和更换生效时 资料,同 间,由品管部文件治理员根据规定的原发放清单发放修正后的文件、时回收原

13、文件、 资料并对回收文件进行 “ 作废” 标识；对重要更换仍应发放 “ 文 件更换通知单” 告知文件、资料使用人；全部文件更换在未获批准前一律执行原文件的规定；文件作废及处理 各部门文件治理员必需掌握现场的作废文件、资料,全部使用现场不答应出 现任何作废的文件（包括已经作废但未标识的文件）；作废或换版前的文件、 资料由各部门文件治理员按“ 文件治理台帐”收回并记 录,进行“ 作废” 印章标识；质量体系文件由各部门文件治理员上交品质 / 技 术部文件治理员进行 “ 作废” 印章标识；绝不答应现场显现任何 “ 作废” 文件,以防误用；各部门文件治理员每年的7 月份汇总全部的作废文件,统一填写“ 文

14、件销毁申请单” ,说明作废及销毁缘由,报各部负责人审核后,需有两人在场完成销 毁工作；需作资料保留的作废文件, 文件治理员需填写“ 作废文件留用申请单”,经各部负责人同意后,方能留档备存,原就上所作废销毁的文件都必需保留 2 份作为历史档案以备查；文件保管、复制、贮存、归档文件治理员对文件的治理必需建立文件治理台帐更换的信息都必需在台帐上进行登记；,文件的收、发、销毁、文件的复制者必需申请,填写文件复制、补发申请表,经部门负责人审核批准后,由文件治理员登记并向各部文件治理员索取文件原件进行复制,任何单位和个人不得随便复制任何文件, 全部文件上只答应原始的文件治理专用章显现,而不答应有任何复印的

15、文件治理专用章显现,否就视为违规；文件的使用者和治理者对于全部文件都必需妥当储存,确保文件完好, 并留意保密工作,不得随便借与他人进行复制；全部文件的原件都必需统一由各部文件治理员进行归档治理,文件治理员建立相应的文件档案, 并有相宜的环境条件以保证归档的文件保持完好,符合国家规定的档案治理要求；文件治理员必需坚持原就, 仔细治理好全部文件, 确保文件的有效性, 同时应 留意保密工作,不得将文件任意复制和传播；文件存载的媒体本公司全部文件所采纳的媒体可以是运算机软件、软盘、光盘和书面文件, 在目前公司 MIS系统不健全的情形下, 一律使用书面文件形式, 同时完成签名手 续；6. 支持性文件 质

16、量手册治理操作规程 作业指导书治理操作规程 表格治理操作规程 7. 质量记录标准表格 文件治理台帐 文件更换申请、审批表 文件作废留用销毁申请表 文件分发清单 文件复制、补发申请表 文件更换通知单 8. 引用文件 ISO9001：2022 9. 附件 附表 1：本公司一般性技术标准、治理规范和制度编号；附表 1：本公司一般性技术标准、治理规范和制度编号AAA TT DD 01-经营决策 02-市场调研 03-产品销售 04-广告宣扬 05-售后服务 06-资金治理 07-价格治理 08-会计治理 09-统计工作 10-审计工作 11-外事工作 12-程序文件 13-作业指导书 14 标准表格 15-质量记录 16-计量检测 17-仪器设备18-质量信息 19-质量培训 800-总经理办公室 00 20-人事治理 21 规章制度 22-薪资劳保 23-训练培训 24-后勤治理 25-行政事务 26 安全保卫 27-方案调度 28-车间治理 29-安全治理 30-设备治理 31-工艺治理 32-