使用Outlook即可做好时间管理

1、时间管理多数的人都知道很重要，真的做好时间管理的人却是少知又少。原因并不是不懂得时间管理理论， 而是没有适当的方法与工具下，期待习惯的改变真的很难。使用Outlook即可做好时间管理使用适当的方法与工具，习惯的改变并不是想象困难，很短的时间即可完成原先费时的工作，改变比 较可行。多数人会认为选择高阶的时间软件或是项目管理软件，才能做好时间管理，其实只要善用手边常 用的软硬件，只要将办公室最常见的软件，例如：MS Outlook、Lotus Notes、EXCEL、Project与及PDA 通讯簿，做好简单的整合应用，即可轻易做好时间管理。最多人用的主流软件，往往是整合性最佳的选择， 目前是最普

2、及是微软的Outlook，以下就以Outlook为示范工具。用80/20法则做好工作取舍大家都晓得时间管理的第一法则就是善用80/20法则，瞭解百分之八十的成果是来自少数百分之二十 的重要事务，建立良好的时间取舍标准。一般以重要性与否以及紧急与否分成ABCD四类：A级工作：紧急而且重要B级工作：不紧急但是很重要C级工作：紧急但是不是很重要D级工作：不紧急也不是很重要因此做好时间管理的基本精神，就是培养工作重要性的判断能力。一次就把事情做对做好，多投入B级工 作，可以省却大幅的时间浪费。如果你每天对在从事C或D级的工作，例如：在缴款日最后一天去缴款、 在活动前临时去采购所需的物品、使用人工方式打

3、电话通知连络、为了找一个重要的电话或文件翻箱倒柜 等等，那么生活就像救火队，到处处理紧急的突发状况；反之做好B级规划，例如：使用自动转帐服务、 拟定定期采购清单、使用数字科技大量传送点子信件、传真简讯或是语音广播、规划建立良好的名片与档 案的管理架构，如此很多AC级的紧急工作就会大幅减少。I即出管理性I 繁混不舞钢事成毗挛言:不页要的排E善用行事历Calendar与工作To Do List在时间管理工具上，行事历与代办事项是两个最重要项目，两者相关但是用途不同，行事历是特定时 间要做的事情，工作俗称代办事项(To Do List)是没有特定时间安排的代办事项。有关与别人一起同时作业 或是特定时

4、间必须执行的事情的都属于行事历的约会(Appointment)，例如：各种工作会议、客户拜访、私 人约会与及有特定时间的工作；然而代办事项是比较没有特定时间要求的工作事项，可能有截止日期，在 截止日之前，安排空档作业即可，例如：拟定工作计划、准备会议文件、影印资料、寄送DM等。时间管理从工作纪录开始因此如果要做好时间管理的第一步，就是必须先做好工作计划（Work Plan）与时间记录（Time Shit）。检视自己时间使用的现况，才能针对效益不彰的事项，寻找较佳的改善方案。工作时间记录有如采购清单， 前去超级市场买东西，如果事前不做计划，事后没有收据清单，你很可能不清楚你买了那些东西，该买的

5、没买，不该买的买了一堆，金额可能超过你的预算。时间就是金钱，纪录你每天时间的使用状况与及开始 有计划的使用你的时间，就是做好时间管理的开始。使用行事历做好工作时间纪录使用任何行事历软件或是EXCEL，试着完整的纪录记下每天的大小工作事项纪录，至少纪录一周， 检视盘点这些工作纪录，如此大致可以了解你目前时间使用的状况。行事膺-MErnwft Outlook.新增址-i x围.碣 贷教/卫超）侄工作g 理j皿4尊2li善找目肄搜尊行事培立河砂避* h瞄廿七 MJttA淄廿六wim廿西=精明登窿世如根瞄到工具（！）树酒愤明出）HobtEDF行事磨所有黄目英与E件理jj Tj.打罚件画的kJ建藉人|

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7、每周周末花费一小时，安排下周的工 作规划；每个月底花费至少一天，规划下个月工作计划。透过定期的检讨与计划，可以找出改进时间效益 的方案。工作时间管理的重点原则：清单化、模块化、系统化与及流程化。说明如下：把经常性的工作清单化因此整理你的以往的所有工作纪录，你会发现很多效益不彰的工作、很多救火性质的重复性的工作， 有些是很琐碎，分开处理将会浪费掉很多时间。将经常性的工作整理成清单，把这些工作清单，存放在 Outlook的工作子数据夹中，分成每日例行工作、每周例行工作、每月例行工作、个人事务、不定期事务、 经常性项目工作几大类，然后以盘点清单方式，来做行事历安排与工作规划，将可节省许多工作计划时间

8、。 以检查表Check List的概念减少不重要事情的细节规划与及执行重复动作时间的浪费，可以避免遗忘，把 时间留给更重要的工作的思考与创造。一次就把事情想周详，一次把事情作对做好。工作转换行事历或是工作指派每日或每周定期将工作待办事项，使用Outlook的拖拉功能，安排到即将到来的行事历上，或是透过 电子信件进行工作指派与传递。主管级的专业人士，需要将工作指派给下属，请求下属协助完成，透过电 子信件指派工作，可以附上完整书面数据，电子信件的工作指派信件可留下完整书面时间记录，有利于团 队时间管理。把重复性的工作模块化为了便于多重项目或是不同种类工作，可以将工作分为不同的类别模块来管理。使用O

9、utlook中类别的功能，可以轻易的工作分类，可以依照项目种类分类，依照地区或是依照重要等级 来分类管理，大幅减少琐碎在工作管理大量出现的视觉干扰，让你很清楚单一项目或是特定性质工作目前 的工作安排。工作项目管理系统化与流程化多数的工作并非单一工作，而是一个有连贯性群组工作，因此把相关的工作整理成一个完整的群组工 作方案Program，就是工作系统化，也有人会称呼为项目Project。将具有先后顺序的工作，整理成一个完 整的工作流程，就是流程化。不同的工作会有不同的流程，例如：新进员工训练流程、新会员问好流程、 忠诚度培养Program、高度可能购买族群促销方案、产品上市项目等。公警牌案工作

10、Microsoft Oultouk自固匿W曰月理案人F招拒借鼻ti gfMm似聒fr:除*辱 a乏乏必日收行城wg公喜尊互作自囹主旨到财曰商丽德讦广2）r期手睦甬寮白尊某 度靳岗流携,翩 括。度再整曾田ws 施的崖尊土，做印 A r 孚定茵筌舍考誓*i? n尚输柚重蜗湛或虻 由r乎荷字齿衣is湾丁*目峙r电亍女房签竹蝶建迎11客卜$港43卷胃声奇 早广7端箜告等*切理-聋wnwiw宋，-重字朋苗蜜音暮案疑秘吒皿宜i 子场垄曾等第营E础除定.系MWESI r博于晚整古尊妥*底祖涉快定1基里联（tin宜 i-写予唤整曾科WE率魅瑁班攻以把一鹿球景 r 子女满咬音皿莲mu虬朝1栖祉0宣I 5 球至君

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