外贸英语函电书信格式

1、关于外贸英语函电书信格式第一张，PPT共五十四页，创作于2022年6月Unit 1 Introduction to Business Letter The business letter is the principal means used by a business firm to keep in touch with its customers. English business correspondence refers to the letters , cables, telexes, faxes and e-mails dealing in international busine

2、ss, as well as in domestic trade, of course. The purpose of this course is to help you learn how to write good business letters by using up-to-date expressions in the simplest possible language. 第二张，PPT共五十四页，创作于2022年6月. Form and Structure of Business Letter (商业信件的格式与结构)一、信函格式1.齐头式 每行都从左边边线开始。便于打印，但布

3、局不美观2.混合式 寄信人的地址在信纸的中上部位，而收信人的地址是从左边边线开始打印，结尾敬语连同签署是从中间稍偏右处。3.改良式 除了日期、结尾敬语和签署的排列与混合式相同外，其余部分是从左边边线开始4.简化式 类似齐头式，省略了称呼语和结尾敬语。突出主题。第三张，PPT共五十四页，创作于2022年6月二、商业信件的结构1.信头 Heading编号 Ref. No. 日期 Date 2.封内地址 Inside Address3.称 呼 Salutation4.事 由 Subject line5.信 文 Body of the letter6.结尾语 Closing Sentence7.结尾敬

4、语 Complimentary close8.签名 Signature9.附件 Enclosure10.抄送 Carbon notation11.附言 Postscript（一）信头 （二）编号和日期 （三）封内地址 （四）称呼 （五）事由 （六）信的正文 （七）结尾语（八）结尾礼词（九）签名（十）附件 (十一）其他(辨认代号、副本抄送、附启）第四张，PPT共五十四页，创作于2022年6月（一）信头（Letter Head) : 信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处、核实，也便于复信时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、

5、电话号码。有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。(见书8)第五张，PPT共五十四页，创作于2022年6月 一般商号的信笺都印有信头，如果没有，也可以在信纸上端的中间，或者在信笺的右上方，如：Richard Thomas & Baldwins Ltd.151 Gower StreetLondon, SCT 6DY, EnglandTel:63216260 Fax:63302700第六张，PPT共五十四页，创作于2022年6月 注意： 1.一般说来，门牌号和街名之间不用逗号点开，但城市名和国名之间必须用逗号点开。城市名后面的字母或数字等是大城市的邮区号。注明邮区便于邮局分信。 2.有时候不写门

6、牌号，而是用邮箱号代替。如：P. O. Box No.1079London, England 第七张，PPT共五十四页，创作于2022年6月（二）编号和日期1、编号 （Reference No.) 一般当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号，作用是能使复信与先前发出的信函联系起来。编号又分贵方编号（Your Reference No.)、我方编号（Our Reference No.), 例如： Your Ref : B-1549 Your Ref : JBD/WM Our Ref: A-3450 Our Ref: WDW/LP第八张，PPT共五十四页，创作于2022年6月2.日期（D

7、ate): 应据信头右下角三至六行处。注意： 1）日期可按“日、月、年”的次序排（英国），如15 Jan., 1999（国际通用）也可按“月、日、年”的次序排（美国） 如，Jan. 15, 1999 2）年份应完全写出，不能用（00）来代表（2000） 第九张，PPT共五十四页，创作于2022年6月3）月份要写英文名称，不能用数字代替，例如，3/9/99不能用在正式的信函中。4）月份名称可用缩写，如Aug.代替August; Oct.代替October，但May，June ，July本身很短，不再减缩。 第十张，PPT共五十四页，创作于2022年6月5）日期可用基数词，也可用序数词。一般用基数

8、词，较少使用序数词基数：3 November, 2000 （3 Nov.,2000） November 3,2000 (Nov.3,2000)序数：3rd November, 2000 November 3rd, 2000第十一张，PPT共五十四页，创作于2022年6月 6）月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开. 例如，Oct.1,2000 (或October 1,2000) 30 Nov.,2000(或30 Novermber,2000) 日期的几种常见写法： June 5,2000 (5th June,2000) 1st October,2000 (1st Oct.,20

9、00或October 1,2000) 30 Nov.,2000 ( 30 November,2000)第十二张，PPT共五十四页，创作于2022年6月(三）封内地址和行名（Inside Name and Address): 这是指收信人的行号和地址。距日期两行，打在左边。1.写上封内地址的益处： 1)发信时可与信封上地址相互对照，以免发信时发生错误 2)收信人读信时可以相互对照 3)便于查阅第十三张，PPT共五十四页，创作于2022年6月2.如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交将经办人办理，可以在收信人名称住址下面或右边加Attention或Attention of 等字样。 Biddl

10、e, Sawyer & Co., Ltd,Fitzroy Street, London, Sw825DY, England. Attention(:) Mr. H. A. Donnan, Export Manager 或 Attention of第十四张，PPT共五十四页，创作于2022年6月3.写封内地址时对公司行名的称呼：1)一般用公司全称 London Export Corporation China Chemical Co.2）在公司的名称由人的姓名组成时可以使用Messrs表示客气 Messrs. John Smith & Co. Messrs. Black & White Co.第

11、十五张，PPT共五十四页，创作于2022年6月3)即使公司的名称由人名组成，也不应该加Messrs的情况，例如 a. 写给公司中某一个人的信，例如 Mr. Charles Snow Robinson & Co. b.公司名称中已包括其职衔 Dr. Haris & Co. c.公司名中有定冠词the The Grayson Electrical Co.第十六张，PPT共五十四页，创作于2022年6月（四) 称呼（ Salutation）： 写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头。其形式取决于写信人与收信人的关系。 1.商业函件 1)用“Dear Sirs, ” 不能

12、单独用“Sirs,” 2)美国人用“Gentlemen：”,更加普遍 (不能用单数）,单数时称“Dear Sir” 3)如果是女性公司，则用 “Dear Madams,” 第十七张，PPT共五十四页，创作于2022年6月2. 公事函件：“ Dear Sir，”对一般机关团 体负责人适用。此外公事函件还可以用“To those who may be concerned，”第十八张，PPT共五十四页，创作于2022年6月 3. 半公半私函件，且给个人的信件 1）给男士，用“Mr.” 或“Esq.” a) Dear Mr. Black, b) Esq.=Esquire 。在英国，它是对一般男性的敬称

13、，在美国Mr.是很通用的称呼， Esq.则是对有声望的男性的尊称，如法官、地方长官等。注意：用在姓之后 Dear Black, Esq. 2）给女士，用“Miss”,“Mrs.”,”Ms.”,最好用“Ms.”,例如，Dear Ms. Black,第十九张，PPT共五十四页，创作于2022年6月 注意： 称呼后面的标点一般用逗号（，），不用冒号（： ）或分号 （； ），但美国和加拿大等地的来信中，Gentlemen 后面也用冒号（： ） 第二十张，PPT共五十四页，创作于2022年6月(五）事由The Subject Heading 或 Caption： 事由的作用是让收信人对信的主旨一目了然，

14、写在称呼语下面的两行，一般是在信笺中间的位置，可在前冠以Subject ：或Re：（拉丁文：关于）的字样。 事由要简单扼要，说明商品名称、数量、信用证或合同号码等即可。 Subject: Annual Stockholders Meeting Re: Your Order No.111第二十一张，PPT共五十四页，创作于2022年6月（六）信的正文（Body) 这是信的主要部分，表达发信人的意见。信的优劣完全要看正文写得好坏。大多数书信遵循三段的原则： （1）第一段为引导段，自我介绍或说明来信已收到。 （2）第二段提供信息或说明事实。 （3）第三段设计将来的打算和行动。 第二十二张，PPT共五

15、十四页，创作于2022年6月注意事项： 1）段与段之间一般空两行 2）如果信的本文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，应在第一页的右下端打“待续”（to be continued),并在联页上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续打正文。这是为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置。 第二十三张，PPT共五十四页，创作于2022年6月3）用联页时不要用印有信头的信纸，这时名称可尽量缩写，样式如下： a) The Universal Trading Co.,Ltd.Jan.7,2000 b) Mr.T.N.L., March 10, 2000 P.2 c) 2 L.A.Brizier & C

16、o. 1 March, 2004 4) 正文的联页至少有两、三行内容 第二十四张，PPT共五十四页，创作于2022年6月（七）结尾语（The Closing Sentences): 一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求。如希望来函或电报订货，答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气 。他在正文结束之后，另起一段。 第二十五张，PPT共五十四页，创作于2022年6月 1）用分词短语开始的： Awaiting your good news, we are, Looking forward to your early reply, we remain, Looking for

17、ward to receiving your shipping advice, we remain, 注意:句末用逗号，不用句号。 2)用完整句子的： We await your good news. We hope to receive your early reply. We look forward to your shipping advice.第二十六张，PPT共五十四页，创作于2022年6月（八）结束礼词（The Complementary Close） 1）商业函件用： Yours faithfully，Faithfully yours， Sincerely yours，Sinc

18、erely yours 2）公事函件用： Respectfully yours，Yours respectfully 第二十七张，PPT共五十四页，创作于2022年6月注意： 1）结束礼词写在结尾语下隔一行，正中或略向右边写起 2）只有第一个字母大写，后面加逗号 3）欧洲信函把Yours放前，美国则把副词放前 4）用Yours而不用Your，与Yours连用的一定是带-ly的副词。 5）不能将其单独另页打印，万一出现这种情况则应重新打印全信。第二十八张，PPT共五十四页，创作于2022年6月第二十九张，PPT共五十四页，创作于2022年6月注意： 1)p.p. 有时候有资格签署的人不在公司，常

19、以授权（power of attorney)授权一负责的雇员签署，在这情况下，则应在公司行号前写上P.P.( Per Procuration)或Per Pro.,它的意思是代理。也有用for代替p.p.的。 格式一般如下： Yours faithful （P.P.）THE NATIONAL TRANSPORT CO.， T.M.White T.M.White Manager第三十张，PPT共五十四页，创作于2022年6月(十）附件（Enclosure): 如信中有附件时，应在左下角注明Encl.或Enc.(缩写），如果附件不止一件，应注明2 Encls.或3 Encls.等.例如: Encls

20、. ：2 Invoices （发票二张） 3 Encls. : 1 B/Lading (提单一张) 1 Photo (照片一张) 1 Certificate (证明书一张) 第三十一张，PPT共五十四页，创作于2022年6月(十一）其他 1.副本抄送（Carbon Copy)：如果写信人希望信件内容为更多人的知晓，那么再Enclosure的下方必须注明c.c.的字样，然后打上抄送单位的名称。 c.c .可以大写，也可以小写，其后跟冒号 c.c.:Mr. Bruce Patco C.C.: Public Relation Department第三十二张，PPT共五十四页，创作于2022年6月 2

21、.主办人代号，又叫辨认代号 Identification 以便日后查对这封信是由何人主稿，由何人速记打字。一般的写法是把主稿人、速记员的姓名的第一个字母连续打出，两者之间加一斜划,或加冒号。 例如一个名叫Willian L.Rich的人向一位名叫Margaret Davis 的秘书口授一封信，他们可以缩写成 WLR/MD WLR:MD wlr/md第三十三张，PPT共五十四页，创作于2022年6月 3.附笔（再启）(Postscripts) 信写完后，如果想起还有要紧的话要说，可以在信末加 P.S.,然后由发信人签署本人简笔签名（本人姓名的每一个字母，如Park Davis,只签P.D.)。郑

22、重的函件一般不用P.S.，说明写信人办事不够周密。第三十四张，PPT共五十四页，创作于2022年6月 三、信封的写法： 1.信封地址的写法与封内地址的写法完全一样，可用缩行式或平头式，最好与封内地址采用的格式一致。(见书15页） 2.发信人的名称地址应打在或印在信封左上角 3.收信人的名称地址应放在信封的中下偏右，邮票贴在信封正面的右上角 4.邮寄指令（注释）,两者若只存在一样,均可放在信封的左下角，若同时存在，邮寄指令放在收信人地址之上，注释放在信封的左下角 第三十五张，PPT共五十四页，创作于2022年6月Return Address(发信人地址） Stamp Mailing Direct

23、ions（邮寄指令） Address（收信人地址）Remarks（注释）第三十六张，PPT共五十四页，创作于2022年6月注意： 1.注释：如系私人信件或密件，需收信人亲自开启而不要他人拆阅可在信封“Remarks”处，根据需要注明下列字样： Private 私人信 Personal 个人信 Confidential 机密信 第三十七张，PPT共五十四页，创作于2022年6月2. 邮寄指令：如需说明信或邮件的类别，可根据需要在信封“Mailing Directions”处，注明下列字样： Registered Express Ordinary Mail 挂号邮件 快递邮件 平信Immediat

24、e(urgent) Printed Matter Sample 急件 印刷品 样品 BY AIR MAIR PAR AVION(法语) 航空第三十八张，PPT共五十四页，创作于2022年6月3.托人转交：如果信件不是通过邮寄，而是托某人转交，则信封上不写收信人的地址，只在收信人名称之下写： By Politeness of ， By kindness of ， By Favor of Forwarded by等 然后再加上带信人的姓名。例如： Dr. William Brown By Kindness of Prof. Walter Snow 也可以不写带信人的姓名，只需在收信人姓名上写Ple

25、ase Forward第三十九张，PPT共五十四页，创作于2022年6月4.如果信件通过邮局寄给第三者转交给收信人，则要在收信人姓名下面写明转交人的姓名，其前面加c/o(=care of 由 转交），例如： Mr.Park Davis c/o Mr. Harold wood 318 Doswell Avenue Fort Arkinson, Wisconsin The United States of America第四十张，PPT共五十四页，创作于2022年6月 四、英、美书信写法的不同之处： 1. 英式的书信格式是缩行式或混合式，美国则是平头式. 2. 称呼用法。英国一般用“Dear Si

26、rs，”后用逗号。美式则用“Gentlemen：”后用冒号。 3.结尾语的用法。英式习惯用Yours sincerely， ours faithfully，而美式则相反，习惯于Sincerely yours ， Faithfully yours。 4.日期写法的区别。英式是按日-月-年的顺序。美式则按月-日-年的顺序。 而日期写法的国际通用格式是按日-月-年的顺序排列。第四十一张，PPT共五十四页，创作于2022年6月. Basic Principles for Business Letters(商务信函的基本原则:7c)1. courtesy（礼貌） 礼貌是书写商务信件的基本原则，礼貌绝不是

27、简单的客套，它是一种真诚的对“收信人的态度”。注：为了使书信显得礼貌，尽量避免使用那些过激、冒犯和轻蔑的语言。及时回复对方信件。第四十二张，PPT共五十四页，创作于2022年6月例：a) Your order NO.85 for l00,000 yards of Cotton Prints Art.NO.1002 is rejected 我们拒绝了你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。 b) We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO.85 for 100,000 yards o

28、f Cotton Prints Art.No.1002 我们遗憾地通知你方我们已不能接受你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。 第四十三张，PPT共五十四页，创作于2022年6月2.Consideration（体谅） 不只是客气，应该“put yourself in your readers shoes”, 考虑对方的立场（You-attitude rather than We-attitude)，考虑对方的要求、需求、感受，并及时回复。 要想在信中体现一种体谅之情，要做到下面两点： 第四十四张，PPT共五十四页，创作于2022年6月 We-attitudeWe allow 2

29、percent discount for cash payment.We wont be able to send you the brochure this month. You-attitude You earn 2 percent discount when you pay cash.We will send you the brochure next month .1) You-attitude （收信人态度）第四十五张，PPT共五十四页，创作于2022年6月2）Focus on the positive approach(以肯定的 态度为主)P: We feel sure that

30、you will be entirely satisfied.N: We do not believe you will have cause for dissatisfaction.P: Perhaps next time we can send you what you require.N: We regret our inability to serve you at this time.第四十六张，PPT共五十四页，创作于2022年6月3.Completeness(完整) Check the message carefully before it is sent out.4.Clari

31、ty(清楚) 1)avoid using the words which have different understanding or unclear meaning. e.g. As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.Bimonthly: twice a month, once two months.改成：We have two direct sailing every month from Hong Kong to San Francisco

32、.第四十七张，PPT共五十四页，创作于2022年6月2）Pay attention to the position of the modifiers.e.g. a. We shall be able to supply 10 case of the item only.b. We shall be able to supply 10 case only of the item.“only” 在上面两句中分别修饰item和10 case,所以两个句子有着不同的意思第四十八张，PPT共五十四页，创作于2022年6月3）Pay attention to the sentence structuree.g. a. We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 25 by air. b. Yesterday we sent you ,by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of Ma