费用核销制度及流程

1、河北亿源商贸有限责任公司编制部门财务部文件名称文件编号YYLC-CW-01编制人费用报销规定版本A岗 位财务部经理页 码共5页目 的：为加强费用管理，明确审批权限，规范报销手续，特制定此制度。适用范围：适用于全公司费用报销。名词解释：无涉及部门主要职责财务部负责全公司各项费用报销的审核。各部门经理、运营中心总监负责所辖范围内各项费用需求提案的申报和审核，负责业务结束后费用报销的审核。总经理负责各项费用需求提案和业务结束后费用报销的批准。具体描述费用报销本着“必要、合理、节约”和“谁使用谁负责”的原则，采用事前审批，事后审核 的方法，由财务部统一核算。公司的一切费用开支，坚持总经理一支笔审批的原

2、则，即所有费用的发生（包括临时性 发生的费用）必须报请总经理审批后方可执行。资金支出及费用报销审批各部门必须使用统一的亿源商贸报销签批单进行费用的审批、报销。公司员工因公出差、对外交际应酬、购买物品，企划印刷，车辆维修等事项发生，需 提前写提案报总经理批准后方可进行。非现金结算的业务结束后，需让对方开出两联收据或 费用明细清单，其中一联在48小时内到总经理处签上“未付款”字样后传财务备案，便于财务 及时计提费用，同时能让总经理及时了解公司费用情况，便于调配公司款项。-可编辑修改-所有报销的款项支付，除零星支出外，应当避免以现金形式支付，而应通过银行办理 汇款。因业务的特殊性需借款，经办人填制借

3、款申请单，注明申请部门、经办人、用途 及申请金额，经部门经理、所属运营中心总监、财务经理审核，总经理批准后，财务部按借 款申请单批复金额支取借款给经办人，同时保留借款申请单原件；遇一事一议业务，如物品现金采购等，业务结束后由经办人填报亿源商贸报销签批单， 并提交业务附件和单据，经部门经理、所属运营中心总监、财务审核员、财务部经理审核， 总经理批准后予以报销；报销票面金额低于借款金额的，由经办人予以补现金至财务部出纳， 并抽取借款申请单；报销票面超过借款金额的，财务出纳支取现金给经办人，经办人抽 取借款申请单；对于长期循环存在的业务，经总经理批准借款申请单可延续，每次报账后财务出纳 支付现金给经

4、办人。对于5000元以上的现金支出，遇节假日的，在休假前一天下班前通知财务部。报销的原始单据必须是合法的发票或收据，发票或收据要求字迹清楚、项目齐全、大小 写金额相符，盖有销售单位的“财务专用章”或“发票专用章”台头处注明公司全称，不得随意 简化；如无合法发票或收据，报销均需填写我公司现金支付说明单，注明事由、金额（大 小写）、经手人及其联系方式。费用报销审批注意事项凡一事一议业务预借款在规定时间（48小时），不办理费用报销冲账手续，公司将定期 通报，一周内拖欠不还者，从经办人工资中扣除并予以考核，且在上次借款尚未结清前，经 办人不得再次借款。餐费报销需有证明人签字并有酒店原始明细单据方可报账

5、。费用报销项目要求-可编辑修改-范围：可计入期间费用的各种费用开支，支出后填写费用报销单。费用项目按公司二级科目的预设填写：差旅费、运输费、通讯费、水电费、修理费、 保险费、广告费、劳动保护费、业务招待费、办公费、培训费等 ；支出原因应如实填写。主要费用项目要求（必须提前写提案进行签批）广告费：广告费包括海报印刷、氛围营造、媒体宣传、广告发布、促销奖品等，广告 费需提前进行预算并报总经理审批后方可执行。差旅费：出差人员在出差前必须经领导审批后方可出差。出差归来后，及时报账并归 还借款，凭填写齐全的亿源商贸报销签批单附原始单据，按报销手续审批完成后到财务 部报账。业务招待费：事务发生前，经办人应

6、事先向公司领导请示，向领导陈述招待对象、开 支原因、来客人数、陪客人数、预计开支金额，经领导审批后方可开支。业务招待费原则上 应在公司定点饭店或宾馆（总办室负责联系）进行，按合同进行打折。开支后应填写亿源 商贸报销签批单，按规定进行报销。单据的使用及填写要求单据的书写要求填写报销单据或取得的原始凭证，应使用黑色钢笔或签字笔，需要复写的原始凭证， 禁止使用圆珠笔、铅笔。有大小写金额的，大小写金额必须相符。从外单位取得或向外开出的原始凭证，必须盖有税务部门和财政部门监制章及填报单 位的财务专用章。汇总填写的原始凭证，必须附有开出单位盖章的清单，清单必须与发票相符。填写原始凭证要求内容齐全，书写规范

7、，文字简明，用词确切，数字计算准确，不得 涂改、挖补。-可编辑修改-从外单位取得的原始凭证如有遗失，原则上一律不予报销。特殊情况：如因不可抗力 因素遗失的，经总经理批示，可用同等金额，同等类别的发票冲抵并报销。报销签批单据填写时，应注明所附单据张数。所有资产类的报销，必须附有固定资产、低佰易耗品验收单，列明采购单位的地址、联系电话、联系人，重大资产应附招投标书，确认资产责任人 ；登记固定资产卡片或个人物品卡片账。费用报销单据的签批：经办人必须是直接操作人或熟知整个事情经过的人，遇到领导询问必须能清楚解答；部门经理必须对本次报销单据所附内容的真实性负责；由财务部审核报销单据是否填写、粘贴规 范，

8、是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时交与风险 管控部，对不符合的应退回报销人并向报销人说明退回理由；风险管控部对票据本身进行二次 复审;出纳收到报销单后应检查负责人、公司负责人、会计签字是否齐全，对审批手续齐全的 报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。单据的粘贴要求报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；报销单封面与封面的拖纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销附件单据张数及金额；7附件亿源商贸报销签批单借款申请单-可编辑修改-7.3现金支付说明单会签审核签批借款单-可编辑修改-借款人部门经理 财务经理董事长亿源商贸现金支付说明单无票事由说明大写小写经办人部门经理日期单位联