2022年文书档案管理制度范本

1、第PAGE6页共NUMPAGES6页2022年文书档案管理制度范本一、归档时间机关各职能股室、二级单位按归档范围，在每年_月底前，将上年度的文书档案分类、立卷，交由档案中心统一编号存档。二、归档范围1、上级主管机关及其部门寄发给区教育局的指导性文件，包括通知、指示决定、命令、条例、规定、计划、总结、领导讲话、批示、批复、意见等。2、本局领导或局内人员到上级机关汇报、开会带回来的文件材料以及向上级机关报送的报告、请求和其他材料。3、上级非隶属机关的同级机关发来属于方针、政策性的需要区教育局贯彻执行及发来备案的重要文件材料。4、本局代上级机关或区领导草拟征求意见、建议的各种规定、条例、制度的最后文

2、稿材料。5、本局召开全区教育工作会议_通知、议程、_、记录、决议、决定、讨论通过的文件、领导讲话、局务会议记录等材料。6、本局颁发的或与其他机关联合颁发的命令、决定、条例、通报、通知、批复、指示、总结、报告、计划、请示等文件材料。7、本_干部(教师)招聘、选拔、职务任免、工作调动_通知、批复等文件。8、本局进行调查研究、检查工作或者其他机关协商、协议工作形成的文件材料。9、本局处理群众来信来访形成的各种材料和处理指示、意见。10、领导对本局签发的重要批示或签发的重要文件材料原件。11、本局的历史沿革、大事记及反映本局重大活动的照片、讲话、剪报、材料等。12、本局制订的工作计划、总结以及各类名册

3、、报表、统计表等材料。13、本_机关及二级单位干部职工任免、调资、奖惩(包括转移工资、行政、党、团_存根)等文件材料。14、下级机关送来的各种计划、报告、信息、总结、请示、重要会议活动的报道及送达备案的各类统计表等。15、专业技术职务确认起点职务审批表、聘任呈报表、任职资格评审表、任务合同书、年度考核登记表、工作总结和毕业证复印件等。16、各级各类奖状、奖旗、奖牌、奖杯、荣誉证书等。17、本单位会计原始记账、汇总凭证、总账、明细账、现金账、银行存账、日记账，月、季度财务报表、报告、年度报表，预算、决算表及分析材料、各类移交清册等。18、上级和本局领导视察、检查、表彰、走访工作等形成的具有重要意

4、义的照片、录像带及电化教材等。19、本局工程设计、规划图、征地建筑投资，工程基建计划、合同书、协议，投资项目、土地规划许可证、所有权证，工程竣工验收、材料检验、检测、报告记录，工程预算、决算、结算书等有关材料。20、本局购置的财产、档案等交接凭证及各类设备说明书、用户手册等。21、机关各股室、二级单位或领导认为需要留存归档的其他资料。三、查阅利用1、档案管理的目的是为了更好地利用档案，必须认真负责有效地做好档案的收集、归档和利用工作。2、外单位查阅档案，必须持有单位介绍信，摘抄、复制卷内材料，须经局分管领导同意，并经档案管理人员_、盖章后方可调阅。3、局机关各股室、二级单位只限于查阅本股室工作

5、范围内的档案，查阅超越本股室职责范围的须经分管领导同意，否则，不予查阅。4、档案一律不外借，确因工作需要，须经分管领导批准，办理相关手续方可借用，借用时间最多不超过三天。5、查、借阅文件必须确保卷宗完整无损，不得擅自拆卷、涂改、作标记。任何人不得将档案转借和调换，查、借阅档案按规定时间归还。6、对归还的案卷，必须当面检查，发现问题，及时提出并进行处理，造成严重后果的，报请局党组对相关责任人作严肃处理。2022年文书档案管理制度范本（二）第一章总则第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高_管理工作的效率，特制定本制度。第二条所谓“文书”是指日常工作上往来的公文、报告、会议决议、规定、合同书、

6、专利许可证书、电报、财务预算、财务决算等一切的公文和用书。第三条文书的收发、领取与寄送，原则上由院长办公室负责。其他部门的文书管理，也应参照本制度。第二章文件的收发和催办第四条对文件、信凼的处理，必须做到及时、准确、安全、保密。凡属上级机关、兄弟单位发来的文件及学院的文件或信凼，均由学院机要员统一签收、登记、传递、催办或承办。第五条文件登记后，机要秘书应即编号登记并在文件首页加盖收文印件，粘贴“文件批阅单”，由院办主任根据文件内容和性质签送院领导批阅。为避免文件、电报积压，延误工作，一般应在当天批阅完，紧急文件要速阅速办。第六条学院外出开会人员带回的文件及资料统一由机要秘书登记，按文件的要求进

7、行传阅不得个人保存。第七条为加速文件流传，提高工作效率，机要员一般应在当天或第二天将文件送至院领导和承办部门，承办部门接到文函件、电报后应立即指定专人办理。如关系到二个以上业务部门，按批示次序依次传递，最迟不超过二天(特殊情况除外)。如经办需备查的，主办部门经办人员要征得院长办公室同意后予以复印和摘抄，原件应及时周转归档。第八条各部门要指定专人负责收交、保管文件并负有催办、督促、保密、检查的责任，各部门承办的文件均需在文件批阅单上签注承办意见和结果，承办人要签注姓名及年、月、日，以示负责并备查考。第九条机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门对学院统一编号的文件要及时处理、归档，不得分散或

8、自行保存，所有附件不得抽存，以防丢失。第三章文件的借阅和清退第十条各部门有关人员因工作关系需借阅、查阅文件，需经本部门领导签字同意，有密级的文件，需经院长办公室处长同意后方可借阅。第十一条借阅文件应严守登记、签收手续，遵守借阅时间，按期归还，以免影响文件的使用和保管。第十二条严格文件清退制度。机要员除对承办的公文进行日常催办外，实行月终一小清，季末一中清，年终总清。每年的第一季度将上年的文件进行一次清理后全部立卷归案。上级限期清退的文件及时催交上报，不得延误积压。如文件丢失，必须查明原因和责任者，写出书面报告，按情节轻重，给予必要的处分。第四章文件的保管和归档第十三条凡下列文件统一由学院档案室

9、保管归档：(1)上级机关来文，上级对学院报告、申请的批复；(2)学院发出的报告、指示、决定、决议、纪要、规定、重要通知、生产计划、总结、领导发言、人事、_、各类年报等；(3)学院党代表会、团代会、学代会、学院党政办公会、学院党、政、工联席会、学院行政办公例会、学院中层干部扩大会及各种专业会议记录；(4)参加上级召开的各种会议所携带回学院的文件、资料及本学院在会上汇报发言材料等；(5)反映学院先进人物、事迹及学院领导工作等；(6)反映学院有关奖惩的材料；(7)学院日志、南广大事记和工作简报；(8)向上级请示批复的文件及上报的有关材料等；(9)上级部门直接发至学院各单位的文件，如涉及到学院全局的，

10、应交院长办公室由机要员登记，由分管院领导批示后再下发办理。第五章文件立卷与销毁第十四条立卷要求(1)文件立卷应按内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档；(2)按立卷要求分卷装订，写明案卷标题，卷内文件以时间顺序排列，列好案卷目录，清点案卷无误后方可归档；(3)立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性；(4)要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档；(5)上年度形成的文件材料，要求在下年度_月份以前整理完。_月份正式向档案室移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。第十五条文件的销毁(1)对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，院长办公室机要员应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续；(2)经审核同意销毁的文件，应由机要员和院办主任在场负责销毁。第六章文件传阅第十六条传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所。第十七条阅读文件应