银行档案管理办法模版

1、xx银行档案管理办法第一章总则第一条为适应xx银行的建设和发展，真正管好用好各类档案，更好地为x银行经营管理服务，根据中华人民共和国档案法和中华人民共和国档案法实施办法，结合x银行档案工作发展实际，制定本办法。第二条x银行档案是指x银行在各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子等各种门类和不同载体的历史记录和信息资源。第三条x银行档案工作实行垂直领导管理体制，按照“统一领导、分级管理、集中保管、分类指导”的原则，由x银行总行（以下简称总行）领导全系统的档案工作，并负责建立健全系统档案工作管理体系和规章制度，维护x银行档案的完整与安全。第四条总行档案管理部门在业务上接受国家档案

2、行政管理部门的监督和指导，x银行系统各级行（以下简称各级行）档案管理部门在业务上接受上一级行的管理和指导，同时，依法接受地方档案行政管理部门的监督和检查。第五条根据全行档案工作发展的需要，总行、一级分行应建立档案管理中心，集中妥善保管本行及所辖行形成的各种门类和不同载体的档案，不向地方档案馆移交档案。第六条x银行境外机构的档案是x银行档案的重要组成部分。各境外机构依照xx银行境外机构档案管理暂行办法（x发号），结合境外档案管理的实际，制定实施细则，并报总行备案。第七条各审计分局、京外总行直属机构形成的档案，依照本办法，建立相应的档案管理制度，设置专用档案库房，配备必要的档案管理人员，在业务上接

3、受总行办公室档案管理部门的监督和指导。第八条各级行应把档案工作纳入本行总体工作发展计划，并在机构设置、人员配备、库房建设、教育培训、档案数字化、信息化建设等方面给予支持。第二章档案工作机构及其职责第九条各级行必须加强对档案工作的领导，建立健全档案工作机构。总行办公室下设处，配备相应的档案工作专职人员；各省、自治区、直辖市分行，新疆兵团分行，各直属分行，各培训学院（以下简称一级分行、学院）办公室或综合管理部下设相关内设单元或岗位，配备相应的档案工作专职人员；二级分行、县支行办公室或综合管理部配备档案工作专职人员；支行以下机构配备专（兼）职档案管理人员。第十条各级行档案管理部门要配备政治上可靠，遵

4、纪守法，爱岗敬业，责任心强，具有一定专业知识水平和业务技能的档案管理人员，并保持档案管理人员的相对稳定。第十一条总行办公室档案管理部门履行下列职责：（一）贯彻执行国家档案行政管理部门制定的有关法律法规和方针、政策，建立健全档案工作规章制度，依法接受国家档案局的业务监督和指导。（二）统一管理全系统的档案工作，监督和指导各分行各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作。（三）负责对一级分行、学院档案销毁的审批工作。（四）组织和指导一级分行、学院档案宣传、教育、档案人员培训和档案目标管理考评工作。（五）负责组织档案工作会议、工作交流和档案业务研讨。（六）负责本行形成的各种门类和不同载体档案的收

5、集、整理、保管、统计、利用和鉴定销毁工作。第十二条总行各部门要按照各类档案管理规定和各种文件材料的收集范围，对本部门办理完毕的具有保存价值的各种文件和材料，平时进行收集、整理，及时向档案部门移交归档。第十三条一级分行档案管理部门履行下列职责：（一）贯彻执行总行档案管理的各项规章制度，依法接受地方档案管理部门的监督和检查。（二）根据总行有关规章制度，对所辖行各类档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用和销毁工作进行管理和指导。（三）根据总行要求，组织所辖档案人员培训、工作交流、业务研讨和档案目标管理考评工作。（四）负责对所辖二级分行（含直管县支行）档案销毁的审批工作。（五）负责对本行形成的各种门

6、类和载体的档案进行收集、整理、保管、统计、利用和鉴定销毁工作。第十四条二级分行和县级支行档案管理部门履行下列职责：（一）贯彻执行上级行档案管理的各项规章制度，依法接受地方档案管理部门的监督和检查。（二）根据上级行有关规章制度，对所辖行各类档案的收集、整理、保管、统计和利用工作进行指导。（三）负责对所辖行档案销毁的审批工作，同时报一级分行备案。（四）负责对本行的各种门类和载体的档案进行收集、整理、保管、统计、利用和鉴定销毁工作。第三章档案收集与保管期限第十五条各级行在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应依照xx银行各类档案归档范围及保管期限表（附件）进行收集归档。凡是上级行、上级部门以及

7、相关单位的收文，除了对本行的批复、决定以及针对本行有利用价值的收文外，其他收文可附上文件处理单，作为资料保存。凡是不具有参考、凭证作用，没有保存价值的文件、材料属不归档范围。第十六条收集的门类一般包括：文书、信贷、会计、科技、监察、审计、基建、声像、实物、电子等门类档案。各级行办公室主要对文书档案进行集中统一管理和保管，对业务档案进行间接指导管理。第十七条凡属归档范围内的各类文件材料，应由形成部门负责收集齐全，按照相关档案管理规定进行整理，按时向档案部门移交保管。任何部门和个人均不得将应归档文件、材料据为己有或擅自处置。第十八条各类档案保管期限的确定。档案保管期限分三种，即永久、长期、短期。其

8、中：反映本行主要职能活动和基本历史面貌，对于x银行业务发展、金融研究有长远利用价值的档案列为永久保管；反映本行一般工作活动，在较长时间内对本行工作有查考利用价值的档案列为长期保管，期限年；凡是在较短时间内对本行工作有参考利用价值的档案列为短期保管，期限年。第十九条各级行要依照总行的归档范围与保管期限规定，制定本行实施细则，并向上级行报备。第四章档案整理与归档第二十条各类档案的整理归档。各级行档案部门、业务部门要严格执行总行各专业条线制定的有关信贷、会计、银行卡、声像、实物电子等一系列业务档案管理制度，办公室档案部门负责指导、检查和监督工作，共同做好不同门类和不同载体档案的收集、整理和归档工作。

9、第二十一条文书档案的分类、整理、编目与归档。（一）文书档案管理遵循的基本原则：及时收集，有序整理，便于利用；电子公文与纸质公文同步整理、同步归档；档案部门平时按件归档。（二）文书档案的分类、排序。一般按年度、保管期限、公文办理完毕的时间进行分类、排序归档，即按年度分三个保管期限编制流水序号。按年度分类是指按公文形成的年度分类，但对于承办部门当年未办理完毕的，已编制当年文号的，在办理完毕后，还应按当年度分类。如跨年度的请示与批复等，应放在请示年度归档。文书档案的排序。按公文归档时间先后顺序排列。（三）公文整理。归档公文以件为单位进行整理。原则上正文与发文处理单及相关附件为一件；来文与复文为一件；

10、正文与被转发文为一件；签报与相关内容文件为一件或单独为一件；各类期刊、参阅文件、简报等每一期（册）为一件（可按卷进行归档）。（四）公文归档。公文正式印发后，由文印部门将电子公文的印件、发文稿纸、附件以及文件处理单等一并打印，加盖相应的印章后，退主办部门或档案部门，由主办部门按件配齐相关文件或附件的原件，即时归档，做到即发、即送、即归。凡是转发件，只需归一份原件，排放在印件之后。凡是电子公文，定稿可不归档。（五）相关电子公文的归档。在档案库中选定带“”号的公文，选择“自动相关”键，其公文则完成自动关联。（六）归档编目。档案部门对归入档案库的公文编制“归档章”（附件）内容，确定公文的保管期限、件号

11、、盒号。同时在纸质公文的右上方加盖“归档章”，填写内容与电子公文归档章上的要素相一致。按年度、保管期限、盒号、件号顺序将纸质公文装入相应的“档案盒”（附件）内，待盒内公文装满后，接下一盒，依次排列归档，保持电子档案与纸质档案标识统一一致。年终时，按不同类型的归档文件打印出一套归档文件目录（附件），并加配归档文件目录封面（附件）装订成册，备查。（七）电子公文与纸质公文整理归档过程中，若遇有需要说明的问题，应及时填写备考表（附件），放入相关的档案盒内。（八）档案库备份。档案部门按年度、保管期限将归入档案库的所有电子档案，实行光盘备份管理，一式三套，一套平时借阅利用，一套留存备查，一套封存异地保管。

12、第五章档案移交与保管第二十二条各门类档案向档案部门移交归档时间。文书档案由文书处理部门平时移交归档；会计档案、信贷档案由职能部门隔年移交归档；监察、保卫、审计档案由监察、保卫、审计部门待案件结案后移交归档；基建档案由基建部门待其项目竣工后移交归档；声像档案由摄录部门随时移交归档；电子档案随同相应的档案移交归档；实物档案由主办部门随时移交归档。对于无正当理由超期滞留档案的，本行档案管理部门应予催促或强制收集归档。第二十三条对于属私人所有，但对反映x银行改革发展历程具有重大意义的文件资料或其他物件，可有偿征集。如所有人自愿捐赠，可给予适当奖励。第二十四条档案移交应编制移交清单或清册，经交接双方清点

13、无误后签字确认，移交清单或清册纳入本行全宗卷永久保管。重要档案移交应由移交部门和档案接收部门负责人监交。第二十五条各级行档案管理部门均应建立全宗卷，保管本级行形成的立卷说明、分类方案、全宗介绍、组织机构沿革、档案鉴定报告、销毁清册、统计报表清册、档案检查记录等档案材料。第二十六条机构变动时，要对各类档案进行认真整理，妥善保管，按以下规定办理移交：（一）被撤销行的档案应向上一级行移交。如业务划归多个行的，其档案材料不得分散，由上一级行统一接收保管。（二）一个行并入另一个行，或几个行合并为一个新行时，被合并行的档案应一并移交给合并后的新行管理。（三）同一行内部门或部分业务划归其他单位时，其形成的档

14、案留在原行不得带走，需要时可以借阅或复制。（四）本级行内临时机构的档案随同挂靠部门的档案一并整理归档，机构撤销，其档案由挂靠部门负责整理归档。（五）本级行内独立的机构撤销时，其档案应向办公室档案部门移交保管。第二十七条档案部门应对接收档案认真核对，无误后方可签收。对于不属归档范围和不具有保存利用价值的档案资料，应退回移交部门。第二十八条对未进行整理或整理不符合要求的，要退回移交部门进行重新整理后，方可接收。第二十九条本行档案管理人员因工作调动、离退休、辞职或其他原因离开岗位时，必须办理档案移交手续后方能离岗。第三十条档案的保管。各级行要设有符合档案管理要求的专用档案库房，要能至少容纳年以上各类

15、档案的安全存放。必须配有防火、防潮、防盗、防尘、防光、防高温、防鼠、防虫等防护设施。档案库房、阅览室、办公室应分开设置。第三十一条档案库房应根据保存档案的数量和种类，配置档案专用的柜、架、盒等档案保管装具。在柜或架内档案盒的排列顺序为：从上到下，从左至右，依次排列。第三十二条各级行要制定档案工作应急预案，定期对档案保管状况进行检查，如发生自然灾害或不安全隐患时，应及时采取措施，妥善处置和抢救档案，并及时向上级行报告。第三十三条档案管理人员要认真做好档案统计工作，及时更新档案分类统计台账，准确填报档案基本情况统计年报。第六章档案利用第三十四条各级行要高度重视档案的开发利用工作，充分利用档案为业务

16、经营与管理服务。对利用档案解决重大问题并产生较大经济效益和社会效益的，应详细记载档案利用效果。第三十五条档案管理人员应熟悉本行所存全部档案的基本情况，编制必要的检索工具，满足利用查询档案的需要，并且要积极创新档案的编研成果，提高档案的服务水平。第三十六条建立档案借阅制度，严格借阅档案的审批权限和借阅手续。（一）本行员工因工作需要，借阅纸质档案资料必须办理借阅手续，填写借阅登记单，到档案部门借阅。（二）借阅档案资料，不得损毁、涂改、圈画，不得转借他人，不得遗失。用后必须按时归还，借阅期限一般不超过天，到期仍需使用必须办理续借手续。逾期未还又不办理续借手续者，档案管理人员有权将档案收回。（三）借阅

17、重要的文书和专门档案、声像档案、实物档案，一般只限在档案室内查阅，不得带走。（四）通过网上借阅档案，要向档案部门提出申请，经档案部门授权后，方可利用。异地（总、分行间，分行与所辖行间）借阅档案需通过本行档案员申请，获得批准后，转授权利用。网上借阅档案时限一般不超过天，逾期自行解除借阅。（五）严格遵守保密制度，不得泄露档案资料内的有关秘密事项。借阅的档案资料不得私自复制、抄录，需要复制，须经档案管理部门领导同意。复制中共中央文件、国务院文件、党委文件（除绝密级和注明不准翻印的以外）需经办公室领导批准。借阅带有密级文件，只限在档案室查阅，不得复制。借阅档案的人员一律不准进入档案库房。（六）借阅档案

18、资料的人员因工作调动、长时间公出或退休时，应将所借阅档案及时归还，手续未清者由原所在单位负责催收后归还档案室。（七）外单位借阅、摘抄、复印档案资料，须凭本单位介绍信，经办公室领导批准。（八）借阅档案资料的人员，必须遵守借阅规定，违者档案管理人员有权拒绝借阅。损坏、遗失档案资料、泄露档案秘密者，依法追究当事人的责任。第七章档案鉴定与销毁第三十七条各级行对于到期档案，应进行扫描，进行数字化处理后，再进行鉴定和销毁工作。第三十八条档案的鉴定销毁工作。档案鉴定销毁由办公室档案部门会同档案形成部门共同组成鉴定小组（业务档案由档案产生部门牵头），对其保存价值进行鉴定，经鉴定仍具有保存价值的档案，要重新确定

19、保管期限，继续保管；对于确实失去保存价值的档案，要列出清单，提出存毁意见，报本行领导审核并报上级行相关部门审批。第三十九条档案销毁应在指定地点进行，档案部门必须会同本行保密、保卫部门负责进行监销，并共同在销毁清册上签字。销毁清单归入本行全宗卷永久保管。第八章电子档案与档案信息化第四十条x银行电子档案是指各级行形成的具有保存利用价值的各种电子公文、音像视频文件、数据文件、系统程序以及其他能通过计算机和网络系统识别和处理的电子文件，一般以光、磁介质作存放载体。电子档案是x银行档案的重要组成部分。第四十一条各级行信息技术部门和其他电子档案形成部门，应从电子文件形成时，就严格执行相关管理制度和技术标准

20、，确保电子档案信息的真实性、准确性、完整性和安全性。电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并归档。第四十二条x银行电子档案分为系统性电子档案和一般性电子档案两类。系统性电子档案是指各级行在各种业务经营管理系统研发、生产及运行维护过程中产生的文档、程序、数据等各类电子文件。由各级行信息技术部门负责收集、整理、保管和利用，其机读目录信息应报本行档案管理机构留存备查。一般性电子档案是指各级行在工作中形成的非系统程序及数据的其他电子文件，由各级行档案管理机构负责收集、整理、保管和利用。第四十三条电子档案在日常工作中一般应做好备份，一套异地存放，一套供借阅利用。同时，还应定期进行全量保存，封存保管。保管电子档案应定期进行机读检查和转录，发现问题及时采取恢复措施，确保电子文件数据正常可用。第四十四条电子档案应保存在可靠、耐久的存储载体上，并经杀毒、防写等安全处理，存放环境必须适应载体特性要求。如电子档案存放在