秘书理论与实务项目培训课件

1、秘书理论与实务主讲人: 阎丽君近身/直接/为领导（上司）提供综合性辅助服务 秘书领导的参谋助手秘书理论与实务课程项目体系项目1：秘书职业认知项目2：办文 项目3：办会项目4：办事项目5：办信息项目一模块1 秘书理论与实务课程概述与秘书发展史模块任务主要内容模块小结思考练习学习目标模块1：秘书理论与实务课程概述与秘书发展史模块2：秘书职业特征以及秘书部门的功能与职能模块3：秘书工作性质和基本工作方法 模块4：秘书素质要求 模块1 会前准备工作 模块2 会中服务工作模块3 会后落实工作模块1 文书拟写模块2 文书处理模块3 文档管理模块1 信息管理 模块2 调查研究模块1 接待工作模块2 工作环境

2、 管理模块3 办公室日 常事务管 理项目1 秘书职业认知 模块1秘书理论与实务课程概述 与秘书发展史 1-1-1 秘书职业印象 1-1-2 秘书理论与实务课程概述 1-1-3 秘书发展史1-1-1 秘书职业印象比尔盖茨和他的秘书露宝 创业时微软都是年轻人，做软件、搞开发都是能手，但内务却一团糟。 微软的第一任秘书是个年轻漂亮的女大学生，除了自己分内的事，对任何事情都是一副不闻不问的冷漠劲儿。没过多久，比尔盖茨就要求总经理伍德给他换个秘书。 一天，伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料，盖茨看后就连连摇头：“难道就没有比她们更合适的人选了？”盖茨理想中的女秘书应该干练、稳重、能干，而不是花瓶式的摆设

3、。伍德犹犹豫豫地拿出份资料递到盖茨面前，“这位女士做过文秘、档案管理和会计员等不少后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐怕”盖茨一目十行地看完了这份应聘资料，表示：“只要她能胜任公司的各种杂务而不厌其烦就行。” 引例 比尔盖茨：我和微软的成功因为有露宝（接上幅） 42岁的露宝进入公司后，就像母亲一样关怀软件高手们的衣食起居，使他们减少了远离家庭而带来的种种不适。露宝把微软公司看成一个大家庭，里里外外打理得妥妥帖帖。她一直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到，考虑着自己应该在“娃娃公司”负起的责任与义务。她真心关爱每一位员工，对工作也有一份很深的感请。很自然地，她成了微软的后勤总管，负责发放工

4、资、记账、接订单、采购、打印文件等，远远超出了一位总裁秘书的职能。盖茨和其他员工对露宝都有很强的依赖心理。 引例 比尔盖茨的成功与他的秘书露宝（3-2）（接上幅） 当微软决定迁往西雅图，露宝因为丈夫在亚帕克基有自己的事业不能走时，盖茨依依不舍、留恋不已。盖茨和公司高层联名写了一封推荐信，信中对露宝的工作能力给予很高的评价，临别时盖茨握住露宝的手动情地说：“微软留着空位子，随时欢迎你。你快点过来吧！” 三年后，1980年冬季的一个寒夜，在比尔盖茨西雅图的办公室，一个熟悉的声音响起，“嗨，我回来了！”正是露宝！她先是一个人从亚帕克基来到西雅图，后又说服丈夫举家迁来。 资料来源：胡亚学秘书理论与实务

5、 引例比尔盖茨的成功与他的秘书露宝（3-3）1、迄今为止，您 对秘书和秘书职业 都有哪些了解和认 识？您认为自己报 考文秘专业的选择 正确吗？ 讨论 2、大学生“就业 难”是当今社会热 点问题之一。您作 为高职文秘专业的 学生，对于这个问 题是如何考虑的？ 讨论 从我们自身来说，解 决毕业后“就业难”的 关键在于：能否在非常 有限的三年里，把自己 打造成为有着良好职业 素养的“准秘书”。请看短视频：“领导者”秘书是为领导者服务的，秘书对于增强领导力有何作用？凯茨 德 弗瑞斯 说了一段非常经典的话“领导能力可以被看作是一个过程和一种财产。领导能力是领导者、下属和环境之间一种复杂的相互作用过程。”

6、思考 引申到作为领导参谋助手的秘书 我们可不可以认为：秘书作为领导的下 属，他（她）的工作状况也是领导的一 种环境？那么，秘书怎样从自身角度为领导创造 一种尽可能好的工作环境呢？既然我们选择了秘书专业和秘书职业我们就必须有良好的从事秘书职业的职业道德；我们就必须能够很好地处理与领导及领导周围人员的人际关系；我们就必须具有与领导者的工作相关的足够知识；我们就必须具备为领导当参谋、当助手和为领导服务的各种本领。 文秘专业的目标岗位经理助理总经理秘书行政秘书机要秘书部门内勤秘书接待秘书速录员公关宣传员文秘专业的培养目标文 秘 专 业 中小企业 事业单位 国家机关 社 区 其他经济 组织 其他社会 组

7、织 面向 输送课外实训 走访企业秘书和企业秘书工作请同学们课后每人至少走访1个企业、1位秘书重点了解中小企业秘书的职能、工作内容、工作方法和素质要求每人写一份走访报告独自走访和自由组合成团队小组完成走访均可，提倡后一种做法1-1-2 秘书理论与实务 课 程 概 述秘书是处在领导者身边、直接为领导者的政务与事务提供辅助性综合服务的工作人员。 秘书工作是秘书部门及秘书人员在履行和发挥辅助职能过程中，所从事的各项具体职能活动。 秘书理论与实务是以训练秘书职业技能为主，并传授相应职业知识，培养秘书职业素养的课程。近身/直接/为领导（上司）/提供综合性辅助服务 秘书领导的参谋助手秘书都干哪些工作？文档工

8、作会务工作信息工作保密工作调研工作协调工作参谋工作信访工作督查工作公关工作谈判工作网站工作日常工作其他临时交办事项秘书职（专）业化要求的四大方面职业化的技能；职业化的形象；职业化的态度；职业化的道德。秘书理论与实务课程在秘书职业能力培养任务中的作用秘书职业能力 职业基本能力 职业核心能力商务沟通能力公关宣传能力计算机应用能力外语应用能力协调与组织能力文书处理与写作能力办公室事务处理能力各类会议组织能力商务活动组织能力信息加工和社会调研能力说明：图中 为本课程培养的能力秘书理论与实务课程传授与秘书职业能力培养任务相适应的知识 熟知与这2种职业基本能力、5种职 业核心能力直接相关的原理、知识、 规

9、范和要求。 秘书理论与实务课程目标框架 能力目标 情感目标 知识目标确立“能力”、“情感”、“知识”三大目标的原则是：突出能力目标，确立“能力本位”；注重情感目标；本着“够用”原则确定知识目标。 秘书理论与实务课程的能力目标：（1）日常办公事务管理能力：能根据秘书岗位要求实际（模拟）操作秘书各项日常工作事务，包括接听与拨打电话、创设与维护办公室环境、协助上司制定工作计划、安排活动日程、接待来宾、安排约会、安排并顶岗值班等。（2）文书拟写与处理能力：能够应用所学的文书知识完成文书撰拟、文书收发承办督办处理、文档管理等工作。（3）OA设备操作与维护能力：能熟练地操作先进的办公自动化设备并进行日常性

10、维护。（4）办会能力：能够拟定大型会议预案、组织大型会议工作，能够组织协调大型商务活动，能够为上司顺利进行商务谈判做好各项辅助工作。（5）信息处理开发能力：能够通过各种渠道搜集信息并科学地管理信息资源，能够策划和进行一般性专题调研和难度不大的综合调研，能够高效地整合信息资源，以辅助上司决策。（6）沟通协调能力：能够有效地进行沟通和协调，讲求沟通协调的艺术和技巧，并熟练运用于实际（拟真）的秘书工作之中。能够较好地协调处理日常事务性工作和组织内外的各种矛盾。（7）应变能力：能够对临时来访领导的客人得体地予以接待和“过滤”；在工作任务突然变化时能迅速加以调适；能协助领导从容应对突发情况、处置突发事件

11、。秘书理论与实务课程的情感目标（1）牢固树立热爱祖国、热爱人民、热爱社会主义的民族情感，能坚定不移地维护中华民族大家庭的团结、和谐，维护祖国统一，旗帜鲜明地反对民族分裂和“疆独”图谋，坚决与“三股势力”作斗争。（2）热爱秘书职业，遵守职业道德，做到“爱岗敬业、诚实守信、遵纪守法、无私奉献”，把为人民服务的核心价值观念落实到秘书“三服务”中去，在职业岗位上实现人生价值。（3）自觉增进集体主义思想，发扬秘书职业人应有的团队精神，养成良好的合作素质，能处理好并不断密切与领导、与同事、与合作者、与周围群众的关系，严于律己、宽以待人，能为增强职业团队的合力和对内对外的亲和力、凝聚力多做促进工作。（4）能

12、“慎独、慎初、慎交友”，保持清正廉洁，奉行洁身自好，“先做人再做事”，在秘书职业生涯中决不以领导之势压人，决不以领导之权谋私，永怀爱心，乐于助人。秘书理论与实务课程的知识目标（1）熟知秘书学及相关学科的基本知识，把握其现状和发展趋势；（2）熟知秘书职业的工作内容及素质要求特别是能力要求；（3）熟知秘书各项日常工作事务，包括接听与拨打电话、创设与维护办公室环境、协助上司制定工作计划、安排活动日程、接待来宾、安排约会、安排并顶岗值班等操作规范及要点。（4）熟知文书撰拟、文书处理、文档管理的规范、要求与程序；（5）熟知会务与商务活动等工作的具体操作和规范；（6）熟知信息收集、整理、储存、传递和提供使

13、用的知识；（7）掌握沟通和协调的艺术与技巧。请同学们对照秘书职业要求（对照“三大目标”）并根据每个人现在的状况，找出自身差距，明确努力方向。重点：1、对照“技能目标”七项内容，自测作为未来秘书的技能差距，谈谈自己对培养职业技能的打算；2、对照“情感目标”四项内容，谈谈应如何努力进行职业道德修养、培养职业情感；3、对照“知识目标”七项内容，自测作为未来秘书的知识差距，谈谈自己对掌握职业知识的打算；4、自测自我学习、自我提升的能力现状，谈谈这方面的打算。 执行项目任务 “未来秘书”的自测1-1-3 秘书发展史秘书发展史知识点秘书工作产生的两大社会基础（社会组织领导的出现/文字与公务文书的产生）我国

14、秘书工作源远流长（萌发于黄帝至禹时期/起始于夏代）我国古代秘书工作的宝贵遗产及其给予我们的启示（经验教训/优良传统/启示）新中国的秘书工作和当代秘书工作发展趋势引例 历经四代的辅政元老 古代用人，历来都是一朝天子一朝臣。但三国的刘放和孙资却历经四代而不衰，当权者不疑，同事者不妒，终其一生而未离权臣之位。这在中国历史上不能不说是一个例外。 汉末政治污浊，民不堪命。外有黄巾之起，内有董卓之乱。董卓诛后，朝政仍然颤乱，矜功争权，互相攻击，不可一日。曹操挟天子以令诸侯，置秘书令，典尚书奏事。秘书一词由此而起。公元205年，曹操任刘放为主簿记室，后与孙资具为秘书郎。 （转下幅） 曹操死后，魏文帝曹丕即位

15、（220年），改秘书为中书，任刘放为中书监，孙资为中书令，并加级晋爵；三年后，再次为刘、孙晋爵封侯。 文帝死后，明帝曹睿即位（227年），尤见宠臣，并且又一次为刘、孙晋爵封侯。 明帝死后，齐王曹芳即位（240年），以刘放、孙资决定大谋，加官晋爵几近于一身。直到嘉平二、三年，刘放、孙资相继逝世，分别晋敬侯、贞侯。 （转下幅） 刘放、孙资在辅政工作中有“四不”： 能力高超而不自狂。 品行卓越而不显。 处世宽容而不偏。 待人以诚而不虚。思考与分析本案例涉及到秘书职业的发展史，并利用三国的刘放和孙资两位辅政元老的实际，说明了当好秘书的基本要求。 一、秘书产生的前提秘书产生的基础之一：领导和领导工作的出

16、现 秘书工作是领导人和领导组织的辅助性工作。只有出现了领导人或领导组织，由于领导管理工作的需要,才会随之而产生秘书和秘书工作。 领导和领导工作的出现比国家的出现要早得多。世界最早的文明美索不达米亚（Mesopotamia）文明亦称“两河文明”、“河间文明”，发源于底格里斯河（Tigris）和幼发拉底河（Euphrates）之间的流域苏美尔（Sumer）地区（中下游地区）。美索不达米亚是古巴比伦（Babylon）的所在，在今伊拉克（Iraq）共和国境内。 苏美尔文明 巴比伦文明 亚述文明 世界上最古老的秘书工作远在公元前五千至一万年左右，已经出现了领导集团、行政管理、财产分配、宗教仪式以及语言等

17、秘书产生的条件和对秘书工作的需要。世界上最古老的秘书工作,约可溯源到新石器时代的母系氏族社会时期，约在公元前5000年左右。 我们最好这样说：氏族母系社会时代，世界上可能已经有了类似秘书的工作。氏族公社虽有了首领，但尚未出现文书。“神农无制令而民从”，此处的“制”“令”即后世的文书。 直至部落联盟的昌盛时期即距今约4500年的黄帝时代，有了许多发明创造如养蚕、舟车、音乐、医学、算数、炼铜、文字等。公共管理事务趋于复杂。为了管理的需要，黄帝设置了“六相”和史官，由此形成了部落联盟的领导部门。中国从氏族公社到黄帝时代的领导组织 文字是人类文明的象征，是书写文书的前提，社会组织的领导部门为了颁布命令

18、，制订规章制度，记录事件，需要有人为其制作文书，由此产生了以文书工作为最早业务的秘书人员。公元前4000年，苏美人最早发明了表意和指意符号的象形文字，因为这种文字大多刻在砖、石或黑色的玄武岩、泥板上，起笔重而印痕较深，成尖劈形，形似木楔，所以被称为楔形文字。 秘书产生的基础之二：语言文字的出现（也比国家的出现早得多） 我国最早的文字产生于约6000年前； 在距今约4500年至4400年的远古文化遗址中发现 的大量陶文已经有形可识、有义可辨，有的与后来的殷商甲骨文有一脉相承的迹象。这一时期正是黄帝时代。陶文汉字的远祖 已出土的陶文只有单个的符号，而不像甲骨文 那样有成文的篇幅。现已出土的陶文以半

19、坡陶文为最早，大约为公元前4800至4300年之 间。陶文汉字的远祖 对陶文的性质，学界看法不一。 有的 认为的它仅仅是“记号”； 郭沫若认为是“具有文字性质的 符号”，而有的学者认为它已属 文字范畴。破解陶文很困难，至今也只有几个字能猜测它相当 于后代的某字。 不过应该肯定的是，陶文与汉字有着渊源关系。陶文汉字的远祖二、我国秘书的起源古代“秘书”一词的四种涵义 宫禁中秘藏之书；谶纬图箓；官职名称 ；官署名称 。界定古代秘书要从秘书最基本的性质特点出发 近身；直接；辅助；综合。（一）关于秘书起始年代的两种不同观点（相差大约400年） 常崇宜等学者 推崇的观点夏代可看作我国古代秘书的萌芽时代，约

20、在公元前21至16世纪（距今41003600年）；我国古代秘书诞生于殷商后期（巫），距今约三四千年之间。 傅西璐等学者 推崇的观点我国秘书工作起源于黄帝至禹时期，距今45004100年。黄帝设置了史官，陪侍于黄帝左右，记录言行，汇编成册，这就是我国最早的秘书人员。我国国家秘书工作起始于夏代。（二）远古传说中的秘书1、黄帝时期：仓颉（cng ji ）、沮诵2、舜帝时期：纳言（一个叫“龙”的人） 书舜典：“命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允。” 孔传：“纳言，喉舌之官，听下言纳於上，受上言宣於下，必以信。” 有一种说法：早在黄帝时期，秘书产生的两大社会基础均已具备。其依据 1、部落联盟昌盛时期已有秘书

21、人员（史官，记录部落联盟首领的言行，并接受咨询的人员；纳言，调查研究，上通下达，宣布首领命令的官员）。 2、此时已有叫做“典”的官方文书，它记录部落联盟首领的言行。 但毕竟是传说！（三）夏商时期1、夏代为秘书的“起始年代”2、殷商为古代秘书的“滥觞时期”公认的说法：我国古代的秘书诞生年代不迟于殷商后期，距今约三、四千年之间。最早的秘书是殷商时期制作甲骨文书的巫觋，那时的甲骨文书就是我国最早的公文（公元前13001100年）。商代后期的太史寮是国家秘书机构的雏形。我国古代秘书的主要职能记录君王言行；撰写朝廷诏令；建言规劝；封驳君令；传宣诏旨；下情上报；监督下级等等。（地方秘书还协助官员处理诉讼事

22、宜）我国古代秘书诞生于殷商后期的四条依据我国有文字可考，有实物可据的历史，是从商代开始的。（巫史文化）追溯我国古代国家官制，有据可信的亦起源于殷商时期。（太史寮是我国最早的中央秘书机构）我国最早的公文是殷商时期的甲骨公文。我国最早的“秘书” ，是殷商时期制作甲骨文书的“巫觋”。（“觋”，读x） 三、春秋战国时期的秘书这一时期，史逐渐脱离了巫的附庸地位。良史型秘书史在周代及春秋战国时代清晰显露。到了西周，有“五史”（太、内、外、御、小）。春秋时的史，集秘书与官职于一身。典范为南史、董狐（孔子：“董狐，古之良史也，书法不隐”；文天祥正气歌列述正气12例，开篇第一例便是：“在齐太史简，在晋董狐笔。”

23、 ）子产、老子、孔子、屈原等也都从事过秘书性质的工作。客卿型秘书被称为“士”毛遂（平原君赵胜门客）“说楚合纵”。冯驩（xun）（又叫冯煖，孟尝君门客）三弹其铗（jia ）。四、封建社会的秘书（一）秦汉时期官制与秘书体制。官制（政权的组织表现形式），既是秘书演变的重要背景，它本身又反映了当时的秘书体制。秦代秘书机构： 秦朝三衙门丞相府行政太尉府军事御史大夫寺中央办公其首长叫御史大夫，“受公卿奏章，掌天下文书”，类似于皇帝的秘书长。后还被赋予“举劾按章”的权力，成为监察型秘书 汉承秦制汉代，尚书逐渐成为主要的秘书。主要是记录、接待、上奏下传，非朝中主要官员。汉武帝时，“君相之争”呈愈演愈烈之势。皇

24、帝采取加强中枢秘书即尚书的权力的办法，以取代丞相的部分权力。但尚书权力的膨胀同样会威胁到皇权。于是，皇帝又不断设立新的机构与职务，来取代秘书机构秘书机构的“膨胀复位”。著名人物如李斯、司马迁（二）唐宋时期的秘书唐代，进入我国封建社会的鼎盛时期。唐承隋制并加以发展，秘书事业也得到较大的发展。唐代朝廷中枢机构的三省制中书省制文；参谋门下省审文，封驳尚书省行政领导机关下设六部唐代秘书体制新变化：翰林学士型秘书的出现。宋代的翰林学士院：比唐代更重要。负责敕、诰、诏令撰写任务，有翰林学士承旨、翰林学士、知制诰等官，承担重要的秘书工作与公文工作，连后妃、亲王、高官的册立除拜，都由学士草批。宋代的秘书省：“

25、掌古今经籍图书、国史、实录、天文历数之事”。唐宋著名秘书人物：魏征、虞世南、上官婉儿；“初唐四杰”的骆宾王，大诗人陈子昂、李白、杜甫、白居易、杜牧、李商隐，“唐宋八大家”的曾巩、苏轼，南宋大诗人陆游，都做过秘书性的工作。唐代名相陆赞、宋代名相王安石曾做过翰林学士，为皇帝所赏识重用。（三）明清时期的秘书（上）明代实行内阁制（废除了丞相设置）以翰林学士为主组成内阁，作为皇帝的中枢办公机构。大学士权力渐大（严嵩、张居正）重用宦官机构司礼监，不少宦官掌握“印把子”甚至代表皇帝用朱笔批示公文，成为皇帝的私人机要秘书（王振、刘瑾、魏忠贤）。这种宦官型的秘书在明代为害最烈。中枢机构中还设有中书科，并特设与六

26、部对应的六科，直接对皇帝负责，管理具体的秘书事务。 3、明清时期的秘书（下）清代的军机处（皇帝的机要办公机构）军机处层次：军机大臣（4-5人）僚属（军机章京，实际上的秘书，具体办文办事，最多时4班32人）。至清王朝最后阶段，军机处被撤消，恢复了内阁制。清代的幕府型秘书（主官聘请幕僚组成的辅佐机构）分军营幕府和行政幕府两类。五、我党领导下的秘书工作（一）我党一贯非常重视秘书工作 “秘书负责本党内外文书及通信及开会纪录责任，并管理本党文件，本党一切信函须由委员长及秘书签字。” 1923 党的三大中国共产党 中央执行委员会组织法 毛泽东亲自兼任党中央执委第一任秘书。 1926.7中央成立秘书处，为政

27、治局办事机构。此后，在地方党群组织也设秘书机构。 第二次国内革命战争、抗日战争、解放战争时期秘书机构、秘书工作建设不断加强。（一）我党一贯非常重视秘书工作(续) 新中国成立,秘书工作进入一个崭新的阶段1951.4政务院召开全国第一次秘书长会议 周总理亲自作政治报告；颁发多个重要文件；明确秘书部门负责人“参与政务、掌管事务”；要求“经常注意领会并根据领导人的意图，主动在自己的职责范围内，认真处理问题。”从50年代到60年代中期，毛、周多次发出反对官僚主义、形式主义、文牍主义号召，批评“三多”现象。党还强调秘书要大兴调查研究之风，要满腔热情地接待群众来信来访。（一）我党一贯非常重视秘书工作（续2）

28、但由于“左”的思想影响，社会主义时期秘书部门工作的性质、地位和作用问题在很长一段时间里未能在理论和实践中得到明确解决“文革”十年，我国秘书工作遭空前严重破坏党的十一届三中全会以后，经过拨乱反正，秘书工作以崭新的面貌重新起步发展，社会主义秘书学与秘书工作研究也进入了新时期19851999年，中央召开了五次全国秘书长办公厅主任座谈会，秘书工作得到全新发展（二）周恩来秘书思想与实践已故周恩来总理在长期担任党和国家领导职务中，不仅对领导中国革命和建设做出了卓越的贡献，而且一直领导、关心秘书工作，对如何做好秘书工作，怎样使用秘书人员，也留下了宝贵的思想遗产。周恩来的秘书思想和实践包含许多内容，突出体现在以下方面： A.要求秘书人员全力做好服务工作，自己则以平等态度、平易近人的作风对待秘书人员。 B.既强调“领导交代了的事秘书就要照办”，又鼓励秘书们坚持真理，敢于提不同意见。 C.既让秘书放手工作，又不允许秘书擅自作主。 D.坚持领导亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的原则。 E.领导如何使用秘书？周恩来提出“因人而宜、方便工作”。 F.秘书如何做好服务工作？他提出“一要保密，二要准确，三要迅速”,要求秘书做到“认真、勤奋、求实、严谨”。 G.强调秘书工作要规范化、制度