企业公文处理办法

1、企业公文处理办法第一章总则第一条 为适应公司规范化、程序化、科学化管理的需 要，建立健全公文管理制度,规范公文运行流程，提高公文处 理的质量与效率，根据江苏省公文处理的有关规定，特制定 本办法。第二条 公文是传达文件、发布指示、请示和答复问题、 指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具，本公司 各职能部门必须认真做好公文管理工作。第三条 公文处理必须做到准确、及时、安全，行文要 言简意赅，注重效用。公文由公司综合管理部统一收发、分 办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第四条 公文处理必须严格执行保密制度，确保公司秘 密不泄露。第二章公文主要种类第五条 本公司适用的公文种类主要有：（一）决定、

2、决议：对重要事项或重大行动做出安排， 用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项， 用“决议”。（二）通知：发布规章制度，转发上级、同级和不相隶 属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理 和需要周知或共同执行事项，任免和聘用干部，用“通知”。（三）通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，用 “通报”。（四）报告、请示：向上级部门汇报工作，反映情况， 提出建议，用“报告”；向上级请求指示、批准，用“请示”。（五）批复：答复下级部门请示事项或对下级布置工作， 用“批复”。（六）函：相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主 管机关提出请求等用“函”。（七）会议纪要：传达会议决定事项和

3、主要精神，用“会 议纪要”。（八）工作计划：进行工作计划安排部署，用“工作计 划”。第三章公文格式第六条 公文一般由标题、发文文号、签发人、秘密等 级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、 主题词、抄送机关、印发份数等部分组成。（一）公文标题：应当准确、简要地概括公文的主要内 容，应标明公司名称和公文种类，除转发上级有关文件外， 一般不加书名号。（二）发文字号：包括公司代字、年号、顺序号， 公 司发文用“赣发”，行政发文用“赣综发”字。（三）公文除会议纪要外，应当加盖公章。（四）秘密公文要分别标明：“绝密”、“机密”、“秘密”。（五）紧急公文要分别标明“特急”、“急件”。（六）公文

4、如有附件，应当在公文之后注明附件名称和 顺序。（七）会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明 会议名称和通过日期。（八）公文的落款日期以领导签发的日期为准， 印发 日期与落款日期一般不超过3天。（九）公文主题词参照国务院办公厅秘书局印发的国 务院公文主题词表标引，在落款日期之下顶格书写。第四章行文规则第七条 向下级部门的重要行文，应当同时抄报直接上 级领导部门，抄送相关的部门。第八条 向上级部门的行文，应主报一个上级部门，如 需报送其他相关的上级部门，可用抄报形式。“请示”应当 一文一事，一般只写一个主送部门，如需同时送其他部门， 应用抄送形式，但不得同时抄送下级部门。在“报告”中不 得夹带

5、请示事项第五章公文的收文管理第九条 公文收文的流程包括传递、签收、登记、分发、 拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。第十条 所有报（转）公司的公文由综合管理部负责接收， 公司其他部门不得直接收受批办公文，如因特殊情况收受后 应立即送综合管理部，进入正常的收办文程序。第十一条 经登记编号的文件，由综合管理部应出拟办 意见，再将阅件分送领导阅办。重要的公文必须呈总经理和 董事长批示，一般的公文或业务性的公文呈分管领导阅批或 送至相关部门阅处。紧急公文应提出办理时限。公文拟办意 见要准确、恰当。对总经理和董事长批示的重要文件，先由 综合管理部做好登记，再根据批示意见交承办部门办理和答 复。综

6、合管理部负责领导批示文件的交办督办，并做好反馈 情况记录，定期向总经理汇报。第十二条 承办部门在收到需办理的文件后应抓紧办 理，不得延误、推诿，一般文件要在七个工作日完成。对确 不属于本部门职权范围或不适宜本部办理的，应及时退回综 合管理部，并说明理由。办理内容涉及两个以上部门的，由 部门间协商办理，如有问题，请示分管领导协调。承办中须 发文的，按业务所属范围，由所属部门拟稿。第十三条 传递文件以不同颜色文件夹区别密件，急件， 批办件，传阅件，便于领导和各部门根据轻重缓急及时阅处 文件。密件、急件和批办件一般要求在送达领导的当天处理 完，由综合管理部收回；传阅件要求两天内处理完，由由综 合管理

7、部收回。第十四条 对已送领导批示和交主办部门办理的公文， 综合管理部要适时催阅、催办，做到紧急公文跟踪催办，重 点公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重点公文， 综合管理部要及时了解和反馈执行情况。第十五条领导传阅完的文件由综合管理部负责存档，各 职能部门的负责人经登记后可调阅有关文件（绝密文件、机 密文件、秘密文件除外），原则上文件借阅日期不超过两天， 特殊情况需报请副总级以上领导批示。第六章公文的发文管理第十六条 公文发文的流程包括拟稿、审核、签发、编 号、打印、校对、用印、分送、立卷、归档、销毁等。第十七条 草拟公文的基本要求。（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。（二）

8、情况确实，观点明确，条理清楚，书写工整，标 点准确，用词用字准确、规范，篇幅力求短小。（三）人名、地名、时间、数字、引文准确。时间要写 具体的年、月、日；文内使用简称，一般应当先用全称，并 注明简称；必须使用国家法定计量单位。（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为（二）”， 第三层为“1”，第四层为（1）”。（五）根据行文的性质、内容及范围，正确使用文种、 办文程序。第十八条 文稿草拟后，必须由承办部门领导和协办部 门领导分别进行审核和会签。审核主要是把公文的政策法规 关、可行关和文字质量关。第十九条本公司的发文原则上必须按职责范围由总经理 签发。涉及几位副总经理分管的工作，应会同有关副

9、总经理 共同审批后由总经理签发。向上级部门的重要请示、报告， 经分管副总经理审签后由总经理签发。领导签发公文应在 发文稿纸上签署自己的意见、姓名和时间。第二十条 公文送领导签发后，必须由综合管理部核稿， 主要把好行文确认关、会签关和公文体例格式程序关。经综 合管理部核稿后进行编号、打印、上报或下发。第二十一条 发文应统一使用公司的发文稿纸，用碳素 墨水书写，严禁在原稿纸上使用铅笔、圆珠笔，字迹要端正， 不允许贴页、截页。第二十二条公文发出前须由综合管理部进行发文登记。登记内容有：发文字号、登记时间、签发领导、标题、主题 词、主送机关、抄送机关、发文范围、发文份数、发出时间第二十三条 本公司的文

10、件、函件和会议纪要，经编文 号后，由综合管理部负责打印，特殊情况需打印未经领导签 发的文稿大样等，须经分管领导批准。各部门内部的文字材 料和给领导的请示报告及对外普通函件，综合管理部不负责 打印。第二十四条 公文发送由综合管理部负责。文件传送的方 式（传真、邮寄、直接送达等）视文件机密程度、紧急程度 和现实情况等因素而定，传递秘密公文必须采取保密措施， 确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密资料，必须采用 加密装置。绝密的文件不得利用计算机、传真机传输。”第二十五条 各部门在收到综合管理部发出的文件后， 须进行收文确认，综合管理部备案。第七章公文的立卷、归档和销毁第二十七条公文的立卷、归档是按规定对公文的日后 备查使用所做的归类、装订、整理，是公文运转的最后环节。 公文的立卷、归档由综合管理部负责。第二十八条 各部门办理完毕的公文应及时退回综合管 理部，需要长期使用的公文必须在次年第一季度前清退完毕， 需用时办理借阅手续，个人不得保存应归档的文件。第二十八条公文办完后，综合管理部应根据档案管理 的规定，及时将公文定稿、正本和