X年北京奥运会项目管理信息化应用探索

1、.：.； PAGE 352021年北京奥运会工程管理信息化运用探求 奥运会是一个超大规模、涉及子工程种类繁多、各子工程间关联亲密、工程干系人众多的组合工程。将工程管理运用于奥运会筹办任务并非易事，如何建立一个一致的工程管理信息平台、建立起一致的任务规范、一切参与者运用共同的工程管理言语，这对于顺利推行工程管理，并使其为奥运会的胜利举行保驾护航具有至关重要的作用。 2001年7月13日，北京胜利获得了2021年奥运会举行权，举国欢腾。在北京举行奥运会，这对于北京和中国而言是一次难得的历史机遇，这也是第一次由一个开展中国家的城市来主办奥运会。为确保实现举行一届“有特征、高程度奥运会的目的，北京同时

2、将面临宏大的挑战，尤其是筹办过程中的组织管理才干和程度将经受一次严峻的考验。 根据国际奥委会的指点建议以及近几届奥运会所积累的珍贵阅历，北京奥组委在筹办过程中引进了现代工程管理的方法和工具，并且在工程管理信息化建立方面获得了一些有价值的阅历和成果。我们希望所获得的阅历和成果，对于在国内其他行业的工程管理运用，尤其是对于举行艰苦国际性大型活动如世界博览会的组织管理任务能带来有益的启示。1、北京奥组委工程管理信息系统的运用背景1.1 奥运会工程的特点 奥运会是一个超大规模、涉及子工程种类繁多、各子工程间关联亲密、工程干系人众多的组合工程。 从规模上看，奥运会涉及到的参与人员到达数百十万以上，包括运

3、发动、技术官员、媒体记者、奥林匹克大家庭成员贵宾国际奥委会官员及特邀贵宾、国际单项体育组织贵宾、国家和地域奥委会贵宾、协作同伴和资助商贵宾等、国际与国内贵宾、奥运会志愿者、奥运会观众等。 从涉及的子工程看，奥运会将覆盖体育竞赛、国际联络、场馆建立、场馆管理、环境维护、市场开发、票务、技术系统、互联网、安保、交通、注册以及餐饮、住宿、观众效力、医疗效力与兴奋剂控制等运动会效力、开闭幕式与火炬接力、主题文化活动、媒体运转、新闻宣传、教育、人事、财务、采购与物流、法律、保险与风险管理、后勤保证等约40个领域。 从子工程之间的关联度看，几乎每一个子工程都与其他子工程有很亲密的关联关系。这里仅以几个中心

4、点略作描画：体育竞赛，涉及与场馆建立、场馆管理、技术系统、票务、体育器材采购、运动会效力、媒体运转等众多其他领域有直接关系，与一切领域都有间接关系；场馆管理，几乎一切领域赛时均要进入场馆，组成场馆团队，按场馆进展运作；市场开发，一切协作同伴、资助商、供应商的征集任务与各领域的实践需求严密结合；开闭幕式，与体育竞赛、场馆建立、场馆运转、运动会效力、采购与物流等几乎一切领域均有直接关系；风险管理，效力于一切领域，假设涉及风险转移，那么以保险方式处理。 从工程干系人看，除奥组委之外，国际方面包括国际奥委会、国际单项体育组织、各国家和地域奥委会、国际媒体、国际协作同伴和资助商，国际观众，国内方面包括主

5、办城市政府、中央和国务院相关部委、协办城市香港、青岛、上海、沈阳、天津、秦皇岛、国内协作同伴和资助商、国内观众等。 一切上述复杂特点选集于奥运会一身，因此可以说奥运会已完全超越体育本身，工程的目的也是多维的，“有特征、高程度是一个综合评价的规范。1.2 奥运会工程管理的特点 基于奥运会本身工程特点的分析，在奥运会中运用工程管理也有不同于普通工程管理的特点，主要有： 从单工程管理看，具有相对的独立性，可以运用工程管理的普通方法与工具，可以从工程的生命周期全过程启动、方案、执行、控制、终了运用工程管理的任务构造分解、关键途径分析等方法； 从多工程组合管理看，宜选择适宜的工程管理成熟度模型，确定合理

6、的成熟度目的，选择短期见效的运用工具，确定重点工程以及相关的协作关系，以点带面，实施基于进度方案的工程组合管理方式。 从组织机构看，由于奥组委本身与奥运会的生命周期一致，因此应制定不同于航天、IT等工程的战略，初期建立职能式组织机构，根据赛时运转的需求，在场馆化阶段迅速建立起矩阵式组织机构。 从与奥组委之外单位的协作关系以及中国国情来看，工程管理的运用要思索到相关政府机构对工程管理的认识程度，制定真实可行的战略。例如，与北京市政府的协作关系方面，可经过市政府制定奥运会重点任务折子工程等有政府特征的工具，提出需求市政府协作完成的重点任务，并由市政府督查任务的实施进展，确保双方的进度一致、目的一致

7、、资源共享。1.3 北京奥组委的组织机构与工程管理 北京奥组委自2001年12月13日成立，初期北京奥组委的组织构造是规范的职能构造，包括秘书行政部、总体谋划部、国际联络部、体育部、工程部、环境活动部、运动会效力部、安保部、媒体运转部、新闻宣传部、文化活动部、市场开发部、医疗效力部、人事部、财务部、法律部、技术部、监察审计部、信息中心等19个部门，各部门担任身手域内的各工程任务。随着筹办任务的推进，相继增设了物流部、场馆管理部、交通部、志愿者部等部门。 从2006年开场，奥运会筹办任务开场进展场馆化阶段，以职能部门为中心的方式逐渐向以场馆为单元的矩阵式组织机构转化，即各部门派出人员参与场馆团队

8、，运转方式转向以场馆为主。 从工程管理角度看，目前北京奥组委的方案管理任务是一种弱矩阵的方式，即设于总体谋划部之下的工程管理处担任全委的工程管理任务，方式上相当于工程管理办公室Project Management Office,各部门设立工程管理专职岗位，担任身手域的工程管理任务。 从以上分析可以看出，将工程管理运用于奥运会筹办任务并非易事，如何建立一个一致的工程管理信息平台、建立起一致的任务规范、一切参与者运用共同的工程管理言语，这对于顺利推行工程管理，并使其为奥运会的胜利举行保驾护航具有至关重要的作用。1.4 工程管理信息系统运用目的 构建北京奥运会工程管理信息系统，最终的效力目的就是筹办

9、一届“有特征、高程度的奥运会。运用目的详细分解如下： 确保奥运会各项任务如期完成。即一切筹办任务的重要任务均纳入任务方案序列中，各子工程任务方案应覆盖身手域全部任务、任务周期与相关工程任务方案相协调、协作方案有落实。 确保方案管理任务的效果。经过工程管理信息化，即建立以工程管理专业软件P3E/C为中心的一致平台，实现奥运工程方案管理的系统化、规范化、规范化、自动化。 确保各项资源得到有效整合。经过该信息系统，确保在整个奥运筹办任务范围内，合理整合各种资源包括各种人力资源，预测资源的需求，保证资源的最高效率。 确保方案监控任务有力度、有效果。经过信息系统的预警提示，实现进度方案动态跟踪与监控，提

10、示能够延误的进度，对工程进展中所遇到的各种困难和问题有很好的前瞻性。 确保不断总结的阅历与教训促进信息系统的不断继续改良。经过不断总结工程实施的阅历教训，并提炼成奥运的知识阅历库，提高新工程的执行效率，同时赛后为世界留下珍贵的奥运会工程管理遗产。 确保建立畅通高效的工程协调沟通平台。经过采用企业级的工程管理软件，改善工程参与人员之间的沟通，实现各工程间、各职能部门之间信息共享、资源共享。 确保建立一致文档管理。将与工程有关的各种电子文档与工程方案建立起关联，使工程管理脉络清楚并具有可追溯性，搜集并沉淀工程管理阅历。 2、北京奥组委工程管理信息系统PMIS的中心内容 2.1 基于P3E/C规划和

11、运用工程管理信息系统 P3E/C是工程管理专业软件，可以对工程进展全程的统筹管理和控制。奥运会筹办任务运用工程管理的一个主要目的就是突破原来职能部门的管理方式所构成的信息孤岛。P3E/C在这方面为工程管理的各个层次的人员都提供了沟通工具如报表，视图，网站发布，记事本等和交流平台，有助于工程信息明晰准确地传播及工程管理过程中各个层次之间的协作。实施PMIS的任务步骤与流程如以下图所示： 2.2 工程管理信息系统的功能 以工程管理任务流程为导向，构建工程管理信息系统的系统功能模块。北京奥组委的工程管理任务是以方案管理为中心，因此中心的业务流程也即方案管理的任务流程。根据北京奥组委的实践情况，制定了

12、北京奥组委方案管理的任务流程参见以下图，包括方案编制、方案监控、方案变卦三个中心流程。 基于上述业务流程，北京奥组委工程管理信息系统的根本功能模块包括： 1.工程管理中心数据库。该数据库以工程管理专业软件P3E/C(Primavera Project Planner Enterprise for Construction)为根底平台，各类方案均在此平台上建立。 2.方案编制模块。根据往届奥运会的阅历以及北京奥组委的实践，开发规范模板和样例，提供应各部门并按一致要求编制。 奥运会是多工程运作，不同类型的工程平行运作是组合管理的重点与难点。因此在方案编制阶段，应将工程间的义务关联和影响分析作为工程

13、方案的中心。各部门按照方案编制模板要求编制工程进度方案，要求穷尽协作需求，即将工程间、各职能部门间的沟通协作分解到位，明确接口和配合时间。 3.方案监控模块。进度方案监控管理实行部门担任制，由各部门担任完本钱部门的任务方案执行情况的搜集、记录，定期向方案监控部门报告方案执行情况，包括阶段性成果、发生偏向的缘由、建议变卦措施等，以到达前期预警、期中检查、期未报告执行结果的动态监控目的，为进度方案变卦系统提供根本根据。 方案管理监控采用动态的进度控制手段，经过每月进度对比、分析的动态跟踪，到达对实践完成进度与目的进度方案之间的动态控制。编制一致的监控报告，生成网页发布到委内办公自动化信息网。 4.

14、方案变卦模块。根据不同层级的方案，实施不同的变卦程序。分别包括国际奥委会监控义务、全委重点义务以及部门重点义务。经过审批后，在系统内实施变卦，并将变卦前的方案设为目的方案用以对照比较。 3、工程管理信息系统PMIS运用实施过程3.1 PMIS配置管理 为保证各类工程的有序开展，实现组织严厉、管理到位、文档齐备、沟通及时和实施有效的管理目的，专门成立了工程管理任务小组，其职责是：编制工程管理任务流程、规范与规范；编制各类编码体系原那么与字典；改良与提高工程管理任务方法和程度；编制各级进度方案模板；建立进度管理监控系统；维护PMIS平安运转。管理组织构造参见以下图： 3.2 构建工程管理信息系统框

15、架 3.2.1 分层构造化设计EPS 奥组委工程群的构造设计为：领域子领域工程子工程义务的五层构造，对应于规范工程管理言语中的ProgramSub-programProjectSub-projectActivity。在P3E/C工程管理系统中对应于一级EPS二级EPS工程WBS作业(Activity)。EPS是P3E/C独有的运用于大型复杂工程的构造设计，用来管理工程群。参见以下图：3.2.2工程任务分解构造(WBS) 对于奥运筹办任务来说，WBS是一种明确工程详细目的、确定任务范围、分清交叉任务职责的方法，是EPS在详细工程上的延伸，便于科学制定各筹办领域方案。WBS将工程逐层划分成一些较小

16、的、更易于控制和管理的部分，以便制定完好的方案。经过OBS与EPS、WBS的关联明确了各相关单位、部门的职责、任务范围,各工程的WBS由担任该工程的责任单位工程管理人员一致创建。 国际奥委会向北京奥组委提供的总体任务指点方案，包含全部筹办任务的重要里程碑，是各领域编制任务方案、确定任务目的和范围的重要根据。奥运会大型工程方案的编制是随着筹办任务的进展渐近明细、不断向前滚动。参见以下图示：图3.2.3 工程作业义务Activity 任何分支最低层的细目都叫做作业(Activity)，作业划分的目的是便于控制和管理。太粗的作业划分很难控制，太细的作业划分又对工程管理提出了更高的要求，需求投入更多的

17、管理人员、更多的管理本钱。作业细分到一定程度，才干比较准确地加载资源以及资源的预算。作业划分还要便于建立明确的、认可的逻辑关系，这种逻辑关系可以反映出作业之间的相互影响，为工程控制提供详细而准确的管理信息。 作业在WBS的根底上进展划分的，作业和WBS的区别在于：WBS的最后成果是可交付物；而作业往往是完成WBS所需求的工序/步骤。3.2.4 组织构造OBS OBS是层次化的组织机构，主要运用于对EPS或WBS中的责任单位责任人分配。分配给EPS结点的OBS元素是担任该结点下一切工程的责任单位责任人，同样，分配给WBS元素的OBS元素是担任该WBS元素下一切作业的责任单位责任人。整体设计原那么

18、：OBS应包括奥组委的组织构造，同时也包括相关的组织单位，如北京市08工程指挥办、08环境指挥办、京外足球预赛城市、青岛奥帆委等组织机构。OBS的建立及维护任务一致由总体谋划部完成。各部门可根据本身管理需求，向总体谋划部恳求对本部门管理范围内的OBS结点进展细化。参见以下图：3.3 系统平安配置 经过EPS实现工程数据的平安配置，给每个EPS结点分配OBS元素以指定工程管理者的访问权及其权限的大小。P3E/C用户的全局权限、工程权限和数据权限都经过在OBS中定义的责任人来实现。经过将OBS与用户平安管理相结合，分配给各个用户在登录P3e/c之后，阅读本身EPS结点范围内工程的权限。EPS的建立

19、及维护任务一致由奥组委总体谋划部完成。 .4 P3E/C用户管理 根据奥组委筹办任务特点和工程管理任务需求，设置以下几类用户： 第一层：系统管理员 总体部指定一名工程管理人员，担任建立和维护EPS及OBS，指点各部门P3E/C运用；一名效力器管理员，担任数据库平安备份，效力器维护；P3E/C软件公司指定一名技术人员，担任数据库晋级，技术指点与培训。 第二层：部门级工程管理人员 部门指点，部门工程管理担任人，工程管理人员。 工程管理担任人：担任本部门任务范围内进度、资源、预算等方案编制、执监控执行情况。 工程管理人员：在工程管理担任人授权和指点下，在P3E/C中录入、编辑、查询和打印进度方案、监

20、控报告等。 3.5 PMIS实施阶段 根据奥运会筹办任务的实践进展，工程管理信息系统的开发运用包括以下几个阶段： 第一阶段，战略规划阶段2003-2004年初完成，分析奥组委的工程管理需求和国内外工程管理信息系统的运用阅历，在战略上构建北京奥组委的工程管理的目的、框架、构造。 第二阶段，规范建立和组织任务2004年上半年完成，建立主业务流程。根据奥组委的实践需求，构建从方案编制、方案监控与方案变卦的主业务流程，初步建立起北京奥组委工程管理的中心队伍，并实施工程管理根底业务培训。 第三阶段，中心数据库安装阶段2004年底完成，进展工程管理专业软件安装调试2004年下半年，在初期运用的P3软件根底

21、上，根据任务需求，进展用户数扩展并晋级至P3EC。 第四阶段，建立工程管理信息系统并进展调试2005年上半年完成，以P3E为中心平台，建立覆盖一切业务流程以及各类管理报告模板等在内的工程管理信息系统，各类方案数据入库，并针对一切参与工程管理的各部门方案人员进展操作培训。 第五阶段，运转与继续改良阶段2005年下半年2021年，正式运转，并不断总结阅历进展系统更新与维护，真实为奥组委的各项任务提供决策支持。 3.6PMIS实施过程 北京奥组委任务方案范围主要包括：、奥组委各部门编制的年度任务方案。总体方案、年度方案、季度方案、月度方案等各种层次的方案在P3E/C中将成为一个有机的整体。防止以前各

22、种方案单独编制，相互脱节的情况。编制构成奥运工程总进度方案，作为奥运筹办相关单位沟通、协调的根据及控制的基准。参见以下图： 3.6.1 方案编制 各部门按照方案编制模板要求编制工程进度方案，与方案相关的属性如：开场、完成时间，交付成果，义务来源，责任单位，责任人等，针对是协作需求，要求将工程间、各职能部门间的沟通协作分解到位，明确接口和配合时间，以此来梳理逻辑关系，分析因进度变卦呵斥的关联影响，加强对关键义务的监控和预警。 例如：“方案编制与监控工程，根据任务特点按照任务类别进展任务分解，结合对重要里程碑完成时间的刚性要求合理估算任务历时，分解后的义务指定由一人完成，落实交付成果，划分职能领域

23、接口需求等。工程经过P3E/C进展方案编制管理，参见以下图： 由于奥运会多工程平行运作、交叉运作的特点，编制方案时要充分、全面的思索工程间及跨领域工程间的协作关系，分析相互影响的程度，为不同层级的工程干系人提供进度监控、预警的根据，绘制协作任务影响关系图网络图，参见以下图：3.6.2 方案监控 方案监控分为两种协调机制： 1与国际奥委会协调机制：在日常任务中，奥组委将按照国际奥委会协调委员会监控报告所列任务义务提交执行意见、反映目前任务形状，双方就不对称信息及时进展沟通和调整，对监控结果达成一致意见。监控报告参见以下图： 2组委会的月度、季度、年度任务义务执行情况也定期按照组委会监控管理方法进

24、展，构成组委会方案监控报告。各部门在P3E/C中定期填写方案执行情况，经汇总后构成组委会监控报告。参见以下图： 3.7 PMIS编码规划 将工程在P3E/C环境中建立编码体系，全面进展一致配置和管理。 3.7.1 EPS编码 参考国际奥委会总体任务方案IOC Master Plan中各领域英文称号, 在与IOC Master Plan的构造坚持一致的前提下, EPS取其英文称号三位缩写。 领域编码规范：program(3位)。参见以下图: 3.7.2 工程编码 确定工程的方法是对奥运各部门子任务领域的分解，按照部门任务的产品或效力、组织构造、任务发生地点和任务流程四种不同的构造之一或综合，将子

25、领域分解为工程,但对于同一个子领域的工程分类必需坚持一致。PROJECT取其英文称号二位缩写。 工程编码规范：program(3位) +subprogram(2位)+project(2位)。参见以下图： 3.7.3 编码 根据奥运会筹办任务的组织方式，而不是人力资源组织构造来阐明任务。与任务分解构造WBS对应的是责任矩阵，而不是组织构造图。建立以工程间的关联和影响为交付成果的WBS构造。 WBS编码原那么：program(3位)+sub program(2位)+project(2位)+.数字，参见以下图： 3.7.4 作业编码 任务分解的前4层提供了任务的框架，保证了任务分解范围的完好性，而任

26、务分解的最后一层义务，是工程的详细发生地，准确地分配给工程内外的不同个人或者是组织，便于明确各个工程之间的接口，协作需求，保证各工程的担任人可以明确本人的详细义务、努力的目的和所承当的责任。 作业编码原那么：program(3位)+sub program(2位)+project(2位)+数字3位。参见以下图： 3.7.5 用户自定义字段 为顺应和满足奥组委多工程管理的需求，经过P3E/C程序层面的二次开发，实现对原数据库栏位的扩展。制造各部门方案编制模板时创建了“协作单位与“协作需求两个自定义字段，用于处理领域方案管理的两个问题：明确协调义务的职责划分、配合任务内容。参见以下图： 3.7.6

27、P3E/C中作业分类码 作业分类码反映工程的属性与类别，作为对工程进展分类与组织方式的补充方式。用于各方案人员组织工程数据，分析奥组委工程管理任务性质，便于一致汇总和管理。例如，在方案编制视图中“交付成果字段，设计有五种代码，“变卦缘由设计有九种代码。参见下表：详细运用见以下图： 4、北京奥组委工程管理信息系统运用成果评价 从2005年开场试运转以来，北京奥组委的工程管理任务更加规范有序、效率有明显提高，真实为奥运会的筹办任务提供了有力支持。在工程管理信息系统探求运用过程中，探求了以下几个问题，获得了初步的实际阅历，总结概括如下： 首先，奥运会的各项筹办任务均纳入工程管理信息系统，并根据不同层级实施分级管理，真实提高了任务效率。国际奥委会协调委员会每两年召开一次全会，在未建立工程管理信息系统之前，一切国际奥委会监控的义务最新进展情况均在P3系统下进展更新，大量的业务信息未得到充分反映，同时由于用户少，根本上由总体谋划部集中进展更新，总体谋划部与各部门之间的信息交换只能经过EXCEL等文件格式进展，效率较低。建立工程管理信息系统之后，国际奥委会监控报告首先由各部门在数据库中第一时间进展更新，总体谋划部担任汇总确认，在此根底上集中编制监控报告，并与国际奥委会同步交换信息。北京奥组委全委重点任务方案的监控也实现了无纸化信息