会计电算化第三讲 总账系统初始化

1、【学习内容】 设置系统参数 录入期初余额 设置常用摘要第3讲 总账系统业务处理第一节 总账系统初始化1、初始设置2、凭证管理3、账簿管理4、辅助核算管理（个人往来核算、部门核算、往来管理、现金管理、项目管理）5、期末处理总账系统的主要功能：总账系统与其他系统关系:总账系统工资管理系统固定资产系统购销存核算系统财务报表系统初始化: 是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中的一系列准备工作，是使用财务软件的基础。系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。具体表现为：设置总账管理系统运行的各项参数及录入初始数据。系统启用后，如果默认“总账系统启用”参数与实际需

2、要不符，用户应根据实际情况，在建账之后通过设置总账系统的“选项”正确选择适合本单位的各种参数，以达到会计核算和财务管理的目的。总账系统“选项”对话框包括凭证、账簿、会计日历和其他四个选项卡。一、设置系统参数1、凭证选项卡一、设置系统参数（1）“制单控制”选项区域（制单序时控制、支票控制、资金及往来赤字、制单控制到科目、可以使用其他系统受控科目、允许修改、作废他人填制的凭证）（2） “凭证控制”区域打印凭证页脚姓名凭证审核控制到操作员（选择该选项后，还应通过设置“明细权限”功能设置相应的明细审核权限）出纳凭证必须经由出纳签字（如果选择，则一定要注意编辑功能中“指定会计科目”）。（3）“凭证编号方

3、式”区域 系统提供了两种编号方式，即“系统编号”和“手工编号”，系统默认的是“系统编号”。（4）“外币核算”区域 企业有外币核算业务，则选取相应的汇率方式为固定汇率或浮动汇率，若选择固定汇率，日常业务按月初汇率处理，月末进行汇兑损益调整；若选择浮动汇率，日常业务按当日汇率折算本位币金额，月末无须进行调整。“打印位数宽度（包括小数点即小数位）”区域“明细账（日记账、多栏账）打印输出方式”区域“凭证、账簿套打”区域“明细账查询权限控制到科目”区域（选择该项后，还必须通过设置“明细权限”功能设置相应的明细科目查询权限）“正式账每页打印行数”区域2、账簿选项卡2、账簿选项卡可查看各会计期间的起始日期与

4、结束日期、以及启用会计年度和启用日期。总账系统的启用日期不能超过机内系统日期。以下两种情况不能修改总账的启用日期： a.录入汇率后 b.已录入期初余额 3、会计日历选项卡3、会计日历选项卡“数量、单价小数位及本位币精度”区域： 在制单与查询账目时，按此处定义的小数位及精度输出小数，不足位数将用“0”补齐。“部门、个人、项目排序方式”区域： 在查询部门、个人、项目账或参照其目录时，可以按编码排序，也可以按名称排序。 4、其他选项卡4、其他选项卡第一次使用账务系统，需通过此功能将一级科目和最低级科目的余额及从年初至使用前各月的借贷方发生额录入。这些基础数据主要是各末级科目的年初余额和系统启用前各月

5、的发生额。其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。数据录入完毕后，为了保证数据的正确性，满足数据间的平衡关系，系统将自动对数据进行校验。 二、录入期初余额1、总账期初余额的录入当第一次使用总账时，首先应将手工方式下的账户余额整理好，编制科目余额表，然后通过键盘输入到系统中。输入的内容主要包括余额方向和余额。并且只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。二、录入期初余额操作步骤如下：(1)在设置菜单中，单击期初余额，进入“期初余额录入”窗口，如图所示；(2)依次录入各科目余额。（1）在总账期初余额表中，不同的颜色区别了3种不同性质的科目:白色表示末级科

6、目可直接输入余额；黄色为非末级科目，输入末级科目余额时自动汇总生成；蓝色表示该科目设置了辅助核算，要双击该单元格进入辅助账期初余额录入界面后录入期初余额。(2)调整科目余额的借、贷方向时，单击方向按钮即可完成。但只能在总账科目调整余额方向，录入起初数据后即不能调整余额方向。录入余额说明：(3)录入完毕，单击试算按钮，进入“期初试算平衡表”，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，也可单击对账按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致。当然，此时还不能实现试算平衡，等后续的辅助核算科目余额录入完毕后，才能实现试算平衡；(4)单击退出铵钮，返回“总账系统”。2、辅助账期初余额的录入在录入

7、期初余额时，若某科目涉及辅助核算，则系统会自动为该科目开设辅助账页。相应的，在录入期初余额时，不能直接输入总账期初余额，必须双击该栏，调出辅助核算账，输入辅助账的期初明细。输完后，系统自动将辅助账的期初余额之和计为该科目的总账期初余额。二、录入期初余额 (5)所有核算科目期初余额均录入完毕后，在如图的“期初余额录入”窗口中，单击试算按钮，弹出“期初试算平衡表”如图所示，说明期初余额录入正确常用摘要：是系统为方便今后的凭证输入，帮助用户规范摘要而设定的功能。操作1：（1） 点击“系统门户” ，进入T3总账系统主窗口；（2）单击系统菜单下的“基础设置”“常用摘要”，打开“常用摘要”窗口；（3）点击“增加”按钮，输入基本内容