数字档案馆年度建设工作方案

1、第2页共典間页数字档案馆建设工作方案随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案馆（室）已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高企业管理水平。同时，在股份公司统一部署下，为更好地按计划推动数字档案馆相关工作，特制定2020年度数字档案馆建设工作方案。一、年度目标至2020年8月，建成本部+1家所属企业的数字档案馆体系，完成档案馆需求调研，归档电子文件和元数据符合国家档案局要求，电子档案管理系统功能完备，标准规范体系健全，基本满足公司档案目录管理需求。二、建设范围本部、

2、玉湖火电、火电、工程局、河口工程局，直管项目公司、项目部。三、建设方式及目标（一）建设方式釆用集中分账套部署与单独部署同步进行，即本部与河口工程局集中式部署，同时玉湖火电、火电（已提前开始建设）、工程局釆取单独部署。项目公司、项目部作为公司本部数字档案馆系统的子项，统一使用一个平台。集中部署方式釆用“物理集中、逻辑分离”的数据储存策略。另水电集团已有自主开发数字档案馆系统，不参与本次集中建设，但需提供标准接口与其数字档案馆对接，满足数据接收需要。（二）建设目标实现全公司范围的档案系统“一体化气分阶段实现公司本部及所属单位档案资源的归集，形成上下互联互通、涵盖各项目公司、项目部档案资源一体化的、

3、统一的档案管理平台，最终将重点数字档案资源归集到本部数字档案馆，达到档案一体化管理目标。满足业务工作要求，实现文书、科技、实物类档案的电子文件与纸质文件的双重管理;数字档案馆与0A有接口，形成电子文件实时、定期归档；具有完善的网络借阅功能。四、建设内容数字档案馆建设内容包括以下七个方面：1.基础设施建设。当前网络设施已有100M宽带及4M专线覆盖，且配套一个独立机房，但机房太小，空间不足，需扩展机房空间。按照“1+1”模式集中部署，为满足未来3至5年档案数据管理和系统应用需求，推荐服务器资源配置如下表：服务器名称（用途）CPU内存（G）硬盘GB（C、D盘）安装软件应用服务器IntelXeon8

4、核16-32GB7200转/1T硬盘/系统分区100g/程序分区500g/电子文件存储：两台10T的NAS存储，且为可扩展，并做RAN备份及异Windows2012R2x64企业版说明：安装PHP和java环境，尽可能CPU主频高地容灾备份，作为共享盘共享至应用服务器。数据库服务器IntelXeon4核16-32GB7200转/1T硬盘/系统分区100g/程序分区500g/lT硬盘*2有条件用SSDWindows2012R2x64企业版说明：数据库服务器需要相对大的内存和快速的磁盘全文检索服务器IntelXeon4核16-32GB7200转/1T硬盘/系统分区100g/程序分区500g/存储1

5、T硬盘*2Windows2012R2x64企业版2.数字档案资源建设。实现传统载体档案数字化、业务系统电子文件在线收集，其中存量档案数字化率力争达到70%以上，及所属单位以需求为导向，分重点、分层次、分阶段完成数字化工作，同时还需从节约成本出发，避免盲目数字化。（1）传统载体档案数字化。文书档案，除已到保管期限的外，全部数字化；工程施工档案，保管期限为永久及30年的工程施工档案全部数字化；工程总承包档案，保管期限为永久的总承包档案全部数字化；工程监理档案，保管期限为永久的监理档案全部数字化；科研档案，科研项目成果、项目合同或立项文件、获奖文件、推广应用材料全部数字化；自身基建档案，全部数字化；

6、第 页共典間页第 页共典間页合同档案，全部数字化；招投标档案，按照招投标对象的重要程度及完成的时间等，有选择地数字化；实物档案，全部数字化；声像档案，依据所记载内容的重要程度，有选择地进行数字化转换；会计档案，经与财务部门部协商后，确定是否数字化以及数字化范围；人事档案，经与人力资源部门协商后，按照有关规定确定数字化范围。（2）电子文件在线收集归档。电子文件归档范围包括各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据，以独立文档形式存储的具有保存价值的信息记录。数字档案馆建设期间实现办公自动化系统形成的电子文件归档。（3）专题数据库建设。专题数据库建设是在现有数字档案资源的基础上，通过有组织的分析、

7、筛选、整合，把某一特定专题的档案集中、有序、系统地组织在一起。面向中心工作和重点任务，选择利用率髙、内容重要的档案资源建设档案专题数据库。如企业历届领导、技术专家档案专题数据库，建设项目和设备档案专题数据库，产品或专项业务专题档案数据库，科技项目和成果专题档案数据库，企业质量或安全事故专题档案数据库等。电子档案管理系统建设。公司本部+所属五家企业，本部实现0A系统电子文件归档，五家企业实现0A系统、科技管理系统（如有）、工程管理平台（如有）电子文件归档。系统互联互通。“一个中心，N个节点”，最终建立涵盖公司本部、所属企业、直管项目公司、项目部集中与单独并存的部署方式，单独部署企业条目档案信息同

8、步到本部服务器，釆用“物理集中、逻辑分离”的数据储存策略进行权限管理，分阶段实现目录共享、分布式检索。档案信息开发利用。所属企业档案管理部门逐步实现档案信息订阅及主动推送服务，选择利用率高、内容重要的档案资源建设档案专题数据库。标准规范建设。执行股份公司的相关管理标准、业务标准、技术规范等，根据数字档案馆建设进展情况有步骤地釆用或制定有关标准规范安全保密体系建设。按照相关安全保密规定，配置必要的安全设备，制订完善的数据管理标准，建立健全应急预案并开展定期演练。五、建设步骤制定建设方案（2019年11月）对公司本部、所属各单位，信息化现状、各信息系统产生电子文件的管理情况、对档案利用需求情况等进

9、行充分调研，对数字档案馆建设的业务需求、功能需求和系统部署方式进行分析，形成数字档案馆建设方案。建设方案立项（2019年12月）组织专家对数字档案馆建设方案进行论证评审，并进一步完善建设方案，经工作小组评审通过后将数字档案馆建设方案提交立项。建设方案实施（3.5月）按照数字档案馆建设方案，从基础设施建设、数字档案资源建设、电子档案管理系统建设、系统互联互通、档案信息开发利用、标准规范建设、安全保密体系建设七个方面组织实施。试运行（6-7月）对已建成的数字档案进行功能性、安全性测试，并对测试中反映的问题进行完善；编制操作手册，组织业务人员、系统管理人员进行应用培训。验收（8月）组织企业内、外部专

10、家根据数字档案馆设计方案、合同协议、任务书等对数字档案馆建设工作进行验收。六、建设思路为有效推进数字档案馆建设工作，与股份公司保持高度统一，提出建设思路如下：数据为先，提前摸底。数据的准备与整理工作是项目实施最基础的工作，项目启动后立即开展，与系统设计、开发实现、测试过程并行进行。先固化，统一标准。经过充分调研，将参建企业的档案类型和字段固化，形成统一的档案类型、编码、元数据标准规范。后优化，细化需求。持续优化参建企业需求，对档案管理、数据管理、权限管理等功能进行细化，形成各企业个性化的需求方案。快速原型，加强交互。在统一标准、形成个性化需求的基础上，以框架协议内规定的功能为目标，尽快开发数字

11、档案馆系统原型，便于在原型系统上直接有效地改进和完善各功能模块。测试运行，滚动培训。建立测试运行环境，让用户接受多次滚动培训，深入了解系统，达到交付要求后即可正式上线使用。七、保障措施（一）组织保障。数字档案馆建设必须有强有力的领导和组织保障。项目立项时成立由主要领导、档案管理人员、信息技术人员、业务人员等参加的项目工作组，通过对内现状评估、对外调研及充分讨论，形成项目建设方案，经过评审后再按步骤实施。（二）经费保障。数字档案馆建设要有充足的经费保障，并按照整体规划，制定相对应的经费计划，确保软硬件设备购置、实施经费的落实；软件开发、升级、购置、接口开发、测评费，运行维护费；传统载体数字化费；

12、项目实施费；人员培训费等。第8页共眞間页（三）人才保障。数字档案馆建设需要一批既掌握信息技术，又熟悉档案管理业务，还了解公司主营业务的复合型管理人才，结合本单位业务实际积极开展档案部门人员的业务技能、信息化技能、主营业务专业知识的培养，充分发挥现有人员的作用；现有人员不足的，应通过引进、组建项目组等方式补充高素质专业人员，以满足数字档案馆建设和运行的需求。（四）制度保障。遵照执行股份公司档案管理规范、标准和制度，并对员工进行培训，使员工充分了解、遵守档案管理相关的制度，用制度保障数字档案馆的建设和运行。第10页共15冶页第9页共典間页附件2020年数字档案馆实施计划一、建设进度安排2020年2

13、月至2020年8月建设进度安排如下表：2020年第一季度2020年二季度2020年三季度电子档案管理系统建设本部、玉湖火电、工程局研究制定本企业的数字档案馆建设方案。本部、玉湖火电、工程局启动数字档案馆建设项目。本部、玉湖火电、工程局完成数字档案馆系统部署。本部、玉湖火电、工程局将系统上线试运行，并完成验收。业务系统电子文件归档本部、玉湖火电、工程局完成OA、EAS等管理系统产生电子文件的在线归档。数据互联互通T+1”模式下的电子文件存储在本部服务器，单独部署企业条目档案信息同步到本部服务器。采用“物理集中、逻辑分离的数据储存策略进行权限管理。完成文书档案向数字档案馆归集。3.完成文书档案根据

14、需要向股份公司总部数字档案馆归集。标准规范建设依据中国能源建设股份有限公司数字档案馆建设指导意见,遵照执行股份公司修订及发布的数字档案馆标准规范。根据股份公司修订及发布其他数字档案馆管理办法，制定有关制度。二、数字档案馆系统实施方案（一）项目组织人员安排。数字档案馆系统项目组，应以软件厂商、本部+河口工程局、玉湖火电、工程局为主，其他集成相关厂商为辅，项目组组成情况如下：业务咨询组技术研发组项冃实施组1 商务协调组 成&管理组开发人员项目组负责严把质量关，保证项目人力、资金等资源的落实。提供项目宏观指导和方向，完善功能细则描述和验收标准，完善其他主要职能，对其他计划外的事情作出决议。（二）数字

15、档案馆系统实施内容及步骤。1.实施内容概述按照系统建设阶段主要分为调研阶段、系统设计阶段、系统开发与集成阶段、系统实施阶段、系统测试阶段、用户培训阶段、系统上线试运行阶段、验收阶段。第2页共典間页第11页共臣間页2.项目实施步骤及内容（1）项目调研前提条件项目启动阶段完成目的提供数字档案馆系统建设依据工作内容1）完成档案管理现状调研，包括档案业务、系统功能、系统集成需求方面：2）形成数字档案馆调研报告；3）形成数字档案馆建设方案。交付成果数字档案馆建设方案开发商完成工作内容，并提供交付成果组织一定规模的用户参与项目调研，组织专家对建设方案进行评审里程碑形成建设方案（2）系统设计前提条件项目调研

16、阶段完成目的提供数字档案馆系统研发依据工作内容1）完成数字档案馆系统概要设计；2）完成数字档案馆系统详细设计；3）形成概要设计和详细设计说明书：4）完成概要设计和详细设计评审。交付成果数字档案馆调研报吿开发商完成工作内容，并提供交付成果组织一定规模的用户参与项目调研，组织专家对概要设计和详细设计进行评审里程碑形成概要设计、详细设计（3）系统开发与集成前提条件概要设计和详细设计评审后目的完成数字档案馆系统的开发工作工作内容1）完成数字档案馆系统开发；2）完成内部测试：3）完成与OA、EAS等归档接口开发；4）完成与门户系统、身份认证系统的统一待办集成和单点登录；交付成果完成满足企业数字档案馆（室

17、）建设指南要求和集团公司档案业务需求的数字档案馆系统平台，提交系统集成方案开发商完成工作内容，并提供交付成果仇责协调档案业务人员、信息人员和相关业务系统开发商配合开展相关工作，并确认交付成果其它系统开发商配合完成系统集成工作里程碑完成源代码的编写并提交安装程序包、系统集成方案（4）系统实施前提条件完成数字档案馆系统软件环境、硬件环境、网络环境准备目的完成数字档案馆系统的实施工作工作内容1）完成基础设施环境的部署与配置；2）完成数字档案馆系统和档案门户网站的安装部署；3）完成数字档案馆系统的系统配置与业务定制。交付成果完成数字档案馆系统平台生产环境的搭建，并提供相关的安装部署说明书开发商完成工作

18、内容，并提供交付成果准备软硬件及网络环境，确认基础设置环境部署的规范性和安全性，确认业务配置内容里程碑系统安装部署说明书（5）系统测试前提条件完成数字档案馆平台实施目的完成数字档案馆系统的测试工作工作内容1）完成数字档案馅系统集成联调测试；2）完成数字档案馆系统功能测试；3）完成数字档案馆系统安全评测。交付成果完成数字档案馆系统平台测试工作，并形成系统测试报告开发商完成工作内容，并提供交付成果组织人员开展功能测试和安全评测，组织其他厂商配合完成接口集成联调测试其它系统开发商配合完成系统接口联调测试里程碑形成系统测试报告（6）用户培训前提条件完成数字档案馆测试目的完成对一般用户、档案业务人员、系统管理员的使用培训第 页共臣間页第13页共互間页工作内容1）完成对一般人员的日常使用培训；2）完成对档案管理员、兼职档案员的业务功能应用培训；3）完成对系统管理员的系统配置、业务定制、系统运维方面的操作培训。交付成果完成用户培训，提供用户使用手册开发商完成工作内容，并提供交付成果组织人员进行大集中系统使用培训里程碑形成用户使用手册（7）系统试运行前提条件完成数字档案馆测试与用户培训目的完成系统验收前的试运行工作工作内容开