中小企业采购内部控制探究

1、中小企业采购内部控制探究 摘要：对于中小企业来说，通过加强对其采购业务的内部控制，可以有效地杜绝采购业务风险的发生，尽可能地降低采购本钱和付款风险，使内部控制措施所带来的潜在本钱和风险的降低与控制本钱如何到达一个相对平衡。面对日益剧烈的市场竞争，实现企业的安康可持续开展，如何对采购业务进展有效的内部控制并进步公司的经营效率已成为非常重要的一个问题。本文主要对中小企业采购内部控制展开了一系列的讨论。关键词：中小企业；采购；内部控制引言在中小企业的日常业务活动中，采购是非常重要的任务，也是中小企业运营的起点。可以说，通过确保中小企业采购业务的顺利施行，可以促进中小企业的稳定运行。通过分析中小企业日

2、常经营的经济效益和本钱效益进展分析后发现，采购本钱程度直接影响着中小企业的经营本钱和中小企业的最终收益，同时中小企业的采购本钱的上下直接影响中小企业消费的产品的质量。因此，在中小企业的采购过程中应实行严格的内部控制。一、中小企业采购业务概述采购业务是中小企业消费和经营的主要环节，与消费和销售亲密相关，业务频繁，工作量大，范围广，存在较多的风险，控制难度大，非常有可能导致货币资金的支出不断增加或对外负债的不断增加，从而造成工作效率低下乃至于发生舞弊的行为。中小企业的消费经营比拟复杂，采购业务比拟普遍。建立健全而完善的内部控制体系，在降低产品本钱，进步市场竞争力和弥补管理破绽方面发挥着重要作用。内

3、部控制体系所带来的潜在本钱和风险的降低，要与控制本钱到达如何到达一个相对平衡，是中小企业采购业务内部控制体系建立的重要考虑因素。中小企业采购业务主要有如下方式：直采、三方比价、竞争性会谈和公开招标。通过采购管理制度明确不同的采购标的，采用不同的采购方式，合理的降低采购本钱和风险。二、中小企业采购业务内部控制概述采购业务是中小企业整个消费管理过程的重要组成部分，采购业务管理的整体质量将会对中小企业的整体经济效益产生一系列的影响。随着企业的开展壮大，中小型企业管理者逐步推行现代企业管理制度，对采购等各项业务进展适当受权。而作为中小企业日常管理的重要组成部分，完善、完好的采购业务内部控制有助于发现日

4、常采购管理的控制问题，及时发现中小企业采购业务内部管理中的不正常表现。并且在此根底上采取措施确保中小企业的安康运行并有效维持中小企业日常管理的标准，具有现实意义。三、加强中小企业采购内部控制的重要性一有助于中小企业合理地躲避采购风险，保障中小企业的利益。当前，所有行业都处于重要的开展时期，中小企业消费经营面临的外部环境越来越复杂，竞争越来越剧烈，这也造成中小企业采购环节不得不面对一系列的外部风险。通过落实中小企业采购内部控制，使每个采购过程有序进展，对降低中小企业风险方面发挥着实际作用。比方采购合同审批过程中，使用部门对于合同中物料的材质、技术参数或效劳中技术要求和标准等进展复核，可以有效地降

5、低采购风险。二有助于减少中小企业内部存在的采购腐败等问题。整个采购环节往往需要货币支付，大量的资金往来为某些员工或部门管理者提供腐败的时机。通过在采购合同中添加廉洁条款、建立完好的内部控制流程以增加采购信息的透明性和公允性，可以减少中小企业内部的腐败问题。三有助于降低企业本钱。在所有类型的本钱中，采购是供给链中不可或缺的一部分，是企业本钱的不可或缺的一部分，它在财务管理系统中处于核心地位，对企业利润产生实际影响。企业采购所产生的费用对于企业本身来说是一大笔费用，采购人员和采购部门可以按照采购制度尽责的进展采购议价，可以有效降低本钱。四、当前中小企业采购内部控制存在的问题一采购部门缺乏对内部控制

6、的有效认识。完成内部控制业务的前提是必须具备一定程度的内部控制意识。在我国，一些中小企业采购员工通常由从事物流管理，市场营销或供给链管理的代表组成。在中小企业采购培训过程中，采购人员主要承受业务洽谈和市场变化等方面的培训，没有进展内部控制方面的相应培训。这就造成采购过程中，采购人员往往缺乏有效的内部控制意识，往往认为把事办成，把合同签下来，而采购内部控制制度只是形式，事后走审批流程也是可以的。这样不可防止地会影响采购内部控制的有效性，从而不能有效中小企业采购业务的本钱和风险。二采购人员素质较低，出现人为不控制的现象。可能一部分的采购人员不负责任、职业素质低，存在自私自利心理。比价采购中让实际供

7、给商提供全套三方比拟材料；使用部门对采购物料等质量不明确时，降低采购要求并购置低质量的产品等，人为地造成了无法控制的情况，损害了企业的利益。三采购流程审核流于形式。所有采购订单都需要根据采购制度进展逐级审批。实际中，即使挪动OA的普及，也可能存在审批人因为工作量过大，没有时间去仔细阅读采购合同，只粗略看一下合同部分条款，就审批通过的情形。假如企业指导层对采购内控制度没有充分重视，还会出现采购业务已经完成，到结算付款前才匆匆进展采购合同的审批。这些都会造成采购流程审核流于形式，采购内部控制制度不能有效地降低企业的采购风险。四采购内部控制规章制度不完善，职权分配不明晰。中小企业在实际消费和经营中必

8、须有一套比拟完好的规章制度，并实现职权分配合理，以保证实际采购过程的顺利进展。就实际来看，在不少中小企业中，采购管理工作制定的采购规章制度没有很好地执行。加上整个行业的外部市场环境的变化，制度没有随着市场和企业的开展，加以创新和完善。采购内部控制的一个重要方面，是进展科学恰当受权的内部受权，明确每个负责人的责任。实际重，在中小企业采购业务中通常情况下存在职权分配不合理的情形，一些不相容的职位应该分开，个别员工的权利过多，严重破坏内部控制制度的有效性。五采购预算控制不严格，供给商管理不合理。采购价格以及供给商管理是中小企业的本钱控制以及内部控制的关键节点。就目前看来，我国的大多数的中小企业已经施

9、行了比拟严格的采购预算管理制度，并渐渐地形成了相对而言较为成熟的供给商管理机制。然而，仍然存在一些中小企业在采购预算执行中没有严格控制，其采购金额和数量随意出现超支的情形。此外，一些中小企业没有建立完好的供给商管理机制，对供给商库的管理和供给商评价存在短板，进而不能有效地与供给商形成战略合作关系。上述原因都会影响中小企业采购内部控制系统的有效施行。五、完善我国中小企业采购内部控制的建议与对策一加强对采购内部控制的认识。就现代管理理论和管理范围而言，采购管理是新的内容之一，目前很少有高校开设采购管理的专业课程，大多数采购人员贸易和销售部门。同时，中小企业的采购部门没有专职的采购风险管理人员，并且

10、采购人员在执行采购工作时，对采购制度没有充分理解。因此，企业指导层和采购部门经理需要认识到积极执行采购过程中的内部控制措施，以及充分发挥内部控制在采购管理中的重要作用。同时，中小企业在培训采购人员时，应注意与内部控制有关的知识培训，培养其在整个采购业务流程中必须严格执行内部控制的理念。条件允许的情况下，引入外部科研院校的专业培训，可以进步中小企业的整体采购管理程度，构建中小企业的采购内部控制体系。二强化采购人员素质。进步采购人员的素质是采购管理的重要组成部分。一般的采购人员主要是对企业的专业技术不是很理解，因此与供给商进展会谈有很多困难，并且通常处于被动状态，难以在会谈中做出最正确选择。因此，

11、每家企业除了加强对采购员工会谈技巧的培训，还需要重视本企业专业技术知识的培训例如，定期对采购员工的相关技术知识进展培训，架设良好的沟通渠道，使得采购部门与技术、消费部门建立起广泛的联络。对于专业技术较强的采购，由采购部门、技术部门和消费部门等组成采购小组施行采购。三加强对采购业务的监视力度。进一步做好对采购业务流程的控制工作，明确一系列相关人员的职责和权限。将采购权与每个部门分开，渐渐地形成一个较为独立的采购管理部门是加大采购监视的有效举措。通过明确采购业务中不同岗位的责任分工，有利于将职责明确分开，可以有效地提升工作效率，杜绝互相推诿的情况出现，有利于绩效考核的有效开展并且形成积极向上的精神

12、。四积极完善规章制度，保证采购分配职权的合理性。在中小型企业的采购业务中，需要完善的规章制度作为指导方针以及指导标准。中小企业所不得不面对的问题是：因为市场在不断开展，中小企业所面对的环境往往是难以预测的，虽然制定了规章制度，但并没有根据实际的采购情况对其进展持续改良，通常不利于制度的长期有效的执行。所以要树立采购制度不是一成不变的，是要不断定期修改完善的观念。采购制度的完善，要以中小企业消费和经营的总体情况作为根底，对市场进展深化的理解，总结实际工作中的经历，结合实际执行中的问题进展修订完善工作。从采购职权分配这个角度进展分析的话，我们可以实行别离不相容职位的原那么，理清权利分配，有效地发挥每个人、每个部门的权利。五严格执行采购预算，科学管理中小企业供给商。严格的预算管理可以有效降低中小企业的采购本钱，并防止中小企业采购中出现腐败现象。假设我国一部分的中小企业现如今的采购预算过于粗糙，预算的执行不是太严格，那就会使得整个采购预算编制以及执行流于形式。为了有效地改善这一系列的情况，中小型企业需要在每年采购活动开场之前组织消费、财务和采购等各个部门的员工来制定科学合理的采购预算方案，并在开场年度采购活动之前编制采购预算，在实际的采购操作中确保采购预算执行的严格性。除此之外，中小企业需要进一步加强对供给商的管理力度。在每一年，需