EXCEL输入数据及编辑技巧课件

1、 前 言 Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个用来创建和维护电子表格软件，可以方便的制作统计、财务、会计、金融和贸易等方面的各种复杂电子表格，以及完成许多繁琐的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。第1页，共19页。一、2007Excel界面简介二、数据输入与编辑技巧1、 输入数据 2、输入文本数据 3、建立下拉菜单4、提示信息、警告信息 5、其他数据输入小窍门6、 删除数据 7、 更改数据 8、复制与移动数据 9、自动填充 10、查找和替换11、添加批注12、数据分列13、数据合并14、添加单位15、快捷键的妙用目 录第2页

2、，共19页。一、2007Excel界面简介 和以前的版本相比，Excel 2007的工作界面颜色更加柔和，Excel 2007的工作界面主要由“文件”菜单、标题栏、快速访问工具栏、功能区、编辑栏、工作表格区、滚动条和状态栏等元素组成。第3页，共19页。“文件”菜单：单击Excel工作界面左上角的Office按钮 ，可以打开“文件”菜单。在该菜单中，用户可以利用其中的命令新建、打开、保存、打印、共享以及发布工作簿。快速访问工具栏： Excel 2007的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮，方便用户使用。单击快速访问工具栏中的按钮 ，可以执行相应的功能 。第4页，共19页。标题栏：标题栏位于

3、窗口的最上方，用于显示当前正在运行的程序名及文件名等信息。单击标题栏右端的 按钮，可以最小化、最大化或关闭窗口 。 功能区：默认情况下，Excel 2007的功能区中的选项卡包括：“开始”选项卡、“插入”选项卡、“页面布局”选项卡、“公式”选项卡、“数据”选项卡、“审阅”选项卡、“视图”选项卡以及“加载项”选项卡。状态栏位于窗口底部，用来显示当前工作区的状态。 Excel 2007支持3种显示模式，分别为“普通”模式、“页面布局”模式与“分页预览”模式，单击Excel 2007窗口左下角的 按钮可以切换显示模式。第5页，共19页。1、 输入数字数据 在Excel工作表中，数字型数据是最常见、最

4、重要的数据类型，而且，Excel 2007强大的数据处理功能、数据库功能以及在企业财务、数学运算等方面的应用几乎都离不开数字型数据。2、输入文本数据 在Excel 2007中的文本通常是指字符或者任何数字和字符的组合，输入到单元格内的任何字符集，只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间或者逻辑值，则Excel 2007一律将其视为文本。在Excel 2007中输入文本时，系统默认的对齐方式是单元格内靠左对齐。特殊数据的输入需要根据数据的不同种类：1.在菜单中“格式”“设置单元格单元格”“数字”来定义单元格的特殊格式。2.右键单击“设置单元格单元格”“数字”来定义单元格的特殊格式。二、数据输入与

5、编辑技巧第6页，共19页。3、建立下拉列表：如果在单元格经常需要输入固定格式的数据，可用数据有效性建立下拉列表4、提示信息、警告信息第7页，共19页。5、其他数据输入小窍门分数的输入：如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入空格，再输入分数“1/5”；序列“001”的输入：如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“”（西文单引号），然后输入“001”；日期的输入：如果要输入“4月5日”，举一反三，像例（1）直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键；如果要输入当前时间，按以下“Ctr1+Shi

6、ft+；”快速输入大写中文数字 ：点击“设置单元格格式”-“数字”选项-“特殊”-“类型”选择“中文大写数字”选项-“确定”按钮，12345就自动变成“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。如果直接输入身份证号码，系统会自动将后几位数据变为0，解决方法是：设置单元格格式为文本，或输入身份证号码前先输入“”号屏蔽0显示:选中区域，格式单元格数字自定义类型：快速换行：在换行处按“Alt+Enter ”或点击“设置单元格格式”-“数字”选项“对齐”“自动换行”将含有公式公式的数据转化为数值，用选择性粘贴；字符串连用第8页，共19页。多张工作表中输入相同的内容 ：几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表

7、，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。不连续单元格填充同一数据：选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。连续的单元格填充统一数据：选择单元格区域，输入数据，同时按Ctrl+Enter键。快速输入有序文本，在第一、二个单元格输入，然后拖动鼠标左键。5、其他数据输入小窍门第9页，共19页。6、 删除数据

8、 如果在单元格中输入数据时发生了错误，或者要改变单元格中的数据时，则需要对数据进行编辑。用户可以方便地删除单元格中的内容，用全新的数据替换原数据，或者对数据进行一些细微的变动。 要删除单元格中的数据，可以先选中该单元格，然后按Del键即可；要删除多个单元格中的数据，则可同时选定多个单元格，然后按Del键。7、 更改数据 在日常工作中，用户可能需要替换以前在单元格中输入的数据，当单击单元格使其处于活动状态时，单元格中的数据会被自动选取，一旦开始输入，单元格中原来的数据就会被新输入的数据所取代。 如果单元格中包含大量的字符或复杂的公式，而用户只想修改其中的一部分，那么可以按以下两种方法进行编辑：

9、双击单元格，或者单击单元格后按F2键，在单元格中进行编辑。 单击激活单元格，然后单击公式栏，在公式栏中进行编辑。第10页，共19页。8、复制与移动数据 在Excel 2007中，不但可以复制整个单元格，还可以复制单元格中的指定内容；也可通过单击粘贴区域右下角的“粘贴选项”来变换单元格中要粘贴的部分。使用菜单命名：选中单元格数据后，右键单击选择“复制” 或“剪切” ，然后单击要粘贴数据的位置，右键单击选择“粘贴”按钮，即可将单元格数据移动或复制到新位置。使用拖动法：要移动单元格内容，应首先单击要移动的单元格或选定单元格区域，然后将光标移至单元格区域边缘，当光标变为箭头形状后，拖动光标到指定位置并

10、释放鼠标即可。第11页，共19页。行列快速转换：将一些按列（行）排列的数据转换成按行（列）排列，可通过选择性粘贴来实现。8、复制与移动数据第12页，共19页。9、自动填充用鼠标左键拖动填充 将鼠标指针指向该单元格区域的右下角，鼠标指针呈十字形时按下鼠标左键，拖动填充自动填充一系列的数字、日期或其他数据：比如在第一个单元格中输入了“一月”，那么使用自动填充功能，拖动鼠标左键，可以将其后的单元格自动填充为“二月”、“三月”、“四月”等。第13页，共19页。10、查找和替换 如果需要在工作表中查找一些特定的字符串，那么查看每个单元格就过于麻烦，特别是在一份较大的工作表或工作簿中。更多时候，查找文字或

11、数字是为了改错或者成批替换，以便将某些内容替换为其他的内容，使用Excel提供的查找和替换功能可以方便地查找和替换需要的内容，查找替换第14页，共19页。11、添加批注 在Excel 2007中可以为某个单元格添加批注，也可以为某个单元格区域添加批注，添加的批注一般都是简短的提示性文字：单击鼠标右键插入批注输入文字 若Excel 2007默认的批注内容格式无法满足用户的一些特殊需要，可以对批注添加一些必要的修饰，如修改批注的字体和字号等：鼠标右键单击编辑批注设置批注格式第15页，共19页。12、数据分列将一组组合型字符分开到若干列中保存，可使用数据分列。1.数据分列分隔符号2.数据分列固定列宽第16页，共19页。13、数据合并将两列字符合并组成一组字符第17页，共19页。14、添加单位通过自定义给数据添加单位第18页，共19页。15、快捷键的妙用 CTRL+ENTER：区域批量输入单元格内容ALT+ENTER：单元格内部强制换行CTRL+D：选中一个区域，顶行内容就被填充到对应列向单元格CTRL+鼠标中键：快速改变显示