房地产项目合同与付款管理作业指引

1、.合同与付款管理作业指引编号：SZVK-OM-01版 本：A/0生效日期：2021年8月1日：.；合同与付款管理作业指引1.流程要素1.1 流程目的：实现公司合同的规范化管理，规范付款流程，防止法律风险及提高资金管理才干。1.2 流程主要责任部门: 各部门1.3 流程关键业绩目的(KPI):流程KPI责任部门/岗位数据来源合同的出错率各部门总经理办公室合同审核及时率各部门业务部门付款方案准确率各用款部门月度资金方案付款过失率各用款部门、本钱管理部财务管理部付款及时性财务管理部财务管理部退票次数或帐号资料错误单数各业务部门财务管理部1.4流程关键点(CP):流程关键点关键点阐明备注合同的审批、签

2、署5.4合同的履约及付款5.4及时准确提交月度付款方案5.52.适用范围:2.1. 公司各类合同的签署、审核、执行、归档、反响；2.2. 公司一切对外付款，含工程付款及非工程类费用支付3.术语与定义3.1. 散单：各类付款必需在集中付款日进展支付，其他在非集中付款日支付的款项为散单。地价款、政府税费除外。4.职责4.1. 经办部门4.1.1. 起草合同文本4.1.2. 办理合同报批4.1.3. 合同根本信息录入信息系统4.1.4. 合同交底。4.2. 本钱管理部4.2.1. 工程、设计合同本钱测算及审核4.3. 财务管理部4.3.1. 营销、管理类合同审核。4.3.2. 合同支付条款、发票处置

3、防哪个市和税务条款合理性。4.3.3. 担任支付经审批经过的各类款项。4.4. 总经理办公室4.4.1. 营销、设计、土地合同审核。4.4.2. 代表公司进展各类合同纠纷调解、仲裁或诉讼。4.4.3. 公司各类规范合同的组织制定、审核、发布与管理。4.5. 总经理4.5.1. 对合同业务的最终审批进展授权。4.5.2. 对授权范围内的合同行使最终审批权。4.6. 执行部门4.6.1. 代表公司执行合同条款。4.6.2. 合同执行中的内部和外部沟通。4.6.3. 担任提供集中付款资金方案、付款所需各类资料及审核。4.6.4. 对合同执行情况进展评价和总结，提出改良公司规范化合同的建议。4.6.5

4、. 出现履约纠纷时进展协调。5. 任务程序5.1. 合同办理的原那么5.1.1. 合法性原那么：合同管理必需全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益可以依法遭到维护。5.1.2. 书面合同原那么A必需签署书面合同的三种情况：工程类金额在人民币10万元以上的，非工程类金额在人民币1万元以上的经济业务；工程类金额在10万元人民币以下的，非工程类金额在人民币1万元以下，但由于牵涉到验收、保修肖像权等无法即时清结的情况，那么此种业务也必需签署合同；原合同单价、业务范围、付款条件、结算时间等重要条款需求发生变化的，须以补充协议的方式予以明确。 B可以不签书面合同的三种情况：10000元含以下的零星

5、业务采用直接委托；10万元含以下的工程委托书在原合同经济业务范围内由于数量的变化所导致合同实践结算价超出原合同假的经济业务；根据双方所签署的长期战略协作协议而直接以订单方式进展委托的；5.1.3. 招标原那么：合同单位应经过招标方式确定，拟签合同正文及其补充协议包括工程类合同设计变卦与现场签证协议、工程保修协议、廉洁协作协议，应作为招标文件之附件一并发给招标单位，招标单位需对其进展确认。但以下情形除外： A某项业务或产品曾经集团审批确定了长期协作同伴； B政府、行业垄断或媒体广告等具有垄断性质的业务； C按其他程序文件要求可以直接采购的业务。5.1.4. 利益明晰原那么： 合同应清楚地界定、描

6、画各方的权益和义务，以杜绝模糊、歧义、推委、扯皮景象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算方法及付款方式；假设合同价款能够调整，那么应明确调整根据、调整方式如何计价、总价如何最后确定等，并就各类变卦，如工程类合同设计变卦与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。5.1.5. 规范文本原那么： 订立合同应采用公司一致制定的合同规范文本；尚未制定规范文本的，参照区域最相类似的合同规范文本。5.1.6. 事前签定原那么： 对应该签定书面合同书并有款项收付内容的业务需事先签署合同，然后开场履行。特殊紧急情况下，应有审批权限指点的邮件审批，但应在一周内按已审批邮件签署书面合同，补全手续。5.

7、1.7. 诉讼原那么适用于工程类合同：工程类合同条款中关于合同争议处理方法一概采用诉讼方式处理，不得选用仲裁或其他方式。5.2. 公司合同的类别详见5.3. 规范合同管理5.3.1 合同规范文本由相关业务部门提出制定、修正与规范合同的执行，总经理办公室担任规范合同的审核和定稿，并担任规范合同的一致发布实施。5.3.2. 规范合同制定以实现公司利益最大化为原那么，合同签署以签署本公司规范化合同和不改动规范化合同原条款为原那么，但商务条款可视买卖内容、协作方地方强弱等详细情形而有所变卦。5.3.3. 在客观条件发生艰苦变化如国家法律法规、政府法令、客户艰苦赞扬与诉讼、市场变化等使原有规范文本不再适

8、用时，由业务部门提出修订建议，由总经理办公室进展审核，并会同财务管理部、本钱管理部等相关部门审定。5.3.4. 总经理办公室是规范合同的管理部门，担任继续评审、改良格式合同文本。工程类规范合同日常管理由采购管理部担任。5.4. 合同管理的普通流程流程要点流程阐明合同拟订1各部门根据业务需求及订立合同的原那么拟订合同文本；2公司已发布过规范合同文本的公司规范合同文本目录参见，应首先在规范文本的根底上以“修订明确标注修正的方式进展拟订。如签约双方有特殊商定，可以添加补充条款或对规范条款进展适当修正；3政府有关部门有强迫性规定、应采用其提供的示范合同文本的，业务部门应根据公司利益草拟补充条款；公司尚

9、未制定或不宜采用合同规范文本的业务，应参照区域最相类似的合同示范文本拟定合同文本；4公司与协作方签定年度战略协作合同的，年度内零星业务可采用订单的方式进展。5合同拟稿款项支付规定详合同审批及签署1经办人根据公司的报送合同审核、审批。一切合同由公司法定代表人或授权代表人进展签署附；2合同经双方充分沟通后由相对方签署盖章后再报公司审批签署盖章；3学校、幼儿园等教育设备及电力设备资产移交协议、工程报批报建过程中的政府格式合同由经办部门担任人、本钱部担任人、财务部担任人、总经理办公室、工程总经理审签。合同履行及付款1各合同执行部门应严厉按照合同条款履行合同；2合同履行过程中，需求对来往函件或者单据进展

10、签字的，应报部门担任人审签；3在合同对方曾经发生或能够发生违约、或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时向部门担任人报告同时抄送总经理办公室；4合同一方当事人提出解除合同或因客观条件发生变化如不可抗力需求解除合同的，应按照该合同订立的审批权限及流程履行审批手续后，才干签署补充合同；5当合同商定的解除合同条件成就，合同对方据此要求解除合同或我方要求解除合同的，经办人员应立刻报告总经理办公室及部门担任人，由总经理办公室担任处理，经办人员予以协助；6合同执行部门录入合同管理系统中付款方案信息；相关担任人或部门跟进审核审批；7经办人办理付款时应曾经获得对方开具的合法税务发票及帐户资料。款项结算普通采

11、用转帐方式，特殊情况下必需采取现金结算的，应事先报财务管理部审批。财务管理部要在付出款项后一天内将实践支付合同款项的数据录入合同管理系统。合同执行情况反响执行部门在履行合同过程中，应及时反响合同存在的问题：1假设合同的执行由于条款的模糊呵斥纠纷，应对条款进展必要的明确，或添加审核点；2假设因某些合同条款缺失呵斥纠纷，按照合同订立原那么，制定格式化条款，并在以后合同中运用。合同归档1对外签署合同时原件至少一式两份如另一方或第三方需求，可添加份数，一份交合同另一方，一份交总经理办公室存档。2经办人员对合同履行过程中的各种双方确认的清单、确认书、补充协议等文件资料，也应作为合同附件交总经理办公室及时

12、归档。3总经理办公室担任公司合同的编号管理，并对公司业务部门报送的和总经理办公室以为应归档保管的合同进展分类、编号、登记及归档，以保证存档的合同内容完好，详细审查以下内容合同分类及编号详见；A合同各方当事人能否签字盖章；B合同规定的附件能否齐全；C属于合同保管范围的其他资料能否齐全。4合同文本原件保管期限普通最短为合同实践履行终了或终止后三年，但以下情况除外： C房地产工程协作合同、公司章程、土地运用权出让或者转让合同、工程主体工程的设计、施工合同、外接物业委托管理合同应永久保管； D商品房买卖合同以及其他与不动产有关的艰苦合同，保管期限最短为土地运用权期满后两年； E其他合同标的金额在50万

13、元以上的合同，保管期限最短为履行期满后五年。5涉及诉讼或仲裁的合同，相关人员应在诉讼或仲裁生效并执行终了后一个月内随案卷一同交总经理办公室存档保管。6因履行合同而发生的结算单据及发票由财务部担任保管，其保管要求按会计档案管理规定执行。合同运用登记1合同档案全文扫描存档，网上查阅，合同资料原件普通不外借。2因特殊需求须调阅合同资料原件的，应在总经理办公室办理登记手续；绝密级合同的调阅，须经办公室担任人与调阅者所在的部门担任人签字同意。2归还被调阅的合同时，如在合同有被损坏或缺失的情况，借阅人应向总经理办公室担任人作出书面阐明，按公司档案管理处分规定确定处分措施。5.5. 付款管理5.5.1. 指

14、定月度资金方案 A各业务部门每月上报三个月滚动资金方案，要求各部门根据年度资金方案统筹安排，并按实践情况动态调整。 B财务管理部每月汇总各部门资金方案，在资金平台录入。5.5.2. 制定集中付款资金方案 A各业务部门每月在财务管理部规定日期前上报集中资金方案，要求必需对应各供应商，明细到单笔金额，同时列示索赔及罚款金额。 B财务管理部按资金中心要求上报集中付款资金方案。 C财务管理部按各业务部门资金方案预备资金，相关要求见，5.5.3. 集中付款 A付款满足的普通原那么：合同性付款已签署满足和有效的合同，并满足合同要求的付款条件。非合同付款有相关款项发生法定原始单据及情况阐明。款项包含在上报的集中付款方案内。 B各业务部门按时提交完好的付款资料，相关要求见。 C付款审核的普通原那么：本质性原那么即业务虚际发生并到达付款条件。付款资料完好性。审批完好性。各部门付款审核的详细要求，见相关要求。5.5.4. 付款执行情况反响 A财务管理部每月集中付款后反响付款情况，对退票及散单进展通报。各业务部门应从