学院学术会议管理办法

1、学院学术会议管理方法为加强我校学术会议管理，规范申办程序、过程管理、 经费管理和总结工作，提高我校学术影响力，根据国家教育 部、财政部和省教育厅有关文件精神，结合我校实际制定本 管理方法。第一章会议界定第一条本方法适用的学术会议包括以XX学院或校属单 位名义在我国境内（不含港、澳、台地区）主办、承办的（国 际级、国家级、省级）学术会议。第二条国际级学术会议应到达包括主办国在内的至少2 个国家（或地区）以上；与会人数不少于50人，其中我校教 研人员应有5人以上参会并提交论文，其中有3篇及以上论 文被遴选在大会上交流；外籍高校或研究机构的研究人员应 占与会人数的5%；按照国际会议正式代表人数，将国

2、际会议 划分为以下三类：A类：大型国际会议，指正式代表在200人以上的会议；B类：中型国际会议，指正式代表在100人以上、200人 以下（含200人）的会议；C类：小型国际会议，指正式代表在100人以下（含100人）的会议。专案报批。第十四条一切涉外事宜，均应事先与对外交流合作处沟 通，以便及时请示报告，妥善处理。一般不承诺外国代表的 会后旅游事宜。如代表提出要求，可与有关旅行社联系安排。第十五条确定会议议题、准备会议材料、国内代表发言 以及会议期间安排的参观考察活动，均不得违反国家有关保 密规定。第十六条会议结束后，举办单位要认真总结。并于30个 工作日内，向我校科研处（对外交流合作处）提交

3、XX学院 举办学术会议总结报告、XX学院举办国际学术会议统计 表，以及会议的全套附件支撑材料，包括会议通知、名册、 论文、批文、照片、会标、光盘、录音、录相及会议报道等， 未按规定提交材料者，会议费用不予报销。总结报告书内容 应包括：.会议名称、时间、地点、主题、主办单位及与会人员 等。.详细的会议学术内容，如当代科技开展战略、学科交 叉与渗透、科学发现（包括科学事实和科学原理的发现）、新 思想、新方向、新方法、新产品、新材料、新实验等，结合 会议交流信息，突出重点，侧重创新，注意述评结合。.注意反映面向应用、面向市场的研发信息。.概括性且有意义的建议、体会、感受等。.篇幅以3000-8000

4、字为宜，可附少量图表，应尽可能将其中的外文译成中文。6.举办单位应将提供的具有重要学术价值的会议论文 和信息及时向科研处汇报。如有反映会议信息动态的会议论 文，也可与会议总结一同上报。第五章附那么第十七条本管理方法自下文之日起执行。第十八条本管理方法由学校授权科研处会同对外交流 合作处负责解释，未尽事宜报学术委员会或校长办公会审定。第三条国家级学术会议与会人数不少于50人，其中省 外专家不少于20人，我校教研人员5人以上参会并提交论 文，其中有3篇及以上论文被遴选在大会上交流。按照国家 级学术会议分类规定，划分为以下三类：A类：国家部委或全国一级学会主办。B类：国家部委的各司局主办，或全国一级

5、学会分会主 办。C类：全国各学科学会主办。第四条省级学术会议应由省级学会举办或其他具有省 内影响的学术会议，应有我校教研人员8人以上参会并提交 论文，其中有3篇及以上论文被遴选在大会上交流，校外专 家20人以上参会。第二章申请审批笫五条申请条件：.申请举办国际会议的单位对会议的学术领域有较强 的教学及科研力量，教学、科研水平较高，一般应在国内处 于领先地位；能够征集到国内外具有较高学术水平的论文, 并能够邀请国际及国内的著名学者出席会议；得到有关主管 部门的同意和支持；会议经费落实，须提供相应的证明材料, 并具备会务及接待工作的能力。.申请举办国家级会议的单位对会议的学术领域有较 强的教学及科

6、研力量，科研水平较高，一般应在国内具有一 定影响力；能够征集到国内具有较高水平的论文，并能邀请 国内著名学者出席会议；得到有关主管部门的同意和支持； 会议经费落实，须提供相应的证明材料，并具备会务及接待 工作的能力。.申请举办省级会议的单位对会议的学术领域有较强 的教学及科研力量，科研水平较高，一般应在省内处于领先 地位；能够征集到省内具有较高水平的论文，并能邀请省内 著名学者出席会议；得到有关主管部门的同意和支持；会议 经费落实，须提供相应的证明材料，并具备会务及接待工作 的能力。第六条申请程序：1,凡申请举办国际学术会议，举办单位一般应在18个 月前认真研究后填写XX学院举办国际学术会议校

7、内审批 表2.送科研处，经对外交流合作处审核会签报分管校长 审批后，由对外交流合作处拟文上报XX省教育厅。.凡申请举办国家级学术会议，举办单位一般应在12个 月前认真研究后填写XX学院举办国家级学术会议校内审批 表送科研处审核，报分管校长审批后，由科研处拟文上报 相关部门。.凡申请举办省级学术会议，举办单位一般应在6个月前认真研究后填写XX学院举办省级学术会议校内审批表 送科研处审核，报分管校长审批后，由科研处拟文上报相关 部门。.举办单位提交的申请材料应包括以下内容：(1)会议中、英文全称及简称，举办日期、会期、地点， 主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称，与会 人员范围、会议规模

8、、外宾人数；(2)会议的主题、议题和主要内容；(3)会议经费来源及列支经费预算；(4)举办会议的必要性、预期目的以及已具备的条件；(5)拟邀请的主要中、外方人员姓名、单位、职务；(6)会议主席和组织机构的主要成员、会议联系人及联 系方式；(7)作为主办、合办、协办或委托筹办单位和经费资助单 位的境外组织的背景材料(如果为国际会议，名称须中英文、 内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态 度、历次活动及成员有无“一中一台”问题)；(8)其他需要特别说明的情况。.待有关主管部门正式批准下文后，承办单位方应积极 开展各项筹备工作。.假设举办学术会议有邀请海外代表需在确定正式邀请 参加国际

9、学术会议的海外代表名单后，承办单位在会前3个月填写XX学院举办国际学术会议邀请外国人来华校内审批 表报对外交流合作处，由对外交流合作处统一向上级主管 部门申办其来华签证事宜。假设有台湾学者参加，举办单位须 将有关背景材料和名单报学校对外交流合作处，由对外交流 合作处专项报批。.假设会议的举办需学校有关部门配合，举办单位应在会 前2个月向学校科研处汇报（国际会议向对外交流合作处汇 报），由校领导牵头召开有关部门协调会。.如需邀请国家及省市领导人参加会议开幕式等活动， 举办单位应在会前2个月向学校科研处（国际会议向对外交 流合作处，下同）提交书面报告，并同时提交会议背景材料和 领导讲话代拟稿。科研

10、处在请示校领导后负责向国家、省、 市有关部门报批。.举办单位应当组织好会议期间的宣传和报道工作，以 扩大我校的国际、国内学术影响力。第三章经费管理第七条经费原那么：会议经费未经落实，不得申请办会。 会议举办单位应严格执行学校有关经费的管理规定，坚持厉 行节约，收支平衡，以会养会的原那么，会议举办单位应尽量 争取校外资助。第八条账户申请：会议举办单位持学校签发的会议批件 到校计划财务处申请会议专用账号；外币收入，按学校计划 财务处规定，将外币折合成人民币。第九条会议收入管理.会议收入包括(1)会议注册费：由会议承办单位向参会代表收取的用 于会议支出的费用。(2)相关组织专项资助：相关组织拨付给会

11、议承办单位 的专项经费。会议承办单位应积极向相关组织申请专项资助。(3)学校匹配经费：国际会议可匹配最高达20万元、国 家级会议可匹配最高达10万元、省级会议可匹配最高达5万 yG o(4)政府部门拨款：指在无会议注册费收入和相关组织 专项资助，或者会议注册费收入和相关组织专项资助缺乏以 弥补会议开支时，国家财政安排的相应学术会议的补助经费。(5)赞助收入：指境内外机构或部门、企业、个人出于自 愿，无偿向会议提供资金或物资赞助形成的收入。(6)其他收入：召开会议时举办展览、展示、广告、旅游 中介等收入。.会议各项收入必须统一纳入预算管理，单独核算，专 款专用，专人负责。会议的经费由科研处(对外

12、交流合作处)、 计划财务处、审计处共同监管。.举办会议得到的赞助物资及会议期间购买的办公用 品、消耗材料等应按照学校相关规定严格管理。财产物资的 取得、保管、领用要有严格的报批程序，指派专人负责。.举办会议购置或通过赞助取得的各项财产物资，应在 会议结束后3个月内进行处理，具体处理方案报计划财务处 审批，财产物资处置收入在扣除相关税费后上缴学校。以会 养会的，财产物资处置收入可用于抵补会议相关支出。第十条会议支出管理.会议支出包括：(1)召开会议所必须的场地租金：A类、B类、C类国际 会议正式代表人均开支标准分别为每天100元(人民币，货 币单位下同)、150元和200元。(2)会议开幕式或闭

13、幕式一次冷餐招待会费用。会议正 式代表人均开支标准为150元。(3)会议期间工作人员住宿费用：除特殊情况报经批准 外，会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内, 开支标准按省市相关文件执行。(4)会议期间志愿人员工作午餐费用及误餐补贴。志愿 人员仅安排午餐或发放误餐补贴，开支标准为每人每天100 yc o(5)同声传译人员劳务费及同声传译设备和办公设备 租金。同声传译开支标准为口译每人每天5000元，笔译每千 字200元；同声传译设备和办公设备租金，会议正式代表人 均开支标准为每天50元。（6）境外同声传译人员除劳务费及境外国际旅费外（只 承当同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费，据实结

14、算），同声 传译人员的食宿、交通等各项费用，由个人承当。（7）会议代表往返驻地与会场的交通费用及其他必要 的用车费用。租金开支标准原那么为：大巴士（25座以上）每 辆每天1500元，中巴士（25座及以下）每辆每天1000元, 小轿车（5座及以下）每辆每天800元。（8）其他会务费用。实行综合定额控制，会议正式代表 人均开支标准为每天100元，开支范围包括：办公用品、消 耗材料购置费用，会议文件印刷、会议代表及工作人员的制 证费用等。上述各项费用之间可以调剂使用，在综合定额控 制内据实报销。（9）会议如有注册费收入，我方可承当相关组织官员及 秘书处人员会议期间的食宿费用，以及特邀代表的国际、国 内旅费。（10） 一般会议代表往返国际国内旅费（包括往返机场 的交通费）、食宿、医疗、参观游览、个人消费等费用，由个 人承当。（11）为筹备会议而发生的邮费、通讯费及劳务费。会 议劳务费用不得超过会议支出的10%。劳务费包括论文评审费、美工费、工作人员劳务费等。（12）其他必要的有关费用。.我校举办的学术会议应按国际、国内惯例办事，不得 承当额外的义务，要厉行节约、讲求实效，从严控制经费支出, 努力做到以会养会。.会议所有协议及支出必须经计划财务处相关负责人 签字同意方能报销。第十一条会议经费管理和监督.不得用会议经费购买设备。特殊情况，需报学校批准 同意。.会议费用如有节余，节余局部2