某医药公司管理制度大全

1、精选优质文档-倾情为你奉上精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业专心-专注-专业精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业目 录 TOC o 1-3 h z u XXX医药（集团）股份有限公司药品采购管理暂行规定XXX医药（集团）股份有限公司合同管理暂行规定第一章 总则 第一条 为了规范合同管理，明确合同管理责任，预防经营风险，实现公司利益最大化，特制订本制度。 第二条 本制度适用于对公司各单位包括各中心、各部门及分支机构经营过程申所需订立合同的管理。第三条 合同管理者包括经办人和批准人，经办人对代表公司订立的合同负直接责任，批准人负间接的领导责任。 第四条 公司对合同实行分级审批管理的办

2、法。 合同签订权限：单笔合同人民币100万元，需经总经理办公会集团研究；单笔合同人民币1099万元，由总经理审批；单笔人民币10万元以下的，由分管副总经理审批。第五条 公司总部各中心/部门的合同经相关部门会签后，由各分管副总经理(总经理助理)批准，重大合同由总经理批准。 第六条 分支机构负责人经分管副总经理 (总经理助理)授权可以批准该机构己经内部相关部门会签的合同。 第七条 审计法规部是公司合同管理者的参谋和咨询部门，负责提供规范的合同文本、审查修改合同、办理合同变更与转让及合同权利义务终止手续。负责合同法律知识培训和一般合同法律咨询。 第八条 特定情况下，公司根据实际需要可指定审计法规部为

3、部分合同的直接责任人。第九条 合同的经办人、批准人及参谋咨询人员必须严格执行本制度，最大限度的维护公司的利益。第十条 所有参与合同管理的人员应对相关信息予以保密，不得公开或泄露。第十一条 合同管理者必须在合同管理过程申妥善保管好各种合同资料，包括合同文本、与对万往来信件、传真件等的原件，并依据公司档案管理部门的要求上交前述资料。第二章 合同的订立第十二条 公司各单位根据实际需要或工作计划订立各类合同，由本单位委派专人经办，重大合同由单位负责人亲自经办。第十三条 合同经办人对所订立的合同实行责任制，即由其对签约对方主体资格审查、合同内容确定、合同审批程序的完成、合同履行和有关重大事项的及时报告负

4、直接责任。 第十四条 公司对外订立合同除即时清结的外一律采用书面形式。第十五条 经办人应使用公司下发的、经审计法规部审核的格式合同文本;使用对方提供的格式文本时须事先征求审计法规部的意见。第十六条 特殊情况下，经办人也可即时起草合同文本，必要时向审计法规部咨询。第十七条 经办人须按以下步骤订立合同：1、主体资格审查:经办人应考察签约对方生体资格，掌握其性质、经营范围、资信状况、履约能力。若合同涉及公司重大利益，且对方系首次与公司合作，则应有详尽的考察报告，供上级负责人或公司参考，经办人对考察结果负责。2、索取资料:备齐对方法人营业执照副本或营业执照副本复印件、法定代表人资格证明、法定代表人身份

5、证复印件、签约代表的授权委托书。3、协商合同条款:经办人与对方就合同的具体内容进行磋商，逐一达成共识。4、签约:将双方达成一致的意思表示以合同条款的形式体现出来，形成正式合同文本，并请对万签字盖章，订立合同时应编号。5、报批:逐级逐部门申报，审核人签字核准，然后加盖印章。6、各单位负责人对经办人提供的签约对方资格考察报告和合同文本进行全面审查，并签署意见，并对审核的结果负责。7、财务部门对合同涉及的金额、币种、付款万式及时间等有关财务安排条款进行审查，就合同是否符合公司整体财务计划提出意见。 8、审计法规部对合同的合法性、完整性负责。 9、公司总经理 (总经理助理)对合同有最终批准权。 10、

6、审核人不在岗时，由其上一级主管或其指定的人员行使审核权。 11、法律规定或双方约定应办理有关的签证或见证、公证、登记手续的，经办人必须办理所需手续。第三章 合同的履行 第十八条 合同订立后必须全面履行。 1、合同经办人必须自始至终督促协调，保证合同全面及时履行。 2、各单位应密切跟踪合同履行情况，及时收集有关信息。 3、履行过程中合同经办人应密切关注对方的履约状况、人员变动、资产变化、经营方向的转变等可能影响合同顺利履行的因素，以防范风险。第十九条 当出现以下情况时，经办人必须立即向直接上级报告，同时积极与对方沟通，寻求妥善的解决问题的万案。 1、对万明确表示或以自己的行为表明其不再继续履行合

7、同时。 2、对方己无实际的履行能力。 3、对方有其他影响合同实际履行的重大变动。 4、在与对方沟通 (特别是以信函、传真等书面万式)时，经办人要慎重办理，必要时可征求法律事务部门的意见。第四章 合同的变更与转让第二十条 公司根据实际情况需要变更或转让合同权利义务时，经办人应努力作好对方的解释工作，便于公司顺利完成变更或转让事宜。 第二十二条 对方提出变更或转让申请的，经办人要严格把关，认真考察变更、转让的所有事项，谨慎处理，以确保公司合同利益的实现。 第二十三条 合同的变更或转让申请一律采用书面形式，必须在公司内部办理审批手续。1、合同的变更与转让事宜由原批准人审批。2、合同变更或转让后，必要

8、时经办人必须办相应的变更登记手续。第五章 合同的终止 第二十四条 合同终止有以下几种情况： 1、合同申双方权利义务己经按照约定履行完毕，合同依法解除。 2、双方在合同履行过程中若合意提前解除，则双万应就合意解除及解除后的善后工作达成新的协议，由经办人按前述合同订立的审批手续订立了新的合同，原合同终止/经办人对新合同承担直接责任。3、其他非正常情况需解除合同时，经办人应以书面形式将情况逐级汇报，由分管副总经理(总经理助理)最终决定处理办法，审计法规部提供法律帮助。第二十五条 合同权利义务终止后，经办人应根据交易习惯履行通知对方及相关单位义务，并办理文件资料整理归档等手续。第二十六条 依据交易习惯

9、或实际需要对外出具书面函件时，应特别注意行文内容、行文主体及时间，必要时可咨询审计法规部或其他专业人员。第二十七条 经办人在处理合同终止事务时必须严格按照法律规定或合同的约定而进行。第六章 合同纠纷处理 第二十八条 合同履行过程中与对方发生争议的，经办人要耐心细致地与对方协商解决的办法，同时做好应对方案。 第二十九条 合同争议无法通过协商解决时，经办人可按公司的相关规定来处理。第三十条 在处理合同纠纷时，公司内部应加强联系、迅速沟通、积极做好必要的工作，由承办部门协调相关部门统一行动，及时、稳妥地解决纠纷。第七章 合同管理责任第三十一条 公司将根据合同管理申的不同情况，分清责任，明确责任人和责

10、任大小，将合同管理纳入公司考核体系中，以强化其管理。第三十二条 公司从合同管理的及时性、有效性、合同履行情况及合同纠纷发生率等方面来对经办人及直接上级进行考核。第三十三条 公司从合同管理的合法性、完备性、提供咨询意见的及时性、可行性等万面对审计法规部予以考核。第八章 附则第三十四条 本制度由审计法规部负责解释。第三十五条 本制度自2007年5月1日起施行。 XXX医药（集团）股份有限公司药品销售管理暂行办法XXX医药（集团）股份有限公司业务流程再造暂行规定岗位组织结构经营层经营层仓储中心质量部客户服务部财务部销售分公司审计法规部采购中心办公室仓储中心质量部客户服务部财务部销售分公司审计法规部采

11、购中心办公室调拨分公司器化玻分公司市内销售一部市内销售二部市内销售三部市外销售一部市外销售二部市外销售三部麻精部原料部调拨分公司器化玻分公司市内销售一部市内销售二部市内销售三部市外销售一部市外销售二部市外销售三部麻精部原料部客户业务员客户服务部采购中心收款员仓储中心要货新建要货计划核对回单客户签字接受要货计划完成注明：是否急送，货票同行客户确认库存满足？信用审核是否通过？要货新建要货计划核对回单客户签字接受要货计划完成注明：是否急送，货票同行客户确认库存满足？信用审核是否通过？检查是否新客户检查是否新客户转新客户流程是转新客户流程是业务员台帐填写发货、回款方式确认修改要货计划调货缺货登记通知采

12、购中心到货合同确定计划量分类别同意查询库存情况拒绝开票限制信用额 度返回销售部 门信用审核否填写销售计划专人负责是否是否监控药品业务员台帐填写发货、回款方式确认修改要货计划调货缺货登记通知采购中心到货合同确定计划量分类别同意查询库存情况拒绝开票限制信用额 度返回销售部 门信用审核否填写销售计划专人负责是否是否监控药品开发票开发票反馈记录（在途，已发、到货、缺货）成反馈记录（在途，已发、到货、缺货）成通知业务员开票员通知业务员开票员配送配送1流程图 教学医疗机构商业教学医疗机构商业戒毒等单位研究戒毒等单位研究核对印鉴卡核对印鉴卡检查相关资质证明核对印鉴卡核对印鉴卡检查相关资质证明 审核通过？否拒

13、绝开票审核通过？否拒绝开票是是保存有关资质复印件或原件保存有关资质复印件或原件转入正常开票流程转入正常开票流程1流程图客户销售分公司采购中心供应商仓储、质量接受满足？要货接受满足？要货通 知业务员满足转入正常开票流 程通 知业务员满足转入正常开票流 程生成缺货记录生成缺货记录常规品种库存下 限常规品种库存下 限反馈形成应付款核对增值税票是核对合同？通过制定采购计划签订合同通过特殊药品首营品种企业相应流 程拒绝采 购未通过？资质审核？联 系供应商反馈形成应付款核对增值税票是核对合同？通过制定采购计划签订合同通过特殊药品首营品种企业相应流 程拒绝采 购未通过？资质审核？联 系供应商销售、推广品种销

14、售、推广品种供应商确 认供应商确 认否修改或重新签合同或退 货否修改或重新签合同或退 货来货入库验收备查来货入库验收备查质量数量报验质量数量报验客户销售分公司质量部分管经理GSP管理员客户确认拒绝开户开户审请并提供相关资质证明复印件客户确认拒绝开户开户审请并提供相关资质证明复印件拒绝开户业务员接受否拒绝开户是否销售经理审核填写开户申请表业务员确认信用额度初审开户资料拒绝开户业务员接受否拒绝开户是否销售经理审核填写开户申请表业务员确认信用额度初审开户资料是资质审核是资质审核审批确认审批确认是是添加新户头输入编码添加新户头输入编码资料存档资料存档客户电脑资料包括证照有效期、信用额度及变更情况跟踪等

15、客户电脑资料包括证照有效期、信用额度及变更情况跟踪等2流程说明在日常经营过程中，如果客户为新客户，则必须经过形户审批流程。客户提出开户申请时必须提供有关资质证明复印件并加盖本单位公章。A、经营企业，须提供营业执照、许可证、税务登记证、法人代码证；B、医疗机构，须提供医疗机构执业许可证（盈利性医疗机构还须提供营业执照），C、购买特殊药品还须相关资质证明。业务员或接待员对资质进行初审并确定信用额度后填写开心服申请表报销售分公司经理、分管经理审批，通过交GSP管理员在电脑中添加新户头编码将有关资料存档备查，然后根据情况将户头划区域内具体业务员名下。同时联系人需提供身份证复印件经业务员签字确认后存档备

16、查。注：客户资料尤其证照有效期内应在电脑中提示，以便开票员给予提前通知。五、缺货信息传递流程1流程图客户业务员开票员采购中心客 户品种需求客 户品种需求信息反馈反馈业务员反馈品种需求信息反馈反馈业务员反馈品种需求查询库存、缺货查询库存、缺货预计到货时间是否途中是查询采购合同到货情况否判断是否新品种预计到货时间是否途中是查询采购合同到货情况否判断是否新品种补货计划补货计划 六、首营品种、首营企业审批流程1流程图供应商GSP管理员审计法规部质量部营销总监接受准备供货拒绝或补货资料填写首营品种、企业申请表销售、供应申请接受准备供货拒绝或补货资料填写首营品种、企业申请表销售、供应申请资料存档添加信息输

17、入码否是否资料齐全？收集、整理资料资料存档添加信息输入码否是否资料齐全？收集、整理资料首营品种：生产厂家证照、GMP证书、产品、物价批文、质量标准、药检报告、（进口药检、注册证）等首营企业：企业证照GSPGMP证书，质量保证体系调查表等通过？价格审核首营品种：生产厂家证照、GMP证书、产品、物价批文、质量标准、药检报告、（进口药检、注册证）等首营企业：企业证照GSPGMP证书，质量保证体系调查表等通过？价格审核GSP审核GSP审核否否是是审批审批否否是是客户业务员开票员采购中心接受发票货物要货客户确认填写要货 单接受发票货物要货客户确认填写要货 单开发票修改询价单新建销售清单是专人负责是否特殊

18、药品？否是转新客户流程是否新客户开发票修改询价单新建销售清单是专人负责是否特殊药品？否是转新客户流程是否新客户出库单发票完成收款盖章生成正式发票出库单发票完成收款盖章生成正式发票接受发票接受发票出库单发货、复核、出库发货、复核、出库2流程说明：对现款客户无须进行信用审核，由客户服务部开票员进行资质审核，开票员查询库存，满足后开票，不满足则告之客户。出库以自提为主。对于业务员分管的现款客户，业绩考核应划入相应业务员名下。八、销后退货流程1流程图客户业务员销售经理采购中心经理仓储中心质量部拒绝退货提出退货拒绝退货提出退货确认是否符合退货条件？确认是否符合退货条件？填写销后退回通知单是否填写销后退回

19、通知单是否是审批签字生成考核记录是审批签字生成考核记录接受确认是批准审批签字退货通知单包括品名、规格、批号、数量、产地等接受确认是批准审批签字退货通知单包括品名、规格、批号、数量、产地等入不合格品区重新入库或退厂入退货待验区登 记入不合格品区重新入库或退厂入退货待验区登 记否是质量验收否是质量验收九、调整发票流程1流程图客户业务员销售经理开票员收款员退回医院申请换发票拒绝或补货资料退回医院申请换发票拒绝或补货资料退回通知书退回发票票台帐填写调整单是接受申请？查询对销售记录退回通知书退回发票票台帐填写调整单是接受申请？查询对销售记录否审核否审核调整发票调整发票根据发票收退款根据发票收退款财务调整应收账帐款财务调整应收账帐款业务员销售经理仓储中心经理保管员凭急送单补办正常销售手续业务员通知客户及原因填写急送单凭急送单补办正常销售手续业务员通知客户及原因填写急送单拒绝签字确认拒绝签字确认签字确认签字确认品名、产地、批号、数量、业务员