集团办公管理规章制度汇编

1、第二局部 办公治理制度第一章 企业文档治理公司文书治理方法一、文书治理包含外来文件及自制文件两种。二、外来文件包含公文、 资料、法律条款、地点性法规、 国家标准、行业标准、企业标准等工程。内部自制文件包含本 集团系统内部文件和对外业务文件。三、文书归口治理部门为集团总经办；分公司由人行部；自 制文书的会签必须经总经办。四、收文外来文件收文由公司总经力、/人行部文员登记，请示部门 经理文件是否转发，转发时按自制文件会签程序会签后转发。五、自制文件1、拟制：由文件起草部门拟稿，文稿要求语言通顺、逻辑清晰、简洁易明白、文3、发文年度用公元年全称。用阿拉伯数字写，用中括号括起。4、顺序号用阿拉伯数字书

2、写，自每年第一件起按发 出时刻顺序编排。（三）横隔线隔开公文的版头局部与行文局部的横线。由红色 横线组成，位于发文字号下方。（四）标题由公文的主题和文种组成，字体采纳华文中宋二号 字（加黑）。（五）主送部门主送部门是指公文的要紧受理部门，规定、通报能 够不写主送部门（或在版记中表达），字体采纳黑体三号字。（六）正文4、销售人员在同一个工作日内以最快的方式（航空、铁路、特快专递等）将购买的疑似假冒伪劣的希波产品送回公司。5、品控部在收到该产品的同一个工作日内，确定是否为假 冒希波产品，并给企管部出据鉴定书。6、企管部收到鉴定书的同一个工作日内，出据打击假冒希 波产品授权托付书等相关全部材料，并交

3、给销管公司，由销管 公司负责传递给销售人员。7、销售人员在收到全部材料后3个工作日内办理完托付当 地技术监督部门打击假冒希波产品的相关手续。8、销售人员必须全力以赴地协助当地技术监督部门打击假 冒希波产品，要做到主动出击，及时催促，大力配合，速战速 决，不得以任何理由延误打击假冒希波产品工作进行。二、奖罚1、处分：（1）销售人员没有在第一时刻觉察假冒希波产品（指被公司领导、市场巡视人员、非销售体系人员等在当地市场觉察假冒希波产品，或假冒希波产品在当地销售1个月以上未被发 觉），视假冒希波产品的数量多少分不给予20元、100元、200 元的罚款。（2）工作程序中各相关部门每延误一个工作日，主管领

4、导 罚款50元。2、奖励：（1）觉察、举报假冒希波产品供应商，并协助相关法律部 门对假冒希波产品供应商予以处理，视假冒希波产品的数量多 少分不给予觉察、举报者500元、1000元、5000元及5000元 以上的奖励。（2）觉察、举报假冒希波产品生产厂家，并协助相关法律 部门假冒希波产品生产厂家予以处理，视假冒希波产品的数量 多少分不给予觉察、举报者5000元.10000元、20000元及20000 元以上的奖励。以上奖励适用于公司内外所有觉察、举报者。总经理月份工作检查巡视制度为及时觉察和解决基层工作问题，检查、监督和促进部门 工作，特建立总经理月份工作检查巡视制度。一、检查巡视时刻为：每月的

5、5日10日，遇专门情况顺 延。二、参加人员：由总经理带队，公司副总参加；被检单位 领导到场。三、检查范围与内容：公司各单位均为检查巡视范围。1、生产平安、文明卫生、工艺纪律；2、原料、成品、辅料等仓储、保管摆入、出库情况；3、治理部门工作情况；4、各单位规章制度执行情况。四、检查方法。检查巡视采取听、问、查、办等方法。1、听：即听取部门负责人的全面工作汇报或针对某一问 题的汇报。2、问：领导针对问题提问，部门领导回答。3、查：检查有无制度、执行效果，实际事项和现场查看。4、办：针对出现和反映的问题，由领导现场办公，现场决策或提出整改意见。五、组织与落实。每月10日往常由人力资源部/人行部负 责

6、组织落实检查工作。列出检查巡视日程表，发送至公司领导 及部门领导。同时随员参加做好检查记录，下达整改通知，督 办和考核落实情况。关于三单使用的规定一、请示（事）单：1、请示范围凡涉及到资金、物资、广告、筹划、促销、印刷品、办公 品、新增设备、工器具、原辅调料、新包装物、工艺调整、调 价、调资、岗位增编、供应商调换、二级以上客户调换，所有 没有发生过的非正常及超过规定款项权限的各种业务等项工 作，均需填报此单。2、请示内容（1）要写明请示的内容，履行内容单位、地点。（2）所请示事项或对方单位要求的时刻、数量、规格、 质量、标准、形式等工程。（3）对方报价、我方以往价格、可比价格、本人意见、 可能

7、到达的价格。3、审批权限按希波集团款项支付权限规定，各级领导审批权限之 内的事宜不用写请示单，按审批权限办理，超出审批权限范围 的应写请示单，逐级请示办理。二、合同单按各级领导批示的请示（事）单应立即进行工作，需签 订合同的应与对方签订合同。三、付款请示单需支付资金时要填写“付款请示单”，写清所支付款项的用途、金额，对方全称、账号、开户行等工程，按审批权限由主管领导签字批准，请示（事）单、付款请示单、合同单到财 务部办理付款，不需签合同的可凭两单到财务部办理付款。四、考前须知1、用单必须由权限内的主管经理/副总签字，如主管经理 /副总不在公司，可经 请示同意后，标明“请示*同意” 字样，由财务

8、部核实后此三单方可生效。2、不同级不的领导在审批权限之内所审批的三单方为有 效。3、财务部接到三单，审核无误后，方可办理付款事宜。4、如有分期付款事宜，第一批付款时应凭三单办理，请 示单上写明付款方式、批次及全部资金数额，以后几期付款凭 各级领导审批签字的“付款请示单”即可办理余款付款事宜。关于使用待办单的规定一、为提高效率，强化打算性，各部门治理人员必须使用待办单。二、待办单要放在办公桌上明显位置（便于提醒自己）。三、待办单要用内部办公纸（一面有字的纸）。四、待办单每天应整理，重新换纸抄写一遍，将完成工作 工程删除，保存未完成工作工程。五、人力资源部/人事行政部负责每周不定期检查，无待 办单

9、一次罚款40元。关于统一使用法定姓名的规定为保证希波集团的整体形象，对涉外局部的人员（询价、 调查等保密事项除外）在交往中使用法定姓名规定如下：一、在交往介绍、往来信件、名片制用上、 联系等必 须使用法定姓名，不同意使用不名、化名、笔名等不称，以免 给对方造成欺诈的感受。二、违反本规定，每次罚款50元，由此触犯法律，将追 究其法律责任。三、本规定适用于在集团系统内的所有职员。关于希波视界投稿工作的规定希波视界是反映希波企业文化的一个窗口，是传播企 业精神的重要工具，是希波职员进行思想和文化交流的一个 “平台为确保希波视界能够保质保量的出版发行，使希波 职员每月都能及时地阅读到希波视界，现对投稿

10、工作作如 下规定：一、稿件内容要求以不泄露企业机密为前提，以促进职员 文化交流为基础，以描述职员在希波的见闻及感受为主，严禁 从报刊摘抄。二、所有稿件应采纳电脑打印（如确有打印困难请用楷体 书写工整）。三、为便于多刊登一些稿件，稿件字数以600字以内为宜。四、投稿数量要求每部门至少一篇。五、新闻综述由各集团总经办主任或分公司人行部经理草拟。六、稿件截止日期为发行当月的15日（新闻综述为22日）, 部门经理负责此项工作的跟催，迟交一天绩效分数扣一分，集 团总经办于22日将稿件统计情况报人力资源部考核。临时借用仓库物资的规定一、各部门借用仓库物资，均需填报“临时借用卡”，否那么，任何人无权借用和发

11、放库存物资。二、各类所借物资，均由各部门经理负责审批后，按借用分类，由各分管领导审批后执行。三、各类物资分类范围及负责人：工程部门负责人劳保用品：低值易耗品、工作服、洗涤剂等财务部财务部经理促销用品：条幅、授带，服装、电锅、密码箱销售部销售经理开发、用品：样品、原辅料、试验开发部开发部经理四、保管员必须按卡办理，按卡发放，否那么后果自负。口至 叩寺品控部品控部经理企划用品：宣传画、宣传用品、装饰用品等企划部企划部经理五、在借用期内发生损坏、丧失等问题，由借用者负责。六、物品返还时，保管员严格把关，认真查验，觉察污旧、 破损、调换，有权拒收。七、各部门严格执行借用制度，如觉察借用者、保管员双 方

12、未执行本规定，每觉察一次，双方各罚款50元。附：临时借用卡讲明临时物资借用卡部门经办人借物时刻年 月 日负责人返回时刻年 月 日事由公文的主体，用来表述公文的内容，字体采纳宋体四号字。层次结构正文分条标识方法为：全文共一级的用“一、二、三、二全文共二级的第一级用“一、二、三、”第 二级 “1、2、3、”。全文共三级的第一级用“一、二、三、”第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、:全文共四级的第一级用“一、二、三、”第 二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、” 第四级用“、（2）、（3）、二全文共五级的第一级用“一、二、三、”第 二级用“（一）、（二）、（三

13、）、”第三级用“1、2、3、” 第四级用“（1）、（2）、（3）、”第五级用A、B、C、全文共六级的第一级用“一、二、三、”第 二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”讲明:物品名称型号及规格数量备 注1、各部门临时借用仓库物资必须填写此卡，经主管领导 签字同意后，保管员将按卡付货，否那么，拒付。2、所借用物品在返还时，必须保持清洁、完整。3、借用期内发生丧失、破损、污垢等均由借方负责赔偿 及处理。4、超过借用期不还者，保管员将此卡直接报财务部，财 务部按价进行扣款。5、返还物品时保管员签字后将此卡还给借物者注销。各类物资领用方法为提高工作效率，加强治理，现将各类物资领用方法

14、规定 如下：一、公司内各类物资有以下分类：办公/生产设备类（价值50元以上）、办公用品类（价 值50元以下）、原辅料及包装物类、低值易耗品类。二、办公设备、生产设备领用方法1、由需求部门填写办公设备名称，经审批权限内审批同意 后，交办公设备治理部门，需求部门经理在办公设备领取台 帐中确认签字，即可领用。2、领用后办公设备须在本部门建立台帐，确定设备使用、 维护负责人，并由负责人签字。3、生产部机修车间领用各种备件及零部件需先到生产部统 计处开票，由生产部设备经理及生产部经理签字确认后，方可 凭出库单到保管员处领取。三、办公用品领用方法1、由需求人填写领取办公用品名称，由部门经理签字，交办公用品

15、保管部门登记领取。2、办公用品领取时依照本部门办公费用指标，本着节约原 那么。3、办公用品治理部门负责月末统计各部门办公用品费用， 并通知超支部门，超支扣除，节余不补。四、原辅料及包装物领用方法1、生产部门领用原料、辅料、包装物等物料需先到生产部 统计处开票，经工序主任签字确认后，凭出库单到保管员处领 取。专门物料的领用需经生产部经理签字确认后方可，凭出库 单到保管员处领取。2、非生产单位领取原辅料时，需求人计算需求量，由生产 统计开具出库单，研发部门可由部门经理签字即可领取；研发 以外其他部门需经总经理签批后领取。3、包装物领取时，非生产单位均需在出库单中注明用途， 部门经理签字后，报总经理

16、审批后方可领取。4、出库单一式四联，生产部、财务部、保管员、领用单位 各一联。出库单的工程必须齐全，清晰，准确。具体包括部门、 日期、名称、规格、单位、及数量。对有异议的出库保管员有 权拒绝付货。四、低值易耗品1、生产部门领用生产车间使用低值易耗品及月规定的劳动 保护需先到生产部统计处开票，生产统计按劳保指标核对，不 超标准时予以开具，由生产部经理签字确认后，方可凭出库单 到保管员处领取。2、其他部门领用低值易耗品时，需先到生产部统计处开 票，在出库单中注明用途，经部门经理签字确认后（权限范围 内），可凭出库单到保管员处领取。如超出权限范围，主管领 导签字确认后，方可凭出库单到保管员处领取。第

17、四级用“(1)、(2)、(3)、”第五级用“A、B、C、” 第六级用“a、b、c、公文首页应依照标题行数合理排列正文行数。(七)附件公文附件，应置于主件之后，与主件装订在一起, 并在正文之后、发文部门署名之前应注明附件的名称。如附件 较多，应用阿拉伯数字注明顺序，逐件写明附件的名称。(A)部门署名应当用全称或者规范化简称，发文部门署名应采纳黑体三号字标注于正文的右下方。(九)成文日期一般署会议通过或者领导签发日期；专门情况署 印发日期。领导签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请 示签发人重新确定。成文日期应当写明年、月、日，采纳黑体 三号标注于发文部门署名右下方。成文日期年、月、日均用阿拉伯

18、数字。（十）印章下发公文都应加盖集团印章。用印位置做到上不 压正文，下要压发文部门署名和成文日期。（十一）主题词“主题词”三字用黑体三号字标注于印制版记上 方，具体条目用宋体三号字标注，主题词由公文主题词及公文 种类词组成，也可依照公文内容自行标注。（十二）抄送部门是指除了主送部门之外需要执行或知晓公文的 其他机关，应当使用全称或规范化简称。（十三）印制版记由公文印发部门名称和印发日期。在公文末页下部印三 条横线，上面两线之间注明抄送部门，下面两线之间左侧注明拟制文件部门名 称，右侧注明印发日期。一般公文能够不采纳抬头，由标题、正文、附件、部门署 名、成文日期组成，但内容格式必须按本规定第四条

19、执行。四、公文的汉字从左至右横排。主标题、副标题、正文 之间的用字要有明显区不。主标题应采纳华文中宋二号字（加黑），副标题（或主送 单位）应采纳黑体三号字，正文应采纳宋体四号字；行间距采 纳单倍行距；公文用纸幅面规格一律采纳国际标准A4型（长 279毫米，宽210毫米）；公文印制纸面规格：天高70毫米， 地高30毫米，左宽25毫米，右宽20毫米，左侧装订。附范本：佳木斯希波集团文件希团字2003第1号关于集团*治理的规定集团各部门:为加强佳木斯希波集团2003 年1月5日主题词：集团 * 规定主送单位：集团各副总、各部门抄送单位：集团总经理、分公司总经理发文部门：集团人力资源部发文日期：200

20、3年1月5日档案治理方法、将资料按条款分类，分不存放，每年年末经检查齐全后，整理立卷归档。二、档案分为证照档案、文件（制度）档案、人事档案、 合同档案、设备档案、技术档案等类不。三、档案治理归口部门总经办负责集团总部的证照档案、系统内下发的文件（制 度）档案、集团总部设备档案、技术档案的治理归档；企管部负责集团系统所有合同档案的治理归档；人力资源部负责集团总部所有人员及分公司部门副经理 以上人员的人事档案的治理归档；分公司人行部负责本公司所有证照档案、文件（制度） 档案、部门副经理以下人员的人事档案、设备档案、技术档案 的治理归档；分公司财务部负责对本公司所有合同档案的治理归档。四、证照档案的

21、治理1、集团系统所有证照，如：税务登记证、卫生许可证、生产经营许可证、车辆各种牌照、各种荣誉证书、专利证、资 格证等，均须以复印件及原件两种形式存档。2、各类证照除列知名录外，均须登记其有效年限，以便 及时更换证照，保证其有效性。3、证照档案的保存期限为永久性保存。五、文件（制度）档案的治理1、所有签成正本文件均需由总经办及人行部（人行部只 负责对接收文件和本分公司自制文件）归档存查。2、假设执行部门必须使用正本时，可临时借出使用后归还, 假设正本必须寄出或无法取回时，可存档复印件。3、存档文件保存期限10年，届时列表报批后监督销毁。六、人事档案的治理1、集团系统所有治理人员，其应聘表、经济担

22、保书、毕 业证复印件、笔试题试卷存入个人档案，在试用期内建立临时 档案，正式聘用后建立正式个人档案。2、接收的大中专毕业生，考核时的一切资料及其毕业证 复印件交人力资源部/人事行政部存入个人档案。3、人事档案的保存期限为该同志辞职后一年，届时列表报批后监督销毁。七、合同档案的治理1、公司对合同原件，即合同书信件、数据电文（包括电 报、电传、 、电子数据交换、电子邮件）实行双层治理， 即承办部门和合同归口治理部门。各业务部订立的合同（协议） 原件，由企管部负责治理，合同承办人使用复印件。以便对合 同的执行情况进行监督，但所有保管部门均须建档。2、合同中含集团系统内部责任状、承包合同及对外签定 的

23、各种业务合同。3、合同档案的保存期限为永久性保存。八、设备档案的治理1、各部门购买设备及物品，（如计算机、打印机、复印 机、 机、空调等）生产设备及生产辅助设备（如化验室设 备、研发专用设备等）但凡带有图纸、讲明书、保修卡、用户 手册等资料应全部交总经办/人事行政部存入设备档案，建立 永久性档案。无总经办/人行部在设备发票上确认收到该设备相关资料的签字，财务不予报销。2、各项基建施工与工程有关图纸，一律把原稿移交总经 办/人事行政部文员治理。3、设备档案的保存期限为该设备报废后1年，届时列表 报批后监督销毁。九、技术档案的治理1、各部门技术资料，如：与集团业务相关的法规条文、 国标、企标、工艺

24、规程、质量标准等全部由总经力、/人行部负 责治理归档，如属绝密文件应由总经力、/人行部登记其发行版 本、发行日期、总页数，并将其名录归档，注明存放部门、发 行使用部门。2、技术档案的保存期限为永久性保存，但须将废止资料 加印“作废保存”章，同时注明作废日期。十、档案建立、整理方法1、企业文件记录保存、归档方法按内容分类，并以时刻先后顺序存档，必须在档案夹里清晰地标注归入的档案类目,字严肃，幸免使用晦涩及地点口语等词汇表达。文件尽量不制定补充规定，如需要增加补充、修改条款, 可将原文作废重新制定，以保证制度的连贯性。部门经理审核后方可打印，打印时须按照集团关于 公司统一公文处理规定(见汇编“办公

25、治理制度”中“企业文档治理”类) 中规定的格式进行编号排版，打印后认真校稿，与原稿核对无 误后方可进入会签程序。2、会签：(1)、由文件起草部门确定并填写文件签发审批单：注明 文件名称、编号、文件类不、要紧内容、密级、发文日期、主 送单位、抄送单位、会签范围(写明需要参与会签的部门名称、 副总职务名称)(2)、以文件内容相关的部门、相关集团副总、总经办/人事 行政部、总经理的顺序会签，将文件正文与文件会签单一同在 会签范围内传阅。方便查找。2、每天都要进行清理归档，以免资料堆积，熟悉自己治 理的档案，了解归档制度。准确地做好文件索引，以便于查找。3、归档要注意整洁，归档前先把资料进行分类，以便

26、所 有的材料随手可得，幸免盲目查找。4、立卷按年代、机构排列，永久、长期、短期分不组卷, 卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起。5、文件档案除将文稿存档外，计算机中亦需存盘建档， 建档按类不及时刻顺序建立，便于查找。6、注意做好保密工作，档案柜要牢固，做好防盗、防火、 防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。7、每年清理一次档案，对档案的数量、保管等情况进行 检查，觉察问题及时采取补救措施，确保档案平安。8、关于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处 理，销毁档案材料要通过认真鉴定，确定销毁档案材料必须列 册登记，送领导审批后销毁。9、销毁档案材料时，必须指派专人监销，防

27、止失密。档案资料借阅治理制度一、借阅档案（包括证照、文件（制度）、人事档案、合 同、设备、技术等资料），必须在档案借阅登记簿登记后方可 借阅；借阅涉密的档案须经相关业务部门经理级以上的领导批 准方可借阅。二、卷案不可借出，只提供在档案存放室查阅，未立案的 文件及资料可借出。三、借阅期限不得超过10天，到期必须归还如需再借应 办理续借手续。四、借阅档案人必须保护档案，保护其平安及保密性，不 得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、损坏，未经部门经理级以 上领导同意，绝密资料未经副总经理级以上领导同意，不得擅 自摘抄、翻印、复印、摄影、转借。五、借阅的档案交还时，档案治理人员必须当面点清，如觉察遗失或损坏

28、，应立即报告上级主管领导。主管领导与资料 来源相关部门沟通备份，同时对借阅人采取批判教育或相应处 罚。六、外单位借阅档案，必须有单位介绍信，并经总经理批 准后方可借阅，但不得带出档案室。七、外单位摘抄卷内档案，必须经总经理对其摘抄完毕的 内容进行审查、签章同意后，方可带出档案存放室。第二章办公事务治理打印、复印、 治理制度、打印：1、凡属以集团、分公司名义下发的文件、报表、工作打 算、总结、报告、会议纪要、通知、通报、公函、规章制度、 宣传教育材料、任免决定、表彰决定等均在打印范围内。2、不得利用公司计算机打印私人材料。3、各部门负责本部门所有材料的打印，需要下发的文件或 规章制度、通知由各部

29、门拟订打印、校稿，会签批准后拷盘，交由总经办/人事行政部归口下发、存档；4、总经办/人事行政部文员对外来人员自带的软盘先做病 毒检查（有病毒的软盘应拒绝接收，并礼貌解释表示歉意）。5、总经办/人事行政部文员接稿后，应认真检查文件签批 手续是否齐全，打印稿排版是否按公司行文规范，美观合理，对文字进行最终 校对，觉察有误可与文件拟稿人联系确认后修改。6、文件存档规范，计算机内存储文件应遵照制度汇编 办公治理制度中档案治理方法执行。7、文件打印格式应统一，按制度汇编办公治理制度中公司统一公文处理的规定执行。二、复印：1、所有复印机均应建立使用记录，复印需求部门按复印 机使用登记表中工程逐项、真实填写

30、。2、月末按各部门复印登记表由总经力、/人行部汇总各部门耗用纸张、墨粉费用，查看费用是否超标，将结果报人力资源 部考核；3、凡需要复印的资料，必须经本部门经理同意，到人事 行政部登记备查，数量超过10张的必须人事行政部经理批准 后复印，分公司复印20份以上的应采纳油印形式，由需求部 门自行印刷。4、属证件、原始资料等专门材料需要复印，不受份数限制, 可依照需要复印，但必须通过请示、上级领导批准后方可复印。5、公出人员在外地需要打印、复印材料时，应将打印原件 留存，索要发票，另附纸标明打印/复印缘故、打印/复印时刻、 材料收件人，以做报销依据，无以上材料公司不予报销。6、不得利用公司复印机、 机

31、复印私人材料。三、 ：1、所有 机均应建立 记录，登记 机使用情况， 并填写 机使用登记表，发 须由部门经理在 材 料反面签批后方可发出。2、由总经力、/人行部文员统计月费用，月底统一汇总各部门耗用 费用，（除总经办/人行部之外有 机的， 费 用统一纳入办公费用）；收 由总经办/人行部文员登记，并 通知接收部门领取、登记。3、在外人员签合同及其它工作需发 时，需请示副总 经理同意才能进行，同时回公司报销时，上交原始材料及发票, 写清缘故、收件人、无以上材料公司不予报销。4、不得利用公司 机 私人材料。部门 复印机使用登记表复印时刻材料名称纸型总页数复印人部门经理签字部门 机使用登记表 时刻材料

32、名称页数收/发经办人部门经理签字第三章印章信证治理印章使用治理方法一、总那么1、目的为加强集团公司印章治理，规范公司印章的制定、使用程 序，使公司业务顺利运营，杜绝因印章治理、使用不善造成的 不必要损失制定本方法。2、定义本方法所称之印章是指公司业务上必要的，通过其使用能 对外表达公司意思的印鉴。如法人章（公章），法定代表人章、 合同专用章、财务专用章、销售公司章、品控部检验专用章等。二、印章的治理1、集团相关部门及各分公司须将其业务必需之印章图样、 尺寸讲明连同相应治理制度或方法报集团总经办备案。2、集团各相关部门及分公司对印章的治理须设专人负责、 并将该治理人员姓名报集团总经办备查。三、印

33、章的适用范围1、公章适用于公司介绍信、包裹领用单、汇款单、财务部报 表、证明、托付书、协议、担保书等重要材料需要时的加盖。2、合同专用章适用于合同章用于公司与客户签订各种合同专用。3、财务专用章适用于财务专用章用于公司各种资金支付专用。4、销售公司章适用于以销售公司名义按公司规定程序签订的与经销商补充协议及销售公司内部发放的文件、制度、通知、通报类。5、品控部专用章适用于品控部在公司内部下发的通知及出口时商标机 构提供的合格检验报告专用。四、以上三种印章在使用时必须按规定办理，否那么出现问 题，由该印章保管人员负责一切经济责任和法律责任，并处以 每次500元的罚款。五、印章的使用1、只有印章的

34、保管责任者才能保管和加盖印章。保管责 任者因故不在时需托相关人员代行其职责，因托付不善造成失 误或损失者，由托付人和受托人负连带责任。2、公司各部门及职员申请加盖公司法人章、合同专用章、 财务专用章、法定代表人章、销售公司章等按以下程序办理。（1）申请人填写XXX公司用印申请单（见附表）。（2）经部门主管经理、副总、总经理审批同意。（3）申请人按（1） （2）项要求签字后，须将相应用印申请单及需加盖印章之材料一并交印章保管责任人登记盖章。3、品控部检验章，如质量检验合格章、化验室检验章经品控部经理、化验室主任确认无误后，即可盖章，所有盖章资 料均须备份，以便查阅。4、加盖印章审批权限划分（1）

35、经常性加印工程，如介绍信、包裹单、汇款单等项 目需要加盖法人印章的由经办人所在部门主管经理签字，交经 总经办主任/人行部经理审批。（2）财务报表、证明、托付书、协议、担保书等需要加盖法人印章的或涉及公司重大利益的材料，须由法定代表人本 人最终确认（财务票据正常业务按法定代表人批准之相关规定 执行）。本款所称涉及公司重大利益资料系指:A、与经营责任相关的资料B、债务保证，特不贷款C、所涉标的超过10万元以上的合同D、诉讼裁判相关资料(3)、各部门收到需要会签的文件时，须本着认确实态度, 必要时征集本部门职员意见，尽量提供相关资料供起草部门参 考。(4)、自收到需会签文件起各会签单位及个人须在处理

36、时 限内回复，提高效率，文件拟制部门负责文件会签跟踪工作。(5)、各会签单位必须在会签单上签名且标注日期，以明 确责任。(6)、文件会签至各副总后，由文件起草部门依据会签意 见结果，汇总整理，再次修订后；方可交总经办，由总经办按 各部门会签意见再审后交总经理审批。3、批示总经理或其他被授权批示者作最终的批示，并签字。4、出稿复印、下发(1)、文件起草部门将修订后的文稿拷盘，由总经办/人事 行政部文员出稿。(2)、总经力、/人事行政部文员对外来人员自带的软盘先做E、可能给公司造成10万元以上损失的其他相关资料（4）使用财务专用章必须经财务部经理、副董事长审核 同意方可使用。（5）以上项以外的其他

37、资料的加印，相关副总经理或各 分公司总经理有最终审批权。（6）经会签批准的文件发放加盖印章时文件会签单可替 代用印申请单。5、加盖印章的复核（1）公司法人章保管人，按用印申请单中资料名称、 加盖印章份数、审核签批权限复核无误后，方可予以盖章；如 总经办主任/人行部经理、总经理不在，用章人 请示同意 后，印章保管人经核实，方可盖章。（2）合同章使用部门填写用印申请单，部门经理签字， 交财务部经理 合同文本名称、加盖印章份数、部门经理 审核签批权限、合同文本签署部门主管副总、企管部经理签字、 总经理签批内容等。（3）合同章保管人员必须对上述工程及申请单中加盖份 数进行再次审核后方可给予加盖合同章，

38、并做好合同章使用 记录。6、用印申请单的治理（1）使用公司法人章填报后的用印申请单在总经办/ 人行部存档。（2）使用财务专用章、法定代表人名章填报后的用印 申请单与在财务部存档。（3）使用合同章填报后的用印申请单与在财务部留 存或备份合同文本同时存档。（4）财务类报表使用财务专用章、法人章及法人名章的 用印申请单与报表复印件同时存档。加盖印章流程图加印材料补充修正申请人职务所在部门印 章 名 称口 公司法只章部专用章 口法人代表人名章财务专用章资A资料A加印材料补充修正申请提出NONONO审查批准OKOKK审查批准OKOK审批OK加盖印章申请人申请部门主管经理副总、分公司总 经理（必要时）集团

39、总经理（必 要时）料名称B编号B资 料 来 源0外来鼎4招材料 其他资 料 份 数份B_份每份资料加盖的印章数A-份B份资 料 用 途资口公司内（部门名称：）料口公司外(单位名保称：)管部门经主管副总经办/财务部经理/总经理审理总人行部经副董事长批理思见介绍信治理方法一、需要公司开具介绍信者，应填写用印申请单，注明介 绍信用途，经主管经理批准后，交总经办主任/人行部经理签 批，总经力、/人行部文员依据此单填写介绍信，盖章后发需要 人。二、介绍信由总经办/人行部文员负责治理，严禁发出空白信。三、开具介绍信存根应妥善保管，按保密要求归档，保管期限5年。四、如觉察介绍信丧失，领用人应立即向总经办/人

40、行部反 映，及时采取相应措施。五、各部门接待外单位介绍来人时，应认真查对来人姓名、 商办事项和介绍信所列的事项是否相符；并在留下的介绍信背 面签注办理情况，以便日后查对。六、考前须知：1、开具介绍信时要对使用介绍信个人或部门严格审核, 如：用信人的姓名、所在部门、事由等。2、部门名称要用全称或规范化的简称，标明签署、用 印时刻。3、开具的介绍信要有编号和骑缝章，存根和发出信的 内容要一致。第四章 通讯治理关于通讯设备的使用治理规定一、国内 使用治理1、各部门需要安装、停用 或需要增加话费指标，应 由申请部门填写请示单，写明申请事项、原由，主管签署意见 后报企管部/人行部（分公司各部门由人行部批

41、示后报企管 部），由企管部/人行部请示总经理批准后执行。2、降低话费指标由企管部/人行部共同依据实际工作通讯 业务量或时期性话费进行调整。3、各部门没有其它部门同意，不得使用其它部门 。每月各部门 有用额，由话费查询部门在每月30日前比照 各部门 费用标准核查后，将结果、处理意见、手机实际费 用一并报财务部经理。财务部按各部门 费用标准结算，超 费自付，专门情况需集团总经理批准核销，其他人无权核销超 标准 费。4、各部门 不得用以私人、私事通话，如有专门事，先请示本部门领导同意，做好详细登记，月末上报话费查询部门，按当地通讯中心登记的话费清单金额到财务付款。二、国际 使用规定1、由需要办理国际

42、业务的部门填写请示单，经总经理批 准后交总经办/人行部，由总经办/人行部按照总经理批示将所 要使用的 国际网翻开。2、办理国际业务的部门使用 必须认真、详细地做好 使用记录。通话、 完毕后，由总经办/人行部负责将所有 的 国际网关闭。3、任何部门或个人不经总经理批准，无权翻开公司内部 任何一部 的国际网，如有违反此规定或没按以上规定办理 造成的经济损失由行政部负责赔偿，除交付所使用的费用外， 罚款200兀0三、通讯费用支付、报批1、但凡公司支付的手机、BP机、均由总经办/人行部负责 治理。每月周一由总经办/人行部向邮局查询以上通讯费用的 使用情况，如手机的余额较低时，由总经办/人行部负责为手机

43、交费，每月最少交费额为持机人月定额费用；持机人出差时 另行付费；其它通讯设备按其各自缴费额规定进行交费。2、月末由总经办主任/人行部经理将当月各部门 费用 额、奖罚处理情况及各手机使用者费用额报总经理阅批。3、 费用需预交的，可由总经办主任/人行部经理按其 权限办理。四、通话考前须知1、接听 一律用文明用语：“您好！希波集团”或“您 好！希波二2、接、打 用语应尽量简洁、明确，以减少通话时刻。3、每次通话时刻以三分钟为限，长话短讲，简洁扼要， 长途 使用前应对讨论、商洽内容加以构思或拟出提纲。以 免耗时占线，白费资金。4、通话注重礼貌，表达公司良好的文化素养和精神风貌。5、打 一般 零声响五次

44、无人接听，即挂机。接听 一般在铃响三次内接听。6、各部门查找 号码可到总经办/人行部查阅 号码 簿，查询不到方可播打H4进行查询。关于计算机上网使用的有关规定为加强并规范集团办公自动化，提高部门间信息传递速度 和工作效率，制定本规定。一、集团所属以下部门及个人可实行计算机上网办公：集团总经办、人力资源部、研发部、综合打算部、企 划部、企管部、各分公司人事行政部、集团各副总、销售总监。 二、所有可上网的部门及个人必须建立上网记录，并认真 填报，月末交 费用核算部门。三、实行计算机上网办公的部门（个人）之间传递信息的, 应尽量采纳电子邮件的形式发送和接收。四、为保证信息平安，在信息收发完毕后须将收

45、（发）信 箱内的相关信息删除。五、工作需要时可上网查询信息、收发电子邮件，但必须病毒检查(有病毒的软盘应拒绝接收，并礼貌解释表示歉意)。(3)、总经办/人事行政部文员接稿后，应认真检查文件签 批手续是否齐全，打印稿排版是否按公司行文规范，美观合理，对文字进行 最终校对，觉察有误可与文件拟稿人联系确认后修改。(4)、总经力、/人事行政部文员按文件签发审批单中注 明的份数复印下发。(5)、需要对外发文时，由总经力、/人事行政部文员打印、 盖章、封装、寄发。(6)、收到文件的单位及个人须在文件发放记录中签字确 认，文件发送到各部门后，部门经理应组织本部门人员学习， 并妥善保管，装订成册，便于查阅、执

46、行。(7)、总经办/人行部每月定期检查各部门的文件传达及保 存情况，如有文件丧失或传达不到位，那么报人力资源部作为绩 效考核工程。5、归档认真做好上网时刻记录和使用记录并依照本部门实际情况制 定出固定的查询邮件时刻。六、禁止利用计算机上网谈天、娱乐、下载与工作无关的 信息等。第五章办公用具治理公司办公设备、用品治理规定一、范围公司办公设备/设施包括：计算机（含手提式）、打印 机、扫描仪等计算机附属设备、复印机、 机、 、验钞 机、打卡机、办公室内空调、饮水机、办公桌椅、沙发、档案 柜、窗帘、盖布、计算器、算盘、各类文件夹、订书器、打孔 器、剪刀、削笔刀等一切办公设备/设施。公司办公用品包括：软

47、盘、胶水、双面胶、钢笔水、 圆珠笔、炭素笔、铅笔、橡皮、纸张等消耗性物品。二、建帐1、公司所有办公设备均须建帐，建帐时按各部门/科室由财务人员、企管部人员共同盘点，属办公设备/设施均须一 一登记入帐，并由物品使用部门经理签字确认。登记时各部门 /科室人员必须积极配合，如实上报。2、公司所有办公设备必须贴有统一形式的标签以便核对 查实。3、公司办公设备/设施购买时必须通过设备设施治理人 员签字，以便保证公司办公设备/设施台帐的准确性。财务部 见设备设施治理人员签字后，方可给予购买办公设备/设施报 销。三、购买1、办公设备/设施及办公用品的购买由需求部门按照“物 资采购程序”及物资采购审批权限进行

48、办理。2、所有办公设备/设施及办公用品，都由办公驻地财务 部统一治理。3、办公用品购买由需求部门提报领用打算，部门经理批准，交财务部，财务部按办公用品台帐，确定购买与否、购买 数量，实施采购（分公司可交由采购员实施采购）。4、常规消耗性报表应按其消耗水平确定印刷、订购数量（各部门提报打算时应附报表格式）。四、保管与发放1、办公设备/设施购置后由财务部通知需求部门办理领 取手续，并建立台帐，加贴标签。2、所有办公用品都必须登记台帐。3、必须清晰掌握办公用品库存数量，经常整理与清扫，必要时实行防虫等保全措施。4、购后物资及时通知需求部门领取。5、领发物品随时记帐，计算余量，以便掌握库存数量。五、监

49、督与考核办公用品每月月末盘点，监督发放数量及各部门消耗办公用品费用：1、办公用品每月月末盘点，要求结余物资帐物相符。2、核对办公用品领用单与办公用品台帐显示发放数量。3、财务部经理核对各类办公用品收支、实物台帐。4、办公用品治理员计算出各部门办公用品费用，按照各 部门办公费用指标核算，将情况汇总上报财务部经理，并通知 超标部门，超标自负。六、考前须知1、严禁职员将公司办公用品作为私用。2、为操纵办公用品费用，节约经费开支，每个职员必须 节约使用各种办公用品，不得白费。凡反面能够书写的纸张（但 文件、财务报表等涉密材料不可利用）应该妥善保管，以备做 打草稿用纸，违反者一次罚款5元。3、内部传阅的

50、各种草稿尽量利用使用过的纸（正面有字, 反面能书写），不准使用公司统一印制的稿纸，如有违反者一 次罚款5元。4、各部门制定的各种表格必须本着节约用纸、压缩篇幅的原那么，能小的尽量小，不得有明显的空白。5、正常消耗性文具用品如：圆珠笔、炭素笔、胶水领用时交旧领新，否那么不予核发。计算机使用治理规定一、计算机归口治理部门为总经办/人行部。二、归口治理部门负责对计算机运用的长远规划；负责软 件开发规划；负责组织计算机技术培训；负责对分散使用的计 算机保密、病毒检测清理、是否安装游戏软件等方面进行不定 期检查；负责计算机的故障时联络维修单位进行维修。三、计算机中所有的软件为集团所有，任何人不得擅自复

51、制、转让或出售。四、输入计算机的信息属公司机密，未经批准不准向任何 人提供、泄露信息内容；所有计算机均要加设屏保密码，关于 绝密文件应对其加设密码防护（离职离任时须将计算机密码通 报监交人）。五、信息载体必须平安存放、保管、防止丧失或失效；重要信息要拷贝软盘或移动硬盘，离职、离任时须将硬盘、或移 动硬盘及软盘的内容交接清晰。六、软盘使用前，必须确保无病毒；由各计算机使用部门 制定病毒作业打算（含检测周期、时刻、方式、工具及责任人）, 报总经办/人行部检查事实上施情况。七、计算机操作人员应保护各种设备，降低消耗、费用； 对各种设备应按规范要求操作、保养。觉察故障及时报请维修, 以免阻碍工作。八、

52、计算机假设两小时以上不使用，那么须关机，班后将计算 机及附属设备（打印机、扫描仪等）关闭，检查断开总电源。九、计算机应由专业人员操作，禁止非专业人员操作使用， 否那么，造成设备损坏应照价赔偿，未经计算机保管人同意不得 动用他人计算机。十、不得利用计算机上网传递私人信件、下载私人材料； 无上网权的部门不得利用计算机上网，专门情况需请示总经办 主任/人行部经理同意后，方可上网。十一、所有计算机不得安装游戏软件，严禁将计算机用于 私人学习或游戏。复印机使用的规定一、复印机是高档办公设备，必须由专人负责使用，其它 人员一律不得擅自动用，并由总经力、/人行部负责监督、检查。 如有违反者一经觉察处以10元

53、罚款，造成设备损坏的，由其 赔偿经济损失。二、专责人要认真学习掌握复印机使用，保养差不多知识, 并严格按操作规程使用，保养，并按照复印机保养协议，定期 联系落实保养工作，出现故障由专业技术人员负责修理。三、为了节约费用，各部门领导要严格操纵复印量。四、为了延长复印机的使用寿命，实行定时开机复印的方 法，每日开机两次，集团9： 00-16： 00；分公司10： 00一11 ： 00、15： 0016： 00为开机复印时刻。其它时刻，有极专门情况经总经办/人事行政部批准后，方可开机复印。第六章 机要保密治理关于保密工作的假设干规定一、总那么1、保密工作的要紧任务是防止失密、泄密和被窃密事故 的发生

54、：所谓“涉密事项”，是指一旦披露或公之于众，给企 业治理和以后进展带来重大不良阻碍，乃至造成重大损失的事 项。2、涉密人员是指那些因工作岗位和工作职责，需要经常 接触涉密事项的人员，以及因工作需要间或接触涉密事项的人 员。3、保密工作是关系到企业命脉，必须引起我们的重视。保 密工作涉及企业的方方面面，绝对不是少数涉密人员的情况， 必须增强全员保密意识，加强组织领导。二、关于保密工作的组织领导 为加强对保密工作的组织领导，经研究决定成立集团保密 工作领导小组：由集团各副总、分公司总经理、集团总经办主 任、分公司人行部经理、销售内勤等组成。集团及各分公司保 密工作要紧包括以下内容：（一）文件保密文

55、件保密，是集团及各分公司印发的文件（含图表和 ） 需确定适当的密级，并按照密级治理要求严格操纵。为了规范 文件保密工作，现将文件密级确定原那么及治理要求明确如下：1、秘密文件-是指以集团或集团各部门、各分公司名义 下发的，能够在公开场合学习讨论、并要求贯彻执行的文件， 以及有关的规章制度等。2、机密文件-一是指以集团或集团各部门、各分公司名义 印发的，只供个不部门或相关人员学习、贯彻执行的文件，如: 有关人事任免事项；质量问题通报；产值、产量、利税、库存 产品、用肉量等统计数据；供货厂家、销售客户资料等。此类 文件的阅办人只可在规定时刻内传阅不能留存或复印，事后， 当需要再次查阅时，需向总经办

56、办理文件借阅手续，当场借阅当时还。3、绝密文件-一是指以集团或集团各部门、各分公司名义 印发的，只供高层领导或微小范围内人员了解、知悉的文件， 如：希波职员的工资体系和标准、品控部的工艺流程、工艺标 准、品质检验报告、生产配方、制造本钱、研发部的新品开发 打算、正在研制中的新产品的实验数据、产品的配方、销售公 司的产销量、营销机制、促销方案、营销价格等，此类文件应 严格操纵印发数量和印发范围。4、为了落实文件保密规定，涉密人员应及时清理文件， 机密级以上文件草稿及印废的纸张应立即销毁，不得二次使 用，更不能流失。总经办制定出文件定期收回和监督销毁制度, 做到每半年清理一次文件，各部门保管的文件

57、必须在规定时刻 内交回，个人手中不得留存。（二）会议保密集团及各分公司召开内部重要会议，会前要部署保密工作，进行必要的保密安排，为做好会议保密工作，制定会议保(1)、所有签成正本文件均需由总经办及人行部(人行部 只负责对接收文件和本分公司自制文件)归档存查。(2)、假设执行部门必须使用正本时，可临时借出使用后归 还，假设正本必须寄出或无法取回时，可存档复印件。(3)、存档文件保存期限10年，届时列表报批后监督销毁。六、公文机密等级1、秘密文件是指以集团或集团各部门、各分公司名义下发的，能够在公开场合学习讨论、并要求贯彻执行的文件，以及有关的规章制度等。2、机密文件是指以集团或集团各部门、各分公

58、司名义印发的，只供个不部门或相关人员学习、贯彻执行的文件，如：有关人事任免事项；质 量问题通报；产值、产量、利税、库存产品、用肉量等统计数 据；供货厂家、销售客户资料等。此类文件的阅办人只可在规密具体规定如下：1、应依照会议内容和需要，严格确定出席、列席人员， 无关人员不准参加会议，不经批准，其他任何人员不得进入会 场。2、不经批准，与会人员不准向外泄露会议内容。3、重要会议的绝密内容，不印文件，也不准做记录。4、不准私自印发高层领导的讲话记录，会议纪要的内容, 特不是领导的讲话，一定要交领导确认后方可印发。5、会议文件要划好密级，统一编号，按规定的范围印发 和传达。凡绝密文件、资料应交相关保

59、密人员集中治理，个人 不得带出会场。6、会议结束后，要对会议场所进行一次认确实保密检查, 对文件、资料进行清点，应收回的要全部收回。同意与会人员 带回的文件，需附文件目录，以便与会人员回到各自岗位后按 照文件目录清点，交相应部门登记、保管。（三）电子计算机保密1、涉密文件需给文件加设密码，应除存放在计算机硬盘上 以外，需拷贝备软盘，以免文件内容被窃取、丧失。2、存储文件的软盘不得随意放置，将其放置保密处或交给 档案治理人员，不得将存有保密内容的文件乱放或将软盘借给 他人，存在软盘上的文件也应加文件密码。（四）财务保密 加强财务保密工作，必须注意以下几点:.严禁非相关人员进入财物部门。.财务人员

60、不要将重要文件、报表放在桌面上，以免丧失、失密，给公司造成不良后果。.财务人员要遵守保密制度，不得将本公司财务方面的内容随意告知他人,容随意告知他人,以免给公司带来重大阻碍或损失。（五）生产技术保密1、与生产相关生产配方、工艺流程、加工质量标准、质量 奖惩制度等均属绝密文件，不得借与非相关人员，不得随意复 印、摘抄。内部发放时须标注受控状态、加盖受控章及分发号, 注意保密，做好发放记录，职员辞职、离任时要注意回收。2、生产部应严格把关，非相关人员一律不准进入车间。3、生产车间原那么上不准同意参观，更不同意拍照、摄像； 必须同意参观和摄像的请示集团总经理同意后，方可带着其进 入车间。4、生产车间