职业学院档案资料管理办法

1、第4页 共4页职业学院档案资料管理方法职业学院档案资料管理方法为使我校档案、资料管理标准化，标准化，充分发挥档案资料在教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理方法及学校的相关要求，特制定本方法。一、目的任务档案资料的搜集与管理工作是学校的重要根底工作之一。学校在教育教学中形成的有保存价值的文字、图表、图片、声像等不同载体的文件材料,是学校办学的珍贵历史记录。学校档案按照统一管理，分级负责的原那么，对学校在招生、教学、科研、管理中形成的文书档案由学校综合档案室统一管理。不准分散保存，确保档案完好、准确、平安，更好地为教育教学效劳。二、管理机构及职责1学校成立

2、档案管理工作指导小组，由院长任组长，院办主任为副组长，成员由院办及相关职能部门的负责人组成。在院办下设学校综合档案室，装备专职档案管理人员。各系部、处设一名兼职档案管理员,负责部门的文档资料搜集、整理、移交，学校各单位应当在每学期期末第十九周前移交档案，学校综合档案室在第二十周完成整理归档工作。2综合档案室的主要职责：1对学校各系部处形成的文件材料，教育教学活动中产生的文字、声像、图片的搜集、整理、立卷、归档。2编制年度档案工作统计表，对不同保管期的档案进展鉴定；对无保存价值、保管期限已到的档案,报档案管理工作指导小组批准后进展清理销毁。3严格执行保密制度，维护档案的真实性、历史性、完好性与平

3、安。4及时办理上级业务主管部门及指导交办的有关档案业务工作。5档案专兼职人员要认真学习贯彻执行中华人民共和国档案法、高等学校档案管理方法及上级的相关规定，不断进步档案的科学管理程度，做好档案管理工作。三、立卷归档流程。1、形成与积累。学校各职能部门和教学单位均为立卷单位，分工归口立卷。每个职能部门应根据本部门历年文件材料形成的规律，预计新的一年可能产生的内容，参照附件，编制案卷目录。各兼职档案人员在平时要严格按文书处理制度做好资料的搜集工作，根据案卷目录分别归卷。2、立卷。立卷的原那么：按内容、时间、重要程度和材料的自然形成规律，保持其有机联络，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学

4、校各方面真实相貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原那么。各部门兼职档案员按文档卷类目将文件收齐归卷，并对文件进展调整，检查是否搜集齐全完好、案卷之间材料归卷是否统一、各案卷中材料保存价值是否有差异。案卷材料数量一般不超过20_页，对同一问题材料数量多的，宜酌情适当分卷，内容单一、文件数量少者可组薄卷。3、卷内材料。卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的顺序排列；档案材料纸张一律用A4纸，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面；对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进展加边、修补和裱糊，

5、对较大的表格，要适当地折叠；撤除文件材料上的金属物；按顺序排页号，无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号的位置在非装订线一侧的下角；拟定正确的案卷题名。案卷题名一般不超过50字，一般包括责任者、时间、文件主要内容、文种和保存期限等；各卷均要填写卷内目录及备考表；装订要求底边和左边要齐整，无倒页，无漏订。4、验收归档。学校各职能部门搜集、整理的档案材料按学期移交，各级档案材料于每学期期末第十九周之前完成交接验收工作。移交档案时，移交双方必须当面检查验收，检查文件材料是否齐全完好，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应回绝接收，并限期改正补交；移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。四、分类方法及搜集的内容。学校搜集档案资料的内容按高等学校档案实体分类法的要求并结合我校的实际进展搜集。见附表五、档案的借阅。凡因工作需要必须查阅学校档案，均应按规定办理手续，填写档案借阅登记