企业内部控制应用指引之采购业务

1、皑企业内部控制应鞍用指引第7号癌挨采购业务拔奥第一章 总 则班 绊第一条 为板了促进企业合理巴采购，满足生产叭经营需要，规范埃采购行为，防范柏采购风险，根据办有关法律和把，制定本指引。懊 癌第二条 本笆指引所称采购，稗是指购买物资（吧或接受劳务）及坝支付款项等相关把活动。 安第三条 企昂业采购业务至少蔼应当关注下列风懊险： 柏（一）采购坝计划安排不合理邦，市场变化趋势耙预测不准确，造半成库存短缺或积颁压，可能导致企奥业生产停滞或资柏源浪费。 埃（二）供应澳商选择不当，采岸购方瓣式不合理，招投疤标或定价机制不班科学，授权审批吧不规范，可能导爱致采购物资质次白价高，出现舞弊巴或遭受欺诈。 阿（三）

2、采购艾验收不规范，付岸款审核不严，可扒能导致采购物资斑、资金损失或信鞍用受损。 般第四条 企癌业应当结合实际班情况，全面梳理隘采购业务流程，啊完善采购业务相斑关管理制度，统袄筹安排采购计划百，明确请购、审盎批、购买、验收罢、付款、采购后跋评估等环节的职碍责和审批权限，百按照规定的审批拔权限和程序办理拜采购业务，建立唉价格监督机制，罢定期检查和评价半采购过程中的薄把弱环节，采取有艾效控制措施，确般保物资采购满足安企业生产经营需癌要。 按般第二章绊 购 买 败第五条 企皑业的采购业务应阿当集中，避免多耙头采购或分散采皑购，以提高采购扒业务效率，降低艾采购成本，堵塞袄管理漏洞。企业般应当对办理采购扳

3、业务的人员定期岸进行岗位轮换。奥重要和技术性较摆强的采购业务，八应当组织相关专瓣家进行论证，实袄行集体决策和审霸批。 稗企业除小额白零星物资或服务稗外，不得安排同扳一机构办理采购安业务全过程。 敖第六条 企案业应当建立采购版申请制度，依据翱购买物资或接受啊劳务的类型，确安定归口管理部门办，授予相应的请岸购权，明确相关柏部门或人员的职袄责权限及相应的捌请购和审批程序柏。 瓣企业可以根扳据实际需要设置拜专门的请版购部胺门，对需求部门颁提出的采购需求俺进行审核，并进艾行归类汇总，统暗筹安排企业的采胺购计划。 阿具有请购权矮的部门对于预算澳内采购项目，应柏当严格按照预算版执行进度办理请疤购手续，并根据

4、哎市场变化提出合矮理采购申请。对耙于超预算和预算凹外采购项目，应柏先履行预算调整碍程序，由具备相翱应审批权限的部柏门或人员审批后拌，再行办理请购拔手续。 啊第七条 企叭业应当建立科学拌的供应商评估和拜准入制度，确定半合格供应商清单瓣，与选定的供应拌商签订质量保证八协议，建立供应熬商管理信息系统笆，对供应商提供办物资或劳务的质败量、价格、交货盎及时性、供货条摆件及其资信、经鞍营状况等进暗行实阿时管理和综合评般价，根据评价结靶果对供应商进行昂合理选择和调整碍。 霸企业可委托笆具有相应资质的班中介机构对供应扮商进行资信。 挨第八条 企绊业应当根据市场百情况和采购计划昂合理选择采购方伴式。大宗采购应背

5、当采用招标方式碍，合理确定招投巴标的范围、标准矮、实施程序和评扳标规则；一般物皑资或劳务等的采白购可以采用询价巴或定向采购的方袄式并签订合同协搬议；小额零星物俺资或劳务等的采败购可以采用直接败购买等方式。 暗第九条 企阿业应当建立采购耙物资定价机制，疤采取协议采购、半招标采购、谈判瓣采购、询比价采耙购等多种方式合碍理确定采购价格跋，最大限度地减暗小市场变扳化对佰企业采购价格的傲影响。 暗大宗采购等鞍应当采用招投标半方式确定采购价伴格，其他商品或办劳务的采购，应吧当根据市场行情暗制定最高采购限隘价，并对最高采唉购限价适时调整吧。 般第十条 企埃业应当根据确定斑的供应商、采购拔方式、采购价格般等情

6、况拟订采购办合同，准确描述拜合同条款，明确盎双方权利、义务傲和违约责任，按八照规定权限签订奥采购合同。 隘企业应当根哀据生产建设进度碍和采购物资特性叭，选择合理的运搬输工具和运输方稗式，办理运输、翱投保等事宜。 捌第十一条 安企业应当建立严癌格的采购验收制哎度，确定检验方败式，由专门的验搬收机构或验收人罢员对采购项目的班品种皑、规格、数量、挨质量等相关内容板进行验收，出具班验收证明。涉及芭大宗和新、特物艾资采购的，还应耙进行专业测试。芭 般验收过程中绊发现的异常情况皑，负责验收的机邦构或人员应当立板即向企业有权管扳理的相关机构报隘告，相关机构应百当查明原因并及傲时处理。 办第十二条 癌企业应当

7、加强物拔资采购供应过程捌的管理，依据采摆购合同中确定的版主要条款跟踪合凹同履行情况，对败有可能影响生产熬或工程进度的异胺常情况，应出具矮书面报告并及时傲提出解决方案。背 埃企业应当做拜好采购业务各环爱节的记录，实行碍全过程的采购登爸记制度或信息化案管理，确保采购八过程的可追溯性佰。 肮爱第佰三章绊 付 款 班第十三条 拌企业应当加强采澳购付款的管理，搬完善付款流程，耙明确付款审核人隘的责任和权力，笆严格审核采购预扒算、合同、相关昂单据凭证、审批暗程序等相关内容邦，审核无误后按斑照合同规定及时傲办理付款。 敖企业在付款霸过程中，应当严耙格审查采购发票昂的真实性、合法版性和有效性。发芭现虚假发票的

8、，拌应查明原因，及懊时报告处理。 鞍企业应当重伴视采购付款的过扳程控制和跟踪管隘理，发现异常情笆况的，应当拒绝坝付款，避免出现绊资金损失和信用澳受损。 把企业应当合熬理选择付款方式绊，并严格遵循合绊同规定，防范付邦款方式不当带来绊的法律风险，保爸证资金安阿全。班 蔼第十四条 坝企业应当加强预艾付账款和定金的肮管理。涉及大额岸或长期的预付款摆项，应当定期进版行追踪核查，综翱合分析预付账款哀的期限、占用款伴项的合理性、不盎可收回风险等情瓣况，发现有疑问挨的预付款项，应背当及时采取措施傲。 搬第十五条 半企业应当加强对稗购买、验收、付班款业务的系统控搬制，详细记录供背应商情况、请购靶申请、采购合同罢

9、、采购通知、验矮收证明、入库凭摆证、商业票据、盎款项支付等情况搬，确保会计记录办、采购记录与仓半储记录核对一致吧。 靶企业应当指坝定专人通过函证伴等方式，定期与暗供应商核对应付哀账款、应付票据半、预付账款等往芭来款项。 艾啊第十挨六条 企业应当澳建立退货管理制疤度，对退货条件熬、退货手续、货霸物出库、退货货扮款回收等作出明霸确规定，并在与皑供应商的合同中肮明确退货事宜，艾及时收回退货货疤款。涉及符合索哎赔条件的退货，蔼应在索赔期内及懊时办理索赔。胺财政部解读内控扮配套指引之采购挨业务肮企业应用指引岸第7号翱爱 疤八采购业务中所唉称采购，是指企坝业购买物资（或稗接受劳务）及支罢付款项等相关活盎动

10、。其中，物资般主要包括企业的按、商品、固定柏等。采购是企业按生产经营的起点瓣，既是企业的靶“叭实物流碍”昂的重要组成部分耙，又与熬“挨资金流班”芭密切关联。众所拜周知，采购物资扒的质量安和价奥格、供应商的选碍择、采购的订立皑、物资的运输、半验收等供应链状巴况，在很大程度搬上决定了企业的拔生存与可持续发稗展。采购流程的拜环节虽不是很复般杂，但蕴藏的却叭是巨大的。基于伴以上考虑，企捌业内部应用指引摆第7号版安 昂暗采购业务对采哎购的主要流程进懊行了梳理，明确肮了采购业务的主蔼要风险点，有针吧对性地提出了相半应的控制措施。澳本文就此进行解昂读。碍企业在健全采购哎业务内部控制时拜，应当比照健全傲资金、

11、资产业务胺内部控制，着力安从全面梳理相关办流程入手。在此碍过程中，企业应斑当对采购业务管翱理现状进行全面奥分析与评价，既把要对照现有采购百管理制度，检查巴相关管理要求版是否笆落实到位，又要扳审视相关管理流按程是否科学合理背、是否能够较好败地保证物资和劳碍务供应顺畅、物癌资采购是否能够吧与生产和销售等隘供应链其他环节笆紧密衔接。在此班基础上，要着力案健全各项采购业半务管理制度，落哀实责任制，不断白提高制度，确保敖物资和劳务采购般按质、按量、按叭时并且高效地满败足生产经营的需捌求。罢一、采购业务流巴程傲采购业务流程主版要涉及编制需求埃计划和采购计划拌、请购、选择供懊应商、确定采购佰价格、订立框架疤

12、协议或采购合同瓣、管理供应过程疤、验收、退货、稗付款、控制等环拌节。如右图所示八。该图列示的采暗购流程适用于各扒类企业的一般采搬购业务，具有通挨用性。企办业在败实际开展采购业爱务时，可以参照按此流程，并结合俺自身情况予以扩霸充和具体化。瓣二、各环节的主拌要风险点及管控邦措施哀（一）编制需求背计划和采购计划耙采购业务从计划阿（或）开始，包颁括需求计划和采敖购计划。企业实罢务中，需求部门爱一般根据生产经按营需要向采购部按门提出物资需求蔼计划，采购部门半根据该需求计划班归类汇总平衡现爸有库存物资后，把统筹安排采购计蔼划，并按规定的敖权限跋和程序审批后执啊行。该环节的主凹要风险是：需求皑或采购计划不合

13、靶理、不按实际需半求安排采购或随澳意超计划采购，傲甚至与企业生产癌经营计划不协调吧等。哀主要管控措施：柏第一，生产、经搬营、建设等部门翱，应当根据实际按需求准确、及时艾地编制需求计划傲。需求部门提出搬需求计划时，不爸能指定或变相指罢定供应商。对独颁家、专有、专利捌等特殊产品应提哀供相应的独家、敖专有资料，经专案业技术部门研讨肮后，经具备相应翱审批权限的部门绊或人员审批。第伴二，采购计划是氨企业年度生产经白营计划的一部分肮，在制定年度生跋产经营计划过程搬中，企业应当根哀据发展目标实际柏需要，结合库存八和在途情况，板科学拜安排采购计划，按防止采购过量或盎不足。第三，采暗购计划应纳入采按购，经相关负

14、责稗人审批后，作为笆企业刚性指令严按格执行。（二）请购扒请购是指企业生半产经营部门根据霸采购计划和实际肮需要，提出的采板购申请。该环节皑的主要风险是：矮缺乏采购申请制佰度，请购未经适凹当审批或超越授蔼权审批，可能导按致采购物资过量佰或不足，影响企皑业正常生产经营昂。敖主要管控措施：安第一，建立采购扮申请制度，依据背购买物资或接受白劳务的类型，确澳定归口管理部门袄，授予相应的请芭购权，明确相关半部门或人员的职巴责权限及相应的爸请购程序。企业傲可以根据实际需稗要设置专门的请柏购部门，对需求碍部门提办出的肮采购需求进行审坝核，并进行归类扮汇总，统筹安排懊企业的采购计划芭。肮第二，具有请购爱权的部门对

15、于预霸算内采购项目，佰应当严格按照预胺算执行进度办理傲请购手续，并根疤据市场变化提出巴合理采购申请。盎对于超预算和预昂算外采购项目，把应先履行预算调伴整程序，由具备败相应审批权限的叭部门或人员审批败后，再行办理请敖购手续。第三，柏具备相应审批权办限的部门或人员昂审批采购申请时佰，应重点关注采啊购申请内容是否八准确、完整，是靶否符合生产经营邦需要，是否符合安采购计划，是否巴在采购预算范围办内等。对不符合岸规定的采购申请摆，应要求请购部隘门调整请购内容癌或拒绝批准。百（三）选择供应拜商板选择供应商，也爱就是确定采购渠摆道。它是企业采瓣购业务流程中非袄常重要的环节。敖该环节的主要风熬险是：供应商选碍

16、择不当，可能导暗致采购物资质次凹价高，甚至出现蔼行为。澳主要管控措施：蔼第一，建立科学班的供应商评估和霸准入制度，对供啊应商资质信誉情袄况的真实性和合疤法性进行审查，熬确定合格的供应傲商清单，健全企耙业统一的供应商扳网络。企业新增俺供应商的、供应疤商新增服务关系哎以及调整供应商稗物资目录，都要斑由采购部门根据佰需要提出申请，扮并按规定的权限芭和程序审核批准艾后，纳入供应商扮网络。企业可委背托具有相应资质凹的中介机构对供艾应商进行资信调熬查。第二，采购鞍部门应当按澳照公平、公正和把竞争的原则，择氨优确定供应商，埃在切实防范舞弊俺风险的基础上，俺与供应商签订质奥量保证协议。第盎三， 建立供应扒商管

17、理信息系统岸和供应商淘汰制疤度，对供应商提百供物资或劳务的碍质量、价格、交颁货及时性、供货斑条件及其资信、败经营状况等进行案实时管理和考核艾评价，根据考核扒评价结果，提出半供应商淘汰和更皑换名单，经审批白后对供应商进行叭合理选择和调整把，并在供应商管搬理系统中作出相爸应记录。佰（四）确定采购翱价格 拜如何以最优绊“暗性价比翱”霸采购到符合需求颁的物资，是采购肮部门的永恒主题斑。该环节的主要凹风险是：采购定巴价机制不科学，扮采购定价方式选俺择不当，缺乏版对重要物资品种傲价格的跟踪，导斑致采购价格不合懊理，可能造成企坝业资金。拌主要管控措施：笆第一，健全采购皑定价机制，采取扳协议采购、招标捌采购、

18、询比价采罢购、动态竞价采罢购等多种方式，搬科学合理地确定扮采购价格。对标熬准化程度高、需办求计划性强、价澳格相对稳定的物扳资，通过招标、袄联合谈判等公开吧、竞争方式签订八框架协议。第二俺，采购部门应当凹定期研究大宗通摆用重要物资的构鞍成与市场价格变挨动趋势，确定重哎要物资品种的采扳购执行价格或参把考价格。建立采把购价格数据库，袄定期开展重要物鞍资的市场供求形稗势及价格走势商奥情分析并加以合叭理利用。佰（五）订立框架阿协议或采购合同笆框架协议是企业把与供应商之间为案建立长期物资购挨销关系而作出的澳一种约定。采购埃合同是指企业根碍据采购需要、确案定的供应商、采吧购方式、采购价稗格等情况与供应瓣商签

19、订的具有法八律约束力的协议蔼，该协议对双方靶的权利、义务和靶违约责任等情况翱作出了明确规定阿（企业按照支付搬合同规定的结算巴方式向供应商支按付规定的金额，凹供应商按照约定拜时间、期限、数疤量、质量、规格啊交付物资给采购般方）。该环节的柏主要风险是：框鞍架协议签订不当扳，可能导致物资跋采购不顺畅；未爱经授权对外订立扳采购合同，合同俺对方主体资格、疤履约能力等未达把要求、合同内容阿存在重大疏漏和耙欺诈，可能导致挨企业合法爸权益受到侵害。半主要管控措施：柏第一，对拟签订斑框架协议的供应暗商的主体资格、碍信用状况等进行罢；框架协议的签胺订应引入竞争制霸度，确保供应商哎具备履约能力。肮第二，根据确定啊的

20、供应商、采购叭方式、采购价格傲等情况，拟订采埃购合同，准确描霸述，明确双方权霸利、义务和违约瓣责任，按照规定澳权限签署采购合霸同。对于影响重隘大、涉及较高专盎业技术或法律关胺系复杂的合同，捌应当组织法律、扳技术、财会等专办业人员参与谈判耙，必要时可聘请唉外部专家参与相斑关工作。第三，稗对重要物资验收把量与合同量之间跋允许的差异，应颁当作出统一规定扮。澳（六）管理供应按过程般管理供应过程，袄主要是指企癌业建立严格的采跋购合同跟踪制度霸，科学评价供应翱商的供货情况，吧并根据合理选择拔的运输工具和运叭输方式，办理运蔼输、投保等事宜隘，实时掌握物资扒采购供应过程的澳情况。该环节的百主要风险是：缺碍乏对

21、采购合同履绊行情况的有效跟笆踪，运输方式选靶择不合理，忽视俺运输过程保险风鞍险，可能导致采邦购物资损失或无袄法保证供应。皑主要管控措施：癌第一，依据采购耙合同中确定的主柏要条款跟踪合同疤履行情况，对有挨可能影响生产或艾工程进度的异常敖情况，应出具书挨面报告并及时提傲出解决方案，采败取必要措施，保拔证需求物资的及碍时供应。第二，碍对重要物资建立芭并执行合同履约巴过程中的巡视、板点检和监案造制度。对需要盎监造的物资，择澳优确定监造单位叭，签订监造合同挨，落实监造责任奥人，审核确认监佰造大纲，审定监捌造报告，并及时暗向技术等部门通佰报。第三，根据哀生产建设进度和盎采购物资特性等稗因素，选择合理埃的运

22、输工具和运柏输方式，办理运捌输、投保等事宜傲。第四，实行全吧过程的采购登记矮制度或信息化管巴理，确保采购过胺程的可追溯性。（七）验收哀验收是指企业对把采购物资和劳务绊的检验接收，以拜确保其符合合同癌相关规定或产品按质量要求。该环翱节的主要风险是癌：验收标准不明碍确、验收程序不爸规范、对验收中爸存在的异常情况芭不作处理，可能叭造成账实不符、蔼采购物资损失。绊主要管傲控措施：第一，盎制定明确的采购巴验收标准，结合案物资特性确定必跋检物资目录，规安定此类物资出具瓣质量检验报告后隘方可入库。第二百，验收机构或人柏员应当根据采购罢合同及质量检验霸部门出具的质量坝检验证明，重点昂关注采购合同、疤等原始单据

23、与采柏购物资的数量、爱质量、规格型号爱等是否一致。对瓣验收合格的物资哎，填制入库凭证叭，加盖物资把“版收讫章败”懊，登记实物账，耙及时将入库凭证胺传递给部门。物啊资入库前，采购邦部门须检查质量扒保证书、商检证岸书或合格证等证奥明文件。验收时懊涉及技术性强的邦、大宗的和新、捌特物资，还应进拌行专业测试，必稗要时可委托具有敖检质的机构或聘傲请外部专家协助隘验把收。第三，对于版验收过程中发现半的异常情况，比翱如无采购合同或半大额超采购合同昂的物资、超采购蔼预算采购的物资稗、毁损的物资等柏，验收机构或人白员应当立即向企瓣业有权管理的相邦关机构报告，相佰关机构应当查明耙原因并及时处理办。对于不合格物扮资

24、，采购部门依按据检验结果办理凹让步接收、退货罢、索赔等事宜。背对延迟交货造成傲生产建设损失的疤，采购部门要按唉照合同约定索赔罢。（八）付款 鞍付款是指企业在俺对采购预算、合暗同、相关单据凭巴证、审批程序等熬内容审核无误后昂，按照采购合同吧规定及时向供应鞍商办理支付款项版的过程。该环节扒的主要风险是：叭付款审核不严格柏、付款方式不恰柏当、澳付款金额控制不百严，可能导致企肮业资金损失或信隘用受损。背主要管控措施：熬企业应当加强采熬购付款的管理，岸完善付款流程，阿明确付款审核人隘的责任和权力，昂严格审核采购预吧算、合同、相关哀单据凭证、审批芭程序等相关内容稗，审核无误后按耙照合同规定，合白理选择付款方式般，及时办理付款蔼。要着力关注以绊下方面：第一，啊严格审查采购发佰票等的真实性、澳合法性和有效性澳，判断采购款项耙是否确实应予支拌付。如审查发票爸填制的内容是否艾与发票种类相符疤合、发票加盖的袄印章是否与票据耙的种类相符合等暗。企业应当重视绊采购付款的过程扒控制和跟踪管理癌，如果发现异常凹情况，应当拒绝绊向供应商付款熬，避免出现资金班损失和信用受损袄。第二，根据国鞍家有关支付结算捌的相关规定和企拜业生产经营的实碍际，合理选择付扳款方式，并严格般遵