060210CTGPNRV13固定资产零星购置内控手册v69

1、.：.；1.3固定资产零星购置业务流程一、业务流程范围1所涉及的业务范围填报固定资产零星购置恳求表；下达固定资产零星购置方案；选择供应商；组织采购；签署合同并对合同的执行和存档进展管理；对购入物资的数量、质量和单价金额进展检验并对相关资产工程以及应付帐款进展记录；对帐；向供应商支付货款。2所涉及的部门范围财务部门、审计部门、纪检监察部门、网络开展部门方案建立、采购、运转维护部门、综合管理部门、企业信息化部门以及有零星资产购置资本性支出需求的部门。3所涉及的计算机系统和相关维护部门方案建立管理系统、财务管理系统、办公自动化系统、网上报销系统企业信息化部门、方案建立部门、采购部门、综合部二、目的1

2、保证有零星资产购置资本性支出工程所涉及的相关资产和应付帐款记录符合有关会计准那么的要求，做到及时、真实、准确和完好；2资产采购及工程招标行为规范，符合国家法律法规、相关国际惯例和公司管理制度的要求。三、风险1实践发生的资本性支出未能在帐上及时、真实、准确、完好地反映；2固定资产的购置本钱计算和时间记录不准确，导致资产负债表中的固定资产、累计折旧和利润表中的折旧费用不准确；3其他不符合有关会计准那么的会计处置；未遵守合同条款要求；未遵照有关法律、法规，导致合同索赔、工程停滞或政府处分。四、相关会计科目银行存款、固定资产、其他应付款和应付帐款五、流程概述1固定资产零星购置预算的编制与审批各级公司于

3、每年规定的编制预算的时间，按照资本性支出预算牵头部门的要求，各固定资产零星购置恳求部门根据本部门的估计需求、部门开展情况，编制相应的固定资产零星购置恳求。各固定资产零星购置恳求部门的担任人根据本部门业务开展或管理需求，对本部门编制的固定资产零星购置恳求进展审核签字。固定资产零星购置恳求部门将固定资产零星购置恳求表提交网络开展方案部门汇总整理，由网络开展方案部门按照固定资产零星购置分类分别请相关固定资产实物管理部门会同财务部门对零星购置物品的种类、型号和数量进展审核。网络开展方案部门汇总固定资产实物管理部门及财务部门审核意见后，经网络开展方案部门担任人或其授权人审核，构成年度固定资产零星购置预算

4、和方案预案，提交公司管理层审批。本流程中的相关IT控制点参见流程11预算管理和财务分析业务流程的1.9确定省市子公司预算目的。2下达固定资产零星购置方案固定资产零星购置方案预案审批经过后，由网络开展方案部门编制下达固定资产零星购置方案。各相关部门按照下达的固定资产零星购置方案执行。在当年固定资产零星购置方案下达后的固定资产零星购置恳求，原那么上不予同意，待下年度固定资产零星购置方案时再予思索；如确实急需的，由固定资产零星购置恳求部门提出恳求并经部门担任人审核签字，同时送固定资产实物管理部门、财务部门及网络开展方案部门签署审核意见。并根据零购资产的性质和金额，按权限列表规定的审批权限进展审批。审

5、批经过后，将此固定资产零星购置恳求追加列入当年固定资产零星购置方案。3零星固定资产采购固定资产零星购置方案下达后，当固定资产零星购置恳求部门有运用需求时，需填写固定资产零星购置申领表，并由其部门指点审核签字后交由固定资产管理部门、采购部门根据已下达的固定资产零星购置方案进展审核，审核经过后，由采购部门进展采购。固定资产零星购置实行分类集中采购，根本运作可采用“供应商招标谈判签署框架协议按需订货的方式，或采用询价谈判的方式，原那么上向消费厂家或其直接授权的具有合法资质的高级别代理商订货。需求进展供应商招标时，由采购部门组织相关运用单位对各供应商进展综合论证评价，招标流程参见流程1.4“采购及合同

6、管理业务流程。需求签署采购合同的，参见流程1.4。相关IT流程：电子工程建议书由方案财务部或企业开展部导入到方案建立管理模块中。工程由需求部门经过方案建立管理系统输入，经相关部门及公司指点在系统中审批。相关部门或公司指点在办公自动化系统中的立项审批系统进展审批，方案建立管理模块经过接口自动反映审批信息。4到货验收及相关会计处置采购的零星固定资产到货后，采购部门、固定资产零星购置恳求部门和固定资产管理部门的相关人员共同验收并在验收单上签字确认。验收单分别由固定资产管理部门、财务部门与固定资产零星购置恳求部门备案。固定资产管理部门和财务部门相关人员据此分别登记固定资产实物帐和财务帐。在收到供应商开

7、具的发票后，采购部门相关人员进展核对，由资产管理部门填报付款恳求表，并由资产管理部门担任人或其授权人审核。审核无误后，交由财务部门担任人或其授权人根据年度固定资产零星购置方案审批付款。假设供应商不能及时提供发票，那么财务部门相关人员应根据合同商定的价钱及时记录固定资产财务帐。相关IT流程：方案建立管理系统生成到货确认、付款方案等信息，相关部门和公司指点在系统中进展审核。物资采购人员凭相关凭证在工程模块中入帐。综合部或企业信息化部人员在网上报销系统进展报销。相关指点在网上报销系统中审批。假设财务管理系统与方案建立管理系统有接口，财务管理系统经过系统接口从方案建立管理系统中获取上述信息。相关会计人

8、员从网上报销系统中导出报销公用文件，再导入财务管理系统做帐。财务部门人员在财务管理系统中确认过帐或进展会计处置。财务管理系统按会计科目匹配映射关系入帐。假设财务部门发现入帐信息需求更改，需由物资采购人员在方案建立管理系统/工程模块中进展更改。5对帐财务部门定期与有频繁往来买卖的固定资产供应商进展书面对帐，并将书面对帐单据妥善存档保管。假设存在差别，应由财务部门会同相关部门找出差别缘由，并起草差别分析报告，交上述部门担任人审批。审批经过后，财务部门按审批意见进展会计处置，并将经审批的差别分析报告留档备查。六、控制点及监视检查方法控制点手工/自动原有/新增监视检查方法1固定资产零星购置预算的编制与

9、审批1.1固定资产零星购置恳求部门填写固定资产零星购置恳求表，并由其部门担任人审核签字。手工原有1.1检查部门担任人对固定资产零星购置恳求表的审批意见及签字。1.2网络开展方案部门汇总整理固定资产零星购置恳求表。手工原有1.3网络开展方案部门按照固定资产零星购置分类分别请相关固定资产实物管理部门会同财务部门对零星购置物品的种类、型号和数量进展审核。手工原有1.4网络开展方案部门汇总固定资产实物管理部门及财务部门审核意见后，经网络开展方案部门担任人或其授权人审核，构成年度固定资产零星购置预算和方案预案，提交公司管理层审批。手工原有1.4检查网络开展方案部门担任人对年度固定资产零星购置预算和方案预

10、案的审批意见及签字。2下达固定资产零星购置方案2.1固定资产零星购置方案预案审批经过后，由网络开展方案部门编制下达固定资产零星购置方案。各相关部门按照下达的固定资产零星购置方案执行。手工原有2.2对于方案外的购置恳求，如确实急需的，由固定资产零星购置恳求部门提出恳求并经部门担任人审核签字，同时送固定资产实物管理部门、财务部门及网络开展方案部门签署审核意见。并根据零购资产的性质和金额，按权限列表规定的审批权限进展审批。手工原有2.2对于方案外的购置恳求，检查相关单位和相关权限机构审批意见及签字。3零星固定资产采购3.1当固定资产零星购置恳求部门有运用需求时，需填写固定资产零星购置申领表，并由其部

11、门担任人审核签字后交由固定资产管理部门、采购部门根据已下达的固定资产零星购置方案进展审核，审核经过后，由采购部门进展采购。手工原有3.2只需方案财务部或企业开展部的经授权人员可以在方案建立模块中导入电子工程建议书。自动新增3.2检查只需授权的相关部门人员才可以在方案建立模块导入工程建议书到方案建立模块中。3.3工程由需求部门经过方案建立管理系统输入，相关部门及公司指点在系统中审批。自动新增3.3 检查只需授权的相关部门人员才可以在方案建立管理系统中输入工程建议书。只需授权的相关部门指点才可以在方案建立管理系统中进展审批。3.4相关部门或公司指点在办公自动化系统中的立项审批系统进展审批，方案建立

12、管理模块经过接口自动反映审批信息。自动新增3.4检查只需授权的相关部门指点才可以在办公自动化系统中的立项审批系统进展审批。检查在方案建立管理模块中经过与办公自动化系统的接口自动反映审批信息的完好性和准确性。4到货验收及相关会计处置4.1零星固定资产采购到货后，由采购部门与零星固定资产购置恳求部门和固定资产管理部门的相关人员共同验收并在验收单上签字。手工原有4.1检查采购部门与零星固定资产购置恳求部门和固定资产管理部门的相关人员在验收单上的签字。4.2方案建立管理系统生成到货确认、付款方案等信息，相关部门和公司指点在系统中进展审核。自动新增4.2 检查只需授权的相关部门和公司指点才可以在方案建立

13、管理系统进展审批。4.3 只需经授权的物资采购人员可凭相关凭证在工程模块中入帐。自动新增4.3 检查只需经授权的物资采购人员可在工程模块中入帐。4.4综合部或企业信息化部有经授权人员在网上报销系统进展报销。相关指点在网上报销系统中审批。自动新增4.4检查只需授权的综合部或企业信息化部有经授权人员才可以在网上报销系统进展审批。4.5 假设财务管理系统與方案建立管理系统有接口，财务管理系统经过系统接口从方案建立管理系统中获取上述信息。自动新增4.5检查在财务管理系统中经与方案建立管理系统的接口自动反映审批信息的完好性和准确性。4.6 只需经授权的相关会计人员可从网上报销系统中导出报销公用文件，再导

14、入财务管理系统做帐。自动新增4.6检查只需经授权的会计人员才可以在网上报销系统导入报销公用文件到财务管理系统中做帐。4.7只需经授权的财务部门人员能在财务管理系统中确认过帐或进展会计处置。自动新增4.7 检查只需经授权的财务部门人员能在财务管理系统中确认过帐或进展会计处置。4.8 财务管理系统按会计科目匹配映射关系入帐。自动新增4.8检查财务管理系统自动准确地按会计科目匹配映射关系入帐。4.9 假设财务部门发现入帐信息需求更改，需由物资采购人员在方案建立管理系统/工程模块中进展更改。自动新增4.9检查只需授权的物资采购人员能夠在方案建立管理系统/模块中更改入帐信息。5 对帐5.1财务部门定期与有频繁往来买卖或者有较大应付款余额的固定资产供应商进展书面对帐。手工原有5.1检查财务部门与供应商定期对帐的书面对帐单据。5.2对帐差别分析报告经财务部门及相关部门担任人审批。审批经过后，财务部门按审批意见进展会计处置，并将经审批的差别分析报告留档备查。手工原有5.2 检查差别分析报告及财务部门、相关部门的审批意见及签字；检查差别的处置结果能否与经过审批的处置意见相符