ERP系统功能配置构想

1、（注意：本报告所附图片仅为示例图片，非软件最终选型！为了使您有更好的阅读效果，建议您将显示比例调整为 130%-160殂打开导航窗格，在查看示例图片时，建议自行放大比例！）ERP系统功能配置构想第一部分简介ERP 概述何为 ERPERP,即企业资源计划，它是由MRPn （制造资源计划）发展而来的,90年代初，美国Gartner Group公司用 一系列功能标准来界定 ERP,其定义如下：超越了 MRP n的范围和集成功能；支持混合方式的制造环境；支持动态的监控能力，提高业务绩效；支持开放的客户机/服务器计算环境。ERP最初是一种基于企业内部供应链的管理思想，它在MRP II的基础上扩展了管理范

2、围。其基本思想是把企业的业务流程看作是一个紧密联接的供应链，并将企业内部划分成几个相互协同作业的支持子系统，如财务、市场营销、生产制造、服务维护、工程技术等，可对企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、销售、服务与维护、财务、成本控制、经营风险与投资、决策支 持等有效地进行管理，从管理范围和深度上为企业提供了更丰富的功能和工具。为什么要使用ERP随着企业销售规模的扩大、业务的飞速发展，部分企业建立起覆盖全国乃至全世界的由销售分公司、 地区总经销商、各级代理商或专卖店构成的多级分销网络。企业竞争，市场为先，企业分销网络已成为企 业重要资源及核心竞争要素之一。

3、随着数字化时代的到来，企业面临来自各个环节的竞争，企业的反应速度是决胜的关键因素，作为企 业的经营者如何合理地计划、管理、协调和控制分销资源已成为企业面临的一个无法回避的棘手问题。由 于企业分销系统分布广泛，地域跨度大，且日益庞大，在企业日常运作中，必须很好地解决以下管理问题， 才能更好地利用分销系统决胜于市场：如何及时了解企业各分支机构的销售情况和库存量？ 如何及时发现企业内部存在的积压和断货情况并及时协调？如何及时了解企业各个品种规格产品在各地区销售走势和比重情况，为企业制定下一步的销售策略和 销售计划提供及时准确的依据？如何及时了解各级代理商、经销商的应收账款？进一步加快了企业的响应速度

4、，有助于提高客户的满意度与忠诚度。如何加强系统内各单位费用控制，以进一步降低系统运行成本？如何进一步发掘企业潜力，扩大企业市场份额？如何快速收集竞争对手情况？此时，为解决上述问题，企业中的有识之士，必然会引入ERP的概念。因为ERP不仅面向供需链，体现精益生产、敏捷制造、同步工程的精神，而且结合全面质量管理（TQM）以保证质量和客户满意度；结合准时制生产（JIT）以消除一切无效劳动与浪费、降低库存和缩短交货期；它还要结合约束理论（TOC,Theory ofConstraint,是优化生产技术 OPT的发展）来定义供需链上的瓶颈环节、消除制约因素来扩大企业生产的有效 产出。利用ERP管理思想，首

5、先需要在整个企业中建立一个环环相扣的管理模式，使各个分支机构能在一个整体白E ERP管理下实现协作经营和协调运作。把这些企业的分散计划纳入整个供应链的计划中，实现资源和信息共享。例如，在管理模式统一的 ERP计划下，上下游机构、部门可最大限度地减少库存，使所有上游机构、部门的产品能够准确、及时地到达下游机构、部门，这样既加快了各分支机构的商品流通速度，又减少了各企业的库存量和资金占用，还可及时地获得最终消费市场的需求信息，从而使整个管理模式能紧跟市场的变化。如此一来，不但解决了上述问题，还大大增强了该管理模式在大市场环境中的整体优势，同时也使每个机构、部门均可实现以最小的个别成本和转换成本获得

6、较大的成本优势。在21世纪，企业间的竞争将会演变为这种管理模式之间的竞争!1.2 ERP整体操作步骤为了让您可以尽快地熟悉 ERP软件的使用方法及操作流程，使您能够有一个比较全局的认识，特 简单归纳如下，希望能帮助你更好地理解ERP系统。建立账套-基本信息录入-期初建账-启用账套-系统设置-单据录入-报表查询-月结-年结决策支持使用ERP系统的第一步是进行初始化信息的收集、整理及统计工作。首先应对公司信息、往来单 位信息、仓库信息、商品信息、职员信息以及会计科目等基本信息进行整理；其次是对库存商品、固 定资产、现金银行、应收应付、待摊费用等项目的期初金额进行统计。信息收集好后即可按照上述的软件

7、操作流程使用，只要清楚了这一条主线，系统运用起来就会得 心应手。下面对每一流程的先后顺序进行简要说明，具体操作方法各位可以请参考各功能模块的详细 内容。第一步、录入基本信息建立正确的基本信息是进行系统操作的第一步，基本信息在整个系统操作过程中是作为公共信息 使用的，在基本信息中加入了商品、往来单位等信息后，业务操作过程如销售、进货时只需选择某商 品或往来单位就可以了，不用再重复录入，因此信息输入要准确、详细。此处只对重要部分进行说明：商品信息：记录商品的全名、编号、规格等信息，建议此处商品应进行分类。往来单位：记录业务往来的单位和个人，建议按业务发生性质或频繁程度分类。内部职员：记录公司职员的

8、姓名和联系方式，建议按部门进行分类。银行账户：记录开户银行。存货仓库：记录公司仓库及门店仓库的名称、编号及类型。费用类型：按公司具体情况增加各种费用项目，增加会计科目。其他收入：按公司具体情况增加销售收入外的收入项目，增加会计科目。第二步、期初建账基本信息录入完成后，即可进行第二步，建立期初。所谓期初就是指您开始使用本系统来管账时 库存有多少商品、客户欠您多少钱、有多少现金等。期初数据作为整个系统的起始数据影响着资产负 债表及开账后数据的正确性，必须准确录入。进入主菜单后点击系统维护/期初建账进行期初值的录入工作。应收应付、现金银行、固定资 产和待摊费用等期初数据均可按实际金额录入。库存商品的

9、期初值，以成本核算方法的不同而不同， 当使用移动加权平均法、先进先出法和后进先出法时只需录入商品的期初成本均价和数量即可；当使 用手工指定法时必须按批次录入商品的成本单价、数量、有效期和批次号。（注意：期初时录入的商品成本价是不含税价格。有期初的商品，基本信息中库存商品，启用账套后换算比率不能修改。成本算法必须在系统配置里先行选择确定。）第三步、启用账套基本信息和期初建账的录入完成后，必须启用账套才能进行业务单据的录入，启用账套是一项非常重要的操作，启用账套后所有的期初数据都无法修改，但您还能增加或修改基本信息。点击系统维护/超级用户/启用账套完成该功能操作。（注意：基本信息中已有库存的商品、

10、有期初的商品，在启用账套后换算比率不能修改，成本核算方式也不能修改，并且启用账套的时间是不能修改的！）第四步、系统设置在完成基本信息和期初建账后，我们还必须适应企业的管理需要，对应用软件进行有关系统设置， 以让软件的应用能够满足我们管理控制的需要。通过系统设置，能够进行成本算法、单据业务控制设 置；通过权限与口令，能够设置每一个操作员能够操作哪些业务，查看哪些报表字段，以保证各部门 各操作员在自己的管辖权力范围内进行工作，并只能看自己该看的业务数据。第五步、业务录入ERP系统提供了多种业务单据，用于处理日常的进、销、存、收付款以及费用报销等业务，并将 这些业务所产生的变化自动进行账务处理。案例

11、中所例举的业务只是基本业务，其他业务单据的处理 方式详见功能模块。根据案例发生的情况现进行业务处理：.第一笔业务：2014/03/22从南昌川奇保健品有限公司采购铁锌钙片1000瓶，每瓶10元。发生商品采购，录入采购入库单，单据过账后即会发生库存及相应会计科目的变化。.第二笔业务2014/03/24销售铁锌钙片800瓶，每瓶30元，录入销售出库单一张.单据过账后，库存及相应会计科目发生变化，根据期初值以及2014/03/22发生相关采购及销售情况后，现库存管理中的库存状况：假设在该案例中期初库存铁锌钙片200盒，成本价10元/盒；3月22日采购入库1000盒，进价10元，库存增加。当天销售 8

12、00盒，库存减少。发生业务后不但库存会变化，相关会计科目如：应收、应付账款或银行存款等都会自动增减，同 时资产负债表和经营情况表也会变化，此时也可进入决策支持模块进行各排行榜查询以及相关统计与 分析。（注意：ERP系统可谓是环环相扣，所以请务必要保证基础数据的准确性！）第六步、报表查询经过一段时间的业务后，各级管理者，都希望查询有关业务报表，包括采购报表、销售报表、应 收应付报表、财务利润报表等。通过报表中心能够比较全面地查询有关统计结果，掌握企业的经营状态。第七步、月结每个月月末对系统进行一次月结存，以便准确划分每月账本， 并能快速查询每个月的资产、销售、费用和利润情况。此操作只需点击主界面

13、系统维护/月结存菜单即可进行。（提示：月结存后，第二天才能做业务，此处指会计日期，非物理日期。 ）第八步、年结每年年终对系统进行年结存，年结存后系统将所有账本数据转入下一年并作为期初值，所有单据 信息将不复存在，系统将回到期初状态，新一年的业务即将开始。在进行年结存前一定要先进行数据 备份。年结存后如何查询上一年的数据呢？您可以将上年年末的备份数据恢复成另外一个账套，这样， 您就有两套数据，一套是上一年的，用来查询与对账，另外一套是今年的，用来做当年的账。至此整个工作流程结束，此处只进行了最简单的业务例举，目地是为了让您对整个软件的操作流 程有一个总体上的认识，相关业务操作请参阅各章内容。第二

14、部分系统设置2.1参数设置2.1.1全局参数“全局参数”在菜单上白位置：主界面 一系统管理一参数配置一全局参数,全局参数设置涉及 三个子模块：账套信息、账套参数、其他。（全局参数针对整个账套设置，不能针对不同的分支机构与不同的用户单独设置。）账套信息账套的基本信息，界面如上图。账套代号：该项为必填项，可随时进行修改。账套名称：该项为必填项，可随时进行修改。账套启用时间：在系统开账后自动记录账套启用时间，否则为空，不能手工修改。账套参数账套参数共10项，具体如界面所示:成本算法：系统提供三种成本算法：“移动加权平均法” “先进先出法” “手工指定法”， TOC o 1-5 h z （成本算法的设

15、置在开账后就不允许被修改。） 启用分支机构管理：该选项需要在新建账套时设置。（账套启用后，即使未开账该选项也不允许被修改。）允许客户供应商统一： 默认建账向导中的该参数的设置，（不受是否建立了客户或供应商档案的限制。）在不允许客户供应商统一的情况下，只有定义为客户的往来单位会在销售类单据及应收核算中使用，对应的只有定义为供应商的往来单位在采购类单据及应付核算中使用。但在允许客户供应商统一的情况下，系统中建立的客户可以作为供应商使用，供应商也可以作为客户使用。（此设置开账后不能修改。） 允许负库存：勾选了此项，系统允许产生负库存；否则，会导致负库存产生的单据不允许过账。（此设置开账后不允许被修改

16、。此设置只对移动加权平均算法的商品有效。）严格要求按照单据进行收付款结算：勾选此项后，在对往来账款进行结算的时候只能严格采用按单或按商品的结算方式，即对往来单位收付款时，必须选择对应的业务单据。（此设置开账后允许被修改。）采购退货单成本价参照采购入库单：勾选此项后，在采购退货业务发生时系统自动按照对应的采购入库时的商品成本进行出库。（此设置开账后不允许被修改。）销售退货单成本价参照销售出库单：勾选此项后，在销售退货业务发生时系统自动按照对应的销售出库时的商品成本进行入库。（此设置开账后不允许被修改。） 启用价格跟踪：勾选此项后，系统将自动跟踪记录每种商品针对于每个往来单位的最近售价和最近进 价

17、，并在下一次针对该商品与该往来单位发生业务时提供价格参考。（此设置允许随时修改。） 启用序列号管理： 启用该功能后，在相关单据上会出现录入序列号列。 （此设置开账后不允许被修改 。）系统2.1.2基本参数近期应收款提前报警天数：系统根据设置的天数，对快要到期的应收款进行报警。查看该报警在 桌面一信息中心一近期应收款;基本参数在菜单上的位置: 卜图所示：主界面一系统管理一参数配置一基本参数,弹出的对话窗口如分支机构可以针对不同分支机构的基本参数单独进行设置。当要对所有分支机构进行统一设置时，选择“所有 公司”采购业务采购默认税率：设置采购类单据表头上默认显示的税率，可以被手动修改；采购默认扣率：

18、设置采购类单据表头上默认显示的扣率，可以被手动修改；销售业务销售默认税率：设置销售类单据表头上默认显示的税率，可以被手动修改销售默认扣率：设置销售类单据表头上默认显示的扣率，可以被手动修改零售摸零四舍五入：设置零售单上自动优惠的方式。默认为元。例如：112.30元，如果设置四舍五入至“拾元”，摸零到拾元后收款金额为110.00元。单据允许修改单据编号：勾选此项则操作员在录单时可以手动修改单据上自动生成的编号，否则录单时不允许被修改。（为避免录单误操作，建议单据编号不允许修改。）2.2.1单据设置单据设置包括“编号设置”和“格式设置”,其在菜单上的位置在系统管理下面:2r次 驻才 iff窗*IT

19、 mn -工 HIU4 1WW ,霍1由,Ais Minse总工口温筝之事*1 J -展二 I母 irisr| *P*|.rE鼻EMum. V HMn r .i J： 1 口2.2.1.1单据编号设置主界面 一系统管理一单据设置一编号设置单据编号的目的是为了把一张张的业务单据区别开来，同时便于搜索查找，所以单据编号应该明确、简短，在制单时，系统将按照设定的编号规则，自动生成单据编号，本系统中单据编号规则统一为：“单据名称首位拼音字母组合”+ “分支机构编码” + “日期” + “流水号”。在制单时，修改单据日期及分支机构后将自动生成新的单据编号。根据不同的管理要求和使用习惯可以在上述规则基础上

20、进行详细设置：流水依据：按日期编号；按月编号；按年编号。建议按月进行流水编号。计数位数：计数位是指单据流水号的位数，一般根据数量最多的单据的数量来设定。比如，在所有单据中，销售出库单数量是最多的，每个月销售单最多时达9000多张，则在按月流水时流水计数位数应该设为4,单据流水号将从 00019999。分隔符：使用时在“单据名称”、“分支机构”、“日期”、“流水号”四者之间有”进行分隔；不使 用时，四者之间将没有分隔符。为便于查看，建议使用分隔符。初值：开始编号的起始数。建议从 1开始计数。日期格式：在编号中包含日期，目的是方便通过单据编号明确单据的制单日期，建议明确到具体日期， 如 20060

21、801。2.2.1.2单据格式设置主界面 一系统管理一单据设置一格式设置分为两步：第一步对所有单据的折扣和税率格式进行设置；第二步再设置各个单据的具体格式。单据 格式的设置没有时间上的限制，开账前或开账后均可进行设置。第一步：设置折扣和税率格式：点击格式设置菜单，进入第一步设置的界面，如下：四种格式的具体含义为：.不含折扣、不含税率格式：是指单据中不含：扣率、折后单价、折后金额、税率、含税价、价税合计、税额列。.包含折扣、不含税率格式：是指单据中包含：扣率、折后单价、折后金额；不含：税率、含税价、价税合计、税额列。.不含折扣、包含税率格式：是指单据中不含：扣率、折后单价、折后金额；包含：税率、

22、含税价、价税合计、税额列。.包含折扣、包含税率格式：是指单据中包含：扣率、折后单价、折后金额、税率、含税价、价税合计、税额列。（为方便对折扣和税率管理，系统中不允许对不同的单据单独设置折扣和税率格式，所有单据折扣和税率格式必须统一配置。） 第二步：设置各单据的具体格式第一步界面点击“保存并继续”后进入第二步（界面如下图），选择所要设置的单据进行具体的格式设置：*/4JI-MH“日幺豆氧药门画事丽看百日骑a*s门前看色itN IELg19Q1皿L0LKMDinJOIFFPFrr|nt十pp口.*口A4*i”pi nr=I 惮权限设置分两个部分：功能权限，权限范围，分别对应操作员在企业经营过程中所

23、承担的职责及职责 管辖的范围。1.功能权限的设置功能权限是根据该操作员的职责或是个人涉及的业务流程对应的各个菜单及单据功能的操作权限。例如：张XX是主要负责上海客户的销售人员，那么系统可以赋予张XX “销售管理”中与销售业务相关的操作权限即可。功能权限根据功能模块分为：采购管理、销售管理、仓储管理、往来管理、财务管理、单据管理、辅助业务、基础资料、期初建账、系统管理、其它权限等11个模块。在各个功能模块里，详细列示了本模块涉及的各单据或各报表等的明细权限点：如采购入库单的查阅、 新增、过账等。要赋予某项明细权限在相应模块的权限点处勾选即可。2.权限范围的设置在操作员权限设置界面，点击图标，即进

24、入权限范围的设置页面，如下图:权限范围是对操作员行使职责即所设置的功能权限的操作范围，是对其在系统中所能录入或查看的基 本信息范围的限制。例如：张 XX虽然是销售人员，但是他负责销售业务主要是在上海客户，那么系统 可以只赋予张 XX上海客户的权限范围，这样即便张XX拥有销售管理的全部职责权限，但只能对上海的客户行使其职责，不能查看、操作到成都、北京等客户的销售业务。权限范围根据各功能职责涉及的方方面面，对应基本信息分为客户、供应商、职员、商品、仓库、资产、支出、收入、负债、所有者权益、分公司、部门等 12个明细范围。在进入各明细基本信息范围设置时，系统自动列示当前已赋予权限的基本信息的清单，例

25、如上图中的 “美好超市”、“百家超市”。点击“增加”、“删除”按钮即可进行权限范围的增加或删减。下选择权限范围中的“商品范围”，进入“商品范围”设置页面，点击“增加”按钮，弹出商品选 择的界面，如下图。在选择界面选取要授予的商品，然后确定即可。因权限设置是一件非常慎重的事 情，系统一次只允许增加一条商品信息或一个商品父结点（什么是父结点参见随后的说明）。增加商品后，系统将按照增加顺序的倒序进行列示。什么是基本信息的父结点?在实际经营过程中，为方便管理，往往对相同属性的信息比如商品，按商品性质进行归类，并且 给每一个类都取上名字，在系统中我们把这些商品类别的名称叫做父结点，在类下面还可以进行细分

26、 类别，所以在父结点下面还可以有父结点。增加权限范围时，选取一个父结点，即表示选取了该类下 面所有的子类父结点及明细商品。在系统中基本信息序号后面带.”的表示是父结点，如上面商品选择界面中的薯片，其序号是“1. ”表明其是父节点，在“薯片”下面还有各种型号的薯片。双击“薯片”行就可以进入查看其明细，即可选择明细薯片进行权限设置。先选择某一基本信息后，如果再增加其父结点，或其父结点的父结点，则该项基本信息将不再显示在 列表中；已经增加了父结点后就不需要再选择其下面的明细。“厂拥有所有商品权限范围”：为快速授权方式，在每一个明细界面列表的左上角都有类似的这一勾选 项，勾选该选项后，弹出确认框提示“

27、勾选此项后将清空该操作员原设定的商品权限范围，直接授予 所有商品权限范围，请您确认是否勾选！”，勾选此项时将同时清空权限范围明细表，不需要也不能再录入明细权限。 通过此方式授权，在查询等操作时要快得多，管理允许的情况下，建议尽可能采取该 方式。“厂拥有所有权限范围”：在权限范围界面右下角有此快捷勾选项，勾选此项时将直接授予全部权限范 围，同时清空该操作员原设定的所有权限范围明细，各具体设置页面将不需要也不能进行明细设置。通过此方式授权，系统在查询等操作时要快得多。管理允许的情况下，建议采取该方式。（新增的或搬移后的基本信息，其对应的操作员与该信息最新的目标父结点基本信息对应的操作员一致。）复制

28、操作员权限在实际业务管理中，职责相同的操作员，其权限设置基本一致，为快速进行权限设置，系统提供了“复制权限”的功能。在操作员管理界面，选中已经设置好权限的操作员，然后点击“复制权限”按钮，弹出权限复制窗体， 在此窗口就可以将该操作员的权限复制给其他的操作员。例如在上面操作员管理界面中，假设陈娟的权限已经设置好了，用光标选中她，然后点击“复制权限” 按钮，即弹出如下界面：回廿七tn*二七3启事iJ ft ft B ；fsh 妒 j mi 骚霹* j庄丽宜联下可刊描卡至*芮西*r rr国口而，卜IS式野立礼均1 Jlmis在复制界面可以选择需要复制的内容：“功能权限”、“权限范围”，在相应的地方打

29、勾即可。权限复制可以跨分支机构复制，在上图中，清空分支机构的选项，然后点击“ GO”即可列出当前所有 分支机构的操作员，如下图：口而用才相品甘宜机闻二 /比柞骷:31叨书【不*】时匹宜同丁和斫*+艮电?30比：厂 及/树r 抵PF两省r.序笄六同号iiFj客司郎在这个界面中就多了操作员“解东”，在相应操作员前面的勾选框勾选后，如上图中徐浪和解东都被勾选了，“功能权限” “权限范围”也都被勾选了，点击确认后就可以将陈娟的全部权限复制给徐浪和解东。（权限复制时，会先清空该操作员原来的权限设置，如上例中张路和刘武以前的权限设置将会被清空，然后再将陈娟的权限设置复制过来。Admin的权限不能被复制给其

30、他操作员。）绑定加密狗（此处只做简单描述）什么是加密狗？加密狗是一个外形类似 U盘的硬件设备。它的主要作用是为了加密，增强用户数据的安全性。操作员 登录的时候不但要输入密码，还同时要在客户端插上自己的加密狗，两个条件缺少任何一个，都无法成功 登录系统。操作员的登录密码是从软件上进行加密，而加密狗则实现了从硬件上进行加密。加密狗与操作 员之间的关系是一一对应的。当操作员被绑定了加密狗后，如果登录系统时，没有在登陆的计算机上插入加密狗或插入错误的加密 狗，都无法成功登录。2.2.4操作日志管理由于是多用户系统，每个操作员能够在允许的情况下进行自己权限范围内的各项操作，所以需要有“操作日志”，用于记

31、录、查询每个操作员对系统功能的使用情况，并对其中重要的功能操作进行详细记录，以 帮助企业更有效的进行管理监控，当发生异常情况时能提供追溯的依据。日志管理提供高级设置、清空、删除、打印日志等功能。清空日志：删除所有的日志记录删除日志：删除当前所有被勾选的日志记录行。（注意：翻页后不记忆原勾选情况。 ）高级设置：日志记录类型：用户可以选择需要被记录的操作类型启用自动清除日志：用户可以设置清除日志的时间点和频率，以及自动删除日志内容。2.2.5账套维护账套维护可以从主界面 一系统管理 一账套维护进入，包括系统开账、月结存、年结存、系统重建。 系统开账还可以从如下位置进入：主界面一基础资料一系统开账。

32、2.2.5.1系统开账录入开账日期后，开账前系统会进行开账前的检查。并弹出如下提示:确定后系统自动进行开账条件的判断，开账成功后会显示系统已开账及开账时间。2.2.5.2月结存月结存是在账本中作月结存标志，以便准确划分每月账本，方便快速对每个月的企业情况进行查询， 月结存不会对账本数据产生任何影响。月结存提示：月结存将在当前账本处做一标记，建议用户每个月月底做一次月结存，这样可以准确划分每月的账本，以便快速准确查询统计每月的资产、销售、利润等。月结存后不能再进入已月结的月份录入 单据，该月草稿单据也不能过账。月结存后，对该月单据的影响如下：.在月结存之前，可以修改本月已过账单据的表头部分信息，

33、包括录单日期、单据编号、备注、摘 要，以修改人为的错误。月结存后则不能修改。.月结前可以继续在该月录单，月结存后，不能再在该月录单了。.月结前可以删除该月的草稿，月结后，不能删除该月草稿单据，该月的草稿单据也不能过账。月结存并不一定非要在月底进行，例如：今天是 5月31日，是会计期间5月的截至日期，但是制单人 并没有将5月份的账登记完毕，这时在不影响正常账务的前提下，可以继续做6月份的账，等5月份的账登记完毕后，如 6月5号时再来做5月份的月结存。有些时候，月结完毕后，才发现月结截至时间不正确，或该月还有单据未录入或有单据未过账等情况, 这时就需要反月结即取消该月的月结才能进行相应的处理，为此

34、系统提供了删除月结功能，每点击一次该 按钮，将依次自动删除最近一次月结存的处理。年结存年结存是以某一时间作为本年财务的最后日期，并将年结存后的年末数据作为下一个会计年度的期初 数据。年结存将结存所有的账本数据，部分过账单据将转变为期初往来单据，年结存值将作为新一年的期 初值。年结存将清除本年的经营历程（即已过账单据），允许保存或清除“草稿数据”和“订单数据”等。年结存还会将已删除的商品、单位、职员等从物理上清除，以提高系统的运行速度和效率。的标耳博而e 搭看m.w -情更王体犷日斤;m#彳nianSVTttLiTHltJ：鼻妁导=蚪 */如如武逢上14里髭6 尊diMfaiirw昨 * jrt

35、fl * a i 4 9 jwtn . i甫叼严tv运等声看同事信.清除业务草稿：选择则系统中各种状态的草稿均被删除。反之则保留年结前的所有草稿单据。清除未完成订单：选择则清除掉所有未完成的采购订单和销售订单。反之则保留。清除跟踪价格：选择则清除掉跟踪到的最近销售价和最近采购价。如果没有选这项，则在年结后，年 结前的最近销售价、最近采购价仍然有效。按往来明细转入期初： 在账套参数中勾选“严格要求按照单据进行收付款结算”后，可以选择该项，否则置灰。选择该项后可以将有往来明细余额的单据明细转入下一年作为期初单据。年结存后的本年期末数据将作为下一年使用本系统的期初数据，同时系统允许根据实际情况修改该

36、期初数据。（在做年结存前，请认真阅读系统中年结存提示，请一定要做好数据备份！ ！数据备份可以保证在系统出错时把损失降到最低，还可以在年结存后查看上一年所有的单据和经营历程，进行查账；年结存后，系统处于未开账状态，需要执行“系统开账”操作以后才能正常使用。）系统重建在开账后，期初数据将不能进行修改，但特殊情况下，如期初数据确有错误，需要修改时，可采用系 统重建，然后修改相应的基础数据。系统重建后，系统处于开账前的期初，此时可以对期初的各种数据进 行修改，并需要再次执行“系统开账”才能正常使用。区里1 座_肛事mi标1相7事过用旧美手中学工英酒三K曳占肝中K抗己- F怦证主置 第M零#需*TitM

37、T革口 ：；才下中富口询坊却1罩津+ 虎居且鬲七加单黄刑峰.冲独立第北里宜创自*工=，庸儿鼠后数更占吟.5主事院，甑1发中.金不*若任用*茫,rr wixin r mtr* r 制用且曲崛系统重建是将数据库中所有的过账数据清空，回到开账前的状况。重建时可以选择“清掉期初数据”“清掉业务草稿”以及“清除跟踪价格”、“清除订单”等四项。清除期初数据：选择则期初库存、往来期初、现金银行期初、账务期初、固定资产期初的数据全部清零。反之则保留重建前的各项数据。建议一般情况下不要勾选此项。清除业务草稿：选择则系统中各种状态的草稿均被删除。反之则保留重建前的所有草稿单据。清除订单：选择则清除掉所有采购订单和

38、销售订单。反之则保留。清除跟踪价格：选择则清除当前跟踪到的最近销售价和最近采购价。如果没有选这项，则在开账后, 重建前的最近销售价、最近采购价仍然有效。2.2.6基本信息的重新分类一一数据搬移企业经营过程中，随着管理需求的变化，有时需要对相关基本信息的分类进行重新组合，或对某一基本信息的类别进行重新设定。下面以商品为例进行说明：假定原来的情况为：01薯片，是一个类别，其下面有四种具体的薯片：0101天使薯片；0102好的薯片； 0103美国薯片；0104英国薯片现因管理需要，需要对薯片进一步按国产薯片、进口薯片进行归类，则需要重新分类况为：“01薯片”下面有两个大类：“011国产薯片” “01

39、2进口薯片”，在011下面再分为“ 0101天使薯片；0102好的薯片；”在012下面再分为“ 0103美国薯片；0104英国薯片”为完成上例中的重新分类，系统提供了 “数据搬移”功能，通过搬移各基本信息的位置来达到重新分类的目的。操作如下：先在“ 01薯片”下面新建“ 011国产薯片” “012进口薯片”两个商品名称，然后将“ 0101天使薯片、 0102好的薯片”搬移到“ 011国产薯片”下面，将“ 0103美国薯片、0104英国薯片” 搬移到“ 012进口薯 片”下面。搬移后即实现了重新分类。数据搬移可以使客户更好的管理：商品、客户、供应商、职员、仓库、分支机构、部门、地区等八大基本要素

40、。主要有如下作用：1、期初建账时如果所建基本信息分类中有错误可以通过数据搬移进行修改；2、实际业务经营过程中，在业务管辖范围变化、操作员权限变更等情况下，有时候需要对各个要素的分类进行调整、重组，也可以通过数据搬移来完成。数据搬移在菜单中的位置：主界面 一系统管理 一数据相i移,下面以“商品信息搬移”为例进行讲 解，单击数据相i移下面的商品信息搬移,即弹出如下界面：如上图，数据搬移由左右两个表构成：左表：是数据搬移 “源结点”表，即需要搬移的商品搬移前所在的位置列表。右表：是数据搬移 “目标结点”表，在此选择该商品搬移后的新位置。搬移的新位置有两种确认方式：疗同醺节点：将源结点信息搬移到右表中

41、光标所在行即目标结点的同级。子级节点：将源结点信息搬移到右表中光标所在行即目标结点的下一级，作为其子结点。 数据搬移的步骤为：第一步：阅读特别提醒，如下:际|11横 ER及杷i才.、1.1%耳刈点工亡艮星*W此3本Q占T.165I4可用.斗电三匹月此出可三.2 .1喇e3*K4（ 今国）葩斓肉牺斑（蝇吾出际1娥用，当通移及题且1卿片i/酬m中洋出开到修僧说看最，善却 更飒*，七七:修对亘出二裾一.号”印声人工 曷？店电防H后,三Btm平炉黄与耳誉&可南W3T J第二步第三步第四步第五步在左表中选择搬移对象在右表中选择 搬移目标 结点。选择搬移方式：同军节点，还是子级搬移。 点击开始搬移按忸，进

42、行搬移。/(1)仓库不能跨分支机构搬移。财务信息是系统的核心信息，为防止误操作，系统不提供搬移；基本信息搬移后，在报表和统计查询中将按照新的分类来提取数据。基本信息搬移后，对应的操作员默认与其最新的目标父结点对应的操作员一致。2.2.7数据整理为提高系统数据效率，并减少存储空间，需要您定期进行对账套数据库进行数据整理。菜单位置为：主界面 一系统管理一数据整理。*片缱理W疆出r抵接整理提示“星期需值百的艮明星法里良界宜国词由IS*鳍:物膏声钝中间.峭浮=花身恬氏理1炯，语THEWtEf停第缶 去 TfifcST： -电算匿厕不蝴行烹何求恒才住,事堀土丽啪虎也懈柞民惭m至迸=5陀平堂kill*吕杓

43、酎平，数据整理是非常慎重的操作，请您仔细阅读每一步的提示，并根据提示内容决定是否继续!2.2.8修改密码操作员在登录后，可以通过菜单 主界面一系统管理一修改密码进行密码修改，有“操作员管理” 权限的操作员，还可以在“操作员管理”界面修改密码。详见“2.2.3.4修改密码”章节的描述。2.3基础资料ih十么是基础资料基础资料是指构成并参与企业运作的各种基本要素，是企业内部组织结构以及与之相关的外部组织的 静态模拟，如：职员、商品、仓库、往来单位等都是具体的基础要素。企业要运作必须具备这些基础的要 素，同样的，系统只有建立了这些相应的职员、商品等基础档案资料，才能进行业务处理。一般情况下，系统对基

44、础资料采用树性分级管理模式。即：根据各个基础资料的特性对其进行树性分 类，每个分类下又可以进行子类的划分，便于管理和进行相关数据的统计。如以下商品档案示例：根结点、父结点、子结点：为方便后面描述，我们把上图中虚线框“商品档案”叫商品的根结点，“品牌机”、“配件类”、“耗材类”因其下面还有明细商品，我们叫它父结点，父结点下面还可有明细父结点，数码相机、方正、惠普等 等，都是具体的商品明细，我们把它们叫子结点。基础资料在系统中的位置基础资料在系统主菜单中，下面有商品档案、客户档案、供应商档案、职员档案、仓库档案、分支机构档案、财务信息（现金银行、其他业务收入、费用类型、会计科目、固定资产）、其他资

45、料（部门档案、地区档案、计量单位、公司信息）等明细的基本信息档案子菜单，点击即进入具体的基本信息建立和 维护界面。其H 车峙H可V油芮翔案 事户希_ 能我君集忖承1卜鼻岫要Mi.vrwi%身里差n牛翳E念骨科目酸铲a第宾算事:仃量单位,忖停*苒也由M 刘塞英基础资料的录入准备录入顺序在企业中，基础资料之间往往存在一个内在的固有联系，也正是通过这些内在的联系，企业才成为有 机的整体。为保证在录入基础资料档案的时候能够顺利的建立这些联系，在录入各模块基础资料时，需要 有一定的顺序制约。本系统中，建议按照以下的顺序，从左到右依次建立各基础资料，对于没有提及的部分如财务信息则 不受此顺序约束。L公司组

46、织结构录入顺序:公司信息一，, 分公司信息2、基本信息建立时的顺序二第一步嚼二步落三力科学分类，设计好编号及命名规则1、录入前对基本信息进行科学合理的分类：为便于对基本信息进行管理，同时提高系统运行效率，建议按照上节描述的树性分级管理模式，对基 本信息如商品、往来单位等进行科学合理的分类。一般的可按照商品品种或供货商进行平级分类，如：品牌机、配件类、耗材类；同时按照商品型号细 分,即分二级类、三级类；如上面商品档案示例。（针对商品、往来单位等信息量大、查询统计使用频繁的基础信息，强烈建议进行分类处理。2、在科学分类基础上，设计好编号规则和命名规则：在系统中，各基础资料如商品、客户等都是通过编号

47、和名称来存储和识别的，为避免混淆，同一类型 信息的编号必须唯一，同样的建议其他信息名称也唯一。所以编号和名称对识别基本信息至关重要，为方 便记忆和查询，在录入前设计好编号规则和命名规则就非常关键。（好的编号规则还能提高录入及系统检索的效率，可以节省宝贵的时间！） 3、命名示例：在系统中，录入基本信息时，提供编号、名称、助记码三种方式录入，所以进行编号设置及命名时，可以综合考虑，下面以上图中的商品档案为例进行说明：方法：商品编号按数字方式设置：便于按编号进行排列；商品名称按常规称谓：最好是全名，避免混淆；助记码：设置为尽可能简化的拼音字母，这样就可以用来快速识别和录入。编号：建议用两位数字来标注

48、每一级分类，如：品牌机为01、方正电脑为0101名称：名称可尽量用全称：品牌机可为品牌计算机，方正可为方正计算机；方正计算助记码：品牌机简化为J,配件类可简化为 P,耗材类可简化为 C,数码相机可简化为 SXJ, 机就可简化为：JFZ;惠普计算机可简化为 JHP。商品档案的录入位置：基础资料一商品档案进入商品档案维护界面（如下图）后，您看到的是已经录入的商品信息的树性结构列表，在您首次进入 时，还未录入任何商品信息时，该列表为空。如果要查看特定的商品信息，可以在表头商品名称、商品编号、条形码中输入相关信息，系统即可根据 这些表头信息进行模糊查找，并将显示结果列示出来。在商品档案维护界面，您可以

49、增加、修改、删除、停用商品，还有对商品进行分类等等操作。注意：商品档案界面只显示操作员权限范围内的预设价格基本信息常用功能按钮简介:批量修改价格：批量对多个商品的价格通过一定的计算公式进行修改。查看：打开被选中商品的详细资料，只允许查看，不允许修改。复制增加：直接复制光标所在行商品为新的商品。线性列表时复制新增的商品与原商品位于同一父节点下面。注意：目前只有商品档案提供复制功能，且商品价格信息、图片和助记码不复制。增加：在当前界面添加一个同级基础资料。分类：在当前界面光标所选的基础资料下添加子类基础资料。修改：修改光标所在行基础资料的信息。显示停用：在系统中显示已经停用的基础资料。停用：对于暂

50、时不使用但是以后还会用到的基本信息，或者因为无法删除却又不再继续使用的基本信息, 或者是由于某种原因需要冻结某基本信息时，均可以采用停用。启用：对于过去已经进行“停用”处理的基础资料，“启用”后可再次使用。删除：从物理上删除当前光标所指的基础资料。打印：打印当前界面显示的基础信息。新增商品点击“增加”按钮，弹出以下窗口:上一条：调出此条信息的前一条基础资料。查看时可用。下一条：调出此条信息的后一条基础资料。查看时可用。保存退出：保存新增基础资料信息后退出该操作界面。保存复制新增：保存当前新增信息，并将其相关信息直接带入继续添加的新商品。保存新增：保存新赠基础资料信息后继续添加新商品。退出：不做

51、任何保存处理直接退出操作界面。商品编号：点击新增按钮时，根据当前层最近新增的基本信息编号，在其尾缀数字基础上加1,自动作为新增基本信息的编号。例如：当前该基础资料的编号录入001001,则保存后继续增加，系统能自动产生001002这个编号。如果当前层最近新增基本信息的编号尾缀为非数字，或当前层无其他兄弟子结点，则新编号为空。编号自动累加功能只在“增加”按钮时有效，“分类”时编号默认为空，“修改”时编号默认当前编号。对默认的编号均可进行手工修改。商品名称：由操作员手动填写。基本信息：包括以下明细信息?简称：商品的简称。?助记码：系统根据商品名称的拼音首字母生成，允许被操作员手动修改。?规格：?型

52、号?条形码?产地?成本算法：建账或全局参数设置时，如果选择了 “所有商品使用统一成本算法”则在做此选择的同 时选定了成本算法，在商品资料基本信息录入时将不能修改，此处会被置灰，并显示被选用的成本 算法；当“参数设置-成本算法”中选择的是“各商品成本算法单独指定”，则此处可以为新增的商品设置成本算法。单位/价格：本系统应支持多单位：每一商品除基本单位外还应支持其它辅助单位。主要是用于在实际销售或零售业务中可以出现同一种药品以大、中、小三种单位进行销售的情况（如：盒、件），而换算比率是指单位之间的换算值。例如：羚羊感冒片一件中包含10个中盒，每个中盒中包含 10小盒，则此时他们之间的换算比率即应该

53、为 10、10。?基本单位：指录单时出现在单据、报表中的单位。在此可以设置基本单位对应的、“预设采购价”、“预设售价1”“预设售价5”、“会员价”、“零售价”、“最低售价”、“最高售价”。以便在录单时快捷使用。?辅助单位：不是单据中的基本格式，操作员可以手动的将单据格式配置成为含有辅助单位的格式（详见单据格式设置）。在此可以设置辅助单位的名称及其与基本单位对应的“换算关系” 一个商品可以设置多个辅助单位：点击序号后面的“增加辅助单位”就能够增加新的辅助单位，点击列表中“X可以删除对应的辅助单位。商品图片： 可在此界面上传商品的相关图片一张， 供以后备查。 图片类型必须是： BMP/JEPG/J

54、PG/GIF ，一个商品只能上传一张图片。如果需要更换图片需先删除已有图片。自定义字段： 根据用户需要由用户自行设置的字段，共提供部分自定义字段，在商品档案中作为补充备注使用，只以文本格式加以保存，可随时进行修改。自定义字段只有商品信息里面有，在任一个商品信息中修改了自定义字段名称，则每个商品对应顺序的自定义字段名称都被修改。右键菜单选择“自定义字段设置” ，弹出设置窗体。在表格中进行新增字段名称、数据类型、来源的设置。自定义名称：就是你要定义的这个字段名称是什么？字段类型：就是你所定义的这个字段的数据类型，可以选择字符、日期、数字和基本信息；录入方式：就是你定义的这个字段的录入方式，包括手动

55、录入、下拉列表、商品、往来单位、仓库和职员；手动录入，表示该字段，是手动录入字符等信息的字段；下拉列表，表示该字段是可以进行下拉选择的字段，需要我们定义好下拉选择项，下拉选择项在后面一个单元格中录入，不同选择项间空格或者分号进行分开；商品、往来单位、仓库和职员等基本信息字段，则是选择类，选择后直接显示其名称。录入一个字段后，回车，表格增加一行，从而再定义新的字段。定义好的字段，在信息编辑窗口的自定义信息页进行处理。自定义的字段，能够在涉及到商品和往来单位的报表和单据引用。信息备注： 此界面可提供 125 个汉字（ 250 个字符）以内的文本备注说明。录完商品档案后，点击“保存退出”则当前信息将

56、被保存，同时该窗口将被关闭；如果点击“保存新增”则当前信息将被保存，同时该窗口将被刷新，商品编号递增，等待操作员录入下一个商品档案。（新增商品时， 请根据树性分级情况， 按自上而下的顺序， 先增加父结点， 然后再分类后录入子结点。 ）商品分类在录入父结点的商品信息后，您需要在其下面录入具体的明细子结点，此时不能再点击“增加”按钮，需要按以下的方法：选中拟作为父结点的商品信息，点击“分类”按钮，弹出与增加商品一样的录入界面，此时录入的商品信息将自动作为子结点添加到父结点下面，达到了商品分类的目的。修改、删除商品在商品档案列表界面中，点击“修改” 、 “删除”按钮将会修改或删除光标所在行商品信息。

57、是否能够修改或删除，系统将会进行自动判断并提示。删除商品是指将商品档案从系统数据库中彻底删除。 商品档案一旦被删除是不能够被恢复的。 所以建议慎重操作。停用 /启用商品停用商品是指将暂时不会用到的商品不在商品列表中列出来。但并没有在数据库中被物理删除，是能够被重新启用的。当点击“停用”按钮后，被选中的商品的状态将变为“停用” ，并且不在列表中显示出来。当点击“显示停用”按钮后，列表中才显示包括停用商品在内的所有商品，状态为“停用” 的商品以红色显示。此时“停用”按钮变为“启用”按钮，点击后被选中的停用商品状态将变为“启用” 。批量修改价格为了方便快速的对多个商品的价格进行修改，系统提供了批量修

58、改价格功能。用户可以通过对已经设 定的基础价格进行四则运算，来达到批量修改商品预设价格的目的。用户能够在“商品”字段，选择待修改的商品或商品类的名称；能够被修改的价格为全部 9个预设售价和1个预设采购价；能够在公式中使用的价格也是全部9个预设售价和1个预设采购价，以及所在分支机构对应商品的最近进价。“运算”方式包括：力口、减、乘、除，运算符后面的空格中可以填入非负数进行运算。在设置完后，如果不需要再对其他商品的价格进行修改，则点击“保存退出”，系统将按设置修改对应商品的对应预设价格，同时关闭当前批量修改价格窗口；如果还需要对别的商品或别的价格进行修改，则 点击“保存后继续设置”，系统将按设置修

59、改对应商品的对应预设价格，并保留当前批量修改价格窗口。如 果用户取消此次修改，点击“退出”，系统不做任何处理，关闭当前批量价格修改窗口。其他基础资料的录入除了商品档案，您还需要录入客户档案、供应商档案、职员档案、仓库档案、分支机构档案、财务信息（包括：现金银行、其他业务收入、费用类型、会计科目、固定资产）、其他资料（包括：部门档案、地区档案、计量单位、公司信息），它们的录入及维护模式和方法，都与商品档案的录入方法一样，在此就不一 一描述。个别基础资料的特殊说明如下：客户档案和供应商档案的“代表分支机构”属性：当此属性被设置后，是指该客户或供应商代表所选的这个分支机构，以便处理分支机构间的内部业

60、务。在系统中这一类被设置了分支机构属性 的客户或供应商被称为“内部往来单位”。设置为内部往来单位后，在内部销售、采购或分支机构间调拨时，才可以自动生成对方相应的单据。分支机构档案：只有您启用了分支机构管理，该模块才允许使用。信用额度：对客户或供应商的信用额度进行了设置以后，才能对其进行相关的审核设置。预设售价：在录单时，系统可根据配置情况自动带出商品的该项预设售价。为了快速设置和修改预设价格，系统提供批量设置客户和供应商的预设价格。收款期限/付款期限：设置了收付款期限后，录单时可默认带出，然后能够在超期应收应付款中进行相应的查询，并且还能够在超期应收款报警中查到。2.3.5 基础资料设置及维护