拉西瓦水电站工程技术竣工档案整编及归档要求

1、.PAGE ：.；PAGE 15A 检验和实验控制程序 第 PAGE 1 页 共 7 页某工程建立工程文件管理方法第一章 总 那么第一条 为了规范某工程技术资料管理，畅通技术信息流程，确保某工程建立有关各方意见及时有效沟通；设计图纸及其他技术资料有效及时传送，以便某工程建立各有关各方、各个场所都能及时运用有效文件，防止误用失效、作废文件；及时、完好、准确、系统的整理、归档文件，特制定本方法。第二条 本方法适用于广东省水利电力职业技术学院某工程建立工程办公室一切有关文件、技术资料管理。第三条 本方法所称信息，是指有意义的数据。本方法所称文件是指信息及其承载媒体，包括如下几类：有关的国家、地方法令

2、、法规；上级政府、主管部门、工程所在地方的与某工程建立有关批文；国家、行业、地方的规范和技术规范；合同文件。含图纸及合同履行中发包人承包人有关工程的洽商、变卦等书面协议或文件；与监理、施工单位等往来函件、会议纪要； 学院下发建立办公室文件、建立办公室内部文件、管理制度等。工地现场检查记录、会审记录、会议纪要、建立办公室阶段任务总结、监理周报、月报等。第二章 职责划分第四条 某工程建立工程办公室一切有关文件、技术资料管理归总工程师担任，建立办公室任何部门收到的文件、技术资料均要在指定时间内送达总工程师。总工程师在指定时间内审阅签署处置意见后交办。第五条 总工程师办公室或某工程建立工程办公室设信息

3、资料管理员岗位，对某工程建立工程办公室一切有关文件、技术资料一致编码、收转、跟踪催办、保管归档任务。第六条 设计图纸由建立办技术部按工程进度与合同要求向设计院催要，在指定时间内审核并由技术部部长签署意见转建立办资料管理员。第七条 监理机构和施工单位的往来函件、工地建立有关工程质量、进度、资料检验信息，设计错误、施工环境变化、以及监理机构和施工单位提出的其他问题由工程部担任搜集，在指定时间内审核并签署意见后交建立办资料管理员。第八条 某工程建立工程办公室各部门对外沟通文件由部门担任起草，部门担任人签字后报建立办公室资料员，经总工程师审核,经建立办公室主管审批后发放。第九条 建立办公室一切成员有义

4、务将从其他渠道获得的本方法第三条规定的文件，与本人承办的事务文件性成果及时交建立办公室资料员归档。第三章 文件控制第十条 任务程序自编文件程序步骤文件编号文件编写文件审批文件发放文件更改文件的换版与作废文件归档管理文件签收文件编号文件登记跟踪催办文件处置意见处置结果交验文件交办文件归档管理外来文件处置程序第十一条 需控制的文件和资料方式包括：以文件、图纸方式构成的文件；以实物、照片、胶卷、软件、拷贝构成的文件和资料。第十二条 需归档管理的外来文件包括：a)适用的法律法规、国家规范、行业规范、地方规范和国际规范、国外规范以及需执行的上级组织或业务主管部门的有关文件；b) 政府、上级主管部门、建立

5、行政管理部门等与工程建立有关的文件和中介机构信息。c) 政府、行业主管部门、建立行政管理部门、工程所在地方的与某工程建立有关批文。d) 勘察设计资料，含图纸、设计修正通知单，设计变卦通知单及签证、图纸会审记录；e)监理单位施工单位交来的函件、会议纪要、各种方案报表、监理周报、月报、签证等；f)工程专题报告，包括开工报告、停工、复工报告；工程预验收恳求报告、工程验收恳求报告、工程开工报告g)经确认的质量检查验收记录、供货单位提交的产品合格证书、运用维护阐明书和图样资料;h)作为任务根据的其它外来文件和资料;第十三条 须管理的对外发文和内部文件包括：a向政府、上级主管部门、建立行政管理部门等与工程

6、建立有关的其他单位发出的恳求、请示、报告、联络函件；b对重要问题提出见解和处置方法。c) 招标招标有关资料及合同文件，包括可行性研讨、勘察、设计、监理、施工等发包合同和补充合同、及合同履行中发包人与承包人对有关工程的洽商、变卦等书面协议或文件。d)设计义务联络单、监理任务联络单及对外联络函件；e)专家组活动记录；f)学院下发建立办公室文件、建立办公室内部文件、管理制度等。g)工地现场检查记录、施工日志和大事记、建立办公室阶段任务总结。第十四条 文件实行一致编号。设计图纸用原设计院编号，其他文件编号方法及含义可按档案一致编码，也可以自编。自编号码应包括：工程工程代号、单项工程代号、单位工程代号、

7、文件类型、编写部门单位代号、编制日期。第十五条 文件的编写与审批。建立办公室对外行文除特殊情况经主任同意外，须以建立办公室的名义。向政府、上级主管部门、建立行政管理部门等与工程建立有关的其他单位发出的恳求、请示、报告、联络函件,由建立办主任或分管副主任安排编制，由建立办主任或分管副主任担任审批；建立办公室向承当建立义务设计院、监理单位、施工单位发出的非技术问题联络函，由建立办主任或分管副主任安排编制，由建立办主任或分管副主任担任审批；技术问题联络函，由总工程师安排人员编制，总工程师审批，必要时由总工程师审核，建立办主任或分管副主任担任审批；建立办公室向承当设计义务设计院设计工程组、现场监理机构

8、、施工工程部发出的联络函件，由总工程师安排人员编制，总工程师审批；由建立办公室某部门提出的须协调问题，由部门指点安排编制文件，部门指点审核，总工程师审批。建立办公室内部文件、管理制度等，只涉及部门内部的按职责分工由部门编写，部门指点审核，建立办主任或分管副主任担任审批；涉及建立办公室全局的，由建立办主任或分管副主任安排编写，建立办主任或分管副主任担任审批。文件审批表格式见附表1。第十六条 须发放的文件包括以下内容：a) 须转发、传阅的政府、上级主管部门、建立行政管理部门和学院下发的文件;b) 需审阅的设计文件图纸;c) 需传阅审批的设计、监理、施工等单位交来的报告、函件;d) 需下发的建立办公

9、室内部文件、管理制度等e) 需发出的建立办公室自编文件；第十七条 文件的收发。一切收文、发文均造册登记，归信息资料管理员一致管理。收、发文登记表格式见附表2、附表3。信息资料管理员在收到文件并登记后，附收文表头见附件4，技术文件交总工程师、其他文件交建立办分管副主任签署处置意见。按处置意见信息资料管理员担任复制、分发、传阅、跟踪催办、并将处置结果汇报原签署指点，文件回收归档；建立办内部文件发放应按同意范围进展，并做好签收记录。下发文件、图纸由领用人签字，并在文件上注明密级或在领用时由信息资料管理员明确、受控形状、保管方式、允许分散范围、失效文件回收及销毁方式。需发出文件由信息资料管理员登记后发

10、出，用邮寄方式者须保管邮局挂号存根；托人带出者需由受托人签字确认并在事后补充对方收文记录有收文单位文件接受人签字；由信息资料管理员本人发出的文件要求收文人在发文登记表附表3相应栏目中签字。第十八条 由监理机构施工工程部交来的设计修正恳求书、现场签证、造价及支付文件，由工程管理部附处置意见表附表5并按要求签署意见；建立办公室向监理机构施工工程部发文采用“业主任务联络单的方式，向委托设计院发文采用“设计义务联络单的方式。“业主任务联络单与“设计义务通知单格式见附表6、附表7。第十九条 文件的更改。对发出的文件需求更改时，原起草部门或提出修正意见的部门提交“文件更改恳求表，报建立办主任同意后进展。文

11、件更改的审核、同意应由原审批人进展，当原审批人不在职时，那么由接替其岗位的人员审批。文件更改同意后，归口部门资料员向有关部门和单位发出“文件更改通知单，并做好记录。第二十条 文件的换版及作废。文件经多次更改或文件需进展大幅度修正时应进展换版，原版次文件作废，换发新版本。 换版、换页后的作废文件应按档案管理规定的要求进展处置。需作资料保管时应在其醒目位置作“保管资料标识。第二十一条 文件的管理。各单位、部门的文件按其内容与类别进展分类管理。各部门应建立本部门文件清单或文件目录见附表5，掌握文件分布和更改记录。资料员应保管好文件，防止发霉、虫蛀、残短少页，坚持清洁完好。按规定不属文件的持有者，确因

12、任务需求时，可向该文件管理部门借阅，各部门必需建立收、发文和借阅登记制度。任何人不得擅自复印，和/或向外部提供有关文件。第四章 设计文件管理第二十二条 设计单位应按合同和供图协议规定的份数及时提交施工设计图纸、文件。规划总平面、主体工程、施工总布置、以及设计专题报告等8份。以上图纸和文件的修正文件应与原件提供一样的份数。当设计院提供份数缺乏时，应复制到要求份数。供应图纸的时间根据招招标需求和现场施工进度需求确定，由技术部担任与设计院联络。第二十三条 设计文件审查。为保证提供设计文件质量，减少施工过程中设计文件修正，降低工程造价和提高投资效益，须对设计单位提供的设计图纸、文件和设计变卦进展审查。

13、施工设计图纸和设计文件的审查范围：由委托设计单位为某工程工程建立提供的施工设计图纸和文件，包括工程建筑物的布置图、构造图、体型图、配筋图、方案、技术要求和设计变卦等。施工设计图纸和文件的审查内容：1审查施工设计图纸和文件与招标图纸和文件的差别工程工程、建筑物体型、工程量、方案和技术要求等；2审查施工设计图纸和文件中的错误和表达不清之处；3审查提交施工设计图纸和文件的份数和时间。工程部及总工审查工程部汇总审查意见审查经过设计图纸 文件工程监理部盖章、签证设计单位设代处建立办资料室审查经过设计图纸文件发放监理部审查设计图纸 文件设计修正通知建立办资料室1份建立办总工1份工程部2份监理部2份施工单位

14、 3份总工审阅第二十四条 施工设计图纸和文件的审查、发放程序见框图。阐明：“ 为设计图纸、文件审查、发放线路； “ 为设计图纸、文件审查意见反响线路。图23.1 施工设计图纸、文件审查、发放程序框图每一级审签不得超越3天，审签人员应在规定的时间内审签终了，并按“工程施工图纸文件签审意见单见附表6的要求及时签署意见。工程监理审签经过的设计文件须盖章确认。工程部担任将审查意见汇总后交总工程师；总工程师在审核汇总意见后处置，需求设计院廓清和修正的工程由总工程师担任联络沟通。“工程施工图纸文件签审意见单及处置记录交建立办公室资料员与相关设计文件一同保管。第二十五条 设计文件的发放。设计文件应该按照预先

15、确定的对象、份数发放见图23.1。经审核经过的设计文件由建立办公室资料员发放，其中应该发给施工单位的设计文件由建立办公室资料员发至监理机构，再由监理机构转发。文件领用者须在设计文件领用单附表6上签字确认。设计文件的发放对象必需前后一致，设计修正文件必需发至原文件持有者手中，防止误用曾经修正或失效的设计文件。第二十六条 设计文件的运用与保管。设计文件除资料员留档之外，视为部门一切，应最大限制地保证工程建立的需求。文件持有者或与工程建立有关的工程技术人员应仔细研读设计文件，正确指点施工。文件持有者和保管者应维护设计文件，防止污损、损坏和丧失。限制设计文件的分散范围，不得随意借阅、复制，确有需求时要

16、履行有关审批手续。第二十七条 设计修正与工程变卦。假设备工设计图纸和文件与现场实践不符，由总工程师和/或工程部驻现场工程师会同工程监理部及有关人员进展商定，设计单位以变卦通知予以确认。根据施工现场实践情况，需求添加或减少合同工程工程，由工程部提出恳求报总工程师，总工程师按以下程序办理：1 工程变卦工程量添加、方案改动、设计参数调整、资料替代等引起投资添加5000元以下的，由总工程师签署意见报建立办主任会议同意； 2 投资添加5000元以上的，由总工程师组织专家组讨论并构成书面意见，报建立办主任会议同意。工程变卦按以上权限同意后，工程监理部下发变卦指令，设计单位以变卦通知予以确认。变卦恳求、审核

17、意见、审批记录原件交建立办公室资料员保管。第五章 文件归档 第二十八条 文件根据：、中华人民共和国档案行业规范DA/T282002、中华人民共和国国家规范GB/T 17678.11999、GB/T 118212002、第二十九条 职责划分。(1) 某工程建立办公室总工程师担任工程建立开工档案的管理任务；担任协调各承建单位档案整理、归档任务；担任工程前期文件、工程建立管理文件、设备档案、整体工程开工及阶段验收文件的搜集整理与归档；担任一切承建单位工程开工档案的监视、移交任务；担任搜集、整理、编制、移交工程质量监视部门在质量监视任务中构成的各类质量监视文件；担任组织工程建立档案的专项验收；并担任最

18、终向有关单位移交。(2) 技术部担任与设计单位沟通，搜集工程各阶段勘测设计文件、科研报告及批复文件、设计图纸及设计修正通知书和设计总结等资料，按年度整理、移交。并担任提交本年度内施工图纸总目录、设计修正总目录和技术要求总目录。编写卷内目录及光盘或电子文件一份。(3) 工程部担任与监理单位沟通，搜集、整理、编制、移交工程监理业务范围内构成的各项监理任务工程质量、工期、投资等的全部文件资料和监理任务总结；担任监视检查及审核工程工程的承建单位在开工档案的编制、移交，对开工档案在构成中能否搜集完好、准确，担任开工档案和开工图的审核并签署意见。担任搜集、整理、编制、移交各承建总包单位的开工档案，还责汇总

19、整理各分包单位编制的开工档案。第三十条 工程建立归档范围。凡是反映与本工程有关、具有查考价值的各种载体纸张、照片、录音带、光盘等的文件资料，都应搜集齐全，纳入工程建立工程归档范围。开工图按施工图图纸汇总目录为根据；文字资料按档案分类表中有关条款内容为根据；设备资料按设备清册为根据。声像资料按实践构成，由建立单位牵头，承建单位协助，一致编制。由建立单位牵头，设计、承建单位协助编制。第三十一条 开工档案资料的编制深度及要求。整个建立工程或单项工程施工、安装、调试终了后，各部门根据工程实践情况及合同的要求督促参建单位搜集积累文件，进展编制。编制开工文件开工图，应遵照工程文件的自然构成规律，坚持文件的

20、成套性和有机联络，使组成的案卷既能准确系统地反映工程的全貌，又便于今后的保管和提供利用。开工文件开工图编制终了后，总工程师应督促有关单位监理、施工等对开工文件的编制情况进展审查，发现不准确、脱漏或短缺时，应及时修正和补齐。引进工程、引进技术，开工图应由提供方确认。(一) 文字资料的整编按以下要求整理：(1) 按照工程档案分类大纲进展文件分类组卷，管理性文件按阶段、问题或重要程度进展陈列；同一问题时间的请示、批复、合同、协议、来往文电等应组放在一同，按时间顺序陈列;普通文字资料在前,图样在后；复文在前，来文在后。(2) 文字资料组卷应按专业进展分别组卷,组卷要遵照科技文件资料构成的规律,坚持案卷

21、内文件资料系统的联络,便于今后档案的保管和利用,确保案卷内一切反映的文件资料完好、齐全、真实、准确。文字资料的载体和书写资料必需运用便于档案长期保管的资料,如碳素墨水、蓝黑墨水或签字笔。(3) 文字资料的编目：案卷页号均以有书写内容的页面编写页号，单面的文件资料在右下角编写页号；双面书写资料，正面在右下角，反面在左下角编写页号。案卷封面、卷内目录图纸目录除外、卷内备考表不编写页号，每卷从正文起用阿拉伯数字从001依次标注页号；衔接的案卷，每一卷都必需从001开场编写。(4) 文字资料的装订：案卷内不同尺寸的文件资料要折叠为一致幅面A4(或16K),有文字面向内折。为便于长期保管,案卷装订时必需

22、去掉金属物,用线绳在案卷左侧竖向装订(装订为3孔,每孔孔距为8cm)。(5) 案卷卷盒运用一致国标卷盒,卷内文字资料陈列顺序为：内软封皮采用牛皮纸、签字页、卷内目录、正文、备考表采用牛皮纸。(6) 卷内软封面的填写：立卷单位称号应填写承建单位全称或通用简称,起止日期为文件资料开工图日期，卷脊用牛皮纸打印填写;为竖版，自左向右填,小三号宋体字(加粗),第一竖行前面留二个字空格；第二竖行字顶头填写.(二) 开工图的编制。开工图是工程建立最终情况的真实反映,是工程工程建成投产运转维护保养必不可少的凭证和根据，工程在建立过程中必需按工程施工实践情况编制开工图(包括设计变卦、现场商洽、资料代用、质量事故

23、处置等均应在开工图上反映)，做到图物相符, 技术数据可靠，准确、完好、一致，各项签字手续完备不得由他人代签或个人印章替代签字。(1) 凡按图纸施工无变卦的,那么由承建单位包括总包和分包单位在原设计施工图标题栏旁或空白处加盖“开工图章后即可作为开工图。(2) 在施工中只是普通性变卦,可不重新绘制开工图;由承建单位在原施工图上空白处进展修正(杠改或刮改),并标注修正根据设计变卦通知单、监理通知单、称号、专业、日期,其文件所在案卷号、页号等先后顺序填写,并加盖“开工图章后即作为开工图.凡有艰苦的变卦或图面变卦超越35的,应重新绘制开工图,仍用原图编号,在标题栏中标明工程开工图,技术担任人审核、签字后

24、,即可作为开工图.(4) 开工图章应运用不褪色的红色印泥，图章应该在图标上方空白处，以不压盖图中的内容或尺寸为宜。开工图章的尺寸(8060mm)及内容见图；编制单位某工程建立工程 工程开工图编 制 人技术担任人编 制 日 期监理单位称号监理工程师(5) 一切工程设计修正通知单按年度、专业组卷， 一份设计修正通知单涉及多张图纸的,(如图纸不在同一卷内)应将修正通知单的编号、专业号填写在卷内备考表中的“互见号栏内。(6) 同一建筑物、构筑物反复的规范图、通用图可不编入开工图中,但必需在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制阐明中注明,不同建筑物、构筑物应分别编制开工图.(7) 建立办应担任或

25、委托有关单位编制工程总平面图、综合管线开工图.第三十二条 开工图纸的修正方法和技术质量要求：(1) 杠改:对于少量的文字和数据的修正,可用一条粗直线将被修正部分划去,在其上方或下方(一张图纸上要一致)空白行间填写修正后的内容(文字或数据)。如行间空白处有限,可将被修正点全部划去,用线条引至空白处,填写修正后的情况.还可用“号将被修正掉的线条划去,在适当的位置画上修正后的线条。刮改: 用刀片悄然的刮掉需修正的线条;然后将修正的线条或数据重新标注.(2) 修正处都要标注修正根据,如：变卦文件称号、编号、专业号、日期及所在案卷号、页号的先后顺序填写。(3) 一切设计变卦文件中的变卦内容，必需无不脱漏

26、地在施工图中全面反映,而且要在一切涉及到每张开工图上反映。(4) 每一张开工图的技术要求要一致,同一案卷内开工图的技术要求也要一致。修正后的文字和数据位置要与被修正部分的位置大致相对应。(5) 作为开工图的蓝图必需是图面明晰的新图纸,图纸更改的部位,必需运用耐永久性书写资料，不得运用圆珠笔或其他易褪色的书写资料绘制,确保开工图纸质量、规格一致、图面整洁、字迹明晰,开工图章由施工单位技术担任人审核签字。(6) 开工图采用手风琴式折叠法，幅面为A4297210mm,采用不装订方式 ，案卷卷盒一致运用国标科技档案卷盒承建单位自备。卷内到软封面、目录、图纸、备考表齐全。(7) 开工图卷内既有文字资料又

27、有图纸的，要求文字资料陈列在前，图纸在后陈列。卷内软封皮、签字页、卷内目录、文字资料、备考表装订在一同，并在备考表中注明文字资料页数、图纸张数。卷内只需开工图纸的，卷内做到内软封皮、卷内目录、备考表齐全用胶水粘贴。第三十三条 设备档案的归档。凡属某工程建立工程招标采购订货的设备，供货商应按照合同规定提供设备资料，由建立办总工程师会同工程部现场工程师、工程监理部及承建单位共同开箱验收，填写设备档案验收记录，工程部担任设备档案的整理归档任务。为承建单位提供满足安装需求的设备资料。设备档案按台、件组卷，主设备和主要辅助设备资料应完好、准确，任何人和单位不得擅自拿走设备资料原件。对进口设备，供货商应提

28、供一份译文并同原文一同移交。 设备档案的装订与文字资料一样，对不装订的设备资料可按件归档。第三十四条 照片档案的归档。照片档案应按照照片的自然张为单元编写文字阐明，包括照片所反映的事件、事物、拍摄时间、地点、拍摄单位等,如一组照片(假设干张)相联络的照片应加总阐明，照片与阐明、底片必需固定在芯页上(采用照片档案册或影集)组成案卷,并填写卷内目录,照片号为卷内照片的顺序号,备考表格式可采用规定。第三十五条 电子文件的归档。文本电子文件应保证电子文件的真实性、完好性和有效性，构成单位应注明文件的存储格式、文字处置工具等。如采用了某些技术方法保管电子文件，应把其技术方法和相关软件一同移交，电子文件的

29、归档还应包括相应的背景信息和原数据。图形电子文件的归档，应注明软硬件环境和相关数据。电子文件载体应采用：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。制止运用软磁盘。电子文件归档时，应将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他阐明等一同归档，并附归档电子文件登记表。载体或包装盒上应贴有标签，标签内应填写档号、题名、密级、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成制止写操作的形状。第三十六条 开工资料移交的要求。开工资料在编制终了后, 各编制单位应向档案部门提供开工资料编制阐明(包括总阐明及各专业编制阐明),表达开工资料编制原那么及各专业的编制情况等,与开工资料一并向档案部门移交。开工资料应在工程整个启动试运转终了进展运用后一个半月内移交终了。或根据有关合同及规定在三个月内向建立单位移交。 凡提早