电子邮件使用规范行政公文工作范文(39张)课件

1、电子邮件使用规范第1页，共42页。email作为非即时沟通方式，在工作中的重要性日益凸显第2页，共42页。email的重要特征：Email是书面沟通方式的一种，可以用文字一式多份保留沟通内容合同法 第11条：书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。延时沟通 书面沟通 远程沟通、情境单一 有潜在风险 第3页，共42页。email的写、发、收email的收发工具使用email的好习惯和坏习惯总目录第4页，共42页。email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发email的收发工具使用email的好习惯和坏习惯总目录第5页

2、，共42页。邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨一定不要空白标题，这是非常失礼的标题应表明邮件主旨、简明扼要一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件不相干的事情可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。邮件标题的注意点 第6页，共42页。称呼与问候：不管对内对外沟通，邮件起始的称呼和问候语，结尾的祝语，都不应省略 恰当地称呼收件者邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收

3、件人的情况下可以称呼大家、各位。如果对方有职务，一般职务尊称对方，如”X总” “x经理”；如果对外沟通，必须按照职务尊称对方Email开头结尾最好要有问候语开头：“你好” “您好” “大家好” “各位好”结尾： “祝您工作顺利” 第7页，共42页。正文：汉字老老实实用宋体，西文用arial，10号字号；严禁生僻字体。原则子原则举例/说明简明扼要，重点突出用语简洁明了通常来讲，500人的公司，日均邮件量可达到10000封，人均20封。简洁的语言有利于提高沟通效率分类叙述、逐条排列领导：今天约见了OA厂商，沟通信息如下：1、产品功能。其产品功能主要集中在工作流2、产品报价300元每用户：3、附加服

4、务：提供一次现场培训，送一部手机合理提示重要信息本周会议纪要如附件。王总和POCT事业部有新增工作，提请关注。注意行文措辞和语气警惕书面语语气（写完邮件自己读一遍）李总，我把方案初稿给您，请您在10日前看完并给出反馈意见；我好提交总经理批准。杜绝怒吼式严京！下周二我会去贵公司做培训！请帮忙安排好住宿，还有培训场地！注意不要忘记悬挂横幅！谢谢！杜绝可爱式公务email，尽量少用或者不用笑脸符、背景信纸第8页，共42页。附件：提醒收件人查看附件合理命名附件附件通常不超过2m，最大不超过5m特殊格式附件，告知收件人打开方式注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表第9页，共42页。结尾签名：个人建

5、议设置签名档，并用横线、浅色以便区别于正文第10页，共42页。email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发email的收发工具使用email的好习惯和坏习惯总目录第11页，共42页。发送、抄送和密送：只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源TO发送发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、理应对邮件予以回复响应的人CC（carbon copy）抄送CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回EmailBCC（blind carbon copy）密送即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合第12页，共42页。C

6、C和BCC：尽量减少CC和BCC的使用自我显示：抄送给某位领导，只是为了让他知道你工作得很努力或加班到很晚 客气敷衍：抄送给一位同事，只是为了礼貌，而不是真正的工作需要 给人难堪：把包含有对某人批评意见的邮件抄送给他。 以防万一：为防文件丢失而多作一些备份，于是抄送给同事。 万一BCC收件人Re all 呢？CC的小九九 BCC的风险 第13页，共42页。email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发email的收发工具使用email的好习惯和坏习惯总目录第14页，共42页。公司邮箱要保证正常接收，在电脑前要保证每小时收信一次，外出时至少保证1天1收；如果需要收件人确认收到邮件的，可设置阅

7、读纸条（如下图）第15页，共42页。email的使用原则email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发email的收发工具使用email的好习惯和坏习惯总目录第16页，共42页。及时回复Email是基本的职业礼貌收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；对于优先级较低、占用时间比较长的，可以延后回复，但最长不要超过24小时。及时回复 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待。复杂事务的回复 如果你正在出差或休

8、假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 出差或休假时的邮件回复 第17页，共42页。回复email的原则：如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该RE All，让大家都知道；除此以外，不用re allEmail只回复给必要的人 21第18页，共42页。回复Email时禁止的三个常见做法：不要就同一问题多次回复讨论如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断;不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。避免无谓的回复为避免无谓的回复、浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“

9、无需执行”、“仅供参考，无需回复”等。严禁全部回复（Re All）“全部回复”可能产生一大堆不必要的邮件。如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！“全部回复”更大的风险在于不必要的信息泄露第19页，共42页。举例：“全部回复”的受害者作者网名：阿康接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格一直谈不拢，差不多有两周时间，我每天上班头一件事，就是和对方互通邮件、打探进展。那段日子，老板盯、对方拖，搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天，在我们通过20封邮件时，我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函，上面有这家公司讨论我们公司

10、的报价的详细经过，包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格，还有准备对付我们的具体计划。这下好了，掌握了对方的底线，后面的事情做得极其顺利。第20页，共42页。email的使用原则email的写、发、收email的收发工具使用email的好习惯和坏习惯总目录第21页，共42页。收发email，最好使用专门软件（个人推荐免费软件foxmail）：/main/faq/outlook6.html：/cgi-bin/help?subtype=1&id=28&no=1000564：/main/faq/foxmail6.html：/cgi-bin/help?subtype=1&id=28&no=1000

11、564见下文Android手机第22页，共42页。email的写、发、收email的收发工具电脑客户端foxmail设置安卓手机客户端设置使用email的好习惯和坏习惯总目录第23页，共42页。倍肯集团企业邮箱登陆入口B 邮箱登录入口：mail.B 邮箱登录入口： /login第24页，共42页。在foxmail中新建邮箱账户第25页，共42页。填写email地址、密码，邮件中采用的名称，其他可默认第26页，共42页。填写收件服务器和发件服务器，注意pop3账户名一定要是完整的email地址.net 邮箱：POP3服务器为：SMTP服务器为：.cn 邮箱POP3服务器为：SMTP服务器为：第2

12、7页，共42页。完成账户建立，选择是否在服务器保留备份（强烈建议备份到本地硬盘）第28页，共42页。设置收件频率第29页，共42页。email的写、发、收email的收发工具电脑客户端foxmail设置安卓手机客户端设置使用email的好习惯和坏习惯总目录第30页，共42页。步骤1：在电脑上下载、安装、运行豌豆荚软件；用数据线连接手机与电脑第31页，共42页。步骤2：搜索“电子邮件”，选择下图第一个软件，点击安装到手机第32页，共42页。步骤3： 在手机中启动该软件，输入email地址、密码第33页，共42页。步骤4：选择账户pop3类型，设置接收服务器、发送服务器第34页，共42页。步骤5：

13、设置收信频率，开始正常使用日均邮件10封以上，建议1小时收一次；其他人可每4小时收一次打勾选中设置第35页，共42页。使用手机收发email的前提：把email下载到电脑，而不是留在服务器上第36页，共42页。email的写、发、收email的收发工具使用email的好习惯和坏习惯总目录第37页，共42页。好习惯用客户端软件收发email行文简洁、罗列要点写完从到尾看一遍，检查行文是否得当、拼写是否正确越级邮件，根据需要抄送直接领导对于作出关键决策的邮件, 保留起来作为以后的证据考虑到收件人有可能将email转发给其他人及时回复邮件合理控制附件大小先加附件、然后写正文、审核正文、最后填写发送人

14、，再发出第38页，共42页。用网页处理email经常使用抄送（CC）、密送（BCC）经常使用“全部回复”（re all）通过email反复讨论某个问题收到邮件不及时回复发送5m以上的附件通过email传达紧急事务用email收发私人信件坏习惯发送“以此为准”邮件邮件正文过长邮件及附件不使用清晰标题转发邮件时，不核实收件人是否已经收过该邮件邮件不经整理或说明就直接转发第39页，共42页。谢谢！第40页，共42页。1、不是井里没有水，而是你挖的不够深。不是成功来得慢，而是你努力的不够多。2、孤单一人的时间使自己变得优秀，给来的人一个惊喜，也给自己一个好的交代。3、命运给你一个比别人低的起点是想告诉

15、你，让你用你的一生去奋斗出一个绝地反击的故事，所以有什么理由不努力!4、心中没有过分的贪求，自然苦就少。口里不说多余的话，自然祸就少。腹内的食物能减少，自然病就少。思绪中没有过分欲，自然忧就少。大悲是无泪的，同样大悟无言。缘来尽量要惜，缘尽就放。人生本来就空，对人家笑笑，对自己笑笑，笑着看天下，看日出日落，花谢花开，岂不自在，哪里来的尘埃!5、心情就像衣服，脏了就拿去洗洗，晒晒，阳光自然就会蔓延开来。阳光那么好，何必自寻烦恼，过好每一个当下，一万个美丽的未来抵不过一个温暖的现在。6、无论你正遭遇着什么，你都要从落魄中站起来重振旗鼓，要继续保持热忱，要继续保持微笑，就像从未受伤过一样。7、生命的

16、美丽，永远展现在她的进取之中;就像大树的美丽，是展现在它负势向上高耸入云的蓬勃生机中;像雄鹰的美丽，是展现在它搏风击雨如苍天之魂的翱翔中;像江河的美丽，是展现在它波涛汹涌一泻千里的奔流中。8、有些事，不可避免地发生，阴晴圆缺皆有规律，我们只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地付出，就能慢慢改变它的轨迹。9、与其埋怨世界，不如改变自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都强。人生无完美，曲折亦风景。别把失去看得过重，放弃是另一种拥有;不要经常艳羡他人，人做到了，心悟到了，相信属于你的风景就在下一个拐弯处。10、有些事想开了，你就会明白，在世上，你就是你，你痛痛你自己，你累累你自己，就

17、算有人同情你，那又怎样，最后收拾残局的还是要靠你自己。11、人生的某些障碍，你是逃不掉的。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。12、有些压力总是得自己扛过去，说出来就成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。13、认识到我们的所见所闻都是假象，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗?带，带不走，放，放不下。时时刻刻发悲心，饶益众生为他人。14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。15、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在

18、不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!16、人生在世：可以缺钱，但不能缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能跪下;可以求名，但不能盗名;可以低落，但不能堕落;可以放松，但不能放纵;可以虚荣，但不能虚伪;可以平凡，但不能平庸;可以浪漫，但不能浪荡;可以生气，但不能生事。17、人生没有笔直路，当你感到迷茫、失落时，找几部这种充满正能量的电影，坐下来静静欣赏，去发现生命中真正重要的东西。18、在人生的舞台上，当有人愿意在台下陪你度过无数个没有未来的夜时，你就更想展现精彩绝伦的自己。但愿每个被努力支撑的灵魂能吸引更多的人同行。第41页，共42页。1、想要体面生活，又觉得打拼辛苦

19、；想要健康身体，又无法坚持运动。人最失败的，莫过于对自己不负责任，连答应自己的事都办不到，又何必抱怨这个世界都和你作对？人生的道理很简单，你想要什么，就去付出足够的努力。2、时间是最公平的，活一天就拥有24小时，差别只是珍惜。你若不相信努力和时光，时光一定第一个辜负你。有梦想就立刻行动，因为现在过的每一天，都是余生中最年轻的一天。3、无论正在经历什么，都请不要轻言放弃，因为从来没有一种坚持会被辜负。谁的人生不是荆棘前行，生活从来不会一蹴而就，也不会永远安稳，只要努力，就能做独一无二平凡可贵的自己。4、努力本就是年轻人应有的状态，是件充实且美好的事，可一旦有了表演的成分，就会显得廉价，努力，不该

20、是为了朋友圈多获得几个赞，不该是每次长篇赘述后的自我感动，它是一件平凡而自然而然的事，最佳的努力不过是：但行好事，莫问前程。愿努力，成就更好的你！5、付出努力却没能实现的梦想，爱了很久却没能在一起的人，活得用力却平淡寂寞的青春，遗憾是每一次小的挫折，它磨去最初柔软的心智、让我们懂得累积时间的力量；那些孤独沉寂的时光，让我们学会守候内心的平和与坚定。那些脆弱的不完美，都会在努力和坚持下，改变模样。6、人生中总会有一段艰难的路，需要自己独自走完，没人帮助，没人陪伴，不必畏惧，昂头走过去就是了，经历所有的挫折与磨难，你会发现，自己远比想象中要强大得多。多走弯路，才会找到捷径，经历也是人生，修炼一颗强

21、大的内心，做更好的自己！7、“一定要成功”这种内在的推动力是我们生命中最神奇最有趣的东西。一个人要做成大事，绝不能缺少这种力量，因为这种力量能够驱动人不停地提高自己的能力。一个人只有先在心里肯定自己，相信自己，才能成就自己！8、人生的旅途中，最清晰的脚印，往往印在最泥泞的路上，所以，别畏惧暂时的困顿，即使无人鼓掌，也要全情投入，优雅坚持。真正改变命运的，并不是等来的机遇，而是我们的态度。9、这世上没有所谓的天才，也没有不劳而获的回报，你所看到的每个光鲜人物，其背后都付出了令人震惊的努力。请相信，你的潜力还远远没有爆发出来，不要给自己的人生设限，你自以为的极限，只是别人的起点。写给渴望突破瓶颈、实现快速跨越的你。10、生活中，有人给予帮助，那是幸运，没人给予帮助，那是命运。我们要学会在幸运青睐自己