秘书学-第九讲-立卷、归档和档案

1、第九讲 立卷、归档和档案工作一、关于档案档案：是单位和个人在社会活动中直接形成的保存备查的各种形式的原始记录。中央档案馆：中国共产党成立以来各个时期的中共中央、国务院、全国人大、全国政协以及中央和国家直属机关、部门的档案近60万卷、1000万件、相关图书资料200万册。美国国家档案馆：320亿件档案原件、1600万份图表520万张档案翻拍件、17万盒录像带、970万张航空摄影照片、11万卷电影资料。档案的特点：社会性、历史性、原始记录性。可以为人们的活动提供凭证和参考。档案的种类：公务档案与私人档案历史档案与现行档案文书档案、科技档案、专门档案立卷：将办理完的零散文件，根据它们之间的联系，分门

2、别类地组成一个或数个案卷的过程。案卷：是一组互为联系或具有共同特征并经过系统整理的文件集合体，它是文书档案的基本保管单位。*办理完毕不是指文件的内容全部贯彻执行或工作全部做完，而是指文件在处理程序上已经办理完毕。二、立卷立卷的作用保持文件之间的历史联系，便于查找利用。保护文件的完整与安全，便于保管。为档案工作奠定基础 立卷质量如何，直接影响和决定着档案的质量。立卷的范围 一般是指本单位在工作活动中形成和使用的、经过办理完毕、具有参考价值的收发文件。本单位工作中形成的，直接反映本单位主要职能活动的重要文件。与本单位产生的文件有密切联系的上、下级单位的重要文件。具有查考价值的本单位和上、下级单位的

3、一般性文件。包括：电报会议文件内部文件电话记录本单位编印的出版物原稿（附印本）以及图表、薄册、照片录音带录像带立卷的方法灵活运用文件的六个特征编制案卷类目问题特征时间特征名称特征作者特征通讯者特征地区特征 复式分类法灵活选用，结合选用。 在一卷之内结合使用两个以上特征立卷比较科学。年度组织机构 2010年度教育部相关文件。年度问题 2008年度关于奥运志愿者管理相关文件组织机构年度问题 北京市政府（作者）2009年度（时间）关于轨道交通问题的通知（名称）填写卷皮： 机关名称 案卷标题 起止日起 卷内文件份数 保管期限 全宗号 案卷目录号 案卷号案卷编目排列案卷与填写案卷目录：顺序号文书处理号卷

4、名起止日起份数张数保管期限给卷内文件编号填写卷末备考表归档：指文书部门将办理完毕且有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。*归档是国家的一项制度归档范围： 根据国家规定和本单位的具体情况确定文书材料的归档范围。归档范围不能过宽也不能过窄。 三、归档归档时间： 定期归档，一般在第二年的上半年交接双方要根据移交目录清点核对，并履行签字手续。归档案卷的质量要求 1）文件材料齐全、完整。 2）对归档的文件材料，要保持他们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷、卷案标题简明确切，便于保管和利用。四、档案管理档案管理的内容 收集整理*保管鉴定统计提供利用 永久: 凡是反映机关主要职能活

5、动和基本历史面貌的，对本机关，国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永远保管。 长期（1550年）： 凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 文书档案保管期限3）短期15年以下： 凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。电子公文： 各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文处理系统设置符合安全要求的操作日志：随时记录对电子公文实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。电子公文的档案管理电子公文的归档 应按本单位档案分类方案进行分类、整理并拷贝到耐久性好的载体上一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。非纸质文件录音文件照片文件录像带微缩文件光盘文件档案保存温湿度纸质温度：温度14-20 度，相对湿度50%-65% 磁性材料：磁带：温度15-21 度，相对湿度35%