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文档简介

1、第PAGE20页共NUMPAGES20页公司物资采购管理制度第一章总则第一条为进一步规范公司物资采购程序,加强内部控制,明确经济责任,确保生产经营的持续稳定,依据相关法律法规特制定本制度。第二条公司日常生产经营所需的原料及主要材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等均属于本制度规范范围。第三条费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购不适用本制度。第四条公司固定资产的购置适用本制度。第二章物资采购规定第五条物资采购实行归口管理制。原粮由采购供应部负责采购,辅助材料、包装物由仓储部负责采购、修理用备件及后勤用物资及办公用品由后勤部负责采购。特殊情况下,经董事长或总经理批准,可以指定专人进行专项物资的采

2、购。第六条所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息,及时预测市场供应变化,确保质量过关,价格低廉,供货及时。第七条推行合同管理制度,物资采购原则上要与供货方签订合同,详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等;否则,造成的损失由采购人员负责。第八条实行比价采购制度,物资采购要货比三家,确保所采购物资价格低廉,质量上乘。大宗物资采购建议实行招投标制度。第九条实行采购质量责任制。采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。如因失职而采购伪劣产品,采购人员应负经济责任。禁止采购人员收受回扣。如有收受回扣,一经查证,除全额追缴回扣款项外,将视情节轻重进行严肃处理

3、。第三章_入账及付款程序第十条采购物资进厂后,采购人员必须严格按照要求办理物资入库手续,具体要求如下:1.原粮入厂,由磅房办理入库手续,打印电子入库单,入库信息录入电脑。2.辅助材料、包装物由仓库保管办理收库手续,填制一式三联入库单,一联交客户办理_入账手续。3.五金电器、修理用备件由五金库保管办理入库手续。4.采购经办人要认真填写采购物资_入账单,详细填写所购物资名称、数量、金额、供货单位等要素。程序如下:经办人填制_入账单保管员根据收货情况签字确认部门经理审核会计审核_合法性总经理签字准予入账财务挂账作为日后付款的依据。第十一条物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度,特殊情况下需预付款的

4、单位,经董事长或总经理批准,可以办理采购预付款手续。第十二条采购付款实行审批制度,执行两条线管理形式,即_入账和签批付款两条线分步进行的形式。具体程序如下:1.物资采购一律由采购人员办理_入账手续后,方可进行申请付款审批。否则财务有权不予批准付款。2.申请付款,由经办人填写转账汇款申请单,经财务审核、总经理批准后,方可到出纳处办理汇款。经办人填写转账付款申请单部门经理签字财务会计根据_入账情况审核总经理根据资金情况签字出纳办理汇款3.需要预付款的部门,直接填制转账汇款申请单,经财务审核、董事长或总经理签字批准后可先办理汇款手续,财务部据此挂账,待_来到后再由经办部门办理_入账手续冲账。第四章附

5、则第十三条本制度从批准下发之日起执行,由财务部负责解释。第十四条本制度从年月日起下发执行。公司物资采购管理制度(二)目录第一章总则第二章采购原则第三章物资采购价格管理第四章合同签订与内部审核第五章采购物资入库及出库管理第六章资金付款及报账管理第七章有关责任第八章附则共6页第1页一、总则为了进一步规范物资采购行为,加强物资采购监督管理,根据国家要求,为提高公司经济效益,特制订本制度。本制度是对公司购买材料、工具、配件、五金电器、劳保用品、办公用品等物资的财务行为的基本规范。二、采购原则2.1物资采购按照采购金额的大小,实行分级分权管理。2.2除项目施工有特殊要求或仅有唯一供货单位外,其余每一物资

6、采购均应选择三家以上的供货单位实行比质比价,同等产品比质量,同等质量比价格,同等价格比信誉,严格价格和质量监督。供货单位选择和采购价格的确定,应做到公开、公平、公正,不搞个人_和人情交易。三、物资采购价格管理_公司对大宗原辅材料、定点采购材料应逐步实行招标采购管理。选点定点原则及具体做法按公司财务管理制度文件执行。公司对非定点采购材料、零星采购材料,年累计采购金额较大的,也应尽量实行招标采购。_公司成立专门的招标评审工作机构,由采购、质量、技术、财务部门及相应的副总经理共同负责招标工作。各部门在招标管理中的职责如下:共6页第2页3.3经相应部门论证后,招标金额在_万元以下的物资采购,由招标评审

7、机构_讨论确定中标单位,招标金额在_万元以上的,由招标评审机构提议交总经理办公会议批准实施。3.4各责任部门应加强对中标单位管理,如发现中标单位擅自更改技术、质量要求和价格,必须及时向分管副总报告,后果严重的,应取消定点资格。3.5为确保采购物资优质优价,公司对已经定点采购的单位,也必须每年进行审定,不搞终身制。需要对招标采购单位和招标采购物资作调整的,由采购部门及相关部门提出调整意见,按同样的决策程序和管理权限执行。3.6对不具备招标条件的物资采购、非定点的物资采购、零星采购物资按采购金额的大小,重点进行价格控制与管理:当意见不一致时,由分管财务副总经理最终决定。3.7为了保证物资采购工作及

8、时、正常进行,凡价格方案应由总经理办公会议确定的,则应在一周内给予答复;其余的则应在三天内给予答复;财务部门应与各采购部门认真配合,确保及时采购。四、合同签订与内部审核4.1凡已进行招标采购的物资必须签订合同;非招标采购物资、非定点采购物资、零星采购物资在同一供货单位年内采购金额满_万元以上的,也应签订合同。如事先不能确定的,应及时与财务部门沟通,并在事后补办相应手续。4.2合同由采购部门负责对外签订,但在签订之前,必须执行公司内部的合同签订审批规定。即由采购部门填制内部合同审批单,内容包括供货单位名称、共6页第3页采购物资名称、型号、规格、单价、总金额等,采购部门按照管理权限逐级送审、签字,

9、经批准后方能对外签订合同。4.3合同正本其中一份应由财务部门保留。五、采购物资入库及出库管理5.1物资到场后必须由采购部门_相关使用部门进行联合验收,合格后方可入库。5.2对不合格物资,采购部门必须与供货商进行协商,采取退货、换货或索赔措施。5.3对收存入库物资进行核算、清点后,由仓库管理员出具入库或收料单。入库单或收料单一式三联,仓库留存一联作为登记仓库帐用、交采购人员或送货人员一联作为采购或供货部门请款报销凭证、交财务一联作为付款记帐用。5.4循环使用物资入库填写入库单,消耗性使用物资入库填写收料单。5.5循环使用物资出库填写出库单,消耗性使用物资入库填写领料单。5.6物料出库必须要有出库

10、单或领料单,出库单或领料单由领用人填写,经部门经理复核,仓库核量,财务审核,总经理批准,所有字签完以后交由仓库发货。5.7出库单或领料单一式三联,领用部门自己留存一联作为部门留底,供领双方在确认出库物料的品种、规格、数量和质量后把余下二联交仓库,一联作为仓库出库记账用,另一联由仓库交财务作为仓库出料发货凭证用。5.8领料人于物料出库时发现问题,未及时当场处理的,则该物料视为合格。5.9以旧换新的物资一律交旧领新;5.10对于各部门领用的各种工具、办公用具、设备,仓库均要做“各部门在用工具、办公用具、设备台账”,记录各使用部门在用情况,并于每年年底盘点一次相互核对。5.11销耗性物资损失或循环使

11、用物资报废时,仓库须填写“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”,经有关技术人员进行查验并在“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”上签字认可后,入库并做好记录和标识。“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”一式两份,仓库留存一份作仓库报损销帐用,报财务一份作为财务报损销帐用。共6页第6页_对消耗性物资有消耗定额的,仓库保管员应协调相关部门控制发放,物资管理部门(如财务部)应严格控制签字。六、资金付款及报帐管理6.1根据采购资金用款的特殊性,采购部门可在规定的资金使用计划内,先向财务部门申请用款。待该项物资_报帐时,再进行审核。6.2财务部门在报帐时,应当对

12、原始单据进行审核,经审核无误后方能报帐。具体审核内容如下:6.3对审核不符合规定的付款,财务部门可以拒绝报帐。财务人员在报帐中发现问题的,应及时报告或协调处理,以便严格制度,落实责任。6.4财务和物资采购部门应同时对报帐物资进行基础数据管理,将每一采购物资的型号规格、供应商、采购单价等基础数据列入微机管理,为比价采购积累资料。6.5审计部门应负责对重要采购事项进行监督审计,审计报告直接对董事长(总经理)负责。七、有关责任_公司经营者及其高级管理人员应当认真执行本规定,支持公司采购部门、价格监督部门履行职责。_公司责任部门、责任人员、及责任部门负责人应当按照本制度要求,结合公司实际情况,在执行中

13、不断完善物资比价采购管理。7.3凡违反本制度,损害公司利益,造成公司资产流失的部门和人员应当承担相应的责任:给公司造成直接经济损失的,应依法赔偿;对弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受_的人员,根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处理;构成犯罪的,依法追究刑事责任。八、附则共6页第6页_本制度适用于公司本部,全资、控股公司可参照本制度制定适合本企业的相应管理规定,经批准后实施。8.2本制度由公司财务部门负责解释。公司物资采购管理制度(三)第一章总则第一条为规范公司的采购行为和程序,降低采购成本,确保各项原材料、货品等物资的供应,加强公司的物资采购的监督管理,特制定本规定

14、。第二条本规定是公司物资采购管理行为的基本规范。第三条采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购;大宗物资的采购,具备招标条件的,应实行招标采购。第二章采购人员职责第四条采购人员具体职责有:(一)负责采购计划的制定,采购合同的签订;(二)负责物资采购的的询价、议价、比价、比质和采购招标工作;(三)负责按时、按质、按量地采购公司所需各种物资。(四)负责管辖范围内的卫生、安全工作。第五条采购原则(一)审核批准。原则上,未经审批的物资不予采购。(二)先进先出原则。监督仓库管理和使用人员按照先进先出原则使用物资。(三)本地采购。在价格与质量相当条件下,以本地采购为主以降低运输成本。(四)银行结算原则。

15、对长期与大额度的货品,应通过签订合同与银行结算的方式。(五)比质比价原则,在采购过程中,严格执行同类的供应商比质量,同质量的货品比价格,同样的价格比信誉,择优确定供应商。(六)索取证件原则,要索取三证:食品生产许可证;食品合格证;食品检测化验单等。(七)试用原则。采购物资应尽量在使用后采购。第三章物资采购管理第六条采购方式(一)对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料,选择供货商送货的方式。(二)对于使用频率低,不容易集中采购的货品可由采购人员自购。(三)对于一些特殊的原材料需由外地发货,按计划定期申购。第七条供货商的确定(一)初选供货商。要深入细致的进行市场考察,要从所在城市找出三家以上有代表性

16、的供货商,进行综合考察,在考察中要重点了解供货商的实力、专业化程度、货物来源、价格、质量及其目前的供货状况。(二)试用供货商。对于同类商品找出两家同时供货,重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试。(三)确定供货商。在使用两个月的基础上,由公司进行审查,以民主表决的方式集来确定。(四)签定供货合同。确定供货商后,由公司领导与供货商签定供货合同,合同的期限不得超过一年。(五)供货商的更换与续用。在合作的过程中,如发现供货商有不履行合同的行为,在合同期满前,由公司集中讨论决定是否更换、续用。第八条市场调查为充分跟踪市场价格动态,降低物资成本,增强公司议价能力和水平,公司组织相关人员进行定期市场调

17、查。(一)公司领导、财务人员、采购人员、厨师长每月不少于两次进行市场调查。调查后需有调查记录,写明调查人员、调查时间、地点及调查结果,由全体人员签字后交公司财务存档。(二)调查时间、地点的选择。调查项目的周期一般为_天,以批发市场早市开市期间为调查区间,注意避开雨雪天等极端天气的当日或次日。市场的调查以供货商所在的市场为准。(三)调查的方法和程序。调查组应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则,单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则,调查时应实行看、闻、摸等方式,必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价,切

18、记只记录买方一口价。(四)零星物品的市场调查由厨师长或委托他人(采购人员除外)实施。第九条定价原则(一)对供货商所供物品的定价,在市场调查的基础上,每半月制定一次,零星物品的采购价格不定期进行。(二)定价程序。由公司领导同采购人员一起根据市场调查的结果与供货商讨价还价后予以确认,并由公司领导、采购人员签字以书面形式告知仓管、财务执行。(三)价格管理原则。对于供货价格实行最高限价制,根据不同的货品,其最高限价范围如下:1.干杂、调料、粮油等执行价格不得高于市场批发价格的_%。2.低值易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数。3.零星物品的价格不得高于市场零售价的_%。4.鱼类、肉类、鲜货价格不得高

19、于市场批发价格的_%。5.蔬菜平均在一元以下者,其执行价格不得高于市场批发价格的_%;价格在一元以上者,其定价不得高于市场批发价的_%。(四)春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份,由于供货价格波动太大,其定价原则可适当放宽。第十条申购程序(一)自购鲜活海鲜或零星物品类1.对于经常性项目的采购,应由所需部门每周固定时间定期报计划,经公司领导审批后,交由采购人员办理。2.需临时采购的物品由所需部门填写申购单,经库管签字确认、财务负责人审核、公司领导审批后方可办理,申购单一式叁份。写明所需物品的品种、数量、规格等。3.零星物品的申购时间原则上不得超过两天。需要急购的物品由总经理在申

20、购单写明,限时购买。4.采购人员根据申购单所列物品,与使用部门有关人员共同采购,非公司领导批准,采购员不得单独外出采购。(二)供货商送货类1.需求部门填写申购物品清单,由部门负责人签字确认后,交采购人员办理。2.库管人员应随时检查库存,当存货降到最低存货点时,库管人员应以电话或书面形式通知供货商送货。3.新进酒水、物料由公司领导、财务人员和采购人员签字以书面形式通知库管,不需填写申购单。_只有仓管人员可以电话形式或书面形式按申购单上的要求通知供货商送货,其他人员非公司领导批准不得擅自通知送货。第十一条审批流程与权限(一)对于单项(批次)物品价格低于_元(含_元),按照以下流程和权限进行审批:使

21、用部门提出申购采购人员询价财务人员核准公司领导审批。(二)对于单项(批次)物品价格高于_元的,按照以下流程和权限进行审批:使用部门提出申购采购人员询价财务人员核准公司领导审批。第十二条采购数量的确定公司物资采购管理制度(四)办公物资采购管理制度为简化、规范办公物资管理,经公司研究决定,由行政人事部统一负责公司各部门办公物资的采购、调配、领用及库存管理,特制定本制度。一、适用范围本制度适用于公司各部门办公物料物资的采购、调配、领用及盘存等,其中办公用品及固定资产按照公司相关管理制度执行。二、职责1、行政人事部负责公司办公物资的采购、调配、领用、出入库等管理工作。2、公司财务部负责对公司月度物资申

22、购计划进行对照核查、对量大价高的物资价格进行对照审查核实、并督促办公物资盘存工作。3、行政人事部后勤主任负责对各部门办公物资的库存量核实、入库验收、物资调配、出入库手续的办理及领用登记、月度盘存工作的监督检查,并负责申购计划审核、物资价目库及采购供货商的建立、参与采购、物资调配工作。4、行政人事专员负责汇总统计各部门月度物资申购计划,并对上月采购、领用、库存物资进行对照检查核实。5、各管部门经理负责本部门办公物资的申购计划核实、入库验收、物资保管、领用手续的办理及办公物资的登记统计、盘存工作。6、公司总经理负责对各部门月度物资申购计划的对照核实、对量大价高的物资采购进行审查核实,并对特殊大件及

23、应急物资的采购进行审批,以整体控制成本费用支出。三、流程原则1、各部门负责人对物料物资应建立合理的库存量,各部门物料物资由行政人事部统一集中采购补库,以确保各部门的正常领用。2、各部门物料物资的申购原则:由各部门主任每月_日前集中申购一次。遇特殊情况,需紧急采购的,经部门经理审核,行政人事主任同意后发起临时申购。四、采购流程(一)流程说明1.行政人事部行政人事主管在收到经过审批后的物资申购单后,按照对比询价后的预算价格履行财务借款手续,执行_人共同采购。2.因行政人事部暂无库房设置,与各部门属于异地入库。由各部门主任按照采购清单代为验收确认入库,视同从行政人事部集中批量领用。3.行政人事部行政

24、人事主管隔日按照采购清单开具公司入库单一式三份,一份交由行政人事主任签字;一份交财务列帐,一份存档。并同时开具出库单一式三份,一份交领用人签字;一份交财务记帐;一份存档。为单独核算成本费用,各部门采购办公物资及劳保用品应单独开具税务发票。4.各部门在提交次月办公物资申购单(附表3)时,需同时提交当月盘存表(附表1)及领用登记表(附表2),均需由总经理一并审核后,提交至公司行政人事部备案。(二)采购工作流程为确保公司各部门办公物资的正常使用和实际需要,以上办公物资采购工作流程的时间节点遇假日顺延,并以提倡节俭、合理使用和控制成本费用原则,公司各部门应当各尽其责,加强沟通和配合。(三)库房管理1、

25、公司行政人事部及各部门临时设置的库房应根据物资的易耗分类进行分类存放,应当保持库存物品存放地点整齐、干燥,并入柜或入袋保存。2、易碎、易燃、易爆、易挥发的物品应单独设置盒、袋、柜小心存放,周围无明火、远离热源,配备灭火器,保持包装完好。3、吸水性强、易发潮、易发霉和易生锈的物品存放时:应保持干燥,尽量保持通风。(四)物品领用公司各部门在员工领用办公物资时,应建立领用登记表(附表2)。附表1:办公物资_年_月盘存表盘点日期:_年月_日编号:盘点人:主任:附表2:办公物资_年_月领用登记表制表人:主任:公司物资采购管理制度(五)采购管理制度一、制定目的:为规范公司物资采购流程,降低采购成本,提高采

26、购工作效率,特制定该管理制度。(子公司同时实行)二、适用范围:适用于本公司物资采购管理。三、采购职责划分:公司采购职能由供应部、行政部具体负责,主要由财务科根据公司各部门的物资领用、仓库库存情况,结合实际生产经营状况,制定各月采购计划(书面形式),提交公司总经理审批后交由供应部、行政部行采购工作,由财务科主要负责对供应部、行政部的采购过程进行控制与监督。四、具体内容:1、根据物品市场品种分类:该分类方式为供销科执行采购职能时对供应商的选定提供依据。1.1生产物资采购包括:机器设备,各类五金类配件、易损件,机器设备所需耗用的油类,作业劳保用品,其他各类低值易耗品等。1.2办公用品采购包括:办公耗

27、材、电脑及配件、其它零星物资等。1.3生活用品采购包括:生活日用品、环境卫生清洁物品、食堂用品、娱乐设施及易耗品等。2、根据公司实际使用情况和申购方式分类:该分类方式为各科室物资申购时的申购方式提供依据。主要包括:额定内物品领用类(“额定内物品领用权限表”(权限表链接),额定外物品领用类,科室专用类(各科室专用物资管理规定(规定链接)和加急请购类四种。(二)物资采购申请方式及具体流程:1于月物资计划请购。具体流程如下:1.1每月的_号至_号,各科室结合物资实际需求情况,制定次月“额定外计划领料表”,要求对需求物资的需求原因和需求时间进行说明。制定好后上交指定科室处。(注:此计划领料表不硬性规定

28、每个科室都要制定,若在指定时间内未上交此表的科室,则可默认该科室次月领料物品及数量均在额定内。月内,对额定内物品的领用,相关科室负责人签名审批即可,无需经过总经理审批)。1.2指定科室要求结合各科室的申请,进行需求情况的把关和调查,完成对各科室的“额定外计划领料表”的整合、核准,并于_号前整合好后交财务科。1.3财务仓库根据“车间次月计划领料表”、“额定内物品领用权限表”、“额定外计划领料表”、各二级仓库计划请购表及仓库物品库存情况制定“仓库计划请购总表”(表格式链接),并于_号前完成后交总经理审批。1.4总经理将核准的“仓库计划请购总表”于月末前交供销科。供销科结合物资的需求情况,对物资申购

29、的合理性进行再把关和初步的市场了解和购买时间确定,并发回给总经理确定核准采购时间。总经理需于月末前将汇总表打印、批复,下达给供销科于次月执行采购工作。2适用于月物资计划请购。具体申购流程如下:2.1每月的_号至_号,各科室结合专用物资实际库存及次月需求情况,需要的科室制定次月“专用物品计划申购表”,并于_号前交总经理审批。2.2总经理将审核后的“专用物品计划申购表”交供销科。供销科结合物资的需求情况,对物资进行初步的市场了解和购买时间确定,发回给总经理确定核准采购时间并完成“科室计划专购(采购联)”。于_号前将“科室计划专购(采购联)、各科室联”表交供销科及相关科室。2.3“科室计划专购表”月

30、内采购完成时,由各相关科室进行评价、登记,完成评价的表需附于相关物品采购费用报销单据上,作为费用报销重要的原始依据。3.请适用于月内加急请购。具体申购流程如下:3.1各科室如出现月中科室专用物品无库存又急需使用,而上月又没考虑周全未制定次月“专用物品计划申购表”时,可填写“专用物资临时请购申请表”,并直接上交总经理审批。3.2总经理审核后,发给供销科。供销科结合物资的需求情况,对物资进行初步的市场了解和购买时间确定,并发回给总经理批复。总经理确定合理后将表批复、打印和签字,下达给供销科执行采购工作。4内加急请购。具体申购流程如下:4.1对月内有科室需领用的物资仓库无作请购计划又无库存或数量不足

31、或临时补充库存所需的,可填写“加急请购单”进行加急申购。4.2财务科按照“加急请购单”的填写要求,写明需求部门、质量要求、申购原因等,由财务科负责人签名批准后,交给总经理签名审批。4.3总经理审批后交供销科。供销科结合物资的需求情况,对物资进行初步的市场了解和购买时间确定,供销科长进行签名确认后,安排采购工作。4.4“加急请购单”分为四联,分别为:申请部门(白联)、供销部(红联)、总经办(绿联)、仓库(黄联),各联单据按规定交给相关科室进行保管,由总经理负责对物品采购、入库情况的监管和跟进汇报。(三)物资采购方式及具体流程:供销科在接到公司下达的物资月计划请购、各加急请购的任务后,分析物品的市

32、场品种,确定采购方式。主要包括现付采购方式、月结付款采购方式和签订合约采购方式三种。1、现付采购方式:即采购物资时现场付款并获取付款发票、收据作为物资入库、报账的依据。该方式主要用于对低值零星物资的采购。如清洁用具、娱乐设施消耗品、零星工程用料等。具体采购流程如下:1.1询价、比价、议价:供销科在确定物资为现付采购方式后,对已掌握供应信息的物资,进行电话询价;对一些比较少用未掌握供应信息的物资,则到市场中寻找,现场询价。遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则,追求物美价廉的目标。由供销科采购员进行询价、比价统计,交供销科科长审批、调查和安排议价。1.2表格式链接),主要适用于月采购计划。供销科结合次月公司请购计划,对现付物品进行询价、比价统计后,根据估算的购买总价和预定的采购时间,制定次月预支计划表,于月末前递交给总经理审批、打印和颁布执行,供销科次月按照预支计划到财务科支款采购;二是按照借款规定(规定链接)借款采购,主要适用于月内加急请购物资,公司对借款权限作了明确规定,购买物资借款超过_元的,需提交给总经理审批。1.3选定、采购:供销科通过议价后,选定采购供应商,请款工作完成后,安排出车采购(注:本公司采购物流安排主要由供销科负责)。在采购物品的同时需现场获取款额发票或收据,作为物品入库办理的依据。1.4入库办理:供销科将物资采购回公司后,随同相应物

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