会议组织培训教学课件(47p)

1、会议组织第1页，共48页。会议是现代社会政治、经济、文化、军事、外交、管理等方面的重要活动形式和手段，人们通过会议交流信息、研究问题、作出决定、部署和检查工作等，从而推动社会的不断发展。会议要取得预期的效果，必须有会前的充分准备、会中、会后各种必要的支持和服务工作。这些准备、支持、服务工作，统称为“会议组织”。第2页，共48页。会议概述一、会议的分类会议按照不同的标准划分为不同的类别：按内容、性质分，分为代表大会、工作会议、学术会议等；按会议的形式，分为小组会、座谈会、报告会等；按与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者招待会等；按人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议；按会议召开的

2、规律或日期，分为定期例会、临时性会议；第3页，共48页。二、会议的要素会议包括六个要素，与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。1、与会者与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场的其他服务人员。原则上，参加会议的人员应做到：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。第4页，共48页。2、主持人主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况：一种是当然主持人，是由组织的章程或法规决定的。如单位的工作例会由单位领导人主持

3、，党组会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时，也可以委托副职或其他相应的负责人主持。第5页，共48页。另一种是临时的主持人，比如各种代表会议，或几个单位，几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。第6页，共48页。3、议题议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。议题的产生通常由两种情况：一种是领导根据需要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后提出，再经领导审定的。有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议

4、议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法性。第7页，共48页。4、名称正式会议必须有一个恰当、确切的名称。这个名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点、范围、规模等。具体的一次会议不可能也不必显示上述全部项目。如“中国共产党第十四届中央委员会第一次全体会议”只显示了会议召开的组织、届次、范围，“上海各界人士纪念反法西斯战争和抗日战争胜利五十周年大会”则显示地区、参加对象、性质、内容、时间、规模等。会议名称必须用确切、规范的文字表达。会标必须用全称。第8页，共48页。5、时间会议时间有三种含义：（1）一是指会议召开的时间；（2） 二是指整个会议所需要的时

5、间、天数；（3）三是指每次会议的时间限度。第9页，共48页。每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。 第10页，共48页。6、地点 会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素；专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。 第11页，共48页。会前准备一、会议计划和成本预算秘书一旦接受筹备会议的

6、任务，就要着手准备做会议计划。1、会议计划会议计划首先明确会议的目的、任务、名称、出席对象、主持人、规模、召开时间、需用时间、地点、议程等。第12页，共48页。其次，会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐活动等。再次，决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。第13页，共48页。秘书做会议准备时要向上司确认以下几点：1、上司是作为主持人还是作为成员参加会议。2、是常规会议还是临时会议。3、会议召开的时间和地点。4、参加会议的人数和预算。5、向与会人员发开会通知的期限。第14页，共48页。6、相关会场的布置。7

7、、需要准备的物品和资料。8、有关用餐等招待工作。9、是否需要做会议记录。需要注意的是，对于那些内容机密的会议，如果上司不交代，秘书就不要过问会议的内容、目的和开会方式等。第15页，共48页。2、会议成本预算有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。会议成本包括两部分，一部分是“显性成本”，如会场租借费，文件材料费，与会者的交通费、食宿费等。一部分是“隐性成本”，即与会者因参会而损失的劳动价值。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。第16页，共48页。会议成本=X+2JNT，其中，X是显性成本，J代表与会人员每小时平均工资的3倍；N表示人数，T表

8、示时间。第17页，共48页。二、文件准备1、开幕词开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告性及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：对来宾和与会人员表示欢迎；对会议的内容、任务、目的作简要介绍；预祝会议成功。第18页，共48页。2、工作报告工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。第19页，共48页。3、发言稿即工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿的内容要有所侧重，或是背景介绍，或是财政开支或是人事管理等。发言稿有的由发言人亲自

9、撰写，有的由秘书代为起草，发言人再修订定稿。第20页，共48页。三、会场准备1、会场布置会场除了整洁、安静、明亮、设施齐全、安全因素外，还应考虑形状大小、桌椅安排等。小型会议一般安排在会议室；会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌，桌子中间可以摆放一两盆鲜花。主席的位置一般在会议桌的两端，通常在门的左侧。第21页，共48页。多边会议应采用正圆形会议桌，或者多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。第22页，共48页。大中型会议一般安排在会议厅。会议厅的前方安排主席台和讲台。主席台应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他颜色桌布。台上方或后方悬挂会标。台前可放置鲜花。面对主席台的是与会者席

10、位，应有桌有席。第23页，共48页。2、主席台席位重大会议的主席台应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位为单数。席位的次序以主席团成员的职务高低，对会议的重要程度而定。第一排正中是首席，其次是左位，其次是右位，先左后右。前排为主，后排为次。在席前放置姓名牌，便于按位入座。第24页，共48页。3、会场设施会场设施都必须在会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、风扇或空调、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备应事先反复检查。第25页，共48页。4、其他准备会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿；会场外应有医护人员值班。重要会议还应有安保人员和保密措施。如计划安排参

11、观、考察、游览等活动，也应在会前做好准备。第26页，共48页。四、会议议程、程序的拟定1、议程。将议题排列次序。2、程序。将议程具体化的内容与项目。3、日程表和作息时间表。会议超过一天的会议，应制定出日程表和作息时间表。第27页，共48页。五、会议通知的发送会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。1、本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面签知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。2、会议通知要写明会议召开的时间、需用时间、地点、会议名称、主要议题、参加对象、须作什么准备、接站方法等，最后应有召集单位的署名、联系地址和电话，通知发出日期和公章。3

12、、邀请性会议的通知应提前两周以上并附加回执，是否出席会议的答复期限。第28页，共48页。会议通知 兹定于1996年8月15日上午9时在上海大学文学院召开第四次全国秘书学学术研讨会，会期三天，内容如下： 1、交流秘书学教学研究中的新经验、新信息； 2、讨论当前秘书工作的新形势、新问题； 3、研究涉外秘书人才的培养问题 请接到本通知的专家、学者作好准备，准时参加。 高等院校秘书学学会秘书处 一九九六年七月十日附：报到日期：8月13、14两日 机场、火车站、码头均有人接站 回执：请于开会前7天寄回 地址 电话（略）第29页，共48页。注意事项秘书在筹备例行会议的时候，最容易出现这么两种情况：一是掉以

13、轻心。另一种是将就凑合。 第30页，共48页。会间工作会间工作指从会议开始到结束期间秘书人员应做的工作，包括会场的组织与服务、会议信息的收集与编发、会议形成文件的起草等工作。第31页，共48页。一、会场的组织与服务1、报到与签到2、材料发放。准备会议资料时，不能是有多少代表就打印多少份，一定要有富余 。3、会场服务：引导与会者入席、退席、茶水供应，指导与会者使用会场的生活设施等；4、会场临时调度第32页，共48页。二、会议信息的收集与编发1、会议信息工作的基本程序是：记录、核实、汇总、整理与筛选、编写、发送或归档。会议记录：记录会议的组织情况和内容。第33页，共48页。会议的组织情况，它包括会

14、议的名称、开会的时间、开会的地点、出缺席和列席人员、主持人的姓名、记录人的姓名；有些会议还要写清楚会议的起止时间（如年月日）。记录会议的内容，它包括发言人的姓名、发言的内容、讨论的内容、提出的建议、通过的决议等。第34页，共48页。在做会议记录时，应注意以下几点：1、会议记录的重点应放在记录讨论的观点、决议、决定。2、即使要求详细记录，也不是有言必录，对于一些与会议主题无关的发言可以不记。3、如果当时漏记了内容，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改。第35页，共48页。2、会议信息的主要形式是会议简报。会议简报的字数在二三千左右，但内容广，有会议的综合报道，又有发言摘要，也有花絮新闻，内容都经

15、过核实，具有高度的真实性和新闻性。第36页，共48页。三、会议文件的起草这里的会议文件指的是会议开始之后到结束之前所形成的文件，主要有闭幕词、会议决定、会议纪要、会议总结等。1、闭幕词比开幕词长，对会议成果作概要的总结，对会议决定、执行提要求，对来宾表示感谢，对与会人员表示祝愿等。2、决定3、会议纪要：适用于全体会议、代表性会议等4、会议总结：内部文书，总结会议的经验、教训等。第37页，共48页。会后工作一、会后事务会后事物主要有会场清理、人员离会、会议决算三个方面。1、会场清理会场的临时布置要撤除，一应用具、用品要清点、归好。搬动过的桌椅要恢复原样。会场要打扫干净。会议学习的文件应收回粉碎。

16、第38页，共48页。2、人员离会跨地区的会议要及时安排与会人员返回。提前准备返程车、船、机票等交通工具。3、会议决算决算应与预算大体相当。如果决算大于预算，应在决算表中注明情况，然后提交领导审核，再到财务部门结账。第39页，共48页。二、会议文书立卷会议所形成的正式文件以及会议记录应该列入立卷范围。三、会议传达大多数会议内容都要进行传达。会议传达必须确定内容、程度、范围、层次、时间、方式等。第40页，共48页。四、会议催办会议催办是指会议决议、决定等贯彻执行的催办，是管理过程中非常重要的一环。催办的形式有以下三种1、发文催办2、电话催办3、派员催办第41页，共48页。案例 1一次重要的报告会，

17、办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安排好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然完全是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢？ 第42页，共48页。案例 2一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福”中，竟找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。 第43页，共48页。案例 3某校召开一次表彰大会，对全校七、八个

18、先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竟乱糟糟，好似集贸市场。第44页，共48页。案例4 接受会议筹备工作琳达是秋野电机（上海）公司总经理的秘书。这天下午上司对琳达说：“我准备开一个用户座谈会，你给准备一下。”在确认了会议日期之后，琳达还就其他事项向上司进行了确认，下面有5个选项： a、这次座谈会大概有多少人参加？ b、我想还是租用长城大饭店的会议室，可以吗？ 第45页，共48页。c、如果在长城大饭店开会，什么时候去预定会议室比较合适？ d、会场上的桌椅摆“口”字形合适吗？ e、我

19、在这个星期五之前将邀请函发出去，可以吗？请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。第46页，共48页。课后思考题一、会前一般应做好哪些准备工作？二、会中、会后秘书应做好哪些工作？三、如何撰写会议通知？第47页，共48页。46凡事不要说我不会或不可能，因为你根本还没有去做！47成功不是靠梦想和希望，而是靠努力和实践48只有在天空最暗的时候，才可以看到天上的星星49上帝说：你要什么便取什么，但是要付出相当的代价50现在站在什么地方不重要，重要的是你往什么方向移动。51宁可辛苦一阵子，不要苦一辈子52为成功找方法，不为失败找借口53不断反思自己的弱点，是让自己获得更好成功的优良习惯。54垃圾桶哲学：别人不要做的事，我拣来做！55不一定要做最大的，但要做最好的56死的方式由上帝决定，活的方式由自己决定！57成功是动词，不是名词！28、年轻是我们拼搏的筹码，不是供我们挥霍的资本。59、世界上最不能等待的事情就是孝敬父母。60、身体发肤，受之父母，不敢毁伤，孝之始也； 立身行道，扬名於后世，以显父母，孝之终也。孝经