宴会策划、会展管理等相关课程

1、宴会策划、会展管理等相关课程Request for proposal的撰写与解读一、课程描述：本次课程内容为Request for proposal的撰写与解读，在本课程中，学生将学习到宴会或者会展需求方如何通过RPF详尽描述自己的需求。作为方案策划方如何解读RFP中需求方给出的信息，做出满足需求方具体需求甚至是超出期望的方案。二、教学目标：在本次课程结束后，学生将要掌握以下知识或具备以下技能：撰写一份能清晰明确表达需求的需求说明书。能从需求方的需求说明书中总结出需求方的核心需求以及分析出需求方的潜在需求。通过分析给出的需求说明书背景，对给出的设计方案进行优化，并给出优化方案。根据给出的需求说

2、明书，设计完成一份内容完整的策划方案。三、任务及评分标准：本次课堂作业将会以以下任务形式展开：个人作业：分析需求说明书要求，优化给出的设计方案。小组作业：根据不同的班级额度3-5人为一组，根据需求方提出的需求信息完成一份设计方案，设计方案将于课程结束前的1到2周以方案报告和课堂讲解的方式提交与展示。具体作业内容及评分标准请参考4.Assignment 2（作业及评分标准）：方案设计内容。四、课程内容：本次课程的内容共分为两部分，第一部分内容是讲解RFP的撰写方法，第二部分内容是RFP信息解读。正确解读RFP中的信息是完成设计方案的第一步，也是关键的一步。只有正确解读需求方提供的需求说明书，才能

3、从中提取其中有效地信息，进而为设计贴合需求方要求的方案作铺垫。（一）RFP的撰写方法 1.知识背景RFP的全称是Request for Proposal，简单来说，就是由需求方提出并发给供给方（大致符合自己预期，或者有提案意向）的需求说明书。也就是说RFP是活动举办方向方案策划团队诉说需求的重要手段。RFP中清晰明确需求表达也可以帮助策划团队获取有效信息，提交出让符合举办方预期的方案。以下内容是以2019年万礼豪程教学研讨会RFP为范本，总结提炼出的RFP撰写要素及方法。2. RFP的撰写2.1 Step 1：清楚描述活动背景活动背景中有五个核心要素，即活动目的，活动名称或主题，活动时间，活动

4、地点，活动举办方和参与人员。RFP中最简洁的活动背景也一定要写清楚这5个W。What这是一个什么活动？Who活动的举办方是谁&活动的参与者是谁？Why为什么要举办这样一个活动，想要实现的目的有哪儿些？When活动计划举办的起始日期/时间和结束日期/时间Where活动计划举办地（国家/城市/区域）清楚地任务背景可以帮助策划方了解活动的核心目标。所有的活动设计方案也一定是需要围绕帮主办方实现目标展开的。活动名称和主题，决定了活动的风格，这会直接影响活动会场的场景氛围设计和空间布局。活动举办的时间和地点会影响场地提供方给出的报价。参会人数会影响对会场面积的需求差异。所以只有明确的向策划团队提供出活动

5、背景信息，策划团队才能在寻找适合的场地，设计场景效果，餐饮菜品等环节时有所依据。2.2 Step 2：补充描述活动参与者特征虽然活动背景已经大致描述了活动的核心信息。但一些细节信息在撰写提案时，时常被忽略。其中的一些更是影响需求方决策的关键要素。这些活动参与者细节信息的提供也会帮助活动策划团队更好的做到为活动举办方着想。这些活动参与者特征信息主要包括：年龄、性别、职业、地位、地区、民族、以及行为习惯、心里需求等多种因素。当然如果活动参与者人数众多，我们很难做到信息收集上的面面俱。但也需要完成活动主办方核心成员和主要宾客以上信息的收集。因为这些信息会很直接的影响活动设计中餐饮形式，菜点数量，口味

6、，制作食材等方面的设计选择。除此之外参会人员的特征差异还会影响活动设计中的服务方式设计，以及对于活动举办地交通和设施设备要求的差异。如果这些信息不能传达给活动策划团队，那么策划团队给出的方案也很难符合举办方的心里预期。以每年举行的万礼豪程教学研讨会为例，年会中出席者来自不同的城市或国家，那么就需要在确定活动地点时，把交通便利性作为较为重要的考量因素。在餐饮方面，也会倾向于选择更具多样性，多元化的餐饮方案。2.3 Step 3：补充描述活动空间需求功能空间需求说明建议用表格的形式展开表达更为清晰。其中内容应包含所需空间的日期、天数、开始时间、结束时间、功能类型、具体需求、人数等。列表中的内容越详

7、细，最后报价金额才可能更为准确。这些数据的背后则可能是主办方与嘉宾、与会人员等经过且极为繁杂的沟通、磋商、确认、再确认等工作之后才能完成的。而这一部分的内容也是整个任务书中的核心内容和关键所在。举例如下表：使用日期使用开始时间使用结束时间空间功能类型布局台型人数备注信息2019年9月25日8：3011：30主旨演讲剧院式50LED，无线话筒，PPT翻页器，讲台2019年9月25日12:0013:30午餐中式圆桌50背景音乐2.4 Step 4：罗列有关方案提交涉及的相关信息（1） 负责收取方案的主办方联系人信息（联系人姓名；职位；联系电话；邮箱；网址；地址等）。注：如有希望方案设计者在提交方案

8、时使用的联系方式或者沟通方式，请在这里标注。（2）遇到问题,为设计团队答疑的负责人的联系方式；（有助于方案提交者给出更符合预期的方案）。（3）决策制定过程、关键要素和决策人（有助于方案提交者了解影响决策者决策的关键因素）。（4）任务方案提交的时间截点；（5）历届活动信息（如果所要举办的活动是持续性的行为，或者之前有举办过同类型的活动，这些信息的提供，可以帮助方案提交者在设计方案前更好的了解所要举办的活动目的）以上是关于其他事宜的建议内容，但不仅限于上述内容。RFP的解读思路 1.知识背景活动设计步骤序号程序要求Step 1获取信息信息内容明确信息收集内容：活动主题、时间、预算、对象、出品、条件

9、、特殊要求等。获取途径1.由主办方提供，2靠策划方主动收集Step 2分析研究认真分析全面、认真分析研究获取的信息资料，了解举办方需求、活动特点和作用。精心构思构思时需突出宴会主题，满足举办方要求，并富有创新精神。Step 3起草方案专人起草综合多方面的的意见和建议，由指定负责人或者团队起草设计草案，一般可制定出23套可行性方案供选择讨论。初步审定有策划团队初步审定草案。Step 4修改定稿倾听意见倾听活动主办方的意见与建议，对草案进行反复修改，尽量满足其合理要求。审核定稿由活动举办单位负责人最后定稿。Step 5方案执行下达方案召集各部门负责人开会，以书面形式向有关部门和个人下发设计方案，交

10、代任务，明确职责，分工负责。监督执行根据设计方案，敦促方案的执行进度。及时调整执行中如果特殊情况发生，及时予以沟通与调整。Step 6总结归档总结经验活动结束后，全面地总结工作经验与教训，以利再战。立卷归档把活动设计方案、总结材料等文件立卷归档。参考文献：宴会设计与管理（第五版）叶伯平主编 清华大学出版社活动设计是根据主办方的要求和活动场地设施设备条件等因素，对活动场景，物品，餐饮，布局，服务，流程等内容的设计规划，并指定出具体实施方案的管理活动过程。其中主要包括活动组织与人员设计，物品设计，场地氛围布局设计，餐饮内容设计，服务设计等内容。但在这些设计开始之前，还有两步关键步骤需要完成。第一是

11、对活动核心信息的收集。第二是对已获取信息的分析。2.RFP的解读思路2.1 Step 1：明确核心信息 需求方的核心信息也称之为活动基本信息。其中主要包含以下七点：活动主题、时间、预算、对象、出品、条件、特殊要求。这些信息的明确是活动设计的前提。举例来说，某公司要举办一场中式晚宴，我们需要通过人数信息和举办方预算信息作为依据，去寻找符合要求的宴会场地。在获取方式上，首先要仔细研读举办方给出的RFP，并标出RFP中明确给出的核心信息。对于RFP中没有明确给出的信息，在联系需求方主动获取之前，我们可以先进行下一步。2.2 Step 2：分析RFP中的隐藏信息隐藏信息其实是指那些需求方没有指明的信息

12、，但是只要我们用心分析是可以从需求方给出的RFP中发现答案的。活动的预算是活动设计前需要知道的核心信息之一，但有些时候，举办方不会首先明确的给出预算，而是想要看看活动方案设计再做决策。但对于活动设计方来说，此时就会比较为难。哪怕是有个大概参考也是好的。这时候，就一定不要忽略举办方RFP中提到的历届活动举办的时间场地信息。通过与历届活动举办场地提供者的交流中，不仅可以让我们获取活动那个预算的参考值，还能深入了解到的活动的举办目的，参与人员特征，规避掉已经使用过的创意。隐藏信息的分析，不仅可以帮助我们明确核心信息，还可以帮助我们的方案细节化优势明显。例如：需求方在活动流程中提到有合照的环节，但是这个信息并没有在空间需求说明上提到需要场地布置。第一眼看过去这个信息并不值得关注，但如果流程上说明合照后有其他行程并且合照人数