协同办公系统推广建议3

1、*协同管理平台使用规范（试行稿）（一）新员工入职须知系统登陆地址： HYPERLINK :7890/easoa :7890/easoa帐号开通流程由系统管理员手动开通系统帐号；并根据用户角色设置相应系统功能权限；流程操作规范说明：（1）系统管理员：*（2）各部门向系统管理员申请新员工系统帐号（员工编号）时，必须列出：姓名、部 门、岗位及职务；（3）系统管理员添加员工编号及相关权限后，通过消息方式通知人事及其上级主管， 由上级主管转达给新员工！并同时发送消息给新员工本人：“xx你好，欢迎加入*有 限公司！”（4）员工所在部门主管负责对新员工安排系统操作培训，并进行实际操作考核。（5）员工的密码建

2、议数字与字母混合使用，30天修改一次，员工离开自己控制范围内 时，必须退出，由于密码外泄造成的任何损失，由使用者承担。新员工入职学习（1）新员工入职后，必须配合人事录入自己的个人信息。（2）必须认真阅读规章制度文件规定。（3）与本职位相关信息可到知识中心等相应版块中查找。（二）员工日常使用规范1.日程与日志数量要求：结合考勤记录的天数，有与考勤数据相符的日志记录。建议操作：每天上午10:00前在日程安排中填写当天最重要的“三项工作”；每天下班/ 离开公司前在日志记录中填写当天的工作记录，重点说明当日三项主要工作完成情况。直接主管负责签阅下属员工日志；总经理签阅一级部门领导日志，并可以抽查公司员

3、工 的日志。签阅时，可以签署意见、指示等。质量要求：日志除达到每天及时记录的要求，还需要能够准确、客观的反映当天重要工 作情况，以便为以后的工作回忆提供帮助。针对各部门的情况，分别作如下的要求：市场岗位人员记录当天主要日常工作的情况，如拜访、销售报价、对客户的承诺等事宜的概要情况。其他管理岗位人员记录当天重要日常工作的情况。考核人员根据日志与要求的吻合情况给予考核，如果记录特别差的，考核人员第一次提 出改正意见，提醒当事人及时的改正，不能及时改正的，加倍处罚。原则上日记均须当日完结，特殊情况允许一周内完成补记工作；月度计划总结（1）月度计划的提交时间：每月5日前；（2）月度计划内容包括：对上月

4、工作完成情况的检查与总结；对上月工作得失的分析与主要的工作教训；下月度的工作计划，相关岗位在岗位说明中要求的内容；（3）考核内容：月计划提交的及时程度、数量及质量；（4）每月15日前，公司领导对所有考核资料进行审核批示。消息中心使用要求（1）消息中心是日常工作交流工具，不许发送与工作无关的信息。（2）除网络及系统不能正常使用外，建议要求所有的员工工作方面的事项全部通过消息中心系统交流，有据可查，明确责任。（3）建议要求所有的员工定期到“消息中心”中查看消息，及时查看已经收到的消息。（4）上级领导查看消息内容属正常工作，员工应以正确态度对待。知识发布要求公司鼓励各部门员工将工作中积累的知识经验及

5、处理办法写成书面的文档发布到知识 中心的相应版块中，如果发布的知识对日常工作带来非常大的促进，则根据情况对员工进行 奖励。内部请示拟写要求采购、付款、办公设备、费用（日常零星开支除外）等所有工作流程，经办人都需要通 过内部请示，先拟写申请，按公司的审批流程审批后才可操作，不按流程操作不给予办理。公司新闻的发布要求公司鼓励员工将发生在身边有意义的人与事写出来提交到公司新闻中，另，特作如下要 求：各部门每月20日前至少提交1篇本部门生产、经营、员工生活类案例（新闻）。7.员工建档要求新员工入职后有了系统帐号后的一周内要求本人填写好个人资料详细档案，信息变动后 要即时更新。考勤管理要求人员外出办事、

6、出差、请休假等离开公司的，须首先向上级领导请示。员工每天上班后必须进系统，外出登记、出差申请、请假申请，周六周日值班要提前在 系统内提交加班申请。外出登记、请假、出差申请由负责考勤的人员根据打卡系统记录与抽 查来检查处罚。为了避免因工作繁忙忘记进入系统，请将平台首页加入电脑系统“启动”项中，具体操 作：打开平台首页登陆前一一添加至IE收藏夹一一发送至桌面快捷方式一一按住建立好的 桌面快捷方式一一拖至电脑开始菜单的“所有程序”的“启动”中。收文、发文、档案、会议、资产、用户、图书管理等使用要求这些都是公司特定部门的人员进行行政等方面的管理，相关内容必需使用系统进行操 作。对于未经系统的请求，无论

7、何人何职，相关部门都不予受理。通知与待阅要求员工必须及时查看通知与待阅栏内的文件，特别是通知文件，及时阅读，如因未阅读造 成不良后果，由本人承担。（三）领导对系统使用及信息查询规范日常检查部门经理以上人员，每天下班后或第二天上班后，必须要查看下属员工的日志，信息交 流、客户关系记录，及时掌握员工工作状况。如果检查中发现员工的工作有偏差，主管经理必须及时给予指正。如果因此造成工作延 误，主管人员要承担相应责任。特别是在检查中发现员工的工作需要其它部门协助，主管要 积极帮助员工与其它部门协调工作。日常工作任务布置通过“创建任务”将要求员工完成的工作在系统中布置任务给相关人员，并在任务管理 中进行查看检查。工作计划编写通过计划总结进行工作计划编写，查询，不及时编写计划的进行相应负激励。3.日常流程审批审批其他同时发送过来的流程申请，及时进行审批，保障流程正常流转。执行公司制度，通过系统协同审批模块发起自己需要经过领导审批的相关流程。如果因未及时审批、提交相关流程而造成工作延误，根据造成损失按比例对当事人进行处罚。（四）常用模块归口管理部门财务部财务报销管理：费用申请、费用报销、差旅费报销行政人事部（1）协同管理：协同审批、请示管理、收文管理、发文管理、档案管理（2）信息共享：新闻中心、通知公告、文档管理、档案管理、常