配送订单处理课件

1、任务一 配送订单处理任务引入请配送中心工作人员完成配送中心入库作业流程中配送订单的处理作业。其中应用系统为：北京络捷斯特科技发展有限公司第三方物流系统。任务内容时间：2012 年8 月17 日上午地点：北京万盛物流公司（简称“万盛物流”）运输客服部任务：完成配送订单处理客户处：北京欧乐科技有限公司（简称“欧乐科技”）下一页返回任务一 配送订单处理要求：（1）客户要求返运单作为回单。（2）万盛物流与客户欧乐科技的配送费用合计600 元整，另附杂费50 元，运输费用以托运人月结的方式结算。万盛物流与分供方商议的费用如下：（1）送货费：400 元。（2）分供方：北京腾达物流公司。（3）北京腾达物流公

2、司的派送运力信息：车牌号为“京A34987”。发货通知单如图3-3 所示。上一页下一页返回任务一 配送订单处理任务分析针对本任务，准备工作内容如表3-1 所示。任务分工本任务人员岗位分工情况如表3-2 所示。相关知识一、订单处理概述所谓订单处理，就是由订单管理部门对客户的需求信息进行及时的处理。这是物流活动的关键之一。它包括从客户下订单开始到客户收到货物为止，涉及这一过程中所有的单据处理活动。与订单处理相关的费用属于订单处理费用。上一页下一页返回任务一 配送订单处理1. 接收订单（1）接收并确认订单。订单制定后，能根据订单商品内容确认商品所属状态，明确各种商品的可靠性并向采购商发出确认通知。每

3、一订单都要有其单独的订单号码。此号码由控制单位或成本单位来指定，除了便于计算成本外，还可用于制造、配送等一切有关工作。（2）完善订单信息。根据学生制定的各类订单，通过汇总讨论，引导学生分析并明确订单的基本内容，给出订单格式范例。根据汇总结果，让学生进一步完善原有订单或重新制定。订单信息包括客户信息、商品完备信息、交货日期等。上一页下一页返回任务一 配送订单处理2. 根据订单建立客户主档（1）引导学生认识建立客户主档的目的。一名优秀的物流订单管理者，不仅能根据客户需求快速准确地确认并统计相关订单信息，还要能够根据一切可以利用的信息优化服务内容，拓展业务渠道。根据订单建立客户档案，既是进一步完善物

4、流服务的需要，也是拓宽和稳定业务渠道的良好途径。（2）讨论并明确客户主档相关信息。客户主档应包含订单处理需要用到的信息及与物流作业相关的资料，包括如下内容：客户姓名、代号、等级形态（产业交易性质）。客户信用额度。客户销售付款及折扣率的条件。上一页下一页返回任务一 配送订单处理开发或负责此客户的业务员。客户配送区域。客户收账地址。客户点配送路径顺序：根据区域、街道、客户位置，将客户分配于适当的配送路径顺序。客户点适合的车辆形态：通常客户所在地点的街道有车辆大小的限制，因而须将适合该客户的车辆形态建于资料档案中。客户点下货特性：客户所在地点或客户下货位置，由于建筑物本身或周围环境特性（如地下室有限

5、高或高楼层），可能造成下货时有不同的需求或难易程度，在车辆及工具的调度上需加以考虑。过期订单处理指示：若客户能统一决定每次延迟订单的处理方式，则可事先将其写入资料档案，以省去临时询问或避免需紧急处理时的不便。上一页下一页返回任务一 配送订单处理二、订单处理的基本内容订单处理可以由人工或资料处理设备来完成。其中，人工处理较具有弹性，但只适合少量的订单。一旦订单数量稍多，处理将变得缓慢且容易出错。电脑化处理能提供较高速率及较低的成本，适合大量的订单。订单处理的基本内容包括以下几个方面：1. 接收订货的方式接单作业为订单处理的第一步骤。随着流通环境及科技的发展，接受客户订货的方式也逐渐由传统的人工下

6、单、接单，演变为通过网络直接送、收订货资料的电子订货方式。（1）传统订货方式。传统订货方式在我国发展得比较成熟，在当前仍得到广泛的应用，主要包括以下几个方面：上一页下一页返回任务一 配送订单处理厂商铺货。供应商直接将商品放在车上，一家家地送货，缺多少补多少。此种方式对于周转率较快的商品或新上市商品较常使用。厂商巡货，隔日送货。供应商派巡货人员提前一天先至各客户处巡查需补充的货品，隔天再予以补货的方式。电话口头订货，订货人员将商品名称及数量，以电话口述形式向厂商订货，但因客户每天订货的品项可能多达数十项，而且这些商品常由不同的供应商供货，因此利用电话订货所费时间太长，且错误率高。传真订货。零售业

7、者将缺货情况整理成书面资料，利用传真机传给厂商。利用传真机虽可快速地传送订货资料，但其传送资料的品质不良，常增加事后确认工作。邮寄订单。客户将订货表单，或订货磁片、磁带邮寄给供应商。上一页下一页返回任务一 配送订单处理客户自行取货。客户自行到供应商处看货、补货。此种方式多为以往传统杂货店因地缘近所采用。客户自行取货虽可省却物流中心配送作业，但个别取货可能影响物流作业的连贯性。业务员跑单、接单。业务员至各客户处推销产品，而后将订单携回或紧急时以电话先联络公司，通知客户订单情况。（2）电子订货方式。电子订货，顾名思义，是由电子传递方式取代传统人工书写、输入、传送的订货方式，也就是将订货资料转为电子

8、资料形式，通过通信网络传送。此系统，即电子订货系统，是采用电子资料交换方式取代传统商业下单、接单工作的自动化订货系统。其操作方法可分为以下3 种：订货簿或货架标签配合手持终端机扫描。上一页下一页返回任务一 配送订单处理 POS（Point of Sale，销售时点管理系统）。客户若有POS 收款机，则可在商品库存档案里设定安全存量。订货应用系统。客户资料系统里若有订单处理系统，则可将应用系统产生的订货资料转换成与供应商约定的共通格式，在约定时间里将资料传送出去。2. 品项数量及日期的确认这里指对订货资料项目的基本检查，即检查品名、数量、送货日期等是否有遗漏、笔误或不符公司要求的情形。尤其当要求

9、送货时间有问题或出货时间已延迟时，再与客户确认订单内容或更正预期运送时间。上一页下一页返回任务一 配送订单处理3. 客户信用的确认不论订单由何种方式传至公司，配销系统的第一步就是要查核客户的财务状况，以确定其是否有能力支付该订单的款项。其做法多是检查客户的应付账款是否已超过其信用额度。三、订单处理基本流程订单处理是企业的一个核心业务流程，包括订单准备、订单传递、订单登录、按订单供货、订单处理状态跟踪等活动。订单处理是实现企业顾客服务目标最重要的影响因素。改善订单处理流程，缩短订单处理周期，提高订单满足率和供货的准确率，提供订单处理全程跟踪信息，可以大大提高顾客服务水平与顾客满意度；同时也能够降

10、低库存水平，在提高顾客服务水平的同时降低物流总成本。上一页下一页返回任务一 配送订单处理1. 订单准备订单准备是指收集所需产品或服务的必要信息，正式提出购买要求的各项活动。2. 订单传输传送订单信息是订单处理过程中的第二步，涉及订货请求从发出地点到订单录入地点的传输过程。订单传输可以通过两种基本方式完成：人工方式和电子方式。3. 订单录入订单录入指在订单实际履行前所进行的各项工作，主要包括：（1）核对订货信息（如商品名称与编号、数量、价格等）的准确性。上一页下一页返回任务一 配送订单处理（2）检查所需商品是否可得。（3）如有必要，准备补交货订单或取消订单的文件。（4）审核客户信用。（5）必要时

11、，转录订单信息。（6）开具账单。4. 订单履行订单履行是由与实物有关的活动组成的，主要包括4 个方面：（1）提取存货，生产或采购客户所订购的货物。（2）对货物进行运输包装。（3）安排送货。（4）准备运输单证。上一页下一页返回任务一 配送订单处理订单处理的先后次序可能会影响到所有订单的处理速度，也可能影响到较重要订单的处理速度。这里可借鉴优先权法则：（1）先收到，先处理。（2）使处理时间最短。（3）预先确定顺序号。（4）优先处理订货量较小、相对简单的订单。（5）优先处理承诺交货日期最早的订单。（6）优先处理距约定交货日期最近的订单。5. 订单跟踪订单处理过程的最后环节是通过不断向客户报告订单处理

12、过程中或货物交付过程中的任何延迟，确保优质的客户服务。它具体包括：上一页下一页返回任务一 配送订单处理（1）在整个订单周转过程中跟踪订单。（2）与客户交换订单处理进度、订单货物交付时间等方面的信息。任务实施步骤一：登录系统客服信息员大力通过计算机打开IE，输入指定网址，登录物流教学管理平台，如图3-4所示。单击“第三方物流” ，进入物流综合业务系统，如图3-5 所示。单击“订单管理系统”，登录界面如图3-6 所示。步骤二：新增订单客服信息员大力使用指定的用户名和密码登录订单管理系统。进入平台后，单击“新增一个配送订单”，填写配送订单基本信息和托运人信息，如图3-7 所示。上一页下一页返回任务一

13、 配送订单处理填写收货人信息和运费情况，如图3-8 所示。选择结算方式，增加配送货品信息，如货品的单位、体积、数量和重量信息，如图3-9所示。步骤三：生成作业计划客服信息员大力将配送订单填写完毕后，单击“保存订单”返回到配送订单列表，勾选该订单，单击“生成作业计划”，提交该配送作业计划，如图3-10 所示。步骤四：审核订单生成作业计划后，大力通过平台将系统切换至“配送管理”，可以在“配送补录”中查看刚提交过来的配送订单，如图3-11 所示。上一页下一页返回任务一 配送订单处理客服信息员大力查看订单信息，证明配送系统已经接收到客服部门发出的配送订单信息。如果需要修改配送订单内的信息，只需勾选该订单，单击“修改”即可；若配送费用需要进行修改，则单击“费用调整”。如果订单无须修改，则勾选订单，单击“提交复核”，等待审核配送订单信息。此时订单的复核信息将变为“待复核”，