采购申请与采购计划管理课件

1、第二讲：采购申请与采购计划管理 现实工作中，我们常常通过制定计划来引导工作。采购计划作为采购管理得的第一个环节，包括采购计划和采购订单计划的制定，其任务是根据市场需求、企业生产能力和采购环境容量来制定采购申请单和采购日程表，其目的是保证供应、降低库存成本、避免应急单和降低采购风险。 第一节：采购申请 在日常生活和工作中，通常是有了需求才去采购和购买；对于企业来说同样如此才能做到“有的放矢”，因此企业要给根据各部门的采购申请来制定计划。一、采购申请概述： （一）采购申请的定义：又称请购，指企业各需求部门向负责采购部门提出在未来一段时间所需物品及数量等相关信息，并添置请购单教育采购部门的活动。 第

2、1页，共36页。7/30/20221（二）采购申请的功能：采购申请一般来说具有以下功能和作用： 1、确定需求和内容； 2、成本归属； 3、有利于管理； 4、节省费用。（三）采购申请的注意事项：由于使用与采购工作的分离，为了有效避免采购物品与申请要求不相符，以下事项要特别注意： 第2页，共36页。7/30/20222 1、由适当的采购申请人进行请购； 2、以书面的形式提出； 3、确定具体的需求内容和规格要求； 4、预算的限制。（四）采购申请工作中应当特别注意的两个问题：在采购申请阶段，采购人员会面临以下两个问题，要妥善解决。 1、小量采购申请：类似于库存采购申请也会出现20：80法则，且不同时提

3、出，要解决此问题关键是降低小量采购申请和采购的批次，以下方法可以选择： 第3页，共36页。7/30/20223 （1）减少品种； （2）化整为零，集中采购； （3）采取统购。 2、紧急采购申请：也就是非常规申请，时间要求非常紧，所以易造成品质下降、价格偏高等问题，企业要尽量避免紧急采购申请。其产生原因通常有以下几个： 第4页，共36页。7/30/20224 （1）存货管制失误； （2）错失采购时机； （3）生产或进货计划不当：预测如果发生偏差也会出现紧急进货； （4）采购申请的延误：由于使用部门、仓馆部门或采购部门工作不力而造成的紧急采购。第5页，共36页。7/30/20225（五）采购申请单

4、： 1、采购申请单的定义：它是采购作业流程的起点，通常由使用部门或仓储部门等单位所签发的单据，其内容详细记载了所需采购物料的详细信息，同时涵盖了请购、采购、验收等三种签核流程，因此又称“物料管制单”。 2、采购申请单的种类：根据采购具体内容的不同，可以分为： （1）一般采购申请单； （2）资本支出请购单； （3）特殊支出请购单。 3、采购申请单的办理部门：生产性质的有采购部门负责；消费性质的由总务部门负责；专业服务型之类的又深情部门直接办理或委托专业机构。第6页，共36页。7/30/202264、采购申请单的结构组成：由于采购工作会涉及众多部门。该单据通常以颜色区分由若干联组成。 书上以六联为

5、例：第一联（准购单）；第二联（验收单）；第三连（验收单浮本）；第四联（采购通知单）；第五联（物料验收单）；第六联（采购申请单）。5、采购申请单的业务流程： （1）申请单位首先填写并经主管领导签字后留存第六联，其余交给采购部门承办。 （2）采购程序完成后，采购部门留存第一联，并将第四联交于申请采购部门，其余三联交于仓储部门。 （3）当仓储部门验收采购物料后，自己留存第五联，并交第二联于财务部门第三联于信息管理部门。 6、采购申请单实例讲解和要求 第7页，共36页。7/30/20227二、采购调查 ：采购作为物质流通过程的起点，是企业将货币转划为商品进而将商品转化为货币的基础。 为此任何企业在采购

6、前都要进行详细的采购市场调查，了解市场发展趋势，为市场预测提供客观和正确的材料。 （一）采购市场调查的作用： 1、市场调查的定义和种类：它是社会调查的一个重要方面，以市场及与市场相联系的一切方面为对象，了解其历史、现状及发展趋势的诸因素的活动。 市场调查的种类：一类是指以市场为对象的调查研究活动或调查工作过程；另一类是研究和阐述市场调查理论和方法的一门科学。 第8页，共36页。7/30/20228 2、采购市场调查的作用：运用科学的方法，收集整理和分析信息，为了解市场行情和市场预测提供客观和正确的材料。 （1）采购市场调查是企业进行经营决策的基础； （2）采购市场调查是调整和校正采购计划执行情

7、况的重要依据； （3）采购市场调查是改善企业经营管理的重要工具。第9页，共36页。7/30/20229（二）采购市场调查的程序和内容： 1、采购市场调查既是一项经济工作，又是一项科学实验，为了保证它的科学性，必须遵循一定的科学程序。 市场调查一般分为三个阶段七个步骤来进行： （1）确定采购调查目标； （2）确定调查项目和方案； （3）选择资料的收集方式。 第10页，共36页。7/30/202210 （4）调查表格的设计； （5）收集调查资料； （6）分析整理； （7）编写调查报告。第11页，共36页。7/30/202211（三）采购市场调查的方法：是指市场调查人员在实施调查过程中收集各种信息所

8、采用的具体方法，采用的方法正确合理与否直接关系到调查目的的实现，采购市场调查的具体方法有询问法、观察法和试验法。 1、询问法：调查者用被调查者愿意接受的方式向其提出问题、得到回答进而获得所需资料的方法，具体可分为以下三种： （1）问卷调查法； （2）面谈调查法； （3）电话调查法。 第12页，共36页。7/30/202212 2、观察法：指调查人员在现场对调查对象进行直接观察记录，并通过照相、录音、和录像技术获得第一手材料。 3、实验法：是指把调查对象置于一定条件下，观察其在一定范围内经济现象种子变量和因变量之间的变动关系，了解其发展趋势的一种调查方法。第13页，共36页。7/30/20221

9、3（四）采购市场调查技术：采购市场调查技术主要包括调查表格设计技术、询问调查技术和抽样调查技术三个方面。 1、调查表格设计： （1）调查表的构成：一张完备的调查表通常有以下几个主要部分构成。 1）调查内容； 2）调查表填写说明； 3）调查表编号； 4）被调查者的基本情况。第14页，共36页。7/30/202214（2）涉及调查表的步骤： 1）根据调查目地设计调查提纲，便于向被调查者提出问题； 2）根据调查提纲细化调查项目清单、编写相应的命题； 3）按照调查表格的各个构成部分的要求，设计调查表格； 4）对设计的调查表进行初步试验以便进一步改进。第15页，共36页。7/30/202215（3）调查

10、表格设计应注意的几个问题： 1）确定调查的题目和项目，考虑调查需要与是否可能性的结合问题； 2）调查表格的排列要清晰明朗，顺理成章，便于回答问题； 3）调查表中的命题用语要通俗易懂简洁明了。2、询问调查技术：具体征询被调查者的命题设计方式和方法。第16页，共36页。7/30/202216 （1）自由回答法：被调查者自由不受约束的回答问题； （2）二项选择法：又称非此即彼法、是非法、强制法或者真伪法； （3）多项选择法； （4）顺位法； （5）评定题。第17页，共36页。7/30/202217 3、抽样调查技术：调查资料最好用全面调查获得，大需要大量的人力、物力和财力，通常是抽样调查。 采取抽样

11、调查要解决三个问题： （1）合理的确定抽样方法； （2）合理确定样本的大小； （3）判断抽样调查的误差。第18页，共36页。7/30/202218三、采购需要量的确定： （一）确定采购需要量的目的：生产或流通企业都是通过先买后卖赚取利润，为此就要合理确定采购量从而保证生产和经营的有序进行。 （1）确保供应，防止中断； （2）减少库存，解放挤占资金； （3）配合公司的生产计划和资金调度； （4）使采购部门事先做好准备，选择有利时机购入原料； （5）确立材料耗用标准，以便管制用料成本。 简单的说，企业的物资采购量就是本期需用量加上期末储备量减去期初库存量。 第19页，共36页。7/30/20221

12、9 （二）确定采购需要量的三个关键因素：在确定它是，企业各相关部门要互相配合，从而确定合适的数量，总的来讲以下三个因素非常重要： 1、生产计划（PS）； 2、用料清单（物料需求计划）； 3、库存信息 。 综上所述：采购数量=本期需用量+计划期末库存量 -计划起初库存量-内部可用资源。第20页，共36页。7/30/202220（三）确定最适当的采购需要量的常用方法：在讲了确定采购需要量的目的和影响因素之后，主要有以下几种方法。 1、经济订购批量法：订购批量是每次订购物料的数量。在年需求量一定时，降低订购批量必然增加订货次数；反之的辩证关系。 存货决策的目的就是在保证供应的前提下，就是以上两种的成

13、本之和最小，即经济订购批量（EOQ）。第21页，共36页。7/30/202221 公式为：Q= T=Q/D N=D/Q 其中：Q为最佳订购批量，D为年需求量，S为每次订购费用，I为单位存储成本 举例说明：某企业每年需某种材料3600千克，该材料单位成本1元，单位存储成本2元，每次订货费用25元。则： Q=300千克；T=Q/D=30天；N=D/Q=12次 图解法：先及算不同批量的各有关成本，然后在坐标系中描出各有关成本构成的订货、贮存和总成本线，总成本线最低点对应的就是经济订货批量。第22页，共36页。7/30/2022222、定期订购法（固定期间法：FPR）：预先确定一个订货周期和最高库存水

14、平，然后以规定的订货周期为周期，周期性的检查库存，每次的订货量等与当时的库存和最高库存的差额。 1、优点： 时间富有周期性，可以将多个订单（小额）组合起来批量采购； 2、缺点：是不能及时掌握库存动态，容易产生缺货。 3、 适用范围和条件。 第23页，共36页。7/30/2022233、定量订购法（固定数量法：FOQ）：预先确定一个订货点和订货批量，然后随时检查库存，当库存下降订货点时，就订购相同数量的原料。 1、优点：可以随时掌握库存状况，避免缺货情况的发生。 2、缺点：要花大量的人力、财力和物力盘存库存，对单个产品单独订购增加订货成本和匀速成本。 3、使用条件和范围。4、批对批订购法（LFL

15、）：发出的定购数量与每期的净需求一致，不留库存。优点是供应及时，缺点是要花大量的人力、财力和物力盘存库存，对单个产品单独订购增加订货成本和运送成本。第24页，共36页。7/30/202224（四）物料需求计划方法（MRP）： 1、物料需求计划方法（MRP：全写）的定义：它是一种生产制造企业的物资计划管理模式，根据产品的结构层次、物品的从属和数量关系，以每个物品为计划对象，以完工日期为时间基准倒排计划，按提前期长短区别各个物品下达计划时间的先后顺序。 一句话， MRP是一种既保证供应、又不出现积压库存的生产和库存管理方法。 2、 MRP的原理：它始于最终产品的时间进度安排，再由它转换为特定时间生

16、产成品所需部件、组件以及原材料的时间进度安排。第25页，共36页。7/30/202225 3、 MRP系统输入的三个关键信息：从原理上可以看出，系统要发挥作用，必须以三个文件的输入为前提（ MPS：概括全部最终产品生产计划的时间和数量； BOM：记录生产相关产品所需的有关零部件和原材料； PIF：记载产品和原料的现存量和已定未到量）。 （1）主生产计划（ MPS：核心部件和出发点）：详细记载了产品需求的时期和数量安排，它的计划周期至少要等于自制和外购的前置时间； （2）物料清单文件（ BOM）：记载了生产相关产品的原料和物料。该文件列表是分层次结构的，由0（主产品级）一直到n（原材料级）级，通

17、常以结构树出现。第26页，共36页。7/30/202226（3）库存记录文件 1总需求量：主产品和零部件在每期的需求量； 2计划到货量：以订购但未到货可一定到货的数量； 3库存量：这里指的是每周期末的库存数量； 4净需求量：指系统需外界在给定时间提供的物料，只有每周存在缺货时（负库存时）才有净需求； 5计划接受定货量：为满足净需求的要求，完成计划外的任务，它在数量上等于净需求。 6计划发出订货量：为了满足净需求要提前订货，数量等于净需求和计划接受定货量，但时间上要有一个提前期。第27页，共36页。7/30/2022274、 MRP系统的输出：它的输出结果对管理者来说相当重要，能够提供很多信息，

18、主要有主报告和二级报告。 主报告：生产、存货的计划与控制是主报告的重要组成部分 （1）计划订单，时间进度安排指明了未来定单的数量和时间； （2）订单发布，授权执行计划订单； （3）计划定单的变化：数量、时间和订单的取消。 二级报告：业绩控制、计划工作和例外情况等属于二级报告。第28页，共36页。7/30/202228（五）物资消耗定额法： 1、技术分析法； 2、统计分析法； 3、经验估计法。第29页，共36页。7/30/202229第二节：采购计划 采购计划是采购运作和管理的第一步，它的制定可以保证企业物料的及时供应、降低库存成本、减少紧急订购单和降低风险采购率。 一、企业采购计划的编制： （

19、一）企业获取生产物资和原料的途径： 1、计划分配途径。 2、市场采购途径。第30页，共36页。7/30/202230（二）企业采购计划的编制：随着我国经济的转型，市场采购愈发重要，从而对采购计划的编制的要求逐渐提高。 1、准备阶段：当接到上级领导的通知或到了惯例编制时间，编报部门要着手以下情况的准备。 （1）发动群众献计献策； （2）做好内部资料的收集和整理； （3）要向外部收集有关资料。第31页，共36页。7/30/202231 2、平衡阶段：指的是资源与需要量在数量、品种规格上的平衡，也就是前面所讲的企业采购需要量的确定。 3、编制采购计划： 它的编制是有下级逐步向上级汇报汇总编制，它在数量上等于上一步的平衡余缺，但它侧重的是采购量的确定和各项物质的品种规格。 采购计划的编制通常以图表数字来完成，同时也须加以文字解释也就是通常所讲的