QP-27文件管理控制程序教案资料

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。QP-27文件管理控制程序-發行對象管制編號發行對象管制編號發行對象管制編號董事長01生產部06總經理02業務部07管理部03稽查室08資材部04品保部05版本修訂記錄摘要生效日期1.0新版第一次發行2009.09.01核准人員審核人員承辦人員發行章一.制訂目的:建立本公司所有品質文件与記錄管制作業之方式，以确保本公司品質管理制度之有效運作.使有關部門和人員均能保持最新發行文件作業，對無效或過時.作廢的文件均能有效地得到控制.二.適用范圍:2.1适用於所有与品質文件及記錄管制作業有關之單位及個人.2.2

2、本程序包括文件之制作、審查、復核、核准、編號、分發、保管、修訂、作廢等作業.三.管理權責:3.1文件管制控制程序由文控中心制作,經主管審查.管理代表核准之后始得發行.3.2文件管制控制程序之管理与維持，由文管中心負責督導執行.3.3各單位依文件管制控制程序之規定确實執行.四.定義:4.1品質體系文件的分類:4.1.1內部文件:由公司內部自行規劃或參考外部資料制定發行的書面文件.4.1.2外部文件:非公司內部所編制的文件包括(外部標準、法規、国际标准、圖面及品質記錄等)4.2品質體系文件控制性分類:4.2.1受控文件:為本公司品質與環境體系運行中作業的依据文件(包括內外部文件)以“發行管控章”印

3、章識別.4.2.2非受控文件:僅作參考文件,不列入受控,加蓋參考文件字樣章爾后修訂不再通知。五.作業程序:5.1文件之管制:5.1.1文件經權責單位核准后，即由文管中心予以編號，受控文件每項應有文件名稱、文件編號、版本、頁次及制作日期(首页)等標識a.文件名稱不可重複，必須易於明確識別。b.文件編號不可重複，依次按順序編號（例如QP-01、QP-02）.c.文件版本必须从1.0版開始編起。d.文件頁次必须依次为幾分之幾形式標示（例如：一頁表示：1/1、二頁表示：1/22/2）e.文件制作日期必须为文件的最后一次制作文件的日期为准。5.1.2各單位之受控文件須送文管中心盖章登錄后，由文管中心予以

4、分發.5.1.3國際或國家標准(外部文件)系由文管中心負責，搜集保管并應隨時注意版本之更新.5.1.4不同單位借閱文件時，借閱人員須經該單位主管同意後,始得借閱，到文管中心借閱時，須填寫借閱文件登記表后方可借閱，借閱者應及時歸還，到期不歸還由文管員收回並取消借閱資格.原稿(正本)一律不外借.5.1.5文件修訂流程圖:原草案制作NO審查YESNO核准YES受控文件受控文件YES文管中心編號管制收文單位簽收/回收銷毀影印分發執行與保管5.2文件之核發:5.2.1文件於發行前，須經“文件制作及發行權責區分表”所授權之員審核之.文件種類制作審查核準分發管制單位品質手冊稽查室管理代表總經理文管中心控制程

5、序部門主管管理代表總經理文管中心檢(校)驗標準作業指導書/操作說明書產品規格書/圖面承認書QC工程表各部門主管授權部門主管文管中心其它類一般文件各部門主管授權部門主管各製作單位除品質手冊及相關控制程序外，其餘文件可省略審查作業.5.2.2文件經權責單位核准并編號登錄於文件發行/回收管制單后，始得發行.5.2.3各單位或個人於收到受控文件后，在文件簽收單上簽名，文件簽收單由文管中心收回保管;唯一般与品質有關之連絡書可由發文單位採適當的方式予以簽收管制，但一式多聯之品質有關文件記錄，可免除簽收作業.5.2.4受控文件需求人員無文件時，須向文管中心申請分發，所有受控之文件表單不得隨意變更或新增，如需

6、變更須經文管中心統一登記變更，以上規定如有違反,一經發現由文管員收回並責有關人員檢討.5.2.5發放的受控文件破損嚴重，影響使用時，應到文管中心辦理更換手續，交回舊的文件，補發新的文件，新文件分發號仍沿用原文件的分發號.5.2.6各單位若因各項原因，致使受控文件丟失的,需填寫文件補發申請單，經管理代表核准后，向文管中心申請補發5.2.7文件使用人丟失文件，應及時辦理補領手續，但必需在“文件補發申請單”備注說明並作出檢討，文管員補發文件時仍沿用原文件的分發號.5.2.8受控文件分發時，由文管中心於封面、內頁均蓋發行管控章;受控文件各單位不得自行影印、不得在正反面涂改添加，若須影印應由文管中心影印

7、管制分發。5.3文件之變更:5.3.1受控文件之變更可由各單位依需要對現有之文件填寫文件制定/變更會簽單變更，經原審核單位主管之重新審核确認后，由文管將更新之文件發行至原文件使用單位或個人.5.3.2因工程資料變更，其作業依“工程資料及材料承認控制程序”之規定實施變更.工程資料係指產品/材料承認書.產品規格/圖面資料等而言.5.3.3變更之處理:与品質手冊及各項控制程序變更后之頁次，應隨文件封面中修訂記錄一起分發給原收文單位.与品質手冊及各項控制程序變更后頁次或置換頁次，應有文件編號、版本(原版次變更為1.1,依此類推)等資訊.作業指導書、操作說明書、產品規格/圖面、承認書，与一般品質文件變更

8、，免修訂記錄，当文件有变更时，版本同时依次类推编制。品質手冊之變更以各章節管制變更版本，其他受控文件之變更須對該版本頁次全部變更版本.5.3.4受控文件变更后，應及时分發變更文件并同时收回旧版本，收文件人员在文件簽收單位栏内簽名确认后，該文件簽收單由文管中心予以保管5.4文件之作廢:5.4.1過時或作廢之受控文件由文管中心負責收回銷毀之.5.4.2因工作需要而須留存於使用單位之過時文件，應由文管中心蓋作廢章以防止誤用5.4.3一般与品質有關之文件，逾其保存期限，由保管單位自行銷毀.5.5文件分類等級:5.5.1本公司文件等級分為機密.受控和一般文件三种等級.a.機密:除供特定人員閱讀使用外，且

9、不得對內或對外公開:本類文件包括:.各年度薪資調整資料.財務報表、財務分析資料.投資計划b.受控:除供有關人員閱讀使用外，不得對外公開且未經核准不得隨意影印或攜出:本類文件包括:.品質手冊.本公司各种控制程序(作業程序).檢驗標準、作業指導書、操作說明書、產品規格圖面資料、承認書、QC工程表c.一般:除列於機密及受控以外之文件皆視為一般文件.5.5.2過時或作廢之机密及受控性文件，應由發行單位負責及執行，銷毀作業.5.6文件之保管期限:本公司文件之保管期限，除政府有關法令特別規定外，悉依下列規定實施.5.6.1依据受控文件期限一覽表所列印保管年限管理之，版本性文件，永遠保存最新版本，過時之舊文

10、件正本由文管中心蓋作廢章，保存最新資料之前一個版本（品質手冊永保存），文管中心每半年制作文件發行/回收管制單以瞭解發行狀況及最新版本5.6.2依据“品質記錄控制程序”所規定之保存期限保存記錄5.6.3若合約規定之保管年限長於公司規定者，則依合約規定實施.5.7文件檔案之清理:已逾保管期限者由保存權責單位予以銷毀，除部門主管認有繼續保存之必要時，得予以延長外，其他予以銷毀之5.8文件之稽核:5.8.1每年配合內部品質稽核一次，由稽核人員擔任之.5.8.2稽核時應針對個別之文件檔案，以酌量抽查方式為之.并依文件管制內容之項目作适切性之稽核.5.9內部文書管制：5.9.1內部文書分為臺灣傳真資料、測

11、試報告、磷苯二鉀酸鹽報告,臺灣駐廠工程簽發的資料等。5.9.2臺灣傳真及駐廠工程資料一律由文控中心進行收文。文控按傳真文件內容及資料性質整理文件名稱，進行分類，保存於金立洋傳真文檔。將原件列印並蓋信函文件與外來文件受控章送總經理簽核。5.9.3文控在收文后,將資料登記於“文件簽收登記表”中，根據文件性質，復印並分發到相關部門主管簽收。5.9.4內部文書分文時，文控即時送呈相關單位簽收，不可積壓文件。5.9.5平信及印刷品不需登記，收文后，統一由行政課轉交收文件人，無法判定收件者，統一由行政課處理。5.9.6測試報告、磷苯二鉀酸鹽報告等環保性文件由採購課採購新物料時要求供應商提供，供應商提供的測

12、試報告、磷苯二鉀酸鹽報告由採購課進行收文，轉文控中心行進行存檔，分發。使用部門對文件有效期進行監控,對有有效期過期之文件,以5.3文件變更之規定處理.六.文件編號管理規定:6.1一、二階文件編號原則-前兩碼定義如下:QM：品質手冊QP：為ISO9001程序書後兩碼定義如下:流水碼，從01至99，由文管中心統一編定。6.2三階文件編號原則-QI：規範、標準文件WI：作業指導書文件EI：操作說明書文件OI：外來文件後三碼定義如下:流水碼，從001至999，由文管中心統一編定。6.3四階表單編號原則各部門編號原則QF-前兩碼定義如下:與各部門發行物件之管制編號一致，如0199。發行對象管制編號發行對象管制編號發行對象管制編號董事