高效时间管理天虹仁泽课件

1、高效时间管理 天虹集团人力资源部 刘达军第1页，共85页。有一家银行每天早上都在你的帐户里存入￥86,400有一家银行每天早上都在你的帐户里存入￥86,400 想象有一家银行每天早上都在你的帐户里存入￥86,400可是每天的帐户余额都不能结转到明天，一到结算时间，银行就会把你当日未用尽的款项全数删除。这种情况下你会怎幺做？当然，每天不留分文地全数提领是最佳选择。你可能不晓得，其实我们每个人都有这样的一个银行，她的名字是时间(TIME)。 第2页，共85页。有一家银行每天早上都在你的帐户里存入￥86,400每天早上时间银行总会为你在帐户里自动存入86,400秒；一到晚上，她也会自动地把你当日虚掷

2、掉的光阴全数注销，没有分秒可以结转到明天，你也不能提前预支片刻。如果你没能适当使用这些时间存款，损失掉的只有你自己会承担。没有回头重来，也不能预提明天，你必须根据你所拥有的这些时间存款而活在现在。你应该善加投资运用，以换取最大的健康、快乐与成功。第3页，共85页。有一家银行每天早上都在你的帐户里存入￥86,400时间总是不停地在运转，努力让每个今天都有最佳收获。想要体会一年有多少价值，你可以去问一个失败重修的学生。想要体会一月有多少价值，你可以去问一个不幸早产的母亲。想要体会一周有多少价值，你可以去问一个定期周刊的编辑。想要体会一小时有多少价值，你可以去问一对等待相聚的恋人。想要体会一分钟有多

3、少价值，你可以去问一个错过火车的旅人。想要体会一秒钟有多少价值，你可以去问一个死里逃生的幸运儿。想要体会一毫秒有多少价值，你可以去问一个错失金牌的运动员。请珍视你所拥有的美好时光，特别是你可以和一些值得付出的人来分享这些时光。别忘了时间不等人。第4页，共85页。有一家银行每天早上都在你的帐户里存入￥86,400昨天以成为历史，明天则遥不可知，而今天是一个礼物，所以英文把现在称为Present，请珍惜这份礼物（译者按Present别义为礼物）第5页，共85页。必须建立的观念失去的时间是永远无法追回的我们都有相同的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事损失了时间就等于抵押你的未来时间是经不起浪费的

4、时间一流逝，我们就一无所获第6页，共85页。高效时间管理现状障碍前提观念关键技巧行动+第7页，共85页。常见的浪费时间的行为示例1、自我因素：混乱拖延授权不足个人需求（社会交往、社会接受度、完美度、风险规避）2、环境因素：访客电话邮件等候会议危机上司决策失误第8页，共85页。第9页，共85页。我们为何忙乱？电话干扰会议没有计划和控制上司召见太随意下属不断请示汇报不放心下属工作，帮下属做事事必亲躬工作没有程序做事没有主次和轻重缓急太关注细节和小事不知道如何说“不”对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖再拖不授权，下属闲，自己忙第10页，共85页。病因授权不足犹豫不决半途而废故意纵容担心遗忘第1

5、1页，共85页。中层经理时间管理的特点特点一：关联多，经常把时间平均分配给上下左右，没有主次特点二：难于抓住重点特点三：没有自己可支配的自由时间，完全被动应付特点四：专注于小事，忽略对事件的预测，耽误时机特点五：不能很好利用零散时间特点六：会议多。没有会议计划第12页，共85页。对策该扔则扔不要移师暗处不放无关物品，将物品放在固定地方。让助理或秘书协助建立良好的文件管理系统让文件在面前只流通一次下班最后一件事 - 收拾办公桌第13页，共85页。第14页，共85页。为什么拖延？第15页，共85页。 喜欢做的事情熟悉的事情容易做的事情花费时间少的事情已排定时间的事情资料齐全的事情经过筹划的事情别人

6、的事情有趣的事情紧急的事情不喜欢做的事情不熟悉的事情难做的是事情花费时间多的事情未排定时间的事情资料不齐全的事情未经筹划的事情自己的事情枯燥的事情不紧急的事情第16页，共85页。对策切香肠法，各个击破，逐步解决用平衡表分析，对比拖延的理由和不拖延的好处。改变自己爱拖延的思维方式避免过分的追求完美第17页，共85页。授权有道管理是通过他人将事情办妥。授权就是将分内的若干工作委托部属履行。主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。授权不卸责。第18页，共85页。给谁授权？下属、同事、上级外部资源其他：设备、标准、流程、培训等第19页，共85页。哪些事情可以授权？管理者亲自履行的工作管理者必

7、须亲自履行，但可借助部属帮忙管理者可以履行，但部属若有机会也可代行必须由部属履行，但在紧急关头可获管理者协助必须由部属履行第20页，共85页。授权为什么困难？担心部属做错事担心部属表现太好担心丧失对部属的控制不愿意放弃得心应手的工作找不到适当的部属授权第21页，共85页。如何授权？第22页，共85页。瓶颈多半位于瓶的上端沟通技巧不佳令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控）干扰部属的工作过分挑剔细节纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息的紧迫性第23页，共85页。高效时间管理的前提积极的心态使命与目标第24页，共85页。持续成熟模式图 独 立 （我）公众成功个人成功依赖（你）互赖（我们）3）要事第一1

8、）主动 积极2）以终 为始4）双赢思维5）知彼 解己6）统合 综效7）不断更新第25页，共85页。 主动积极的理解 受制于人主动积极刺 激反 应刺 激反 应选择的自由自 觉想象力良 知独立意志刺激第26页，共85页。目标能唤起你最高尚的才能 自己的 切合实际的 书面的 可衡量的 有时限的 平衡和谐的第27页，共85页。下年目标3-5年目标10年目标20年目标人生目标目标金字塔使命宣言角色目标第28页，共85页。每日目标每周目标月度目标季度目标年度目标目标金字塔每周目标角色目标计划亲自执行授权第29页，共85页。 规划长期目标使命宣言角 色目 标 规划每周目标角 色计 划目 标亲自执行授 权第3

9、0页，共85页。为什么不做计划？过分强调“知难行易”认为不做计划也能获得实效不了解做计划的好处认为计划赶不上变化不知道如何做计划第31页，共85页。四代时间管理理论第一代时间管理 -备忘录型第二代时间管理-事先规划安排行程第三代时间管理-规划、定优先顺序、操 之在我第四代时间管理-以原则为中心，以良知 为导向，创造高品质生活第32页，共85页。什么是时间管理？科学的选择艺术的平衡第33页，共85页。有障时间管理的四种观念视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石）视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑）视时间为神物：忘记时间视时间为奴隶：工作狂第34页，共85页。工作狂的害

10、处工作效率降低养成拖延的习惯（帕金森定律）可能导致工作的失败第35页，共85页。“工作狂”的原因勤勉等于成就？勤能补拙？天黑就吹口哨？欠缺时间管理的技能显示重要性满足烈士感不知休闲的乐趣逃避不愉快的家庭生活第36页，共85页。时间管理的关键 优先计划管理第37页，共85页。时间管理通则 把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲第38页，共85页。时间哪里去了？对时间的分析第39页，共85页。十大无效时间应用法：老是在做别人喜欢你做的事；老是用同样的方式完成事；做你不擅长的事；做无乐趣可言的事；总是被打断的事；别人

11、也不感兴趣的事；超出预计两倍时间的事；合作者不可信赖或没有品质保障的事；不可预期进行过程的事；煲电话粥。第40页，共85页。分析一：计算时间价值年薪每天价值每小时价值每分钟价值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.6585000351.243.90.73100000413.251.70.86每天工作8小时，每年242个工作日第41页，共85页。价值启示你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大

12、的价值钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的浪费多少时间，就会浪费多少钱规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益第42页，共85页。分析二：你能支配你的时间吗？您了解您的节奏吗？您能支配您自己的时间吗？第43页，共85页。分析三：时间清单分析目标：分析每天（或每周/月）的法定工作时间都是怎样用掉的方法：运用时间清单分析表内容：计划性如何有多少时段记不起来做什么了浪费/超时多少第44页，共85页。分析四：工作清单分析目标：分析一个工作日内都做了哪些工作事项，用时如何方法：工作任务清单分析表内容：时间利用率延误、浪费多少时间寻找原因与对策第45页，共85页。分析五：工作（活动）分项分析目

13、标：分析一个工作日内各项工作分别花费了多少时间方法：运用工作（活动）分项分析表内容：计划用时与实际用时差异最大的是哪三项浪费/延误最多的是哪三项无计划用时最多的是哪三项第46页，共85页。分析六：每周时间分析目标：分析一周时间使用状况方法：运用每周时间分析表内容：各项工作每周总计用多少时间用时排序，找出前三项各项工作实际用时顺序，找出前三项误差最大的前三项工作？分析原因一周里，误差的总小时数第47页，共85页。分析七：工作分析目标分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和分析工作内容、责任、特征、必要条件等了解自身职位与时间管理的关系方法：运用工作分析表内容工作的时间、目标、概要、内容等费用支出

14、、失误造成的损失内部接触、外部接触监督、管理、能力要求第48页，共85页。其他分析工作紧急性分析工作重要性分析高效益活动分析低效益活动分析授权分析会见分析会议分析出差分析干扰因素分析第49页，共85页。时间管理的原则第50页，共85页。原则一：80/20原则20%的工作占整个工作80%的价值集中80%的精力做好20%的工作投入20%的精力做另外80%的工作第51页，共85页。如何坚持这一原则？列出全部工作项目对工作按价值进行分类分配自己的时间和精力常见误区：面面俱到都想做好完全主义都想做完平均分配时间和精力第52页，共85页。原则二：目标ABCA：必须做的B：应该做的C：暂时可以不做的第53页

15、，共85页。重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要，非紧急非重要，紧急事关重大者不可受制于细枝末节-哥德原则三：排列优先矩阵第54页，共85页。优先矩阵分类表：第55页，共85页。偏重各类事务的结果：第56页，共85页。重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要，非紧急非重要，紧急尽量避免扩大M1尽量减少M3事情多投资时间在M2尽量避免M4事情优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节-哥德第57页，共85页。 高 效 能 组 织 紧 急 不 紧 急重要不重要IIIIIIIV 20-25% 65-80% 15% 1% 第58页，共85页。时间管理矩阵使用技巧：不要总是做灭火员

16、，尤其是灭自己的火；M2做得多了，M1就自然做得少了；寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率；比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做；勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划；尽量将每件事情一次性做对。第59页，共85页。原则四：制订计划对工作做出计划，并按计划去执行必须留出处理不可预计事务的时间列出日、周、月的工作清单第60页，共85页。原则五：养成习惯Watch your thoughts 注意你的思想Watch your words 注意你的话they become words 它会成为你的话they become actions 它会成为行动Watch y

17、our actions 注意你的行动they become habits 它会成为习惯Watch your habits 注意你的习惯they become character 它会成为你的个性Watch your Character 注意你的个性it become your destiny 它决定你的命运第61页，共85页。高效时间管理的方法第62页，共85页。有效管理时间四大法则：法则一：明确目标树立时间观念设计职业生涯切实的短期目标合理进行目标管理法则二：分清轻重缓急运筹时间，充分应用只做最重要的事情时间管理矩阵20/80原理的运用法则三：制订计划表六项工作法制订有效计划逐步实现远期目标

18、自我激励法则四：立即行动克服拖延有头有尾重视今日第63页，共85页。方法之一：只做重要的事情六项工作法：请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情： 第64页，共85页。如何选择？对于所有要做和想做的事情，都要有如下判断：我内心深处的潜意识是什么？我真的必须做这些事吗？假如我不做，会发生什么事情？如果我拖延，会对我的生存环境有什么影响？第65页，共85页。方法二：日计划AB表A表六项工作每项工作开始及结束时间每项工作完成情况B表未完成事项未完成原因是否需要移到明天继续做？明天能否完成？每天只要五分钟！第66页，共85页。方法之三：标准化操作电梯测试：由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会，为此你

19、精心准备了约40分钟的方案介绍演讲。会议开始前，客户决策人对你说：“实在对不起，我必须马上去参加一个重要会议，无法听你的介绍了。你看能否这样，利用乘电梯的时间，你把要点大概和我说一下，如何？”现在，你只有30秒！第67页，共85页。用标准化来提高效率环境标准化：保证办公环境的整洁有序时间标准化：计算时间，保证守时讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资料和若干种标准讲解方式流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通和高速解决问题操作标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作标准，并以此来培训员工还有哪些？第68页，共85页。方法四：利用零星时间最好的时间管理方法是：充分利用零星时间！第69

20、页，共85页。如何充分利用零星时间？唯一的答案 培养习惯！有时仅仅需要调整一下工作的顺序！第70页，共85页。4代时间管理的着眼点第一代：易有成就感，但没有“优先”观念第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较多第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活，着重第二类事务的完成。第71页，共85页。如 何 处 理 高 价 值 活 动让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。设定最后期限，合理安排事情的进展。将大项目分解，逐步完成。高效

21、运用自己的黄金时段奖励自己，始终保持积极进取的态度。第72页，共85页。如 何 处 理 低 价 值 的 活 动授权或分派出这些活动，节约自己的时间。降低自己的标准，不要追求完美。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。将它们汇总，集中时间处理。 做正确的事比正确的做事更重要第73页，共85页。知 识(做什么,为何做) 习 惯 的 建 立 知识（做什么、为何做）意 愿(想要去做) 技 能(怎么做)习 惯第74页，共85页。闹钟的启示 我常常不知道自己的目标是什么，现在又该做些什么。幼时的梦想越走越远，风霜的磨砺和肩上的重担时时让我不知所措，我不知道接下来的路该怎么走。 有一个3只钟的故事总在这时候给

22、我启迪。一只新组装的漂亮的小钟放在了两只旧钟当中。两只旧钟“嘀嗒”、“嘀嗒”一分一秒地走着。75第75页，共85页。 其中旧钟A对小钟说：“来吧，你也该工作了！可是我有点担心，你走完三千一百五十三万六千次以后，恐怕便吃不消而散架了。”“天哪！三千一百五十三万六千次！”小钟吃惊不已。“要我做这么多的事，我办不到，我肯定办不到。”旧钟B说：“别听他胡说八道。不用害怕，其实很简单，你不要想那么多，也不要想三千一百五十三万六千次，你只要每一秒嘀嗒摆一下就行了。”76第76页，共85页。“天下哪有这么简单的事情哦？”小钟将信将疑。“如果真像你说的这样，我就试试吧。”小钟很轻松地每秒钟“嘀嗒”摆一下，不知不觉中，一年过去了，它摆了三千一百五十三万六千次。77第77页，共85页。每个人都梦想成真，成功却似乎远在天边遥不可及，倦怠和不自信让我们怀疑自己的能力，放弃努力。其实