XX集团项目采购业务信息化实施方案

1、XX集团项目采购业务信息化实施方案准备工作近年来，随着XX集团众多下属分校的成立，规模化经营需求越发明显，已经形成了事实上的集团管理体系，公司财务管理采取的分布式核算体系已无法满足企业管理提升的需要，数据分散，核算政策无法统一，成本核算工作量大，集团报表汇总与合并完全依赖于基层单位上报的会计数据，无论从真实性、及时性和准确性上都存在较大的隐患，无法满足集团领导实时决策的需要，财务管理停留在事后核算水平，难以实现事前预测和事中控制。成立由安玉华领导的XX集团信息化项目领导委员会，下设规划研究组（组员赵连灯、葛聪、王撰）和项目实施组（安玉华、李鹏、王梓楠），制定和落实XX集团信息化实施方案，就是要

2、通过信息资源的集中管理，建立XX集团的集中采购、集团财务管控、业务财务一体化平台；实时监控整个集团的财务状况和经营情况，强化对下属单位的监控；实现数据集中，保证了信息的及时性、真实性、完整性；支持企业快速扩张，帮助集团企业快速复制标准化的财务会计管理模式；实现及时准确的内部对账，从根本上解决了对账难的问题；现金流量表等报表的自动分析生成，可实时监控整个集团的资金流动情况；实时掌控全集团的资产增减变动情况，配合企业管理人员和不断完善的管理制度，持续提高资产利用效率，为公司创造更大的效益。1.1调研，XX集团采购项目背景为满足统一管理的需要，XX集团在2012年2月开始通过内部OA办公自动化系统进

3、行公司集中采购的信息化建设，通过各个分校集中申请、公司集中采购的模式，梳理了内部流程并提高了工作效率，并取得了良好的应用效果。同时，随着业务应用的深入，信息系统中的集中采购逐步从单一部门延伸到了多个部门、从单一组织延伸到了多组织协同，从简单的信息共享延伸到了财务风险控制及成本管控，很多新生瓶颈问题急需解决。信息化建设已经成为企业顺利实现下一步快速发展战略的重要保障之一。采购运营现状：集采分收分结。集团公司采购部根据各个学校提出的采购申请，完成集中采购工作，由采购申请提出的学校分别收货，并由申购学校在集团完成付款审批后独立完成款项结算业务。日常业务过程中，比价招标的工作量非常大，涉及到供应商评估

4、及管理的大量工作需要落实，同时，采购对象主要分为三大类：食堂食材、基建材料及设备、教学用品用具，其中对于采购工作量较大的是食堂食材和基建材料及设备的采购工作，教学用品用具的采购相对比较有规律，计划性较强。定义业务过程，现有业务流程描述第一步：提出申购。各个学校（大学、中学、小学、幼儿园）的申购部门汇总本部门采购需求。大学的各个部门都由指定的操作人员在OA系统中录入本部门采购申请；其他学校则由需申购的各个部门向后勤部门提出手工申请；第二步：后勤处长（或主任）直接审批通过。后勤处是在OA系统申购单中的“后勤部门意见”栏目完成对录入的0A申购单进行审核确认；备注：在实际业务中，除大学外，负责在0A系

5、统中录入“物品申购单”的人员并不仅仅是由后勤处长（或主任）完成的，还包括后勤处长（或主任）指定的仓库保管人员代为完成；第三步：学校财务处长（或主任）在0A系统中的“财务部门预算意见”栏目，对通过后勤处长审核通过的“物品申购单”进行预算意见审核；但现在各单位实际能根据预算进行核算审批的条件不具备，所以目前是流于形式。第四步：学校财务处长（或主任）关于采购预算的意见审核通过后，OA申购系统将“物品申购单”上报到本校总负责人（校长），本校总负责人（校长）在“主管院（校）领导审批”栏目审批通过后方转入采购处第五步：XX集团采购处长在OA系统中，在“采购部意见栏”进行审批确认，完成审批后，信息科进行汇总

6、，汇总后打印出报表，报表上报采购处长和总经理签字审批（其中，大宗采购需要报总经理审批，一般采购经汇总及采购处长确认后，就可直接采购了）。第六步：执行采购。OA申购系统中的审批流程按照制度规定通过后，XX教育采购处下属信息科交采购科进行采购。采购合同订立后供应商进行送货，货到时，采购员同供应商一起到仓库办理入库，发票到后采购员携入库单、发票、XX报销单等原始单据进行报帐。业务过程重组，实现业务流程序号部门及岗位输入单据流程说明输出单据对比分析01学校各部门-需求冈位申购单（手工）填写申购申请申购单（手工）同原流程一致02学校-后勤部（处长）申购单（手工）【开始条件】部门手工物资需求申请已经上报给

7、后勤处；【工作内容】后勤处根据各部门填写需求申请汇总后登陆系统填写物资需求申请并送审。物资需求申请单（系统）同原流程一致03学校财务处长主管校长物资需求申请单【开始条件】后勤处系统中录入物资需求申请并送审【工作内容】根据后勤处送审物资需求申请进行审批，物资需求申请单（系统）同原流程一致各环节的具体审批经办人及匕实际办理时间/04公司-采购部门（信息岗）物资需求申请【开始条件】各学校物资需求已经审批完丿成；【工作内容】1、库存平衡（库存量+订单在途）确定需米购数量；2、请购单报领导送审；请购单增加库存和在途控制05公司-采购部（处长）请购单【开始条件】信息科完成物资需求申请送审【工作内容】1、审

8、核采购物资请购数量；2、确定财务物资预算情况上报领导请购单增加采购申请数量06公司-采购部（采购岗）米购订单【开始条件】采购处长已经审核采购订单；【工作内容】1、根据请购单列明的存货规格、型号进行联系供应商，进行比价和合同订立；2、根据采购合同填写采购订单，完成后报采购处长进行审核；3、根据采购订单通知供应商发货4、采购订单追踪确保货物及时保量到货米购订单同采购合同一致07供应商【开始条件】接收到采购人员订单发货通知【工作内容】按采购需求送货至各需求公司收货地点同原流程一致08学校一后勤部（库管）米购订单【开始条件】1、米购员米购订单录入系统；2、供应商存货送到仓库现场；【工作内容】1、根据订

9、单生成入库单；2、核对到货品种、规格、型号同入库单是否一致；3、联合申购人员、质量检查人员进行入库检验采购入库单增加联合验收步骤09学校-后勤部（库管）采购入库单【开始条件】入库物资已经办理完成入库【工作内容】1、根据手工发票参照入库单录入系统发票；2、填写报销单请领导审批；3、系统发票送审财务审核；4、手工已审核单据送财务审批。采购发票、结算单同原流程一致10学校-财务部（材料会计）采购发票【开始条件】采购发票已经通过审批【工作内容】根据公司的采购业务管理，系统自动确认采购应付业务；应付单同原流程一致11学校-财务部（出纳）米购订单、米购发票【开始条件】采购发票已经挂账，生成采购应付单。【工

10、作内容】参照采购应付单生成采购付款单，根据采购发票办理付款业务;付款单同原流程一致定义数据类，定义信息系统总体结构总体说明根据不同单位采购业务流程和管理特性，进入集团账套，客户化-流程配置-业务类型配置如下业务流程：表35米购业务对照表业务类型名称业务类型类别对应收发类别核算规则适用范围XX教育期初米购采购米购入库Y普通业务类库存期初米购入库XX教育集采分收分结采购米购入库Y普通业务类集中米购分散收货分散开票期初米购1.5.2.1期初采购业务流程配置表3-6期初采购业务流程配置单据代码单据参照或自制单据来源动作驱动21米购订单自制无4T库存期初入库单参照米购订单25采购发票参照库存期初入库单审

11、批生成采购应付单（保存）D1采购应付单参照D3采购付款单参照采购应付单1.5.2.2期初采购业务流程图3-2期初采购业务流程1.5.2.3期初采购业务流程说明序号岗位流程说明单据备注1采购员采购处采购员根据各学校财务处列出的期初暂估入库物资，将上线前期初已暂估入库但未到票的业务整理，在采购系统中录入（采购订单）采购订单系统内单据2库管员库管员参照采购订单进行期初暂估，生成（库存期初采购入库单）库存期初采购入库单系统内单据3采购员系统上线后，当收到供应商对期初采购入库开具的采购发票时，选择“期初采购”业务采购发票系统内单据类型，参照（期初采购入库单）录入（采购发票）注意：1）（库存期初采购入库单

12、）在期初暂估界面参照订单暂估时生成；2)3)期初采购发票审核生成财务（采购应付单）；暂估处理方式为“单到回冲”，发票结算生成的存货核算模块的红蓝两张（采购入库单），只对存货成本有调整作用，对库存模块的存货无影响。4材料会计审核（采购发票）后系统自动结算，形成暂估冲回业务以及材料应付业务（系统单据为红字采购入库单红字回冲和蓝字采购入库单入库以及采购应付单）5材料会计6财务出纳对存货核算系统的（采购入库单）进行成本计算，传会计平台生成总账凭证进入系统参照（采购应付单）进行选择付款操作，系统自动生成（付款单，并进行自动核销。生成付款凭证。采购入库单采购应付总账凭证付款凭证系统内单据系统内单据系统内单

13、据集中采购-集采分收分结1.5.3.1集采分收分结业务流程配置表3-7集采分收分结业务流程配置单据代码单据参照或自制单据来源动作驱动422X物资需求申请单自制20请购单参照需求汇总平衡后自动生成21米购订单参照/自制请购单45库存米购入库单参照米购订单25采购发票参照库存米购入库单/米购订单采购发票审批生成应付单（保存，审核）D1采购应付单参照无D3采购付款单参照采购应付单1.6.3.2集采分收分结业务流程图3-3集采分收分结业务流程1.5.3.3集采分收分结业务流程说明序号岗位流程说明单据备注1申购部门申购部门汇总本部门采购，大学各个部门都指定操作人员在OA系统中录入本部门申购单；其他学校（

14、中学、小学、幼儿园）提出手工申请单；申购单系统外单据2学校后勤处长学校后勤处长在OA系统或手工对申购单进行审批申购单系统外单据3学校后勤库管学校后勤仓管对后勤处长审批通过后的申购单在系统中维护，系统自动发送审批流提交学校财务处长审批物资需求申请系统内单据4学校财务处长学校财务处长在系统中审批流审批后提交学校主管校长物资需求申请系统内单据5学校主管校长学校主管校长在系统中审批流流审批后转送集团采购处信息科物资需求申请系统内单据米购处信息科米购处米购岗采购处处长采购处采购岗10学校后勤库管11采购处采购岗采购处信息科根据申购单汇总毛需求，在系统内进行库存平衡后，对净需求汇总后生成请购单，提交采购处

15、长审批（其中大宗采购需报总经理审批）根据请购单列明的存货规格、型号进行联系供应商，进行比价和采购意向单订立；完成后报采购处长进行审核；采购处长对采购意向单进行审批（其中大宗采购需报总经理审批）对采购处长审批（其中大宗采购需报总经理审批）后的采购合同，录入采购订单，根据采购订单通知供应商发货并进行采购订单追踪，确保货物及时保量到货供应商存货送到仓库现场，核对到货品种、规格、型号同入库单是否一致，联合申购人员、质量检查人员进行入库检验后根据订单生成采购入库单发票到后采购处采购岗根据系统内采购入库单录入系统发票，系统自动发送审批流提交学校财务审批，并填写报销单同手工发票一起送财务审核报销请购单系统内

16、单据12学校材料会计13学校财务出纳对系统发票进行审批，并审核手工发票和报销单后，系统自动确认采购应付业务，进行挂账，生成采购应付单参照采购应付单生成采购付款单，根据采购发票办理付款业务采购意向单采购意向单采购订单采购入库单采购发票报销单采购应付单采购付款单系统外单据系统外单据系统内单据系统内单据采购发票为系统内，报销单为系统内系统内单据系统内单据1.5优化内容总结对比已有采购流程，采购环节优化内容为一下三点；1、通过系统进行库存平衡，系统可以考虑现存量、订单在途量，提高库存平衡效率及准确性，避免因计划不准确导致库存积压。2、建立计划与领料之间关联，计算计划执行率，通过计划准确性考核提高计划准

17、确性。3、通过软件中的流程设置，建立采购合同与物资入库关联，实现采购合同对入库的控制，减少入库中的人为因素，加强仓库监管。1.6信息化系统解决的核心业务在XX集团的信息化系统建设中，主要有四个方面的内容需要完成：财务集中管理、费用预算管理、资产管理、采购集中管理。1、构建财务集中管理平台，实时掌控分支机构的财务信息，减少管理层次，扩大管理幅度，规范统一会计核算政策，协同会计信息（如凭证）加强管理，实时进行内部交易抵消后的帐务及报表合并（实时并帐并表），快速提供准确信息，快速决策，并满足审计的需要等。2、逐步推行费用预算管理，建全预算机制，通过费用预算管理各个预算编制部门的预算发生情况，对教学经

18、营活动的各个环节进行监控，合理利用资金，有效控制资金风险，保障资金的健康高效流动。3、完善资产管理，通过信息化系统统一整个集团的固定资产核算制度，规范固定资产增加、减少、报废流程；实现集团及所属公司固定资产状态的实时查询，全面地反映企业固定资产的增减情况，以及使用状况、折旧情况等各种信息。做到资产档案的完整管理，达到固定资产账目与实物相符、账目中固定资产对应的部门、人员与实际情况相符这一基础管理目标。4、建立XX集团采购业务平台，加强供应商基础信息管理，优化供应商评估指标和采购价格政策，有效贯彻执行及采购价格分析，实现采购业务由订单录入、比价、采购合同、实物入库到财务结算的财务业务一体化的高效流程。在采购科室进行市场信息收集、供应商考核、交易历史、履约率、质量历史等全面信息的掌握下，合理选择最佳供应商，发展战略采购，避免生产、采购受市场价格波动影响，从而保障工作的正常进行，以低成本、高质量的采购作业保证企业的正常运营。1.7信息化系统建设过程中需要配套完成的管理工作在信息化建设过程中，有一条幸福曲线，描述不同阶段项目参与人员的心理活动变化。在项目刚开始时，兴趣很大，感觉信息化系统很神奇，幸福指数处于上升状态；随着项目的逐步推进