采购工作操作规范

1、精心整理原料采购工作流程1、基本流程图2、提出采购计划：仓管员根据XXX原料入库日报表、原料上料报表作XXXX原辅材 料收支存日报表、XXXX专用材料收支存日报表。采购员根据收货与领出情况，掌握原料 的当日收货及当日耗用量，了解各种原料的月使用量，从而与供应商（或物流处）进行沟通并安排到货。主要注意事项为： I / 2. 1 了解生技部的生产变化及生产计划安排，及时的备货。2. 2 了解原料的市场行情、国家政策、供应商生产情况、可替代库存量等情况，从而决定采购原料 的多少，其中PVC为集团公司物流处统一采购。2. 3采购部既应参考同品种可换用原料的库存，还应参考生技部最近一周的生产变化情况及最

2、近的生产计划安排，保证供应商有充足的时间进行二次发货，提前与供应商进行沟通，以保障正常生产供应。I-. J /2. 4采购部每日向公司领导、管道生技部主管领导通过OA提供XXXX用材料收支存日报表。2. 5采购员需根据近段时间PVC的质量及车间实际使用情况对到货数量进行调整，并及时联系物 流处予以解决。3、采购：PVC为集团物流处统一采购，当原料报表中的预计可用天数小于等于5时（不同厂家的天数可以不同），采购员将以电话的形式通知物流处进行备料，采购员应提前与物流处进行沟通， 以保障正常供应。其他辅料主要分为两种形式：价格协议合同和单批合同3.1价格协议合同：主要为与原料供应商在月初时就协商好价

3、格，在需要到货时，采购员以订单或 电话形式向供应商协商好到货的日期、数量等问题。主要分为以下几步：当日报表中的可用库存少于一周时，采购员此时需要考虑采购的计划。填写XXXX原料订购单或XXXX订购单，并与厂家销售人员协商具体到货日期。经部门经理确定后，将订单以传真形式传给供应商，并密切关注到货情况。3.2单批合同采购：主要为用量较少的辅料或一些临时采购的原、辅料，由于用量较少，价格随时 产生变化，每次订料时均要做合同，主要分为以下几步：采购员通过多方询价（兄弟公司的采购价格和多家供应商的供货价格），充分了解市场行情。根据自己了解的情况，与供应商协商好价格，报部门负责人确认。精心整理通知供应商拟

4、定合同，并以传真的形式发过来，采购员需认真审核合同内容。价格、数量、金额是否正确，大小写是否一致。合同条款中是否有含有歧义和对我公司不利的条款。交货的时间，地点是否清楚，违约责任是否明确，是否不利于公司。采购员填写请购单，把相关比价信息，上次采购价格等信息写清楚，方便领导审批；采购员填写公章使用审核表，分别找部门经理、总经理进行签字，同时汇报此次合同的 有关内容。盖章后，将此次合同以传真的形式回传厂家。并对到货情况进行跟踪。对于款到发货的原料，及时根据公司的用款程序办理汇款，并对汇款情况进行跟踪。4、检验：采购员应积极的与质管部原料测试组进行沟通，了解原料最近到货的指标有无变化，质量有无 下降

5、的趋势等，及时的与厂家进行沟通，使原料处在一个稳定的状态。原料在进厂检验不合格（质管部抽检和复检），采购部需将原料的基本情况通报给厂家或物流 处，必要时将XXXX原材料分析结果报表传真至厂家或物流处，并协商解决的办法。质管部必须对不合格批次的原料进行留样（特别是双休日和节假日），以待厂家需要时提供。 I厂采购部同时密切关注此种不合格原料的库存情况，若库存较小，则必须通知厂家或物流处在规 定的时间内将合理数量的原料送达公司仓库，并同时关注到货的情况。若库存较少，则及时的通知生技部对可代换原料做好换料准备，以防措手不及。若原料在进厂 检验中合格，而在使用过程中发现不合格，采购部应立即将此批原料进行

6、封存。同时，将基本情况电话通报给厂家，并协商解决具体的办法，具体参照退货基本流程。5、不合格产品处理：一5.1退货：作业流程示意图如下：若原料在司机未离开公司时发现不合格， 仓管员应立即上报采购员进行处理。 采购员立即联 系厂家或物流处，若该运输车辆可以装货离开，则要求厂家立即发传真（包括司机姓名、车牌号、 联系方式、退货数量等）。仓管员组织人员为其装货，装货完毕后开具发货清单，且按照10元/吨向司机收取装卸费，并为其开具收款证明，给运输车辆按规定办理出厂手续。仓管员在当日XXXX原料入库日报表中表示一正一负两笔收货，且在正的收货一行备注”栏中注明 检验不合格”字样，在负的收货一行 备注”栏中

7、注明 退货”字样。内勤接到仓管员的XXXX原料入库日报表后，应在当天的原辅材料收支存日报表精心整理中的备注中标明收货与退货的数量，并注明原因如检验不合格退货”字样。采购员建立原料质量问题的台帐，详细注明退货数量、时间及其原因等。5.1.2延期退货处理：若原料在司机离开公司或者在使用过程中发现有质量问题，采购员应立即联系厂家或物流处说明基本情况。采购员与质管部原料测试组进行沟通， 要求对不合格原料进行复检，协调管道生技部对问题 原料进行试料。如果复检合格，且管道生技部试料后正常，则做入库处理。如果复检不合格，且管道生技部试料后，发现原料不能正常使用，则应立即联系厂家做退货 处理。采购员在同供应商

8、协调好退货日期后，通知仓管员准备好退货，并要求厂家发传真确认（包括司机姓名、车牌号、联系方式、退货数量等）。c采购员建立原料质量问题的台帐，详细注明退货的数量、时间及其原因等。5.2放行：若质检检验不合格但生技部试料后对生产影响不大，同时合格品原料的库存较少并且在 没有可代换原料的情况下，为了保证生产，可以走放行程序。I 订货 = 到货 = 验收入库月末对账: 付款 ,=供应商开具发票采购员应随时关注市场信息和价格，视市场行情不定期对日常采购物品进 行比价、议价，控制采购成本。.跟催为了保证供应商在供货数量、时效性等方面符合要求，采购员每天必须 抽出一定时间到五金仓库进行核对，了解供货情况，对

9、未到物品及时进行整理, 加强跟踪。并按照送货统计填写采购跟踪记录，对来料做好统计。对各部门急需使用的物品，进行重点跟踪.到货检验流程图:货物到库5.2详细流程及规范检验合格办理入库货常规五金配件，货物到库质,仓库管理员必须对货物进行检验才能接收,验收合格才能办理入库手续。检验标准：数量准确、小换”正随、外观整洁、包装完整、单据齐全、有合格证等，不符合标准的不予以接收供应商所供货物到库时须提供送货单，送货单须注明所送货物的名称、型号、数以接收量、申报单号、中报部门，单价及金额，并加盖送货单位公章，否则不予对到库货物质量把握不准的，要请配件申报人或使用人协助检验， 经其确 认后方可接收。 L对每次

10、到货的价格都要严格审查，并参照以往送货价格。对价格变动或较 高的要及时与采购员沟通。同时采购员也要及时通过送货统计上的信息进行对 比。货物检验无误后，方可接收并在送货单上签字确认。 I I对检验不符合标准或质量不合格的要进行退货或换货处理，并开据相应单 据。分水器到厂后，采购员填写来料检验通知单，交与质管部，由质管部检验， 合格后方可通知供应部入库。I =2 / /.对账供应商于月初4号左右，供应商拿着对账单先和仓库对账，无误后于8号左右开具增值税发票，采购员按照我公司的入库单据进行核对。采购员收到发票后核对发票上的以下信息：发票上我公司的全称、税号，帐号、材料的数量、金额等信息。发票核对无误

11、后，有采购员签字，采购部负责人签字，总经理签字后采购员 将发票在台账上进行登记，然后交与财务部相关人员，由财务签字确认，发票已 交。采购员提供发票所对应的帐表，及采购物料所对应的申购单编号，及部门由 财务部进行核对，核对无误后方可付款。.付款月结、现金类：针对固定供应商月末结款和现金采购的情况。收到供应商开具的发票（增值税票或普通票）后，采购员填写用款单，附上相应的发票 和收料单（五金仓库提供），依 部门负责人一财务人员（负责五金费用核算） 一财务部负责人一总经理”的顺序签批。签批完毕后，留下用款单采购员一联， 其余交给财务部出纳，方可电汇或请出支票。注：依据现有财务制度，采购员、采购部负责人

12、、总经理应在发票联上签字 方有效。付款申请流程图 / 采购员填写用款单，附发 Z 票、收料单、采购申请核对报 EFf.田数由诗I:告.登己用改悴此尸收到小票后,将发票内容、发票号、金脚锻肆跄卿照燕M入 帐，待发票签批侬毕并交至财务后,请财务人员签字，以确Mfc票询到榆确规范，.供应1开核（适日于五忤、劳保、工具等归属于五金采购员采购的所有 物品。）：批申Uh1干而疝 供货或价格等方面的原因需要更换供应商，采购员 需要及时填制卜金件新品牌试用申请单，对相关原因详细说明。用腰谭赫妒九金采购员进行询价、样品收集。阵拳崎MUt比，对质量进行确认，采购员牵头完成五金件性 价对比表，经也关人员签批确认后，

13、采购样品进行试用。试叩磔片 巾部|门填制五金件试用情况确认表，确认为合格，采购 部才可M量如搬型批对于试用期较长 而现有供应商肯定不能供货的产品，为了不影响生产, 样品质可确认麻：款采购填写临时采购申请单经过使用部门负责人和采购部负责人第批后，可以暂册采购供货、但必须对使用过程加强监控， 有问题及时发现。同时采购部加强其他供应渠道的联系，及时对比和调整。如果试用合格，按 8.4进行确认。该流程实用于现有供应商更换品牌、型号及质量等方面的调整。采购员应 该加强与供应商的沟通，当供应商有以上或其他的一些调整时， 应及时通知采购 员，便于采购员按照以上程序进行控制。对于兄弟公司正常生产的产品移到天津

14、公司生产，所需要的一些关键的五 金配件，先从兄弟公司调用，等生产稳定后天津公司再按上述流程进行采购。请相关部门在申购时注明，便于采购部联系。9、调价流程当供应商提出涨价的时候，采购员要及时了解市场行情，通过了解物料的 前生原材料是否涨价，或者通过其他供应商处了解，其是否有涨。确定确实有涨 时候要做好以下几点准备。首先确定是公司生产的淡季还是旺季，淡季可以先减少采购量有用就 行，不给生产断货，旺季就一定要注意采购的低成本性了。遇到供应商提涨价时候要灵活运用，多家采购，不能供应商一提涨价就 紧跟其上。分析涨价原因，看准行情，看涨势会不会导致求大于供，有没有人为炒 作，就算是原材料紧缺，能紧缺多久。

15、还有其波及的范围有多广，受不受国际因 素，或者原油，人民币汇率等的影响。如若实在需要涨价，要求供应商提出涨价申请，填写调价申请单，经 采购部负责人签字确认后，方可涨价。期间要求供应商要按照原价正常供货， 不 可停货或者故意延迟供货。如若行情下降，物料价格下降，采购员要及时了解行情，及时与供应商沟 通，提出降价要求，填写调价申请，要求供应商盖章，采购部负责人签字确认， 执行降价。I10、处理质量反馈/1采购员在接到质量反馈的时候一定要及时处理，处理完后将处理结果第一时间反馈给反馈部门。接到质量反馈首先要自己及时于反馈部门沟通，确定是否属于物料质 量问题，或者是操作不当造成，其次在确定物料的供应商

16、。属于质量问题的要求供应商进行赔付，如若属于供应商故意以次充好 可以按照合同规定进行相应处罚。I =2 / /由于物料的质量问题造成损失的要要根据实际损失，和供应商协商， 有供应商赔付损失。相应的处罚和赔付都需要写相应的工作涵，要求供应商盖章，由采购 部负责人签字，涉及处罚或者赔付金额较大的要加盖我公司公章，以作备案。五金外购配件及特殊用品采购流程.基本工作流程示意图收到采购申请= 确定厂家询价议价 =签订合同: - fl 发票冲账入库跟踪预付款、工作流程说明1.中报.接到申报各部门申报完后将申报单的前三联交与采购员 ，采购员接到申报单后，检查 中报单审批流程是否完整，申报物资名称规格型号是否

17、完整，准确。注意事项申请、审批顺序为 申请人一申请部门审核一采购部门复核一会签部门 审核一总经理签批”，对应的签字人员依次为 申请人一申请部门负责人-五金仓 库管理员一采购部负责人一总经理”。此审批程序缺一不可。物资申报部门在特殊情况下申报物资，需要用A4纸申请书向主管领导说明情况时，原则上不能以 A4纸申请代替中报，还应当填制物资采购中报 单。物资申报部门在填制物资采购申报单时，应将名称、规格、型号 等项目按规范填写，防止发生误报、错报现象。.确定厂家物资申报部门填制的物资采购申报单经签批后，将前三联”交至采购员，采购员对物资采购申报单上的申报物资进行分类、整理，录入采购跟踪 记录，然后将订

18、单按照其采购方式分为常规采购和非常规采购。I- -2 / /对于非常规采购，收到物资采购申报单后对物品进行整理。核对数量、 型号、质量要求等问题后联系对应的厂商。3、询价、议价对厂商的报价进行比较分析，对生产周期，物流时间，产品质量及售后情 况经行综合比较后选着合适的厂商。厂商的选择确定之后和厂商经行价格的洽谈，分析价格，努力将价格控制 在最低。特殊物品确定价格之后填写请购单交领导批复。4、签订合同4.1根据请购单的批复经还和供应商确定价格，交货时间，付款方式，物 流费用，发票种类，售后等问题后签订合同。5、付款合同签订后根据合同确定的付款方式，和付款时间进行付款。6、跟踪付款完成后积极跟踪厂

19、商的进度及物流情况，保证货物质量和供货时间。有特殊情况及时和中报部门联系，采取相应措施解决。对各部门急需使用的物品，进行重点跟踪。采购员应随时关注市场信息和价格，视市场行情不定期对日常采购物品进行比 价、议价，控制采购成本。货流程及规范到货后发现存在质量问题或者型号不对，或者在使用过程中发现存在质量问 题，应及时封存不合格货物。及时和供应厂商沟通，确认问题所在，积极协商解决方案。并将结果告知部 门领导和使用部门。要求供应厂商在最短时间内发回合格产品， 因质量问题造成损失的，应进行 索赔。并将不合格产品退回对提供不合格产品的厂商经行调查，追究其不合格产品出厂原因，并备案。 在以后采购过程中慎重选

20、择，必须与其发生采购时报领导批示。8.付款五金外购采购付款方式分为预付款类、货到付款类、现金类三种情况：预付款类：针对临时采购和厂家（远程）采购需要预付货款的情况。依据采 购申请单上的物品联系相应厂家，询价、议价后，若确认采购，与供应商签订合 同（小额可凭报价单），依据合同金额填写用款单，并后附合同复印件、采购中 请单（财务联），方可请批（审核流程同月结类）。签批完毕，留下用款单冲账 联，其余交出纳，方可预付款。待货到发票到后，凭发票到五金仓库入库（固定 资产类不入库，交办公室处理）。同时附上发票、用款单冲账联、收料单，经签 批后，交财务人员（负责五金费用核算），取回用款单采购员联。预付款及冲

21、账流程图采购员填写用款单，后附已审批的采购申请单、已签订的合同或 报价单（小额）j:/1,附用IW冲账联、二、小采购员网聊里款单采购员现金类：针对现金采购的情况。收到供应商开好白脸版斓伽脾或普， 通票）后，采购员填写用款单，附上相应的发票和收存单或入库单（五金仓 库提供），依部门负责人一财务人员（负责五金费用核算） 一财务部负责人一 总经理”的顺序签批。签批完毕后，留下用款单采购员一联，其余交给财务部出 纳，方可请出现金。注：依据现有财务制度，采购员、采购部负责人、总经理应在发票联上签字 方有效。付款申请流程图采购员填写用款单，用款申请附发票、收料单、,采购申核算内容：是否已申报，是否已入8.3货到付藜类：对临 时采购和厂家 部门负责人审核申请单（财务联）,用款单后，万可请廓，财，日,单采购员0将库单，合同复印作采购,申而（财务联）殳匕财