文件归档五、填写目录二、档案分类六、档案装盒三课件

1、一、文件归档 五、填写目录二、档案分类 六、档案装盒三、档案组件 七、实体排列四、编写档号 国家档案局 归档文件整理规则 青岛市档案局 归档文件整理规程 （文件级） 青岛市企业档案分类编号办法 依据：概 念1、文件材料： 指企事业单位在生产、经营和管理等活动中形成的各种形式和载体的记录。 （本讲所涉内容为纸质文件材料） 2、 文件级档案： 是档案的一种保管形式。 即以文件为保管单位的档案。 它是目前国家正在推行的一种 较为简便的档案管理形式。 3、 档案分类： 依据一定的标准，按照档案来源、时间、 内容和形式特征的异同点，对档案进行有层 次的区分，并组成具有一定从属关系和平行 关系的库藏体系。

2、 4、档号： 以字符形式赋予档案实体、 用以固定和反映档案排列 顺序的一组代码。 提 示 采用文件级档案整理方法 的单位，对原有的档案原则上 不进行重新整理。 一、文件归档 1、归档范围： 企事业单位在筹备、建设、运营发展以及产权变动过程中形成的，记录和反映本单位活动的，具有依据和参考作用的文件材料。 提 示 各单位应根据国家、省市有关规定，结合本单位的主要职能活动情况，制定本单位的文件材料归档范围。 青岛市档案局档案业务建设指南 青岛市企业文件归档范围与保管期限 国家档案局 企业档案工作规范 （行业标准） 企业文件材料归档范围与保管期限参照表 制定本单位文件材料归档范围可参照： 2、归档要求

3、 质量： （1）字迹清晰，材料耐久； （2）归档的文件应为原件或具有凭证作用； （3）归档的文件应齐全、完整、准确。齐全 是指文件材料不同的版本、 稿次要全；完整 是指反映同一问题或方面的 文件材料收集要全面；准确 是指文件材料是实际的真实 反映，图物相符，文事一致。 数量： （1）归档文件材料一般为一份，重要的、利用 频繁的和有特殊需要的可适当增加份数； （2）具有长期保存价值或具有凭证作用的电子 文件，应制成一套相应的纸质文件一并归档 时间： （1）管理类文件一般应在办理完毕后, 第二年上半年归档； （2）产品、科研、基建项目文件在项目 结束后三个月内归档，周期长的项目 可分阶段、分单项归

4、档； （3）外购设备或引进项目的文件在开箱验收或项目接收后登记归档；（4）会计文件在会计年度终了后， 由财务部门整理保存一年， 次年上半年归档案室保存； （5）下列文件应随时归档： A、变更、补充的文件；B、基建、设备的维修文件；C、产品、设备更换的新零部件文件；D、机构变动和干部职工调动、离岗等 留在部门或个人手中的文件；E、本单位人员外出参加公务活动形成 的文件；F、产权、商标、荣誉等文件材料。 二、档案分类 青岛市企业档案分类编号办法 1、一级类目的设置 设置十个一级类目： 管理类、产品类、科研类 基建类、设备仪器类、会计类照片类、音像类、实物类、职工类 2、二级及二级以下类目的设置 （

5、1）管理类档案 按年度设置二级类目 按保管期限设置三级类目 即每一年度的管理类档案均为 一个二级类目，每一个二级类目下 按保管期限的不同设置三个三级类目 管理类档案分类示意：一级 二级 三级 2003 2004 永久管理类 2005 长期 2006 短期 2007 2008 （2）产品类档案 一般按产品种类（如货车、客车或立式车床、卧式车床、球面车床等）或产品型号设置二级类目；需设置三级类目的，一般按产品型号或产品结构设置。 产品类档案分类示意： 一级 二级 三级 卧式车床 CAK系列 落地车床 CK系列 立式车床 CKH系列 产品 转塔车床 CKS系列 单轴车床 CKG系列 多轴车床 CKL

6、系列 多刀车床 CKQ系列 仿形车床 e-CA系列 SSCK系列 （3）科研类档案 二级类目一般按课题性质（如军用、民用、商用或化工、机械、纺织等）设置，三级类目一般按课题设置；研究项目少，不需设置三级类目的，其二级类目可直接按课题设置。 科研档案分类示意： 一级 二级 三级科研档案 课题名称电子机械化工纺织海洋（4）基建类档案 二级类目一般按性质或用途（如生产设施、非生产设施）设置，三级类目按建筑项目设置；不需设置三级类目的，其二级类目可直接按建筑项目设置。 基建类档案分类示意： 一级 二级 三级 生产设施 一车间 基本建设 辅助生产设施 二车间 办公设施 三车间 （5）设备仪器类档案 二级

7、类目一般按使用性质（如专用、通用）或用途、种类设置，三级类目按设备仪器型号设置；不需设置三级类目的，其二级类目可直接按设备仪器型号设置。 设备类档案分类示意： 一级 二级 三级 土建机械设备 起重机 设备仪器 木工机械设备 电动葫芦 电焊切割设备 搅拌机 混凝土 龙门吊 挖掘机 装载机 压实机 架桥机 （6）会计类档案 设置会计报表、帐簿、凭证 三个二级类目 会计报表不设置下位类目 会计帐簿、凭证分别按年度设置下位类目 会计类档案分类示意：一级 二级 三级会计档案会计报表帐簿凭证2003200420052006 2007三、档案组件1、文字文件： 一般一份文件为一件 必要时也可按问题特征组件

8、将归档的文件组成档案基本保管单位一件的排列顺序：发文与定稿为一件，发文在前；正件与附件为一件，正件在前；原件与复制件为一件，复制件在前；转发件与被转发件为一件，转发件在前；收文与传阅单为一件，传阅单在前；无定稿的发文与签发单为一件，发文在前； 件与件之间的排列顺序： 在最底一级类目内，按时间顺序排列 文件材料较多时，也可结合问题、 阶段、名称、地域等特征排列 2、图样文件： 一套为一件或数件 一套图样文件数量多时，可按结构、专业、工序、性质、名称等特征分别组件数件：件与件之间的排列顺序： 同一类归档文件中，最低一级类目内的文件 按文字材料在前，图样材料在后的顺序排列 其中： 文字材料按时间顺序

9、或结合问题、 阶段等特征排列 图样文件按专业排列，同专业内按 图样目录或图号顺序排列主要包括： (1)全宗号 (4)保管期限号 (2)类目号 (5)件号 (3)年度号 (6)间隔号 四、编写档号 1、编写方法(1)全宗号 由青岛市档案馆统一确定，在档案未进馆 之前该号暂空(2)类目号- 一级类目： 采用类目中两个有代表性 文字的大写声母作为代号 管理类_ “GL” 产品类_“CP” 科学技术研究类_“KY” 基本建设类_“JJ” 设备仪器类_“SB” 会计类_“KJ”一级类目名称与代号 二级及二级以下类目： 采用阿拉伯数字“1-9”或“01-99”表示 亦可采用型号或项目代号表示相应级类目(3

10、)年度号- 用阿拉伯数字编写年度号 如： 二00七年用“2007”表示 永久：30年以上 “1” 长期：10-30年（含） “2” 短期：10年（含）以下“3” (4)保管期限号- 提 示 确定归档文件材料保管期限参考依据：A、档案业务建设指南 青岛市企业文件归档范围与保管期限B、档案工作文件选编 财会字199832号会计档案管理办法 国档发 19884号基本建设项目档案资料 管理暂行规定C、国家档案局企业档案工作规范 企业文件材料归档范围与保管期限参照表(5)件号-管理类档案- 同一年度内按三个不同保管期限分别 编写件号；档案数量较少的单位， 同一年度可编写一个起止件号。科技类档案- 分别按

11、其最低一级类目编写件号。 会计档案 分别按二级或三级类目编写件号会计报告 采用大流水形式编写件号。即按会计 报告形成的年度顺序自“1”始编写件号会计账簿、凭证 分别按三级类目（年度）编写件号。 即一个年度一个起止件号 一册为一件 （6）间隔号同为拼音字母或阿拉伯数字编写 的类目号中间用间隔号“.”隔离;类目号与件号中间用间隔号“-”隔离;拼音字母与阿拉伯数字编写的类目号 中间不用间隔号. 2、档号示意： (1)GL20071-016 第 16 件（管理类档案2007年 永久保存的第16件） 永 久2 0 0 7 年管 理 类(2)JJ12371-01 第 1 件（2号办公楼采暖 通风空调竣工图

12、） 2号办公楼 办 公 设 施基 建竣 工 图暖 风 空 调永 久(3)KJ32007-001 第 1 件（会计凭证 2007年第1本） 2007年度凭 证会计档案 在每份归档文件材料的 首页右上角空白处加盖档号 章，并按已确定该文件材料 的档号填写有关内容。 3、加盖并填写档号章： 档号章式样GL20021-01616 提 示 作为一件的图样材料，应分别折叠成 A4幅面，在每张图纸首面的右上角加盖 档号章并填写同一档号章内容，在其右 下角逐一填写页号。五、填写档案分类目录序号日期 位置序号：填写档案在大类中的排列顺序号日期：用八位阿拉伯数字分上下两排填写位置：填写档案存放位置的代号（库、排、

13、组、格） 1、固定归档文件 工具： （1）三角袋 （2）不锈钢装钉 （3）塑料拉杆 （4）细线绳 （5）其他六、档案装盒三角袋式样：底边=210mm直角边=260mm2、将已固定的归档文件材料 按档号顺序（小号在前， 大号在后）装入档案盒， 装满为止。3、填写备考表（1）说明：填写盒内文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况以及与盒内某份文件反映同一内容但载体形式不同，并另行保存的档案保管单位的档号（互见号）。（2）整理人： 档案整理人员签名。（3）检查人： 归档文件质量审核人（各部门、项目负责人 或档案管理人员）签名。 4、填写档案盒脊背：全 宗 号：暂空类 目 号：盒内归档文件分类号年

14、 度 号：盒内文件形成年度代号保管期限号：盒内文件保管期限代号部门（内容）：盒内文件的处理部门 或主要内容起 止 件 号：盒内文件的起止顺序号 5、在档案盒正面加盖立档单位横排印章 （印泥为蓝黑色） 位置： 档案盒正面上方中央 印章离档案盒上端约10厘米 提 示 不同年度或不同保管期限或不同项目的 归档文件材料一般不应放入同一档案盒 七、实体排列：大类排列顺序： 管理档案-科技档案-会计档案 科技档案：产品、科研、基建、设备 （大类之间不得交叉） 1、管理类档案： 按年度期限时间顺序排列 2、科技档案： 各大类内按性质项目（一个产品、一个课题、 一项工程、一台设备）阶段或系统排列。 3、会计档案： 财务报告会计帐簿会计凭证 在各二级类目内分别按年