第10节 合同移交与归档

1、大连新东昌投资集团有限公司 合同管理制度 行政办公PAGE 第 PAGE 11 页 共 NUMPAGES 11 页第十节 合同移交与归档编制：综合部 审核：制度委员会批准：陈亚东 日 期：2013年10月22日修 改 记 录序号修改日期修改条款内容修改人审批人生效日期第一条 目的实现合同交接、归档过程的规范化、标准化，明确合同交接、归档工作的分工与职责，规避公司风险，维护公司利益，结合公司的实际情况，制订本制度。第二条 适用范围2.1公司及其分支机构。第三条 引用文件无定义4.1合同移交：包含两层含义，一是合同起草人将签章后的合同文本及附件归到合同法务部综合管理员处，二是合同法务部综合管理员按

2、相关流程审核登记后归入公司档案室。4.2合同文本归档：是指合同签章后，为了方便查找和使用而将合同文本原件及相关资料进行整理、分类、排序并存入档案室管理的过程。4.3合同档案电子文本：是指合同签章后将合同原件及相关资料进行扫描制作而成的PDF格式的电子文本。4.4合同档案电子文本库：是指在信息系统中建立的专门用于存放合同档案电子文本的数据库。4.5 合同补充资料归档：是指合同签订完毕、合同文本首次归档之后，因合同履行、变更或终止而产生的其他资料，依据主合同的编码进行后续归档的过程。第五条 颁布和执行 本制度自二0一三年十月二十二日起执行。第六条 职责6.1 合同起草人的职责6.1.1扫描合同原件

3、及相关资料，并制作成PDF格式的电子文本。6.1.2签订完成的合同分别移交签约对方、合同执行部门及财务部，将合同文本和相关资料的原件及电子文本交法律事务部综合管理员进行归档，并在合同移交台帐上履行签字手续。6.1.3 整理合同归档台帐，电子版合同归档台帐随时更新，并协同综合管理员。6.1.4合同延期归档申请须经批准后递交原件给法律事务部综合管理员。6.2法律事务部综合管理员的职责6.2.1 审查合同和相关资料的原件是否齐全，合同签约对方资料是否齐全及年检，合同原件和电子文本是否一致。6.2.2审查合同文本左下角处是否有法律人员及经办人确认签章。6.2.3复核合同延期归档申请，并登记合同管理台帐

4、，及时跟踪归档。6.2.4 整理归档合同，及时更新合同管理台帐。6.2.5整理合同及相关附件资料的扫描件，录入合同档案电子文本库，并与合同管理台账中的合同对应建立连接。6.2.6 将合同原件、相关资料定期送交档案室，与档案管理员核对无误后存档。6.2.7整理合同归档明细，每个周一移交档案室存档，经档案室档案管理员审核无误后确认签收，一式两份分别由档案室和法律事务部综合管理员各执一份。如遇节假日提前移交档案室。6.3 合同执行部门的职责6.3.1 接收签约部门移交的电子合同，建立管理台帐。6.3.2 仔细阅读合同，掌握合同内容。6.3.3 依据相关业务流程，将本部门制作、收集的与合同履行、变更、

5、终止相关的资料进行流转和归档。6.4财务部门财务人员职责：6.4.1 接收签约部门移交的合同文本并做书面签收，建立管理台帐。6.4.2 仔细阅读合同，掌握合同内容。6.5档案室档案管理员的职责6.5.1按照合同管理制度，建立合同台帐。6.5.2接收、复核法律事务部综合管理员移交的合同及相关附件，24小时内核对完毕，确认无误后在合同归档台帐上签字。6.5.3 根据档案管理制度对接收的合同资料进行存档管理。6.6动回迁团队职责6.6.1合同签订完毕移交档案室，并提交合同归档明细，经档案室管理员核对无误后，双方签字确认。并将此合同归档明细确认单复印件递交给法律事务部综合管理员。6.7人力资源部职责6

6、.7.1 人力资源部自行归档劳动合同。6.8 协助合同执行的部门6.8.1 依据相关业务流程，将本部门制作、收集的与合同履行、变更、终止相关的资料进行流转和归档。第七条 流程7.1合同移交7.1.1合同起草人于签订完成1日内将合同文本分别移交签约对方、合同执行部门及财务部，接收人须在合同移交台帐上履行签字手续。合同起草人须在合同文本资料归档之前，将合同文本和相关资料的PDF格式的电子文本，OA协同给合同执行部门、财务部门及相关部门人员。我方只有一份合同原件的，由公司档案室保存。向合同执行部门、财务部门移交PDF文件。合同执行部门、财务部门必须建立并维护合同台帐，便于查找合同及其履行跟踪情况。7

7、.2合同归档7.2.1归档范围：除下列情况外，所有合同均须按流程归档，由公司档案室存档一份原件。7.2.1.1劳动合同，由人力资源部门直接向档案室归档。7.2.1.2财务合同，由财务部门自行归档，每月将已签订归档的合同清单请主管财务工作的高管签字确认后移交档案室、公司法律事务部登记。7.2.1.3房地产开发流程办理前期手续的相关合同，需要作为项目档案的，可以归入项目档案。合同起草人应在归档时限内就此情况作出书面说明并由主管高管签字（或OA审批）。合同起草人应于每月10日向法律事务部综合管理员、办公室档案管理员报送上月度合同归档明细。7.2.1.4拆迁安置补偿及回迁合同。货币补偿及产权调换等动迁

8、合同编码申请后10内归档至档案室；期房及现房的回迁合同待合同备案完毕后10日内归档至档案室；每次归档时须进行书面交接确认，同时将确认单移交法律事务部进行登记。7.2.1.5商品房买卖合同，待合同备案完毕后10日内，将合同归档至档案室，并进行书面交接确认，同时将确认单移交法律事务部进行登记。7.2.2归档资料： 包括纸质资料和相应扫描件。7.2.2.1根据招标管理制度规定，通过标准招标方式签订的合同归档时需提交合同文本原件、招标需求、招标文件、投标文件、谈判纪要、定标决议、招标比较表、供应商联系情况表及评审意见。7.2.2.2根据招标管理制度规定，通过快速招标方式签订的合同归档时需提交合同文本原

9、件、招标需求、谈判纪要、定标决议（OA定标表决）、招标比较表、供应商联系情况表及评审意见，如有招标文件、投标文件，则亦需归档。7.2.2.3根据招标管理制度规定，通过委托招标方式签订的合同归档时需提交合同文本原件、招标需求、招标文件、投标文件、谈判纪要、供应商联系情况表及评审意见。7.2.2.4根据招标管理制度规定，通过免招标方式签订的合同归档时需提交合同文本原件、免招标申请及评审意见。7.2.2.5非招标的合同需提交合同文本原件及合同评审意见。7.2.2.6合同附件应当齐全并加盖各方印章。7.2.2.7合同经办人不得擅自留存合同原件及相关附件，如相关工作需要保存合同原件时，由经办部门集中管理

10、，建立管理台帐。7.2.3归档时间 7.2.3.1合同起草人必须在申请编码10日内将合同原件和相关附件及合同电子文本送交综合管理员。合同需要延迟归档的，合同起草人需要办理合同延期归档申请，并在延期期限内归档，延期归档流程详见7.2.5。7.2.3.2法律事务部综合管理员及时整理归档的合同及相关附件，登记并更新合同管理台帐。 7.2.3.3法律事务部综合管理员每周一整理本周收到的合同原件及相关附件，汇总合同归档台帐，将本周合同送交档案室存档，与档案室档案管理员根据合同归档台帐核对归档合同，并履行签字手续。7.2.3.4法律事务部综合管理员每月最后一个周一将合同归档台帐移交档案室存档。7.2.3.

11、5法律事务部综合管理员对合同档案电子数据库进行日常维护。7.2.4归档流程：7.2.4.1合同起草人应对归档资料进行自查，并填写归档审查表。合同归档审查要点主要包括：供应商资质审查（营业执照副本复印件、税务登记证、银行开户可证副本复印件、资质证书副本复印件、安全生产许可证复印件、代理人身份证复印件合同编码是否正确合同签章是否规范（合同签章页签章、法定代表人或授权委托书签章、货物工程量清单加盖印章、质量保修合同签章页、安全文明生产合同签章页、加盖骑缝章、签约主体与印章上的名称一致）合同附件是否齐全。7.2.4.2合同起草人自查后，将归档资料及归档审查表（包括纸质文本和电子版资料）在规定时间内移交

12、法律事务部综合管理员审核。对于招标流程产生的合同，合同起草人还需要将招标过程中产生的所有资料（招标需求表、招标文件、投标文件、答疑纪要、谈判纪要、定标决议、比较表、供应商联系表、合同及附件、评审意见等）的电子版（格式包括pdf、word或excle等）同时移交给合同主管审核。7.2.4.3综合管理员、合同主管对归档资料审核后，填写归档审查表，综合管理员须将归档情况登记台帐备案。7.2.4.4综合管理员每周一将审查合格的归档资料移交公司档案室，并做交接记录。7.2.4.5综合管理员随时将归档资料扫描件整理，并保存到指定电脑中，以便合同电子文件的查找。7.2.4.6商品房买卖合同归档流程合同备案完

13、成后2日内，编码申请人整理归档明细，与公司档案室档案管理员交接，每周四将归档明细OA协同法律事务部综合管理员登记。7.2.5延期流程7.2.5.1公司的合同第一次申请延期，延期归档期限原则上不超过10天，编码申请人须根据合同信息填写合同延期归档申请单，经申请人及主管领导签字批准后，在归档期限届满之前将合同延期归档申请单送交法律事务部综合管理员。7.2.5.2若因特殊情况，一次延期后不能在期限内及时归档的合同可以在归档期限届满之前申请二次延期。编码申请人须根据合同信息填写合同延期归档申请单，以OA的方式并发给主管高管、总经理及公司合同管理流程主管高管批准，同时知会公司法律经理、助理法律经理和综合管理员，延期方可生效。7.3 补充归档7.3.1合同执行部门和协助合同执行的部门，负责在其职责范围内制作、收集与合同履行、变更、终止相关的资料，并根据相关业务流程进行流转和归档。第八条 激励8. 1合同起草人或经办人没有在编码申请后10日内将合同原件、相关附件及电子文